Ihr Team wächst. Die Projekte häufen sich. Und irgendwo zwischen dem fünften Slack-Thread und dem x-ten Excel-Sheet verlieren Sie den Überblick. Kommt Ihnen bekannt vor? Ich habe Asana in den letzten Monaten intensiv für verschiedene Projekte genutzt – von Contentkalendern bis zur Produktentwicklung. Zeit, Ihnen genau zu erzählen, was funktioniert und wo Sie auf Probleme stoßen.
Asana: das Unternehmen
Asana wurde 2008 von Dustin Moskovitz (ja, der von Facebook) und Justin Rosenstein gegründet. Beide waren frustriert darüber, wie Teams bei Facebook zusammenarbeiteten. Zu viele Meetings. Zu viel Unklarheit darüber, wer was machte. Sie wollten einen Ort, an dem jeder genau sehen konnte, was vor sich ging.
Diese Frustration führte zu Asana – einem Tool, das sich um Transparenz und Klarheit dreht. Keine endlosen E-Mail-Threads mehr, um herauszufinden, wer für diese eine Aufgabe verantwortlich ist. Alles an einem Ort, für jeden sichtbar.
Heutzutage nutzen mehr als 150.000 Organisationen Asana. Von kleinen Startups bis hin zu Unternehmen wie Spotify und NASA. Es hat sich zu einem der größten Player im Projektmanagement entwickelt, mit Büros auf der ganzen Welt und einer Bewertung von Milliarden Dollar.
Für wen ist Asana eigentlich?
Asana richtet sich an Teams, die Struktur brauchen, ohne in Komplexität zu ertrinken. Denken Sie an Marketingteams, die Kampagnen planen, Produktentwickler, die Sprints verwalten, oder HR-Abteilungen, die Onboarding-Prozesse verfolgen.
Es funktioniert gut für Teams von 5 bis 500 Personen. Kleiner als das? Dann ist Asana wahrscheinlich überdimensioniert – Trello reicht dann völlig aus. Größer als 500? Dann möchten Sie vielleicht mehr Enterprise-Funktionen, die Sie bei Tools wie Jira finden.
Nicht ideal für Freelancer, die allein arbeiten. Die Stärke liegt in der Zusammenarbeit und Übersicht über mehrere Personen. Auch nicht perfekt für Teams, die sehr visuell arbeiten möchten – Monday.com punktet dann mit Farbe und Flair. Und wenn Sie ein All-in-One-Tool mit CRM, Dokumenten und Chat in einem Paket suchen, schauen Sie sich ClickUp an.
Features von Asana
Seien wir ehrlich: Asana steckt voller Funktionen. Aber welche nutzen Sie wirklich?
- Workflow Builder – Bouw je eigen processen zonder te hoeven coderen. Nieuwe blogpost gepland? Dan gaat die automatisch naar de redacteur, daarna naar design, en uiteindelijk naar publicatie. Je zet het één keer op en het draait vanzelf. Scheelt eindeloos gepruts met handmatige updates.
- Tijdlijn (Gantt-grafieken) – Zie in één oogopslag welke taken van elkaar afhankelijk zijn. Schuif je een deadline op? Dan verschuiven alle gekoppelde taken mee. Ideaal voor complexe projecten waar alles op elkaar moet aansluiten. Wel even wennen als je nog nooit met Gantt-grafieken hebt gewerkt.
- Automatisering van taken – Iemand markeert een taak als „Klaar“? Die gaat automatisch naar de volgende fase. Deadline nadert? Verstuur een reminder. Je kunt dit allemaal instellen zonder technische kennis. Het scheelt echt uren per week aan handmatig gepruts.
- Portfolios voor projectoverzicht – Heb je vijf projecten tegelijk lopen? Met portfolio’s zie je de status van alles in één scherm. Rood betekent vertraging, groen loopt op schema. Perfect voor managers die het grote plaatje willen zien zonder in details te verdrinken.
- Werkbelasting (Workload management) – Zie precies hoeveel uur iedereen deze week heeft. Eén teamlid zit overvol terwijl een ander niks te doen heeft? Dan kun je taken verschuiven voordat het escaleert. Dit voorkomt burn-out en frustratie.
- Doelen en mijlpalen tracking – Koppel je dagelijkse taken aan grotere bedrijfsdoelen. Zo zie je of dat werk aan die social media posts daadwerkelijk bijdraagt aan je Q4-target. Geeft context aan alles wat je doet.
Die verschiedenen Ansichten verdienen noch etwas zusätzliche Aufmerksamkeit. Sie können dasselbe Projekt als Liste (einfach und übersichtlich), als Board (Kanban-Stil für alle, die visuell arbeiten), als Timeline (diese Gantt-Diagramme) oder als Kalender betrachten. Jeder in Ihrem Team kann seine eigene Präferenz wählen. Die eine Person liebt Listen, die andere möchte diese Karten verschieben können.
Und dann die Integrationen. Asana verbindet sich mit praktisch allem: Slack für Benachrichtigungen, Google Drive für Dokumente, Zoom für Meetings, Harvest für Zeiterfassung. Sie müssen nicht ständig zwischen Apps wechseln. Alles kommt in Asana zusammen.
Asana Preis
Fangen wir mit den guten Nachrichten an: Es gibt eine kostenlose Version. Der Personal-Plan kostet nichts und funktioniert für bis zu 10 Teammitglieder. Du bekommst unbegrenzte Aufgaben und Projekte, plus die Grundansichten (Liste, Board, Kalender). Für ein kleines Team, das gerade anfängt, ist das eigentlich ziemlich großzügig.
Aber. Diese kostenlose Version vermisst die mächtigen Features. Keine Zeitleisten, keine Automatisierung, keine erweiterten Berichte. Für viele Teams fühlt es sich schnell zu begrenzt an.
Dann die bezahlten Pläne. Der Starter-Plan kostet €10,99 pro Monat pro Benutzer bei jährlicher Zahlung (€131,88 pro Jahr insgesamt). Monatlich zahlen? Dann kostet es dich €13,49 pro Monat. Hier bekommst du Zeitleisten, Automatisierung und Workflow Builder dazu. Für die meisten wachsenden Teams ist das der Ausgangspunkt.
Der Advanced-Plan steigt deutlich an: €24,99 pro Monat pro Benutzer bei jährlicher Zahlung (€299,88 pro Jahr). Monatlich wird das €30,49. Hier bekommst du Portfolios, Workload Management und erweiterte Berichte. Besonders interessant für größere Teams oder wenn du mehrere Projekte gleichzeitig überblicken musst.
Enterprise und Enterprise+ haben keinen festen Preis – du musst Kontakt für ein Angebot aufnehmen. Das bedeutet meistens: teuer. Diese Pläne sind wirklich für große Organisationen mit spezifischen Sicherheitsanforderungen und Support-Wünschen.
Ehrlich? Für kleine Teams sind €10,99 pro Person pro Monat ziemlich heftig. Besonders wenn dein Team aus 15 Leuten besteht, bist du schnell €165 pro Monat los. Monday.com und ClickUp sind oft günstiger für vergleichbare Funktionalität. Auf der anderen Seite: Die kostenlose Version von Asana ist großzügiger als die von Monday.
Du kannst es 30 Tage kostenlos ausprobieren. Keine Kreditkarte für die Testversion nötig. Nutze diese Zeit gut – teste besonders die Automatisierungen und Zeitleisten, denn dafür zahlst du letztendlich.
Worauf sollten Sie achten?
Lass uns über die Frustrationen sprechen. Denn die gibt es.
Erster Ärgernis: Du kannst nur eine Person einer Aufgabe zuweisen. Klingt vielleicht logisch – ein Verantwortlicher verhindert Verwirrung. Aber in der Praxis arbeiten Menschen oft zusammen an derselben Aufgabe. Du kannst zwar „Follower“ hinzufügen, aber die erhalten keine Benachrichtigungen wie der Hauptverantwortliche. Umständlich.
Dann der Preis. Ich habe es bereits erwähnt, aber es ist wirklich ein Schmerzpunkt. Für deutsche Startups und Scale-ups sind €25 pro Person pro Monat für den Advanced-Plan einfach viel Geld. Besonders wenn du 20+ Leute hast. Dann redest du über €500 pro Monat. Das sind €6000 pro Jahr für Projektmanagement-Software.
Die Benachrichtigungen sind standardmäßig viel zu aggressiv eingestellt. Du wirst mit E-Mails zu jedem kleinen Update bombardiert. Jemand fügt einen Kommentar hinzu? E-Mail. Aufgabe verschiebt sich um einen Tag? E-Mail. Dein Posteingang läuft über. Ja, du kannst das in den Einstellungen anpassen, aber warum ist der Standard so übertrieben?
Zeiterfassung ist eine halbherzige Geschichte. Asana hat seit kurzem zwar eine native Zeiterfassungsfunktion, aber die ist nur in den bezahlten Plänen und ist ziemlich basic. Viele Teams müssen trotzdem mit Harvest oder Toggl integrieren. Warum nicht einfach einen ordentlichen eingebauten Timer?
Und dann die Lernkurve. Asana sieht einfach aus, aber sobald du tiefer in Custom Fields, Templates und Automatisierungen eintauchst, wird es komplex. Neue Teammitglieder brauchen wirklich ein paar Wochen, um alles zu beherrschen. Nicht so schlimm wie ClickUp, aber auch nicht so intuitiv wie Trello.
Letzter Punkt: Die mobile App ist okay, aber nicht großartig. Aufgaben anzeigen und erstellen funktioniert prima. Aber komplexe Workflows anpassen oder Berichte anzeigen? Das machst du besser am Laptop. Die App fühlt sich mehr wie eine Notlösung an als wie ein vollwertiger Arbeitsplatz.
Was denken andere?
Das allgemeine Sentiment über Asana ist positiv, aber mit deutlichen Einschränkungen. Menschen schätzen besonders die saubere, übersichtliche Oberfläche. Keine überflüssigen Schnickschnack – einfach ein Tool, das tut, was es tun soll.
Die kostenlose Version wird sehr gelobt. Im Vergleich zu Monday.com bietet Asana mehr Wert ohne zu bezahlen. Unbegrenzte Aufgaben und Projekte für 10 Personen ist ziemlich großzügig. Viele kleine Teams bleiben jahrelang dabei.
Die Zeitleisten- und Kalenderansichten werden oft als große Pluspunkte genannt. Teams, die von Excel-Tabellen oder Whiteboards kommen, finden es erfrischend, alles digital und übersichtlich zu haben. Und die Integrationen mit Slack und Google Drive funktionieren tatsächlich nahtlos – das ist kein Marketing-Gerede.
Aber dann die Beschwerden. Diese Eine-Person-pro-Aufgabe-Regel kommt immer wieder in Reviews vor. „Warum kann ich nicht einfach zwei Personen zuweisen?“ ist eine oft gehörte Frustration. Es fühlt sich wie eine künstliche Beschränkung an.
Der Preis ist der andere große Diskussionspunkt. Besonders kleine Teams finden den Sprung von kostenlos zu €10,99 pro Person ziemlich heftig. Und dann entdecken sie, dass sie eigentlich den Advanced-Plan für Portfolios und Workload Management brauchen. Plötzlich reden wir über €25 pro Person. Das ist für viele deutsche Unternehmen einfach zu viel.
Die E-Mail-Benachrichtigungen sind ein wiederkehrender Ärgernis. Menschen wechseln zu Asana, um weniger E-Mails zu bekommen, und werden dann trotzdem überschwemmt. Ja, es ist anpassbar, aber warum ist die Standardeinstellung so nervig?
Auffällig: Viele Menschen nennen Asana „langweilig“ im Vergleich zu Monday.com. Keine Farben, keine Animationen, kein visueller Flair. Für manche ist das genau richtig – keine Ablenkung. Für andere fühlt es sich altmodisch an.
Asana Alternativen
Passt Asana nicht ganz zu Ihrem Team? Dann schauen Sie sich diese Optionen an:
- Monday.com – Visueler en kleurrijker, vaak makkelijker voor niet-technische teams. Kies hiervoor als je een zeer visuele interface wilt en CRM-achtige functies nodig hebt. Monday voelt moderner aan en is vaak intuïtiever voor mensen die niet dagelijks met projectmanagement-tools werken.
- Trello – Eenvoudiger en beperkter, focust puur op Kanban. Kies hiervoor als je alleen simpele taakborden nodig hebt zonder complexe projectstructuren. Perfect voor kleine teams of persoonlijk gebruik. Veel goedkoper ook – de gratis versie is voor de meeste mensen genoeg.
- ClickUp – Meer functies (all-in-one) en goedkoper, maar steilere leercurve. Kies hiervoor als je maximale functionaliteit wilt voor een lagere prijs en bereid bent tijd te investeren in de inrichting. ClickUp heeft documenten, chat, doelen, tijdregistratie – alles ingebouwd. Maar het is ook overweldigend voor nieuwe gebruikers.
Häufig gestellte Fragen
Ist Asana kostenlos nutzbar?
Ja, der Personal-Plan ist kostenlos für Teams bis zu 10 Personen. Sie erhalten unbegrenzte Aufgaben und Projekte, aber vermissen die kraftvollen Features wie Zeitleisten, Automatisierung und erweiterte Berichte. Für ein kleines Team, das gerade anfängt, ist es ein guter Startpunkt, aber Sie stoßen schnell an die Grenzen.
Hat Asana eine integrierte Zeiterfassung?
Ja, Asana hat seit kurzem eine native Zeiterfassungsfunktion. Diese ist jedoch nur in den kostenpflichtigen Plänen enthalten und ziemlich einfach gehalten. Viele Teams entscheiden sich noch immer für die Integration mit spezialisierten Tools wie Harvest oder Toggl. Diese bieten mehr Berichtsmöglichkeiten und Abrechnungsoptionen.
Kann ich Asana offline nutzen?
Die mobilen Apps für iOS und Android haben begrenzte Offline-Funktionalität. Du kannst Aufgaben ansehen und neue erstellen, die synchronisiert werden, sobald du wieder online bist. Aber die Webversion erfordert eine Internetverbindung. Für Teams, die viel unterwegs sind oder an Standorten ohne WLAN arbeiten, ist das ein Nachteil.
Fazit
Asana ist ein solides Projektmanagement-Tool, das besonders gut für Teams funktioniert, die Struktur suchen, ohne in Komplexität zu ertrinken. Die Benutzeroberfläche ist sauber, die Grundfunktionen funktionieren gut, und die kostenlose Version ist überraschend großzügig.
Aber es ist nicht perfekt. Der Preis ist eher hoch für deutsche Teams, besonders wenn du den Advanced-Plan benötigst. Die Eine-Person-pro-Aufgabe-Regel bleibt frustrierend. Und die Zeiterfassung hätte besser sein können.
Wähle Asana, wenn du ein zuverlässiges, professionelles Tool ohne zu viel Schnickschnack möchtest. Wenn dein Team aus 10-50 Personen besteht, ihr regelmäßig komplexe Projekte mit Abhängigkeiten habt und das Budget für einen kostenpflichtigen Plan vorhanden ist. Die Automatisierungen und Zeitpläne sind wirklich wertvoll, wenn du sie richtig einsetzt.
Wähle etwas anderes, wenn dein Budget knapp ist (probiere ClickUp), wenn du eine sehr visuelle Benutzeroberfläche möchtest (nimm Monday.com), oder wenn du nur einfache Aufgabenboards benötigst (Trello reicht aus). Und wenn du ein Freelancer bist, der alleine arbeitet? Dann ist Asana übertrieben – verwende Notion oder Todoist.
Persönlich? Ich verwende Asana immer noch für Kundenprojekte. Nicht weil es perfekt ist, sondern weil es zuverlässig ist und meine Kunden es verstehen. Das ist letztendlich was zählt: ein Tool, das dein Team tatsächlich verwendet, anstatt dieser einen schicken App, die nach zwei Wochen in der Versenkung verschwindet.
