Votre équipe grandit. Les projets deviennent plus complexes. Et soudain, cette simple liste de tâches ne suffit plus. J’ai testé Wrike de manière approfondie pendant un mois pour différents projets – de la stratégie de contenu au développement de produits. Et franchement ? C’est puissant. Mais aussi accablant.
Wrike : l’entreprise
Wrike existe depuis 2006 et a été fondé par Andrew Filev. Cela a commencé comme un outil simple pour réduire le chaos des e-mails – quelque chose avec lequel toute équipe en croissance se débat. Depuis, il est devenu une solution de gestion de projet d’entreprise à part entière.
L’entreprise a son siège social à San Jose, en Californie, et se concentre principalement sur les organisations de taille moyenne à grande. Pensez aux équipes marketing, aux agences créatives et aux départements informatiques qui doivent gérer des flux de travail complexes. En 2021, Wrike a été racheté par Citrix, ce qui n’a fait que renforcer l’orientation entreprise.
Ce qui distingue Wrike ? La personnalisation extrême. Alors que de nombreux outils de gestion de projet vous obligent à adopter leur façon de travailler, Wrike vous permet d’ajuster pratiquement tout à votre guise. C’est à la fois leur plus grande force et leur faiblesse.
Pour qui est vraiment Wrike ?
Soyons honnêtes : Wrike n’est pas pour tout le monde. Êtes-vous un freelance ou une petite équipe qui souhaite simplement suivre des tâches ? Alors c’est probablement trop. La courbe d’apprentissage est abrupte et vous payez pour des fonctionnalités que vous n’utiliserez jamais.
Wrike est vraiment conçu pour des équipes à partir de 10-15 personnes qui gèrent des projets complexes. Des équipes marketing qui doivent planifier des campagnes avec des dizaines de livrables. Des agences créatives qui ont besoin de processus d’approbation pour les designs. Des départements informatiques qui veulent gérer des sprints avec des dépendances entre les tâches.
Vous reconnaissez-vous ? Vous avez plusieurs départements qui collaborent. Vous voulez des rapports détaillés sur qui fait quoi. Vous avez besoin d’automatisations car le travail manuel devient trop chronophage. Alors Wrike est fait pour vous.
Ne choisissez PAS Wrike si vous voulez démarrer rapidement sans complications. Ou si votre budget est serré. Ou si votre équipe est allergique aux logiciels complexes. Dans ce cas, Asana ou Monday.com sont de meilleures options.
Fonctionnalités de Wrike
D’accord, voyons ce que vous obtenez pour votre argent.
- Diagrammes de Gantt interactifs – C’est là que Wrike brille vraiment. Vous faites glisser les tâches d’avant en arrière, voyez directement quelles sont les dépendances, et obtenez immédiatement un aperçu de votre chemin critique. Planification parfaite pour les chefs de projet qui veulent avoir le contrôle sur des calendriers complexes. Mais attention : cette fonction n’est pas incluse dans le forfait gratuit.
- Dashboards personnalisables – Ici, vous pouvez vraiment vous lâcher. Construisez vos propres aperçus avec exactement les indicateurs qui vous importent. Vous voulez voir combien de tâches doivent être terminées cette semaine ? Ou quels membres de l’équipe sont surchargés ? Ajoutez simplement des widgets et c’est fait. Cela prend un peu de temps pour configurer comme vous le souhaitez.
- Suivi du temps – À partir du forfait Business, vous pouvez suivre combien de temps prennent les tâches. Pratique pour la facturation ou pour voir où va votre temps. Cela fonctionne de manière intuitive : démarrez un minuteur ou remplissez après coup. Simple mais efficace.
- Relecture et approbations – Pour les équipes créatives, c’est de l’or. Téléchargez un design, les membres de l’équipe peuvent donner directement des commentaires sur des endroits spécifiques, et vous gardez toutes les versions bien organisées. Fini les interminables fils d’e-mails avec « voir pièce jointe_final_v3_vraiment_final.pdf ».
- Formulaires de demande – D’autres départements peuvent demander du travail à votre équipe via des formulaires standardisés. Toutes les informations dont vous avez besoin sont immédiatement collectées, et cela devient automatiquement une tâche dans votre projet. Cela économise énormément de communication aller-retour.
- Automatisation des workflows – Lorsqu’une tâche obtient le statut « Prêt pour révision », la bonne personne peut automatiquement recevoir une notification. Ou les tâches peuvent automatiquement être déplacées vers un autre dossier. Vous économisez des heures de manipulation manuelle des tâches.
- Marquage croisé des tâches – Une tâche peut se trouver dans plusieurs projets en même temps sans que vous ayez besoin de créer des doublons. Super pratique si vous travaillez avec des structures matricielles où les gens contribuent à plusieurs projets.
Ces diagrammes de Gantt méritent un peu d’attention supplémentaire. Dans de nombreux outils, les diagrammes de Gantt sont une sorte d’annexe – statiques et pas vraiment utilisables. Chez Wrike, ils sont au cœur de la planification. Vous voyez d’un coup d’œil quelles tâches se bloquent mutuellement, où vous avez des retards, et si les délais sont réalistes. Lors de mon test, j’ai déplacé une étape importante d’une semaine, et toutes les tâches dépendantes se sont déplacées automatiquement. Cela économise des heures d’ajustement manuel.
La fonction de relecture est également très bien pensée. Je l’ai testée avec une équipe de designers et de marketeurs. Ils pouvaient indiquer précisément où portait le feedback – plus de confusion sur « ce bouton en haut » quand il y a trois boutons en haut. Tous les retours sont collectés, le designer ajuste, télécharge une nouvelle version, et tout le monde peut voir ce qui a changé. Cela seul peut éviter des semaines de frustration dans un processus créatif.
Prix de Wrike
Et puis nous arrivons au point sensible. Wrike n’est pas bon marché.
Il existe un plan gratuit avec des utilisateurs illimités, ce qui semble bien sur le papier. Mais en pratique, c’est trop limité. Vous obtenez une gestion des tâches de base, mais pas de diagrammes de Gantt, pas de dashboards, et seulement 2GB de stockage. Pour une vraie équipe, ce n’est pas viable.
Le plan Team coûte $ 10 par utilisateur par mois avec un abonnement annuel (soit $ 120 par an par personne). Ici, vous obtenez des diagrammes de Gantt et plus d’espace de stockage. Pour une équipe de 10 personnes, vous payez donc $ 100 par mois, soit près de $ 1200 par an. C’est déjà une somme conséquente.
Le plan Business – où vous obtenez le suivi du temps et les automatisations – coûte $ 5 par utilisateur par mois ($ 300 par an). Pour cette même équipe de 10 personnes, vous parlez de $ 250 par mois. Près de $ 3.000 par an. C’est de l’argent sérieux.
Les plans Enterprise et Pinnacle n’ont pas de prix publics. Vous devez prendre contact pour un devis, ce qui signifie généralement : encore plus cher.
Heureusement, il y a une période d’essai gratuite de 14 jours. Utilisez-la. Vraiment. Car vous ne voulez pas découvrir après un mois que votre équipe n’utilise pas l’outil parce qu’il est trop complexe.
Est-ce que ça vaut le coup ? Cela dépend de votre situation. Pour une agence marketing qui facture € 100+ de l’heure et économise des semaines sur la coordination de projets ? Absolument. Pour une startup qui cherche encore son adéquation produit-marché ? Probablement pas.
À quoi faut-il faire attention ?
Ok, il est temps pour les avertissements honnêtes. Car ils existent bel et bien.
La courbe d’apprentissage est vraiment un problème. Je ne suis pas le moins doué avec les logiciels, mais il m’a fallu facilement une semaine pour devenir vraiment productif avec Wrike. Il y a tellement d’options, de paramètres et de possibilités qu’on ne voit plus la forêt pour les arbres. Les nouveaux membres de l’équipe étaient complètement perdus au début. « Où dois-je remplir ceci ? » et « Comment ça marche déjà ? » étaient des questions quotidiennes.
Ensuite, ces temps de chargement. Sur de grands projets avec des centaines de tâches, c’était parfois frustrant de lenteur. Les diagrammes de Gantt en particulier peuvent ramer quand vous avez beaucoup de données. Vous cliquez, attendez, cliquez encore par impatience, et puis soudain il se passe trop de choses à la fois. Pas idéal quand vous voulez travailler rapidement.
La structure tarifaire est également déroutante. Wrike fonctionne avec un nombre minimum d’utilisateurs par plan, et ce n’est pas toujours clairement communiqué. Vous pensez payer pour 5 utilisateurs, mais devez en prendre au minimum 10. Ce genre de surprises n’est pas agréable.
Et bien que la personnalisation soit un avantage, c’est aussi un piège. Vous pouvez vous bloquer complètement en personnalisant trop. J’ai vu pendant mon test que les équipes construisaient parfois une structure si complexe que personne ne comprenait plus comment ça fonctionnait. Parfois, moins c’est plus.
Les applications mobiles sont correctes, mais pas géniales. Pour vérifier rapidement une tâche, c’est bien, mais pour vraiment travailler, vous le faites quand même sur votre ordinateur portable. L’interface semble étroite sur un écran de téléphone, et certaines fonctionnalités sont tout simplement absentes.
Qu’en pensent les autres ?
Je ne suis pas le seul à avoir ces expériences. Le sentiment général à propos de Wrike est mitigé positif – les gens apprécient la puissance, mais luttent avec la complexité.
Ce qui revient constamment dans les avis positifs : la personnalisation pour les projets complexes, l’approche tout-en-un pour ne pas avoir besoin de dix outils différents, et les puissantes capacités de reporting. Les équipes Enterprise sont souvent enthousiastes à propos des fonctionnalités de sécurité et de la possibilité de vraiment personnaliser.
Mais les plaintes sont également cohérentes. Cette courbe d’apprentissage abrupte est mentionnée par presque tout le monde. Les nouveaux utilisateurs ont vraiment besoin de temps pour devenir productifs. La lenteur sur les grands projets est une frustration souvent entendue. Et la structure tarifaire peu claire avec le nombre minimum d’utilisateurs provoque des surprises désagréables.
Dans les avis YouTube, vous voyez le même schéma. TechPrism a comparé Wrike avec Asana et Monday.com et a conclu que Wrike a le plus de fonctionnalités enterprise, mais est le moins convivial. Pour les équipes qui ont déjà de l’expérience avec les logiciels de gestion de projet, ce n’est pas un problème. Pour les équipes qui débutent, si.
Ce qui est intéressant, c’est que presque personne ne qualifie Wrike de « mauvais ». C’est plutôt : bien, mais pas pour tout le monde. Et cela résume en fait parfaitement la situation.
Alternatives à Wrike
Cela ne correspond pas tout à fait à ce que vous cherchez ? Jetez alors un œil à ces alternatives :
- Asana – Plus simple d’utilisation et plus intuitif que Wrike. Choisissez celui-ci si votre équipe veut se lancer rapidement sans courbe d’apprentissage abrupte. L’interface est plus épurée et les nouveaux utilisateurs la comprennent en un jour.
- Monday.com – Plus visuel et plus facile à personnaliser. Choisissez cette option si vous préférez une planification de projet colorée et visuelle. Elle semble plus ludique et moins corporate que Wrike.
- ClickUp – Moins cher et plus de fonctionnalités dans le plan gratuit. Choisissez cette option si vous avez un budget limité mais que vous recherchez beaucoup de fonctionnalités. Vous obtenez plus pour moins d’argent, mais l’interface est parfois encombrée.
Questions fréquemment posées
Wrike est-il gratuit à utiliser ?
Oui, il existe un forfait gratuit avec des utilisateurs illimités. Mais n’attendez pas de diagrammes de Gantt ou de dashboards – vous obtenez uniquement une gestion de tâches basique et 2GB de stockage. Pour une utilisation sérieuse, vous devez vraiment passer à un forfait payant.
Wrike a-t-il une application de bureau ?
Oui, il existe des applications de bureau pour Windows et macOS. Elles fonctionnent bien, même si vous ne remarquez pas vraiment de différence avec la version web. C’est surtout pratique si vous voulez recevoir des notifications sans avoir un navigateur ouvert.
Puis-je enregistrer mon temps dans Wrike ?
Le suivi du temps est disponible à partir du forfait Business ($ 24,80 par utilisateur par mois). Dans les forfaits moins chers, vous n’avez pas cette fonction. Si le suivi du temps est important pour votre équipe, vous devez donc investir considérablement.
Conclusion
Wrike est un outil de gestion de projet puissant pour les équipes qui peuvent gérer la complexité. Si vous avez une équipe de taille moyenne à grande avec des workflows compliqués, que vous avez besoin de rapports détaillés et que vous voulez investir du temps dans une bonne configuration – alors Wrike est un choix solide.
Mais ce n’est pas pour tout le monde. La courbe d’apprentissage est vraiment un problème. Vous payez pas mal d’argent. Et si votre équipe veut simplement cocher rapidement des tâches sans complications, il existe de meilleures options.
Mon conseil ? Utilisez ces 14 jours d’essai. Pas seulement vous, mais toute votre équipe. Voyez si les gens l’utilisent encore après une semaine ou s’ils retournent aux tableurs et aux e-mails. Cela en dit assez.
Pour moi personnellement ? J’apprécie la puissance, mais la simplicité me manque. Je recommanderais Wrike à une agence marketing ou un service informatique de plus de 20 personnes. Pour les équipes plus petites, je me tournerais plutôt vers Asana ou Monday.com. Parfois, suffisamment bien vaut mieux que parfait-mais-compliqué.
