Votre équipe utilise des feuilles de calcul, des messages Slack et des notes éparses pour suivre les projets. Ça fonctionne, mais pas de manière optimale. Monday.com promet d’y mettre fin avec des tableaux visuels où vous pouvez tout planifier, automatiser et superviser. Mais cela vaut-il l’investissement ?
Qui est derrière Monday.com ?
Monday.com a été développé par la société israélienne monday.com Ltd., fondée en 2012 par Roy Mann et Eran Zinman. Ce qui a commencé comme un simple outil de gestion de projet est devenu un système d’exploitation de travail complet (Work OS) où les équipes peuvent organiser l’ensemble de leur workflow. La plateforme se concentre sur la collaboration visuelle et l’automatisation no-code, vous permettant de créer des processus complexes sans connaissances techniques. Plus de 150 000 organisations dans le monde utilisent désormais la plateforme, des petites équipes aux grandes entreprises.
Pour qui est Monday.com ?
Monday.com est principalement conçu pour les équipes qui souhaitent travailler de manière visuelle et automatiser leurs processus sans connaissances en programmation. La plateforme fonctionne bien pour les équipes marketing qui planifient des campagnes, les chefs de projet qui veulent garder une vue d’ensemble, les équipes commerciales qui suivent des transactions et les services RH qui gèrent les processus de recrutement. La flexibilité du système le rend adapté à pratiquement tous les workflows imaginables.
Mais tout le monde n’est pas aussi bien servi par Monday.com. Les freelances se heurtent à un obstacle important : tous les forfaits payants nécessitent au minimum 3 utilisateurs. Vous payez donc toujours pour trois places, même si vous travaillez seul. Les organisations ayant des besoins ERP très complexes feraient également mieux de se tourner vers des logiciels spécialisés. Monday.com est puissant, mais ce n’est pas une solution ERP complète pour, par exemple, les grands processus de production ou logistiques.
Que peut faire Monday.com ?
Monday.com offre un large éventail de fonctionnalités qui vous aident à organiser des projets et des workflows. La force réside principalement dans la flexibilité : vous construisez votre propre système avec les éléments que la plateforme fournit. Voici les principales fonctionnalités :
- Tableaux de bord et Reporting – Construisez des tableaux de bord visuels avec des graphiques, des statistiques et des indicateurs de progression. Vous combinez les données de plusieurs boards pour obtenir une vue d’ensemble complète de vos projets ou équipes.
- Automatisations – Configurez des automatisations no-code qui prennent en charge les tâches répétitives. Par exemple : changez le statut en « En révision » dès que quelqu’un termine une tâche, ou envoyez automatiquement une notification à votre équipe lorsqu’une échéance approche.
- Vues Kanban, Gantt et Timeline – Visualisez votre travail de la manière qui vous convient. Basculez entre les boards Kanban pour la gestion visuelle des tâches, les diagrammes de Gantt pour la planification avec dépendances, ou les timelines pour un aperçu de votre roadmap.
- Intégrations – Connectez Monday.com aux outils que vous utilisez déjà, comme Slack pour la communication, Zoom pour les réunions, Gmail pour les e-mails, ou Google Drive pour les documents. La plateforme offre des centaines d’intégrations natives et fonctionne également avec Zapier pour encore plus de possibilités.
- Suivi du temps – Enregistrez le temps que vous consacrez aux tâches, directement dans la plateforme. Cette fonctionnalité n’est disponible que dans le forfait Pro, pas dans les versions moins chères.
- Workforms et Docs – Créez des formulaires pour collecter des informations qui arrivent automatiquement dans vos boards. La fonction docs vous permet d’écrire de la documentation et de la lier à vos projets, afin que tout soit au même endroit.
La flexibilité de Monday.com signifie également que vous pouvez ajouter vous-même des colonnes avec différents types de données : texte, chiffres, personnes, statuts, échéances, fichiers et plus encore. Vous construisez en fait votre propre base de données, mais de manière visuelle et sans connaissances techniques.
Combien coûte Monday.com ?
Monday.com propose un forfait gratuit, mais il est limité à 2 utilisateurs maximum et 3 tableaux. Vous n’avez pas accès aux intégrations ou aux automatisations, ce qui rend l’outil assez limité. Le forfait gratuit est surtout utile pour découvrir la plateforme, mais pour une utilisation sérieuse, vous avez besoin d’un forfait payant.
Avec les forfaits payants, cela devient plus intéressant, mais aussi plus complexe. Le forfait Basic coûte 12 dollars par utilisateur par mois avec un paiement mensuel, ou 9 dollars par mois si vous payez annuellement (108 dollars au total). Le forfait Standard coûte 15 dollars par mois (ou 12 dollars avec un paiement annuel, 144 dollars au total). Le forfait Pro, qui comprend le suivi du temps et des fonctionnalités plus avancées, coûte 24 dollars par mois ou 19 dollars avec un paiement annuel (228 dollars au total).
Détail important : tous les forfaits payants nécessitent au minimum 3 utilisateurs. Même si vous êtes deux, vous payez pour trois sièges. Cela rend Monday.com relativement cher pour les petites équipes ou les débutants. Vous bénéficiez toutefois de 14 jours d’essai pour tester la plateforme avant de payer.
La structure tarifaire peut être déroutante car Monday.com propose également différents produits (Work Management, Sales CRM, Dev) qui ont chacun leurs propres prix. Assurez-vous de savoir clairement quel produit vous avez besoin avant de choisir un forfait.
À quoi faut-il faire attention ?
Monday.com a des points forts, mais aussi des limitations claires auxquelles les utilisateurs se heurtent. La structure tarifaire est une plainte fréquente. Vous payez par utilisateur, mais souvent par paliers de 5 sièges. Vous avez 6 personnes ? Vous payez pour 10. Cela rend l’outil rapidement plus cher que vous ne le pensez, surtout pour les équipes en croissance.
Des fonctionnalités importantes se trouvent derrière des forfaits plus chers. Le suivi du temps, par exemple, n’est disponible qu’avec le forfait Pro, pas avec Basic ou Standard. Les automatisations avancées et certaines vues sont également réservées aux paliers supérieurs. Cela signifie que vous devez souvent payer plus que ce que vous pensiez initialement pour obtenir les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Les diagrammes de Gantt semblent limités selon de nombreux utilisateurs. Là où les outils de gestion de projet spécialisés offrent une planification détaillée avec des dépendances, Monday.com reste assez superficiel. Pour une planification de projet complexe avec des chemins critiques et la gestion des ressources, ce n’est pas le meilleur choix.
Les performances peuvent devenir un problème avec de grands tableaux contenant beaucoup de données. Les utilisateurs signalent que la plateforme devient plus lente lorsque vous avez des centaines d’éléments ou de nombreuses automatisations. De plus, les sous-éléments s’intègrent mal avec les automatisations et les rapports, ce qui crée de la frustration si vous voulez construire des structures hiérarchiques.
La courbe d’apprentissage est raide pour une utilisation avancée. Commencer est facile, mais dès que vous voulez construire des workflows plus complexes avec des formules, des automatisations et des tableaux liés, vous devez investir beaucoup de temps. Certains utilisateurs trouvent l’interface initialement intuitive, mais perdent la vue d’ensemble à mesure qu’ils utilisent plus de fonctionnalités.
Alternatives à Monday.com
Monday.com n’est pas le seul acteur dans le domaine des outils de gestion de projet et de workflow. Selon vos besoins, d’autres plateformes peuvent mieux convenir :
- Asana – Choisissez Asana si vous avez besoin de hiérarchies de projet strictes avec des tâches, sous-tâches et dépendances claires. C’est plus structuré que Monday.com, mais moins flexible visuellement. Idéal pour les équipes qui souhaitent imposer une méthode de travail fixe.
- Trello – Optez pour Trello si vous avez seulement besoin de boards Kanban simples sans fioritures. C’est beaucoup plus simple et moins cher, mais aussi beaucoup plus limité en fonctionnalités. Parfait pour les petites équipes ou un usage personnel.
- ClickUp – Envisagez ClickUp si vous recherchez un outil tout-en-un à un prix inférieur. Il a plus de fonctionnalités que Monday.com (documents, objectifs, suivi du temps dans tous les forfaits), mais l’interface est plus chargée et la courbe d’apprentissage plus raide. Pour les équipes prêtes à investir du temps dans l’onboarding, cela peut offrir plus de valeur.
Chaque alternative a ses propres forces et faiblesses. Monday.com se distingue principalement par son attrait visuel et ses automatisations no-code, mais vous payez un prix premium pour cela.
Questions fréquemment posées
Lors de l’examen de Monday.com, les mêmes questions reviennent souvent. Voici les réponses aux plus importantes :
Y a-t-il un nombre minimum d’utilisateurs pour les forfaits payants ?
Oui, tous les forfaits payants nécessitent au minimum 3 utilisateurs. Même si vous travaillez à deux, vous payez pour trois sièges. Cela rend Monday.com moins adapté aux freelances ou aux très petites équipes qui ne veulent pas payer pour des licences inutilisées.
Où sont stockées mes données ?
Par défaut, les données sont stockées dans des centres de données aux États-Unis. Les clients Enterprise et les nouveaux comptes peuvent toutefois choisir le stockage de données dans l’UE, spécifiquement à Francfort. Ceci est pertinent pour les organisations soumises aux exigences du RGPD ou à la souveraineté des données.
Puis-je utiliser Monday.com pour le CRM ?
Oui, Monday.com a développé un produit Sales CRM spécifique avec des fonctionnalités pour la gestion des leads, les pipelines de vente et la gestion de la relation client. Il s’agit d’un produit distinct avec ses propres prix, en plus de la plateforme Work Management standard. Le produit CRM s’intègre toutefois avec vos autres tableaux Monday.com si vous utilisez les deux.
Conclusion
Monday.com est une plateforme puissante pour les équipes qui veulent travailler visuellement et automatiser leurs workflows sans programmer. L’interface est attrayante, les automatisations font gagner du temps et la flexibilité vous permet de construire pratiquement n’importe quel workflow. Pour les équipes marketing, les chefs de projet et les départements qui collaborent beaucoup, elle offre une réelle valeur.
Mais cette valeur a un prix. Les 3 utilisateurs obligatoires, la structure tarifaire par paliers et les fonctionnalités importantes derrière des forfaits plus coûteux en font un choix onéreux. Les freelances et les petites équipes feraient mieux de se tourner vers des alternatives. Pour la planification de projets complexes ou les très grandes bases de données, il existe également de meilleures options.
Utilisez la période d’essai de 14 jours pour tester si l’interface convient à votre équipe et si les fonctionnalités dont vous avez besoin sont incluses dans le forfait choisi. Monday.com peut vraiment améliorer votre workflow, mais seulement si l’investissement correspond à votre budget et à la taille de votre équipe.
