Smartsheet

Votre équipe grandit. Les projets deviennent plus complexes. Et quelque part entre votre quinzième feuille Excel et l’énième question « quelle version est la dernière maintenant ? », vous réalisez : il faut faire autrement. Smartsheet promet la solution : la familiarité d’une feuille de calcul, mais avec des super-pouvoirs. J’ai utilisé la plateforme pendant un bon moment pour différents projets et je peux vous dire exactement où elle brille et où vous risquez de rencontrer des obstacles.

Smartsheet : l’entreprise

Smartsheet a été fondée en 2005 par Brent Frei, qui avait déjà connu une sortie réussie avec Onyx Software. L’idée ? Il a constaté que les équipes utilisaient partout des feuilles de calcul pour la gestion de projet, mais qu’Excel n’avait jamais vraiment été conçu pour cela. Trop de versions, pas de vraie collaboration, pas de vue d’ensemble.

Il a donc construit une plateforme qui conserve la structure de la feuille de calcul – car c’est ce à quoi les gens sont habitués – mais avec l’ADN de la gestion de projet. Pensez : automatisation, diagrammes de Gantt, dashboards, workflows. L’entreprise est devenue une société cotée en bourse avec des milliers de clients entreprises.

Ce qui distingue Smartsheet ? Ils se concentrent délibérément sur les grandes organisations qui gèrent des projets complexes. Pas d’interface ludique avec des animations de confettis, mais un véritable cheval de labour pour les équipes qui ont besoin de structure et de contrôle. Et cela se ressent dans tout.

À qui s’adresse réellement Smartsheet ?

Smartsheet est conçu pour les personnes qui peuvent manipuler Excel les yeux fermés. Les chefs de projet qui jonglent avec des dizaines de parties prenantes. Les équipes opérationnelles qui veulent automatiser les processus. Les organisations entreprises qui prennent la sécurité et la conformité au sérieux.

Concrètement : si vous êtes la personne qui crée des feuilles Excel complexes pour votre équipe avec des formules, des RECHERCHEV et une mise en forme conditionnelle, alors Smartsheet vous semblera familier. Mais avec une collaboration en temps réel et une automatisation qui vous fait gagner des heures par semaine.

Pour qui ce n’est pas adapté ? Les petites équipes qui cherchent quelque chose de simple pour répartir les tâches. Les agences créatives qui veulent surtout travailler visuellement. Les startups avec un budget serré qui attendent une interface moderne et intuitive. Vous ne serez probablement pas satisfait de Smartsheet.

Et pour être honnête ? Si votre équipe n’a jamais travaillé avec des feuilles de calcul, la courbe d’apprentissage est assez raide. Il existe alors des options plus conviviales.

Fonctionnalités de Smartsheet

Voyons ce que vous obtenez exactement lorsque vous choisissez Smartsheet :

• Grid View (vue Spreadsheet) – C’est la base. Ça ressemble à Excel, ça fonctionne comme Excel, mais sous stéroïdes. Tu peux utiliser des formules, colorer des cellules, personnaliser des colonnes. La grande différence ? Plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sans avoir de conflits de versions. Chaque modification est automatiquement enregistrée et synchronisée.
• Gantt charts – Clique sur un bouton et ta feuille de calcul devient une chronologie. Les dépendances entre les tâches ? Tu les traces simplement avec ta souris. Une tâche prend du retard ? Le reste de ta planification se décale automatiquement. Pour les chefs de projet qui veulent planifier visuellement, c’est de l’or.
• Card View (Kanban) – Les mêmes données, mais sous forme de cartes sur un tableau. Parfait pour les équipes habituées à Trello ou Jira. Tu fais glisser les tâches de « To Do » vers « Done » et la feuille sous-jacente est automatiquement mise à jour. Pratique si tu as différents styles de travail dans une même équipe.
• Automatisation & Workflows – C’est là que Smartsheet commence vraiment à briller. Nouvelle ligne ajoutée ? Envoie automatiquement une notification. Date limite approche ? Déclenche un rappel. Statut change en « Terminé » ? Déplace la tâche vers une autre feuille. Tu construis ça avec un workflow builder visuel, aucun code nécessaire.
• Dashboards – Collecte les données de plusieurs feuilles et crée des aperçus. Graphiques, indicateurs, rapports – tout est mis à jour en temps réel. Idéal pour le management qui veut voir rapidement comment se portent les projets sans avoir à parcourir les feuilles.
• Formulaires – Vous voulez que les gens saisissent des données sans qu’ils puissent détruire votre feuille ? Créez un formulaire. Chaque soumission devient automatiquement une nouvelle ligne. Pratique pour les demandes d’admission, les requêtes, les retours – vous voyez l’idée.
• Rapports – Regroupez les données de différentes feuilles en fonction de filtres. Par exemple : toutes les tâches à terminer cette semaine, quel que soit le projet auquel elles appartiennent. Ou tous les problèmes avec le statut « Urgent ». Ces rapports ne se mettent pas à jour manuellement – ils restent automatiquement à jour.
• Proofing – Vous devez réviser des designs ou des documents ? Téléchargez-les, laissez les gens placer des commentaires à des endroits précis, et conservez toutes les versions et remarques. Fini les fils d’e-mails interminables avec « voir mes modifications en rouge ».

L’automatisation mérite une attention particulière. Vous pouvez vraiment construire des workflows complexes : si la colonne X a cette valeur ET la colonne Y date de plus de 5 jours, alors envoyez une notification à la personne Z et changez le statut. Ou : copiez automatiquement les lignes vers une autre feuille si elles répondent à certains critères. Pour les tâches répétitives, cela fait gagner vraiment des heures par semaine.

Également pratique : les formules fonctionnent en grande partie de la même manière que dans Excel. SOMME.SI, NB.SI, RECHERCHEV – tout fonctionne. Donc ces connaissances que vous avez déjà ? Vous pouvez les appliquer directement.

Prix de Smartsheet

C’est là que cela devient intéressant. Smartsheet a supprimé l’offre gratuite en 2025. Vous n’avez maintenant qu’une période d’essai de 30 jours pour tester. Ensuite, vous devez payer.

Le plan Pro coûte $ 12 par mois en paiement mensuel, ou $ 9 par mois si vous payez un an à l’avance (vous payez alors $ 108 en une fois). Cela semble raisonnable, mais attention : vous êtes limité à 10 utilisateurs. Pour les petites équipes, cela peut fonctionner, mais dès que vous grandissez, cela devient juste.

Le plan Business coûte 24 $ par mois (ou 19 $ par mois avec un paiement annuel, soit 228 $ par an). Vous obtenez des éditeurs illimités, une automatisation plus avancée et un document builder. C’est en fait le plan dont vous avez besoin si vous voulez utiliser Smartsheet sérieusement.

Et puis viennent les add-ons. Resource Management ? En supplément. Brandfolder pour la gestion des assets ? En supplément. Dynamic View pour les parties prenantes externes ? Également en supplément. Ces coûts s’accumulent rapidement. Pour une configuration enterprise complètement équipée, vous payez facilement un multiple du prix de base.

Est-ce que ça vaut le coup ? Si vous avez une équipe qui travaille beaucoup avec les données et gère des projets complexes, probablement oui. Le gain de temps grâce à l’automatisation se rentabilise. Mais pour une simple gestion des tâches ? Alors vous payez trop. Regardez plutôt des alternatives moins chères comme ClickUp ou Asana.

À quoi faut-il faire attention ?

Soyons honnêtes sur les frustrations. Premièrement : cette courbe d’apprentissage. Smartsheet est puissant, mais pas intuitif. Votre première semaine, vous êtes régulièrement en train de chercher sur Google comment les choses fonctionnent. Pour les nouveaux membres de l’équipe, cela signifie un temps d’intégration conséquent. N’oubliez pas de prévoir des heures pour cela.

L’application mobile est décevante par sa lenteur. Sur votre ordinateur portable, tout fonctionne bien, mais sur votre téléphone, vous voulez en fait juste vérifier rapidement quelque chose ou mettre à jour un statut. Alors ce temps de chargement est frustrant. Et beaucoup de fonctionnalités ne sont tout simplement pas disponibles sur mobile – vous dépendez vraiment de votre ordinateur de bureau.

Ensuite, cette structure tarifaire. Les plans de base sont encore gérables, mais dès que vous avez besoin d’add-ons essentiels, cela devient vite cher. Resource Management est en fait indispensable pour une vraie planification de projet, mais coûte en supplément. On a l’impression d’acheter une voiture sans volant et de devoir le commander séparément.

Également ennuyeux : Smartsheet n’a pas de sauvegarde automatique comme Google Sheets. D’accord, les modifications sont bien synchronisées, mais si vous supprimez accidentellement une ligne, elle est vraiment partie. L’historique des versions aide, mais vous devez savoir qu’il existe et comment l’utiliser.

L’interface semble datée. Fonctionnelle ? Absolument. Mais si vous êtes habitué aux outils modernes avec une interface élégante, Smartsheet donne l’impression d’un retour à 2010. Pas rédhibitoire, mais ça ne rend pas le travail plus agréable.

Et en termes d’intégrations ? L’offre est correcte, mais pas impressionnante. Les grands acteurs comme Slack, Microsoft Teams et Salesforce sont bien présents, mais ne vous attendez pas à une bibliothèque de centaines de connexions natives comme avec Zapier ou Make. Pour des intégrations spécifiques, vous devez souvent passer par des API ou des outils tiers.

Que pensent les autres ?

Le consensus général ? Smartsheet est un cheval de labour pour les personnes qui aiment la structure. Les équipes qui viennent d’Excel sont souvent enthousiastes quant aux possibilités. L’automatisation et les rapports sont particulièrement loués – cela fait vraiment gagner du temps.

La sécurité et les fonctionnalités enterprise reçoivent également beaucoup d’éloges. Pour les grandes organisations qui ont des exigences de conformité, Smartsheet est un choix fiable. Les permissions peuvent être configurées de manière granulaire, les journaux d’audit sont présents, et le stockage des données répond aux principales certifications.

Mais cette critique sur les coûts revient sans cesse. Les utilisateurs trouvent frustrant que des fonctionnalités essentielles soient cachées derrière des add-ons coûteux. « Vous payez pour un outil de gestion de projet, mais le resource management est en supplément ? » – ce genre de commentaires se voit souvent.

L’expérience mobile est une plainte fréquemment entendue. De nos jours, on s’attend tout simplement à ce qu’un outil fonctionne bien sur son téléphone. Smartsheet prend du retard à ce niveau. Pour les personnes souvent en déplacement, c’est un problème.

Intéressant : les évaluateurs qui viennent d’Excel sont généralement plus positifs que les personnes habituées aux outils de gestion de projet modernes. Votre background détermine donc vraiment comment vous vivez Smartsheet. Vous connaissez les formules et êtes habitué aux données structurées ? Alors vous vous sentez chez vous. Vous venez de Notion ou Monday.com ? Alors ça semble lourd et démodé.

Alternatives à Smartsheet

Cela ne correspond pas tout à fait à ce que vous cherchez ? Jetez alors un œil à ces options :

• Monday.com – Possède une interface beaucoup plus moderne et colorée, et est conçu de manière plus visuelle. Choisissez-le si vous voulez un outil plus agréable à utiliser et que vous n’avez pas nécessairement besoin de cette structure stricte de feuille de calcul. La courbe d’apprentissage est également beaucoup plus douce.
• Asana – Se concentre davantage sur la gestion des tâches et la collaboration d’équipe que sur la gestion des données. Choisissez-le si vous voulez surtout déléguer des tâches et que la communication est importante, plutôt que de construire des workflows et des rapports complexes.
• ClickUp – Offre énormément de fonctionnalités pour un prix inférieur, incluant docs, tâches et chat sur une seule plateforme. Choisissez-le si votre budget est limité et que vous cherchez un outil central unique pour tous vos processus de travail. Attention toutefois : cette quantité d’options peut aussi être accablante.

Questions fréquemment posées

Existe-t-il encore une offre Smartsheet gratuite ?

Non, le plan gratuit a été supprimé début 2025. Tu ne peux désormais essayer que 30 jours gratuitement avant de devoir payer. C’est dommage, car cela rendait le seuil de démarrage beaucoup plus bas. Maintenant, tu dois donc investir dès le premier jour ou te limiter à cette période d’essai.

Quelle est la différence entre les plans Pro et Business ?

La grande différence réside dans le nombre d’utilisateurs et les fonctionnalités avancées. Pro est limité à 10 éditeurs – c’est rapidement insuffisant quand ton équipe grandit. Business a un nombre illimité d’éditeurs, plus une meilleure automatisation, un document builder et une intégration avec Brandfolder pour la gestion des ressources. Si tu veux utiliser Smartsheet sérieusement, tu as en fait besoin de Business.

Puis-je importer mes feuilles Excel existantes ?

Oui, et ça marche étonnamment bien. Tu peux importer directement des fichiers Excel, Google Sheets et même des fichiers MS Project. La plupart des formules et de la mise en forme sont conservées. Bien sûr, tu dois ensuite vérifier que tout s’est bien passé, mais ça t’évite des heures de saisie manuelle. Un vrai gain de temps si tu as beaucoup de feuilles existantes.

Conclusion

Smartsheet n’est pas un outil pour tout le monde. Il est conçu pour les personnes qui n’ont pas peur de la complexité et qui valorisent la structure plutôt qu’une belle interface. Si toi ou ton équipe êtes habitués à Excel et que tu cherches un moyen d’y ajouter une vraie collaboration et automatisation, alors Smartsheet est une étape logique.

La force réside dans la flexibilité. Tu peux le modeler selon tes propres processus, construire des workflows qui font exactement ce dont tu as besoin, et créer des rapports qui répondent à tes questions spécifiques. C’est précieux.

Mais cette force a un prix – littéralement et figurativement. Les coûts augmentent dès que tu as besoin d’add-ons. La courbe d’apprentissage est raide. Et l’expérience mobile n’est tout simplement pas assez bonne pour notre époque.

Mon conseil ? Utilise vraiment cet essai de 30 jours. Construis quelques feuilles, teste l’automatisation, essaie les différentes vues. Et implique ton équipe – ce sont eux qui devront finalement l’utiliser. Si après deux semaines tu es toujours enthousiaste et que tu vois clairement comment ça te fait gagner du temps, alors ça vaut l’investissement.

Mais si après une semaine tu penses « ça semble trop complexe pour ce dont nous avons besoin », c’est aussi très bien. Il existe des alternatives plus conviviales et modernes qui pourraient mieux te correspondre. Smartsheet est puissant, mais ce n’est pas le bon choix pour tout le monde. Et c’est OK.