Je team gebruikt spreadsheets, Slack-berichten en losse notities om projecten bij te houden. Het werkt, maar net niet lekker. Monday.com belooft daar een einde aan te maken met visuele borden waar je alles kunt plannen, automatiseren en overzien. Maar is het de investering waard?
Wie zit er achter Monday.com?
Monday.com is ontwikkeld door het Israëlische bedrijf monday.com Ltd., opgericht in 2012 door Roy Mann en Eran Zinman. Wat begon als een simpel projectmanagement-tool is uitgegroeid tot een volledig Work Operating System (Work OS) waar teams hun complete workflow kunnen inrichten. Het platform richt zich op visuele samenwerking en no-code automatisering, waardoor je zonder technische kennis complexe processen kunt bouwen. Inmiddels gebruiken meer dan 150.000 organisaties wereldwijd het platform, van kleine teams tot grote enterprises.
Voor wie is Monday.com?
Monday.com is vooral gebouwd voor teams die visueel willen werken en hun processen willen automatiseren zonder programmeerkennis. Het platform werkt goed voor marketingteams die campagnes plannen, projectmanagers die overzicht willen houden, salesteams die deals volgen en HR-afdelingen die wervingsprocessen beheren. De flexibiliteit van het systeem maakt het geschikt voor vrijwel elke workflow die je kunt bedenken.
Maar niet iedereen is even goed af met Monday.com. Freelancers stuiten op een belangrijk obstakel: alle betaalde plannen vereisen minimaal 3 gebruikers. Je betaalt dus altijd voor drie stoelen, ook als je alleen werkt. Ook organisaties met zeer complexe ERP-behoeften kunnen beter naar gespecialiseerde software kijken. Monday.com is krachtig, maar geen volwaardige ERP-oplossing voor bijvoorbeeld grote productie- of logistieke processen.
Wat kan Monday.com allemaal?
Monday.com biedt een breed scala aan functionaliteiten die je helpen om projecten en workflows te organiseren. De kracht zit vooral in de flexibiliteit: je bouwt je eigen systeem met de bouwblokken die het platform biedt. Hier zijn de belangrijkste features:
- Dashboards en Reporting – Bouw visuele dashboards met grafieken, statistieken en voortgangsindicatoren. Je combineert data uit meerdere borden om een compleet overzicht te krijgen van je projecten of teams.
- Automatiseringen – Stel no-code automatiseringen in die repetitieve taken overnemen. Bijvoorbeeld: verander de status naar “In review” zodra iemand een taak voltooit, of stuur automatisch een notificatie naar je team als een deadline nadert.
- Kanban, Gantt en Timeline views – Bekijk je werk op de manier die bij je past. Wissel tussen Kanban-borden voor visueel taakbeheer, Gantt-charts voor planning met afhankelijkheden, of tijdlijnen voor een overzicht van je roadmap.
- Integraties – Koppel Monday.com aan tools die je al gebruikt, zoals Slack voor communicatie, Zoom voor meetings, Gmail voor e-mail, of Google Drive voor documenten. Het platform biedt honderden native integraties en werkt ook met Zapier voor nog meer mogelijkheden.
- Time Tracking – Registreer hoeveel tijd je aan taken besteedt, rechtstreeks binnen het platform. Deze functie zit wel alleen in het Pro-plan, niet in de goedkopere varianten.
- Workforms en Docs – Maak formulieren om informatie te verzamelen die automatisch in je borden belandt. De docs-functie laat je documentatie schrijven en koppelen aan je projecten, zodat alles op één plek staat.
De flexibiliteit van Monday.com betekent ook dat je zelf kolommen kunt toevoegen met verschillende datatypes: tekst, cijfers, mensen, statussen, deadlines, bestanden en meer. Je bouwt eigenlijk je eigen database, maar dan visueel en zonder technische kennis.
Wat kost Monday.com?
Monday.com heeft een gratis plan, maar dat is beperkt tot maximaal 2 gebruikers en 3 borden. Je krijgt geen toegang tot integraties of automatiseringen, wat de tool behoorlijk beperkt maakt. Het gratis plan is vooral handig om het platform te leren kennen, maar voor serieus gebruik heb je een betaald plan nodig.
Bij de betaalde plannen wordt het interessanter, maar ook complexer. Het Basic-plan kost 12 dollar per gebruiker per maand bij maandelijkse betaling, of 9 dollar per maand als je jaarlijks betaalt (108 dollar totaal). Het Standard-plan kost 15 dollar per maand (of 12 dollar bij jaarlijkse betaling, 144 dollar totaal). Het Pro-plan, waar tijdregistratie en geavanceerdere features inzitten, kost 24 dollar per maand of 19 dollar bij jaarlijkse betaling (228 dollar totaal).
Belangrijk detail: alle betaalde plannen vereisen minimaal 3 gebruikers. Ook als je met z’n tweeën bent, betaal je voor drie stoelen. Dit maakt Monday.com relatief duur voor kleine teams of starters. Wel krijg je 14 dagen proeftijd om het platform te testen voordat je betaalt.
De prijsstructuur kan verwarrend zijn omdat Monday.com ook verschillende producten aanbiedt (Work Management, Sales CRM, Dev) die elk hun eigen prijzen hebben. Zorg dat je duidelijk hebt welk product je nodig hebt voordat je een plan kiest.
Waar moet je op letten?
Monday.com heeft sterke punten, maar ook duidelijke beperkingen waar gebruikers tegenaan lopen. De prijsstructuur is een veelgehoorde klacht. Je betaalt per gebruiker, maar vaak in tiers van 5 stoelen. Heb je 6 mensen? Dan betaal je voor 10. Dit maakt de tool al snel duurder dan je denkt, vooral voor groeiende teams.
Belangrijke features zitten achter duurdere plannen. Tijdregistratie krijg je bijvoorbeeld pas in het Pro-plan, niet in Basic of Standard. Ook geavanceerde automatiseringen en bepaalde views zijn gereserveerd voor hogere tiers. Dit betekent dat je vaak meer moet betalen dan je initieel dacht om de functionaliteit te krijgen die je nodig hebt.
De Gantt-charts voelen beperkt aan volgens veel gebruikers. Waar gespecialiseerde projectmanagement-tools uitgebreide planning met afhankelijkheden bieden, blijft Monday.com wat oppervlakkig. Voor complexe projectplanning met kritieke paden en resource management is het niet de beste keuze.
Performance kan een probleem worden bij grote borden met veel data. Gebruikers melden dat het platform trager wordt als je honderden items of veel automatiseringen hebt. Ook subitems integreren slecht met automatiseringen en rapportages, wat frustratie oplevert als je hiërarchische structuren wilt bouwen.
De leercurve is steil voor geavanceerd gebruik. Beginnen is makkelijk, maar zodra je complexere workflows wilt bouwen met formules, automatiseringen en gekoppelde borden, moet je flink wat tijd investeren. Sommige gebruikers vinden de interface aanvankelijk intuïtief, maar raken het overzicht kwijt naarmate ze meer features gebruiken.
Monday.com alternatieven
Monday.com is niet de enige speler in het veld van projectmanagement en workflow-tools. Afhankelijk van je behoeften kunnen andere platforms beter passen:
- Asana – Kies Asana als je strikte projecthiërarchieën nodig hebt met duidelijke taken, subtaken en afhankelijkheden. Het is meer gestructureerd dan Monday.com, maar minder visueel flexibel. Goed voor teams die een vaste werkwijze willen afdwingen.
- Trello – Ga voor Trello als je alleen simpele Kanban-borden nodig hebt zonder poespas. Het is veel eenvoudiger en goedkoper, maar ook veel beperkter in features. Perfect voor kleine teams of persoonlijk gebruik.
- ClickUp – Overweeg ClickUp als je een alles-in-één tool zoekt voor een lagere prijs. Het heeft meer features dan Monday.com (documenten, doelen, tijdregistratie in alle plannen), maar de interface is drukker en de leercurve steiler. Voor teams die bereid zijn tijd te investeren in onboarding kan het meer waarde bieden.
Elk alternatief heeft zijn eigen sterke en zwakke punten. Monday.com onderscheidt zich vooral door zijn visuele aantrekkelijkheid en no-code automatiseringen, maar betaalt daar wel een premiumprijs voor.
Veelgestelde vragen
Bij het overwegen van Monday.com komen vaak dezelfde vragen terug. Hier zijn de antwoorden op de belangrijkste:
Is er een minimum aantal gebruikers voor betaalde plannen?
Ja, alle betaalde plannen vereisen minimaal 3 gebruikers. Ook als je met z’n tweeën werkt, betaal je voor drie stoelen. Dit maakt Monday.com minder geschikt voor freelancers of zeer kleine teams die niet willen betalen voor ongebruikte licenties.
Waar wordt mijn data opgeslagen?
Standaard worden gegevens opgeslagen in datacenters in de Verenigde Staten. Enterprise-klanten en nieuwe accounts kunnen echter kiezen voor data-opslag in de EU, specifiek in Frankfurt. Dit is relevant voor organisaties die te maken hebben met AVG-vereisten of datasoevereiniteit.
Kan ik Monday.com gebruiken voor CRM?
Ja, Monday.com heeft een specifiek Sales CRM-product ontwikkeld met features voor lead management, sales pipelines en klantrelatiebeheer. Dit is een apart product met eigen prijzen, naast het standaard Work Management-platform. Het CRM-product integreert wel met je andere Monday.com-borden als je beide gebruikt.
Conclusie
Monday.com is een krachtig platform voor teams die visueel willen werken en hun workflows willen automatiseren zonder te programmeren. De interface is aantrekkelijk, de automatiseringen besparen tijd en de flexibiliteit laat je vrijwel elke workflow bouwen. Voor marketingteams, projectmanagers en afdelingen die veel samenwerken biedt het echte waarde.
Maar die waarde heeft zijn prijs. De verplichte 3 gebruikers, de tier-gebaseerde prijsstructuur en belangrijke features achter duurdere plannen maken het een dure keuze. Freelancers en kleine teams kunnen beter naar alternatieven kijken. Ook voor complexe projectplanning of zeer grote datasets zijn er betere opties.
Gebruik de 14 dagen proeftijd om te testen of de interface bij je team past en of de features die je nodig hebt in je gekozen plan zitten. Monday.com kan je workflow echt verbeteren, maar alleen als de investering past bij je budget en teamgrootte.
