Je inbox puilt uit. Elke mail lijkt een nieuwe taak te zijn. En ergens tussen die 47 ongelezen berichten zit die ene afspraak die je echt niet mag vergeten. Herkenbaar? Ik heb Google Tasks drie maanden intensief gebruikt om te kijken of deze minimalistische to-do app echt zo handig is als iedereen zegt.
Google Tasks: het bedrijf
Google Tasks is geen nieuwkomer. De tool bestaat al sinds 2008, maar bleef jarenlang verstopt in een hoekje van Gmail. Weinig mensen wisten dat het er was. In 2018 kreeg het eindelijk een eigen app en een flinke opfrisbeurt.
Google ontwikkelde Tasks met één doel: taken beheren zonder gedoe. Geen ingewikkelde functies. Geen overbodige opties. Gewoon je taken opschrijven en afvinken. Die filosofie zie je terug in elk onderdeel van de app.
Het mooie? Het zit ingebakken in het Google ecosysteem. Gebruik je Gmail? Dan zit Tasks daar al. Google Calendar? Ook daar. Die integratie is niet achteraf geplakt, maar zit in de kern van hoe Google zijn productiviteitstools heeft opgezet.
Voor wie is Google Tasks eigenlijk?
Laten we eerlijk zijn: Google Tasks is niet voor iedereen. Ben je een projectmanager die complexe workflows moet beheren? Dan kun je beter verder scrollen. Werk je in een team dat taken moet delen en toewijzen? Ook dan is dit niet je tool.
Maar gebruik je Gmail als je digitale brein? Check je constant je Google Calendar? Dan wordt het interessant. Google Tasks is gemaakt voor mensen die al leven in het Google ecosysteem en daar niet uit willen.
Denk aan freelancers die hun inbox willen omzetten in actiepunten. Of studenten die hun opdrachten willen koppelen aan hun lesrooster. Of gewoon iemand die een simpele boodschappenlijst wil die overal beschikbaar is. Geen gedoe met accounts aanmaken of nieuwe apps leren kennen. Het werkt gewoon.
De ideale gebruiker? Iemand die houdt van minimalisme. Die niet wil nadenken over labels, prioriteiten en complexe filters. Die gewoon wil opschrijven wat er moet gebeuren en wanneer.
Features van Google Tasks
Ik heb elke hoek van Google Tasks uitgeprobeerd. Dit zijn de functies die je echt gebruikt:
- Gmail integratie – Dit is de killer feature. Zie je een mail die een actie vereist? Sleep hem naar de Tasks zijbalk. Klaar. De mail wordt een taak, inclusief een link terug naar het originele bericht. Ik gebruik dit dagelijks voor offerteaanvragen en feedbackmails.
- Google Calendar synchronisatie – Geef een taak een datum en tijd? Dan verschijnt hij automatisch in je agenda. Andersom werkt het ook: maak een afspraak in Calendar en voeg daar taken aan toe. Alles blijft gesynchroniseerd zonder dat je er iets voor hoeft te doen.
- Subtaken – Een grote taak opsplitsen in kleinere stappen. Klinkt simpel, maar het werkt verrassend goed. “Website vernieuwen” wordt dan: wireframes maken, content schrijven, foto’s verzamelen, testen. Je vinkt de subtaken af en ziet je voortgang groeien.
- Meerdere lijsten – Maak aparte lijsten voor werk, privé, boodschappen, projecten. Je schakelt met één tik tussen lijsten. Ik heb er zes: werk urgent, werk deze week, privé, boodschappen, ideeën en wachtend op anderen.
- Herhalende taken – Dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks. Of custom patronen zoals “elke eerste maandag van de maand”. Perfect voor terugkerende dingen zoals facturen versturen of planten water geven.
- Details en notities – Bij elke taak kun je extra informatie toevoegen. Een link, een notitie, een herinnering. Het blijft overzichtelijk, maar je hebt de ruimte als je het nodig hebt.
Die Gmail integratie verdient extra aandacht. Ik krijg dagelijks mails die ik niet meteen kan afhandelen. Vroeger markeerde ik ze als ongelezen en vergat ik ze alsnog. Nu sleep ik ze naar Tasks met een datum. Mijn inbox blijft leeg, mijn taken staan op een rijtje. Het klinkt simpel, maar het heeft mijn manier van werken echt veranderd.
En die Calendar koppeling? Die werkt twee kanten op. Taken met een deadline zie je tussen je afspraken. Maar je kunt ook vanuit een vergadering direct actiepunten maken. “Meeting met klant X” krijgt dan subtaken zoals “offerte opstellen” en “voorbeelden verzamelen”. Alles blijft bij elkaar.
Google Tasks prijs
Hier wordt het interessant. Google Tasks is volledig gratis. Geen verborgen kosten. Geen premium versie. Geen “upgrade voor meer functies”. Je krijgt alles wat er is, zonder te betalen.
Dat klinkt te mooi om waar te zijn, toch? De keerzijde is dat je ook niet meer krijgt dan wat er nu is. Wil je samenwerken met collega’s? Kan niet. Geavanceerde filters? Nee. Integraties met andere apps? Vergeet het. Google geeft je een gratis tool, maar houdt hem bewust simpel.
Vergelijk dat met Todoist, waar je € 4 per maand betaalt voor labels en herinneringen. Of TickTick voor € 2,50 per maand voor de Pomodoro timer en habit tracking. Google Tasks doet minder, maar kost ook niks.
Voor wie is dat gratis model ideaal? Voor mensen die al een Google Workspace account hebben. Die betalen toch al voor Gmail en Calendar. Tasks is dan een bonus. Maar ook voor iedereen met een gratis Gmail account: je krijgt een volwaardige takenlijst zonder ook maar een cent uit te geven.
Waar moet je op letten?
Na drie maanden gebruik zijn de beperkingen duidelijk. En die zijn niet klein.
Geen samenwerking. Dat is de grootste frustratie. Je kunt een lijst niet delen met je partner, collega of teamgenoot. Werk je samen aan een project? Dan moet iedereen zijn eigen lijstje bijhouden. Of je moet uitwijken naar Google Docs of Sheets, wat het hele doel van een takenapp ondergraaft.
De meldingen zijn zwak. Vooral op Android. Ze verschijnen wel, maar vallen niet op. Geen geluid standaard. Geen persistent icoon. Ik heb meerdere keren een taak gemist omdat ik de melding over het hoofd zag tussen al mijn andere notificaties.
Geen desktop app. Je moet het gebruiken via de browser of via de zijbalk in Gmail. Wil je snel even je taken checken zonder je mail te openen? Pech. Je moet eerst naar gmail.com of calendar.google.com navigeren. Een standalone app zou dit zo veel handiger maken.
Taken zonder datum verdwijnen uit het zicht. Ze staan in je lijst, maar verschijnen niet in je Calendar. Logisch misschien, maar het betekent dat je actief je lijsten moet doorspitten om te zien wat er nog open staat. Bij andere apps zie je altijd een overzicht van alles.
Geen geavanceerde sortering. Je kunt taken niet filteren op prioriteit of label. Je kunt ze niet groeperen per project. De enige organisatie is via lijsten en subtaken. Voor simpele to-do’s is dat prima. Voor complexe projecten schiet het tekort.
En hier is iets wat me echt stoort: geen mappenstructuur voor lijsten. Ik heb zes lijsten. Dat is nog overzichtelijk. Maar krijg je er twintig? Dan wordt het een chaos. Je kunt lijsten niet in mappen stoppen of categoriseren. Ze staan gewoon onder elkaar.
Wat vinden anderen?
De meningen over Google Tasks zijn verdeeld. En dat maakt eigenlijk perfect sense.
Mensen die al diep in het Google ecosysteem zitten zijn enthousiast. Ze waarderen de directe koppeling met Gmail. Het slepen van mails naar taken wordt constant genoemd als favoriet. Ook de zichtbaarheid in de Calendar zijbalk krijgt veel lof. “Eindelijk zie ik mijn taken tussen mijn afspraken”, is een veelgehoorde reactie.
Het minimalistische ontwerp verdeelt. Sommigen vinden het heerlijk rustig. Geen afleidingen, geen overbodige knoppen. Anderen vinden het juist te kaal. Te simpel. Te beperkt. “Het voelt als een half afgemaakt product”, las ik meerdere keren.
De grootste klacht? Die komt steeds terug: geen mogelijkheid om te delen. Teams kunnen er niks mee. Gezinnen ook niet. Het blijft een persoonlijke tool. Dat is bewust, maar voor veel mensen een dealbreaker.
Op Android zijn de meldingen een veelgehoord probleem. Ze zijn te subtiel. Te makkelijk te missen. Mensen vergeten taken omdat ze de reminder niet zagen. Dat is een basisfunctie die beter moet.
Maar er is ook veel waardering. De gratis prijs wordt enorm gewaardeerd. Geen verborgen kosten, geen premium druk. En de betrouwbaarheid: het werkt altijd. Geen crashes, geen bugs, geen verloren taken. Dat is niet niks.
Google Tasks alternatieven
Te beperkt voor jouw gebruik? Kijk dan naar deze opties:
- Todoist – Veel uitgebreider met labels, filters en samenwerkingsopties. Kies hiervoor als je geavanceerde taakbeheerfuncties en projectindeling nodig hebt. Het is krachtiger, maar kost wel € 4 per maand.
- Microsoft To Do – Betere integratie met Outlook en Windows. Kies hiervoor als je voornamelijk in het Microsoft ecosysteem werkt. Ook gratis, maar met meer functies dan Google Tasks.
- TickTick – Bevat extra’s zoals een Pomodoro-timer en habit tracker. Kies hiervoor als je productiviteitstools en taken in één app wilt combineren. Voor € 2,50 per maand krijg je een compleet productiviteitspakket.
Veelgestelde vragen
Kan ik lijsten delen met anderen?
Nee, dat is de grootste beperking. Google Tasks ondersteunt geen direct delen van lijsten. Je kunt wel taken toewijzen binnen Google Chat spaces of via Google Docs, maar dat is omslachtig. Voor echte samenwerking moet je naar een andere tool kijken.
Is er een desktop app voor Windows of Mac?
Nee, helaas niet. Er is geen officiële desktop app. Je gebruikt Google Tasks via de zijbalk in Gmail of Calendar, of via de browser op tasks.google.com. Voor sommige mensen is dat prima, anderen vinden het vervelend dat ze eerst hun mail moeten openen.
Synchroniseert Google Tasks met Google Calendar?
Ja, en dat werkt echt goed. Taken met een datum en tijd verschijnen automatisch in je Google Calendar. Je ziet ze tussen je afspraken staan. Andersom kun je ook vanuit Calendar taken aanmaken. De synchronisatie is instant, zonder vertraging.
Conclusie
Google Tasks is geen wondermiddel. Het is geen krachtige projectmanagement tool. Het heeft geen fancy features of AI-assistenten. En dat is precies het punt.
Het is een simpele, betrouwbare takenlijst voor mensen die al in het Google ecosysteem leven. Gebruik je Gmail dagelijks? Check je constant je Google Calendar? Dan voelt Tasks als een natuurlijke uitbreiding. Die mail-naar-taak functie alleen al bespaart me elke dag tijd.
Maar werk je in een team? Wil je lijsten delen? Heb je geavanceerde filters nodig? Dan moet je echt naar iets anders kijken. Google Tasks is bewust beperkt gehouden. Dat is voor sommigen perfect, voor anderen frustrerend.
Na drie maanden gebruik blijf ik het gebruiken. Niet omdat het perfect is, maar omdat het past bij hoe ik al werk. Mijn inbox is leger. Mijn taken staan gekoppeld aan mijn agenda. En ik hoef er niks voor te betalen. Voor mij werkt dat. Voor jou misschien ook.
