Routine

Dein Kalender ist voller Meetings, deine To-do-Liste wächst schneller als du mithalten kannst, und deine Notizen sind über drei verschiedene Apps verteilt. Kennst du das? Dann bist du nicht allein. Viele Menschen haben Schwierigkeiten dabei, ihre Arbeit zusammenzuhalten, und genau dafür will Routine eine Lösung bieten.

In diesem Review tauche ich ein in das, was Routine genau macht, für wen es gedacht ist, und ob es wirklich die Mühe wert ist, all deine Produktivitätstools gegen diese All-in-One-Lösung einzutauschen.

Routine: das Unternehmen

Routine wurde von einem Team entwickelt, das frustriert war vom ständigen Wechseln zwischen verschiedenen Apps. Ihre Mission ist einfach: alles, was du brauchst, um deinen Tag zu organisieren, an einem Ort unterbringen, ohne dass es zu einem trägen Durcheinander wird.

Das Tool kombiniert deinen Kalender, Aufgaben, Notizen und Kontakte in einer Oberfläche, die du hauptsächlich über die Tastatur bedienst. Das macht es besonders schnell, wenn du einmal die Shortcuts drauf hast. Das Unternehmen setzt stark auf einen Offline-First-Ansatz, was bedeutet, dass du einfach weiterarbeiten kannst ohne Internetverbindung.

Routine ist auf praktisch jeder Plattform verfügbar: Web, iOS, Android, macOS, Windows und sogar Linux. Das ist ziemlich einzigartig für ein relativ junges Produktivitätstool.

Für wen ist Routine?

Routine richtet sich vor allem an Menschen, die viel mit ihrer Tastatur arbeiten und keine Lust auf langsame, mausgesteuerte Oberflächen haben. Denk an Entwickler, Produktmanager, Berater und andere Wissensarbeiter, die ihren Tag straff organisiert haben möchten.

Bist du jemand, der gerne alles an einem Ort hat und nicht ständig zwischen deiner Kalender-App, To-do-Liste und Notizen-Tool wechseln möchte? Dann ist Routine interessant. Das Tool funktioniert am besten, wenn du bereit bist, die Console-Funktion und Keyboard-Shortcuts zu erlernen.

Für Teams gibt es einen Business-Plan, aber Routine funktioniert auch prima für einzelne Nutzer. Die kostenlose Version ist schon ziemlich vollständig, also kannst du gut ausprobieren, ob es zu dir passt, ohne direkt zu bezahlen.

Nicht geeignet? Wenn du gerade auf visuelle, farbenfrohe Oberflächen mit viel Drag-and-Drop-Funktionalität stehst, dann fühlst du dich vielleicht bei Alternativen wie Sunsama oder Motion wohler.

Was kann Routine alles?

Routine ist voller Funktionen, die dir helfen, deinen Tag zu strukturieren. Das sind die wichtigsten:

• Unified Calendar – Synchronisiere deinen Google Calendar, Outlook und andere Kalender in einer Übersicht. Du musst nicht mehr zwischen verschiedenen Apps wechseln, um zu sehen, was auf deinem Terminplan steht.
• Console – Das ist das Killer-Feature von Routine. Mit einem einfachen Tastenkürzel öffnest du eine Befehlszeile, in der du blitzschnell Aufgaben, Events und Notizen hinzufügen kannst. Du tippst einfach, was du festhalten möchtest, und Routine versteht durch Natural Language Processing, was du meinst.
• Tasks & To-do lists – Erstelle Aufgaben mit Deadlines, Labels und Prioritäten. Du kannst Aufgaben direkt über die Console erstellen oder sie später in deinem Posteingang organisieren.
• Time Blocking – Ziehe Aufgaben in deinen Kalender, um Zeit dafür zu blockieren. Das hilft dabei, nicht nur zu planen, was du tun musst, sondern auch wann du es tun wirst.
• Notes & Meeting notes – Verknüpfe Notizen mit deinen Kalenderterminen, sodass alle deine Meeting-Notizen automatisch am richtigen Ort stehen. Praktisch zum Nachschlagen und zur Kontextbewahrung.
• Dashboard – Ein übersichtlicher Startbildschirm, auf dem du schnell siehst, was heute auf deinem Plan steht und was du noch erledigen musst.
• Keyboard shortcuts – Praktisch alles in Routine kannst du mit der Tastatur machen. Sobald du die Shortcuts kennst, arbeitest du deutlich schneller als mit einer Maus.
• Integrationen – Verbinde Routine mit Tools wie Notion, Slack und Zapier, um deinen Workflow weiter zu automatisieren.
• Contact management – Speichere Kontaktdaten und verknüpfe sie mit Aufgaben und Meetings, sodass du immer weißt, womit etwas zu tun hat.
• Offline-first – Arbeite einfach ohne Internet weiter. Sobald du wieder online bist, synchronisiert sich alles automatisch.

Die Kombination dieser Funktionen macht Routine zu einer ziemlich vollständigen Lösung. Besonders die Geschwindigkeit, mit der du Dinge über die Console erfassen kannst, ist ein großer Pluspunkt.

Was kostet Routine?

Routine hat einen kostenlosen Plan, der schon überraschend viel bietet. Du bekommst Zugang zu Aufgaben, Kalendern, Notizen und sogar unbegrenzten Integrationen. Das ist ziemlich großzügig für eine kostenlose Version.

Allerdings fehlen dir einige praktische Features wie Contextual Capture, das Menu Bar Widget, Time Tracking und erweiterte Kalenderansichten. Auch ist deine Historie in der kostenlosen Version begrenzt.

Die kostenpflichtigen Pläne sind:

• Professional – €10 pro Monat bei jährlicher Zahlung (€12 pro Monat bei monatlicher Zahlung). Das gibt dir Zugang zu allen Pro-Features für den individuellen Gebrauch.
• Business – €12 pro Monat bei jährlicher Zahlung (€15 pro Monat bei monatlicher Zahlung). Für Teams mit zusätzlichen Kollaborationsfunktionen gedacht.

Im Vergleich zu Alternativen wie Sunsama (das €20 pro Monat kostet) ist Routine deutlich erschwinglicher. Es gibt keinen Lifetime Deal, aber die Preise sind fair für das, was man bekommt.

Eine Testphase wird nicht explizit erwähnt, aber mit der kostenlosen Version kannst du das Tool ausführlich testen, bevor du dich für ein Upgrade entscheidest.

Worauf solltest du achten?

Routine ist nicht perfekt. Es gibt ein paar Dinge, die du beachten solltest, bevor du den Wechsel machst.

Erstens gibt es eine Lernkurve. Die Konsole und Keyboard-Shortcuts sind fantastisch, wenn du sie einmal beherrschst, aber anfangs fühlst du dich vielleicht etwas verloren. Die Benutzeroberfläche erklärt nicht immer gut, wie die Dinge funktionieren, daher musst du etwas Zeit investieren, um alles zu entdecken.

Die Kalenderansicht kann unübersichtlich wirken. Aufgaben erscheinen an verschiedenen Stellen und es ist nicht immer klar, wo genau du etwas suchen musst. Wenn du an ein schlankes, visuelles Planungstool gewöhnt bist, kann das eine Umstellung sein.

Der Aufgabenbereich ist funktional, aber grundlegend. Dir fehlen erweiterte Ansichtsoptionen wie Kanban-Boards oder verschiedene Filter, die du in dedizierten Task-Managern hast. Für einfache To-do-Listen ist es in Ordnung, aber Power-User von Tools wie Todoist oder Things vermissen möglicherweise einige Features.

Routine befindet sich noch in aktiver Entwicklung. Das bedeutet, dass regelmäßig Updates kommen, aber auch, dass manche Funktionen noch nicht vollständig ausgearbeitet sind. Du merkst hier und da einige rauere Kanten.

Schließlich ist das Tool wirklich für Keyboard-first-Nutzung entwickelt. Wenn du lieber mit der Maus arbeitest und Drag-and-Drop-Interfaces magst, fühlst du dich wahrscheinlich nicht ganz zu Hause in Routine.

Routine Reviews

Ich habe eine Reihe von Routine-Reviews angeschaut und gelesen und es gibt einige, die ich gerne mit dir teilen möchte.

1. ToolFinder

ToolFinder nimmt dich mit auf eine ausführliche Tour durch Routine, einen Daily Planner, der deine Agenda, Aufgaben und Notizen an einem Ort kombinieren möchte. Der Reviewer ist eindeutig von bestimmten Features beeindruckt, sieht aber auch Verbesserungspotenzial. Routine befindet sich noch in einer frühen Phase mit einer kostenlosen Version und einem Believer-Plan von $1 pro Monat, der Zugang zu erweiterten Funktionen bietet.

Der Reviewer hebt besonders die Konsolen-Funktion als echten Game-Changer für die schnelle Erfassung von Aufgaben, Events und Notizen hervor. Du kannst einfach Items aus deinem Google Calendar synchronisieren und alles in einem übersichtlichen System organisieren. Die Möglichkeit zur Integration mit Notion wird ebenfalls positiv aufgenommen. Dennoch wirkt die Kalenderansicht laut dem Reviewer etwas unübersichtlich, mit Aufgaben, die über verschiedene Stellen verteilt erscheinen. Der Aufgabenbereich ist funktional, würde aber von mehr Ansichtsoptionen profitieren.

Pluspunkte

• Minimalistisches und sauberes Design, das angenehm funktioniert
• Console-Funktion ist ein Killer-Feature für schnelles Erfassen von Elementen
• Gute Integration mit Google Calendar, Outlook und Notion
• Praktische Posteingang-Funktion zum späteren Organisieren von Elementen

Minuspunkte

• Kalenderansicht wirkt unübersichtlich und chaotisch im täglichen Gebrauch
• Aufgabenbereich vermisst zusätzliche Ansichtsoptionen für bessere Organisation
• Einige Funktionen werden in der Benutzeroberfläche nicht gut erklärt

Routine Alternativen

Passt Routine nicht ganz zu dem, was du suchst? Das sind die besten Alternativen:

• Sunsama – Wähle Sunsama, wenn du ein strukturiertes tägliches Planungsritual magst. Dieses Tool fokussiert mehr auf Achtsamkeit und hat eine geführte tägliche Shutdown-Routine. Zwar teurer als Routine (€20 pro Monat), aber schöner, wenn du bewusst an der Work-Life-Balance arbeiten möchtest.
• Akiflow – Vergleichbar mit Routine, aber stärker beim Zusammenführen von Aufgaben aus verschiedenen Tools. Wenn du mit Jira, Asana, Slack und noch zehn anderen Apps arbeitest, dann bringt Akiflow alles effizient in einer Befehlszeile zusammen. Ideal für Personen, die viele externe Integrationen benötigen.
• Motion – Möchtest du, dass KI deinen Tag automatisch plant und Aufgaben verschiebt, wenn etwas dazwischenkommt? Dann ist Motion interessant. Während Routine dir manuelle Kontrolle gibt, nimmt Motion viele Entscheidungen ab. Praktisch, wenn du Schwierigkeiten beim Priorisieren hast, aber weniger geeignet, wenn du gerne selbst die Kontrolle behältst.

Jedes dieser Tools hat seine eigenen Stärken. Es hängt von deinem Arbeitsstil ab, welches am besten passt.

Häufig gestellte Fragen

Ist Routine kostenlos?

Ja, Routine hat einen kostenlosen Forever-Plan für individuelle Nutzer, Studenten und Hobbyisten. Du erhältst Zugang zu Aufgaben, Kalendern, Notizen und unbegrenzten Integrationen. Allerdings fehlen dir erweiterte Features wie Contextual Capture, Time Tracking und erweiterte Kalenderansichten.

Funktioniert Routine offline?

Ja, Routine ist offline-first entwickelt. Du kannst einfach ohne Internetverbindung weiterarbeiten und alles synchronisiert automatisch, sobald du wieder online bist. Das macht es zuverlässig für Menschen, die viel unterwegs sind.

Ist Routine auf Android verfügbar?

Ja, die Android-App ist verfügbar und du kannst sie herunterladen. Routine läuft auf iOS, Android, macOS, Windows, Linux und über die Web-App. Das macht es zu einem der wenigen Produktivitätstools, die wirklich überall funktionieren.

Fazit

Routine ist eine solide Wahl, wenn du nach einem schnellen, keyboard-gesteuerten Weg suchst, um deine Agenda, Aufgaben und Notizen zu verwalten. Die Konsolen-Funktion ist wirklich herausragend und wenn du dich einmal an die Shortcuts gewöhnt hast, arbeitest du deutlich effizienter als mit traditionellen Tools.

Die kostenlose Version ist großzügig genug, um gut zu testen, ob es zu dir passt. Für €10 pro Monat erhältst du Zugang zu allen Pro-Features, was ein fairer Preis im Vergleich zu Alternativen ist.

Dennoch ist Routine nicht für jeden geeignet. Die Lernkurve, die manchmal unübersichtliche Kalenderansicht und das Fehlen fortgeschrittener Aufgabenverwaltungsfeatures können abschreckend wirken. Wenn du visuelle Interfaces und umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten magst, schau dir auch Sunsama oder Motion an.

Aber bist du jemand, der schnell arbeiten will, Tastaturkürzel liebt und alles an einem Ort haben möchte? Dann ist Routine definitiv einen Versuch wert. Lade die kostenlose Version herunter und schau, ob es passt.