Calendly

Vous connaissez la situation : vous envoyez un e-mail avec trois créneaux horaires possibles, l’autre répond avec deux autres propositions, et avant de vous en rendre compte, une semaine s’est écoulée et vous n’avez toujours pas de rendez-vous fixé. Ces échanges d’e-mails incessants prennent énormément de temps. Calendly résout ce problème en partageant votre agenda et en permettant aux gens de choisir eux-mêmes un moment qui convient à tout le monde.

Calendly : l’entreprise

Calendly a été fondé en 2013 par Tope Awotona, qui en avait assez de devoir constamment planifier des rendez-vous via d’interminables échanges d’e-mails. Il a créé un outil qui fonctionne simplement : vous indiquez quand vous êtes disponible, envoyez un lien, et l’autre choisit un créneau horaire. Terminé.

Aujourd’hui, des millions de personnes dans le monde utilisent Calendly, des indépendants aux grandes entreprises. L’entreprise est basée à Atlanta et s’est entièrement concentrée sur une seule chose : rendre la planification de rendez-vous aussi simple que possible. Pas de fonctionnalités superflues, juste un outil qui fait ce qu’il doit faire.

L’outil s’intègre avec tous les grands agendas comme Google Calendar, Outlook et Office 365. Vous pouvez également le connecter à des outils vidéo comme Zoom et Google Meet, de sorte qu’un lien de réunion soit automatiquement créé. Calendly est devenu l’un des outils de planification les plus utilisés au monde.

Pour qui est Calendly ?

Calendly est idéal pour tous ceux qui prennent régulièrement des rendez-vous avec des personnes extérieures à leur entreprise. Pensez à :

• Les freelances et consultants qui planifient des entretiens préliminaires ou des réunions clients
• Les recruteurs qui planifient des entretiens d’embauche avec les candidats
• Les équipes commerciales qui font des démos à des clients potentiels
• Les coachs et thérapeutes qui organisent des séances avec des clients
• Les enseignants qui souhaitent proposer des heures de permanence sans complications

En fait, Calendly est pour tous ceux qui ne veulent pas passer toute la journée à envoyer des e-mails pour savoir quand quelqu’un est disponible. Si vous planifiez plus de quelques rendez-vous par semaine avec des personnes externes, cet outil vous fait vraiment gagner des heures par mois.

L’outil fonctionne moins bien si vous organisez principalement des réunions en interne avec des collègues. Pour cela, les fonctions de planification standard de Google Calendar ou Outlook suffisent généralement. Calendly est vraiment conçu pour les rendez-vous externes où l’autre personne n’a pas accès à votre agenda.

Que peut faire Calendly ?

Calendly regorge de fonctionnalités qui facilitent la planification de rendez-vous. Voici les plus importantes :

• Intégrations calendrier – Connectez votre Google Calendar, Outlook, Office 365 ou iCloud et Calendly vérifie automatiquement quand vous êtes disponible. Vous évitez ainsi les doubles réservations.
• Rendez-vous individuels illimités – Même dans le forfait gratuit, vous pouvez faire réserver un nombre illimité de rendez-vous, vous êtes simplement limité à un seul type de rendez-vous (par exemple uniquement des entretiens préliminaires de 30 minutes).
• E-mails de confirmation automatiques – Dès que quelqu’un réserve un rendez-vous, vous recevez tous les deux automatiquement une confirmation avec invitation au calendrier. Vous n’avez plus rien à envoyer manuellement.
• Meeting Polls – Vous voulez trouver un créneau avec plusieurs personnes ? Vous pouvez créer un sondage où chacun indique ses disponibilités, et vous choisissez le moment qui convient au plus grand nombre.
• Intégrations de visioconférence – Calendly crée automatiquement un lien Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams et l’ajoute au rendez-vous. Super pratique pour les réunions en ligne.
• Intégration sur site web – Vous pouvez intégrer votre page de réservation Calendly directement sur votre propre site web, afin que les visiteurs puissent prendre rendez-vous immédiatement sans aller sur une autre page.
• Temps de battement et pauses – Définissez un délai minimum de 15 minutes entre les rendez-vous, ou empêchez les réservations dans les 24 heures. Vous gardez ainsi le contrôle de votre agenda.
• Fuseaux horaires – Vous travaillez à l’international ? Calendly détecte automatiquement le fuseau horaire de l’autre personne et évite toute confusion sur l’heure exacte de la réunion.
• Paiements – Dans les formules payantes, vous pouvez connecter Stripe ou PayPal, pour que les gens paient directement lors de la réservation d’un rendez-vous. Pratique pour les coaches ou consultants qui souhaitent encaisser à l’avance.
• Workflows – Envoyez automatiquement des rappels, des e-mails de suivi ou des questionnaires après un rendez-vous. Cela évite encore du travail manuel.

L’interface est super facile. Vous créez un type d’événement (par exemple « Entretien de découverte 30 minutes »), indiquez quand vous êtes disponible, et partagez le lien. C’est tout. Les personnes qui veulent prendre rendez-vous voient immédiatement quels créneaux sont libres et peuvent en réserver un.

Combien coûte Calendly ?

Calendly propose un plan gratuit et deux options payantes. Les tarifs sont par utilisateur et par mois.

Plan gratuit

Le plan gratuit est assez utilisable, mais limité. Vous ne pouvez connecter qu’un seul calendrier et proposer qu’un seul type de rendez-vous. Il y a également le branding Calendly sur votre page de réservation et vous manquez de fonctionnalités comme les workflows et les paiements. Pour les personnes qui planifient occasionnellement un rendez-vous, c’est bien, mais dès que vous voulez l’utiliser sérieusement pour votre activité, vous rencontrez rapidement des limitations.

Plan Standard

Coûte € 10 par mois en cas de paiement annuel (ou € 12 par mois si vous payez mensuellement). Cela vous permet de créer un nombre illimité de types d’événements, de connecter jusqu’à 6 calendriers, de personnaliser votre branding et de configurer des workflows automatiques. Vous avez également accès aux intégrations de paiement. Pour la plupart des indépendants et petites entreprises, c’est la meilleure option.

Plan Teams

Coûte € 16 par mois en cas de paiement annuel (ou € 20 mensuellement). Ceci est particulièrement intéressant si vous travaillez avec plusieurs personnes et souhaitez créer des pages de réservation communes. Vous obtenez également le round-robin scheduling (les rendez-vous sont automatiquement répartis entre les membres de l’équipe) et l’intégration Salesforce. Pour les équipes plus importantes ou les services commerciaux.

Il existe également un plan Enterprise pour les grandes organisations, mais vous devez les contacter pour obtenir un devis. Tous les plans payants ont une période d’essai gratuite de 14 jours, vous pouvez donc d’abord tester si la mise à niveau en vaut la peine.

Honnêtement, beaucoup de gens trouvent que le passage de gratuit à € 10 par mois est assez important pour ce que vous obtenez en plus. Surtout si vous l’utilisez uniquement pour vous-même. Mais si vous planifiez beaucoup de rendez-vous, vous rentabilisez facilement ces € 10 en gain de temps.

À quoi faut-il faire attention ?

Calendly fonctionne généralement bien, mais il y a quelques points sur lesquels les utilisateurs butent :

Le plan gratuit est vraiment très limité. Vous ne pouvez proposer qu’un seul type de rendez-vous, donc si vous souhaitez proposer à la fois des entretiens d’admission de 30 minutes et des consultations approfondies d’une heure, vous devez déjà passer à la version supérieure. De plus, vous ne pouvez connecter qu’un seul calendrier, ce qui est gênant si vous utilisez plusieurs agendas pour éviter les doubles réservations.

Apple Calendar et la synchronisation iCloud ne fonctionnent pas toujours aussi bien dans les plans moins chers. Beaucoup de gens signalent qu’ils ont en fait besoin du plan plus coûteux pour cela, alors que Google Calendar et Outlook fonctionnent très bien dans tous les plans. Si vous êtes un utilisateur Apple, c’est quelque chose à prendre en compte.

Les réservations de spam peuvent poser problème si votre lien est partagé publiquement. Certains utilisateurs reçoivent de faux rendez-vous ou du spam dans leur agenda parce que n’importe qui disposant du lien peut prendre un rendez-vous. Vous pouvez en partie résoudre ce problème en ajoutant une question de confirmation ou en exigeant que les gens remplissent d’abord un formulaire, mais ce n’est pas complètement infaillible.

Les prix ont augmenté ces dernières années et les fonctionnalités qui se trouvaient auparavant dans les plans moins chers ont parfois été déplacées vers des plans plus coûteux. Les utilisateurs existants n’apprécient évidemment pas cela. Il y a également des frais supplémentaires pour certaines intégrations ou modules complémentaires, ce qui peut rendre le tout plus cher que vous ne le pensiez au départ.

Le service client répond lentement selon certains utilisateurs, surtout si vous avez le plan gratuit ou bon marché. En cas de problèmes, vous ne pouvez pas toujours obtenir de l’aide rapidement, ce qui est gênant si vous devez planifier un rendez-vous important.

Enfin : l’outil fonctionne mieux pour les rendez-vous standard. Si vous avez des souhaits de planification très spécifiques (par exemple, une disponibilité qui varie d’un jour à l’autre, ou des règles complexes concernant qui peut réserver quand), vous vous heurtez parfois aux limitations.

Qu’en pensent les autres ?

La plupart des gens sont positifs à propos de Calendly. Le plus grand avantage qui revient constamment : un gain de temps énorme. Les personnes qui passaient auparavant des heures par semaine à planifier des rendez-vous ont maintenant terminé en quelques clics. Rien que pour cela, cela en vaut la peine pour de nombreux utilisateurs.

La facilité d’utilisation est également souvent louée. Tant celui qui utilise l’outil que la personne qui prend un rendez-vous trouvent agréable de travailler avec. L’interface est claire et vous comprenez immédiatement comment cela fonctionne. Pas besoin de manuels compliqués.

La synchronisation avec Google Calendar et Outlook fonctionne de manière fiable selon la plupart des utilisateurs. Les doubles réservations sont presque inexistantes, tant que vous avez bien connecté vos agendas. Les liens de réunion automatiques pour Zoom ou Google Meet sont également considérés comme très pratiques.

Les critiques se concentrent surtout sur le forfait gratuit. Beaucoup de personnes essaient Calendly gratuitement, constatent que ça fonctionne bien, mais se heurtent ensuite aux limitations. Un seul type d’événement est tout simplement insuffisant pour la plupart des utilisateurs professionnels. Cela donne l’impression d’une version d’essai trop limitée plutôt qu’un véritable forfait gratuit.

On trouve de nombreux tutoriels sur YouTube. Des chaînes comme Simpletivity et No Code MBA ont créé des vidéos détaillées sur comment utiliser Calendly de manière optimale, avec des conseils pour les paiements et l’intégration au site web. Elles sont pratiques quand on débute.

De manière générale : si vous souhaitez utiliser l’outil sérieusement pour votre activité professionnelle, il faut en réalité prendre le forfait payant. Mais si vous le faites, la plupart des utilisateurs sont satisfaits de ce qu’ils obtiennent en retour.

Alternatives à Calendly

Calendly ne correspond pas totalement à ce que vous recherchez ? Voici les meilleures alternatives :

• Acuity Scheduling – Offre des fonctionnalités plus avancées comme des formulaires d’admission détaillés, la vente de forfaits et plus de contrôle sur le processus de réservation. Choisissez ceci si vous avez une prestation de services complexe nécessitant beaucoup d’informations préalables de la part des clients, ou si vous voulez vendre plusieurs sessions en même temps.
• Microsoft Bookings – Inclus par défaut dans Microsoft 365 et ne coûte donc rien de plus si vous l’avez déjà. Les fonctionnalités sont un peu plus limitées que Calendly, mais pour la planification de rendez-vous de base, c’est très bien. Choisissez ceci si votre organisation travaille entièrement dans l’écosystème Microsoft et que vous ne voulez pas payer d’outils supplémentaires.
• Cal.com – Une alternative open-source que vous pouvez héberger vous-même ou utiliser via leur plateforme. Beaucoup plus flexible et vous avez un contrôle total sur vos données. Choisissez ceci si vous êtes technophile, que la confidentialité est importante pour vous, ou que vous souhaitez apporter des modifications spécifiques que d’autres outils ne permettent pas.

Il existe aussi des outils comme Doodle (surtout pour les rendez-vous de groupe), YouCanBookMe (similaire à Calendly mais un peu moins cher) et SimplyBook.me (davantage orienté vers les prestataires de services comme les coiffeurs et les thérapeutes). Lequel convient le mieux dépend de votre situation spécifique.

Questions fréquentes

Calendly est-il vraiment gratuit ?

Oui, il existe un forfait gratuit qui reste gratuit pour toujours. Vous pouvez faire réserver un nombre illimité de rendez-vous et connecter un calendrier. Mais vous êtes limité à un seul type de rendez-vous et vous n’avez pas accès à des fonctionnalités comme les workflows et les paiements. Pour un usage professionnel sérieux, le forfait gratuit est généralement trop limité.

Puis-je recevoir des paiements via Calendly ?

Oui, mais uniquement dans les forfaits payants à partir de Standard. Vous pouvez alors connecter Stripe ou PayPal pour que les personnes paient directement lorsqu’elles réservent un rendez-vous. Pratique si vous vendez des consultations ou des séances de coaching et souhaitez encaisser à l’avance.

Combien de calendriers puis-je connecter ?

Dans le forfait gratuit, vous ne pouvez connecter qu’un seul calendrier. Dans les forfaits Standard et Teams, vous pouvez connecter jusqu’à six calendriers par utilisateur. C’est pratique si vous avez plusieurs agendas (par exemple professionnel et privé) et souhaitez éviter les doubles réservations.

Conclusion

Calendly fait exactement ce qu’il promet : il rend la planification des rendez-vous beaucoup plus facile. Si vous planifiez régulièrement des réunions avec des personnes extérieures à votre organisation, cela vous fait vraiment gagner des heures par mois d’échanges d’e-mails.

Le forfait gratuit est pratique pour tester si l’outil vous convient, mais pour un usage professionnel, vous avez rapidement besoin du forfait payant. Pour 10 € par mois, vous obtenez alors toutes les fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin. Ce n’est pas donné, mais si vous pensez au temps que cela vous fait gagner, l’investissement est vite rentabilisé.

L’outil fonctionne le mieux si vous planifiez des rendez-vous relativement standards : entretiens préliminaires, appels commerciaux, séances de coaching, ce genre de choses. Vous avez des besoins de planification très spécifiques ou vous travaillez surtout en interne avec des collègues ? Il existe peut-être de meilleures alternatives.

Dans l’ensemble, Calendly est un choix solide pour toute personne souhaitant planifier des rendez-vous de manière professionnelle sans complications. L’outil est fiable, convivial et s’intègre bien avec les outils que vous utilisez probablement déjà. Essayez le forfait gratuit et passez à la version supérieure si vous constatez que vous vous heurtez aux limitations.