Du hast einen Berg von Notizen, ein paar Projekte, die du verfolgen möchtest, und eigentlich würdest du auch noch ein Wiki für dein Team aufsetzen wollen. Drei verschiedene Tools? Oder doch alles in einem? Ich nutze Notion nun gut zwei Jahre und kann dir genau sagen, wo es brillant ist und wo du auf Probleme stößt.
Notion: das Unternehmen
Notion wurde 2016 von Ivan Zhao und Simon Last in San Francisco gegründet. Die Geschichte begann eigentlich schon früher – Zhao war jahrelang damit beschäftigt, den „perfekten“ Workspace zu bauen. Er wollte ein Tool, das genauso flexibel war wie Lego, aber für deine Arbeit.
Die ersten Versionen waren eine Katastrophe. Zu langsam, zu fehlerhaft. Aber sie arbeiteten weiter. 2018 brachten sie eine Version heraus, die endlich tat, was sie versprachen: ein Workspace, in dem du alles bauen konntest, was du wolltest. Keine vorgegebene Struktur, kein erzwungener Workflow.
Was macht Notion anders? Sie geben dir Bausteine statt eines fertigen Systems. Willst du eine Aufgabenliste? Bau sie. Ein CRM? Geht auch. Eine Rezeptdatenbank mit Fotos und Tags? Kein Problem. Diese Freiheit ist gleichzeitig ihre größte Stärke und ihre größte Herausforderung.
Für wen ist Notion eigentlich?
Notion ist ideal für Menschen, die gerne mit ihren Systemen experimentieren. Denk an Produktmanager, die ihre Roadmaps visualisieren wollen, Content Creator, die ihre Ideen und Veröffentlichungen verfolgen, oder kleine Teams, die ein Wiki und Projektmanagement in einem wollen.
Studenten lieben es. Du kannst deine Notizen pro Fach organisieren, Deadlines verfolgen und sogar einen Studienplan erstellen. Der kostenlose Plus-Plan für Studenten hilft auch.
Aber ehrlich? Wenn du einfach nur eine simple Notiz-App suchst, ist Notion übertrieben. Und arbeitest du in einer großen Unternehmensumgebung mit strengen Compliance-Anforderungen? Dann stößt du wahrscheinlich auf Einschränkungen. Notion ist für Flexibilität gebaut, nicht für Enterprise-Security oder komplexe Berechtigungsstrukturen.
Auch nicht ideal: wenn du ein fertiges Projektmanagementsystem möchtest. Notion gibt dir die Werkzeuge, aber du musst das System bauen. Das kostet Zeit.
Features von Notion
Schauen wir uns an, was du alles damit machen kannst:
- Unbegrenzte Seiten und Blöcke – Als einzelner Benutzer können Sie unendlich viel Inhalt erstellen. Jede Seite besteht aus Blöcken: Text, Bilder, Listen, Datenbanken. Sie ziehen sie, wohin Sie wollen. Es fühlt sich an wie Bauen mit digitalen Lego-Steinen.
- Anpassbare Datenbanken – Hier glänzt Notion wirklich. Sie erstellen eine Datenbank und betrachten sie als Tabelle, Kanban-Board, Kalender, Liste oder Galerie. Dieselben Daten, fünf verschiedene Ansichten. Perfekt für Projekte, die Sie auf mehrere Arten sehen möchten.
- Echtzeit-Zusammenarbeit – Sie sehen Cursor von Teammitgliedern bewegen, können Kommentare hinterlassen und Personen taggen. Es funktioniert reibungslos, solange Ihre Datenbank nicht zu groß wird.
- Notion AI – Der Schreibassistent hilft Ihnen, Texte zu verbessern, Zusammenfassungen zu erstellen oder Ideen zu generieren. Es ist ein separates Add-on, nicht in Ihrem Abonnement enthalten. Praktisch, aber nicht revolutionär.
- Web-Publishing (Notion Sites) – Stellen Sie Ihre Seiten mit einem Klick online. Kein Hosting erforderlich. Ideal für Dokumentation, Portfolios oder einfache Websites. Es sieht clean aus, aber die Anpassungsmöglichkeiten sind begrenzt.
- Synchronisierung zwischen Geräten – Funktioniert auf Web, iOS, Android, Windows und macOS. Ihre Daten sind immer aktuell. Aber Achtung: Die mobilen Apps sind langsamer als die Desktop-Version.
Diese Datenbanken verdienen besondere Aufmerksamkeit. Du kannst Beziehungen zwischen Datenbanken erstellen – zum Beispiel deine Aufgaben mit Projekten verknüpfen und Projekte mit Kunden. Filter- und Sortieroptionen sind leistungsstark. Willst du nur Aufgaben sehen, die diese Woche fällig sind und mit Projekt X verknüpft sind? Zwei Klicks.
Aber hier kommt auch die Lernkurve ins Spiel. Es dauert eine Weile, bis du verstehst, wie Relationen funktionieren, was Rollups tun und wie du Formeln verwendest. In der ersten Woche wirst du regelmäßig googeln: „Wie mache ich X in Notion?“
Notion Preis
Der kostenlose Plan ist großzügig für einzelne Nutzer. Unbegrenzte Blöcke, alle Features. Nur der Datei-Upload ist auf 5MB begrenzt und du bekommst nur 7 Tage Seitenhistorie. Für den persönlichen Gebrauch prima.
Für Teams wird es teurer. Der Plus-Plan kostet $ 12 pro Monat bei monatlicher Zahlung oder $ 10 pro Monat bei jährlicher Zahlung (also $ 120 pro Jahr). Dann erhältst du unbegrenzte Datei-Uploads und 30 Tage Verlauf. Der Business-Plan kostet $ 24 pro Monat (monatlich) oder $ 20 pro Monat bei jährlicher Zahlung ($ 240 pro Jahr), mit zusätzlichen Admin-Tools und SAML SSO.
Lohnt es sich? Für kleine Teams, die ihren gesamten Workflow in Notion haben möchten: ja. Du ersetzt dann mehrere Tools. Aber für größere Teams kann es schnell teuer werden. Zehn Personen im Plus-Plan? Das sind $ 1200 pro Jahr. Dann kannst du dir auch ClickUp oder Monday.com ansehen, die mehr Out-of-the-Box-Funktionalität bieten.
Schön: Es gibt eine 30-Tage-Testversion für die kostenpflichtigen Pläne. Und Studenten erhalten den Plus-Plan kostenlos mit einer gültigen Schul-E-Mail-Adresse.
Worauf solltest du achten?
Die mobile App ist langsam. Wirklich langsam. Besonders auf Android. Seiten laden nicht schnell, das Scrollen fühlt sich ruckelig an, und große Datenbanken sind einfach frustrierend auf dem Handy zu benutzen. Wenn du viel unterwegs arbeitest, ist das ein Problem.
Offline arbeiten? Vergiss es. Technisch kannst du kürzlich geöffnete Seiten ohne Internet bearbeiten, aber es ist nicht zuverlässig. Sitzt du im Zug ohne WiFi? Dann solltest du besser ein Buch zur Hand nehmen. Apps wie Obsidian sind Notion hier meilenweit voraus.
Die Lernkurve ist steil. Notion gibt dir alle Freiheit, aber auch alle Verantwortung. Du musst selbst herausfinden, wie du es einrichtest. Für manche Menschen ist das großartig, für andere lähmend. Ich habe Freunde, die wochenlang damit beschäftigt waren, ihr „perfektes System“ aufzubauen, anstatt einfach zu arbeiten.
Große Datenbanken werden träge. Hast du mehr als tausend Einträge in einer Datenbank? Bereite dich auf Wartezeiten vor. Filter anzuwenden dauert länger, Seiten laden langsamer. Notion ist für Flexibilität gebaut, nicht für Geschwindigkeit bei großen Datenmengen.
Und dann die Einrichtungszeit. Ein neues Teammitglied hinzufügen? Das muss erst verstehen, wie dein Notion-System funktioniert. Wo sind die Templates? Welche Datenbank ist wofür? Wie funktionieren die Beziehungen? Du brauchst eigentlich ein Onboarding-Dokument für dein Onboarding-Tool.
Was denken andere?
Die Meinungen sind geteilt, tendieren aber zum Positiven. Die Leute sind begeistert von der endlosen Anpassbarkeit und der Tatsache, dass man alles an einem Ort hat. Das minimalistische Design erhält viele Komplimente – es sieht einfach gut aus.
Die Datenbankfunktionalität wird oft als Gamechanger genannt. Besonders Menschen, die von einzelnen Tools (Trello für Projekte, Google Docs für Notizen, Airtable für Datenbanken) umsteigen, schätzen es, dass sie alles kombinieren können.
Aber die Beschwerden sind konsistent. Die langsame mobile App steht ganz oben auf der Liste. Außerdem: kein vollständiger Offline-Modus, Lag bei großen Datenbanken und die komplexe initiale Einrichtung. Viele Nutzer sagen, dass sie Wochen brauchten, um ihr System so einzurichten, wie sie es wollten.
Interessant: Viele Menschen, die Notion verlassen, tun dies nicht, weil es schlecht ist, sondern weil sie die Freiheit zu überwältigend finden. Sie wollen einfach ein Tool, das sagt: „So machst du Projektmanagement“, anstatt „Bau es dir selbst“.
Notion Alternativen
Passt das nicht ganz zu dem, was du suchst?
- Obsidian – Funktioniert vollständig offline und speichert Dateien lokal. Wählen Sie dies, wenn Ihnen Datenschutz und Offline-Zugriff wichtiger sind als Echtzeit-Zusammenarbeit. Perfekt für Menschen, die Kontrolle über ihre Daten haben möchten.
- Coda – Hat leistungsfähigere Formeln und Automatisierungen als Notion. Wählen Sie dies, wenn Ihre Dokumente mehr wie Apps mit fortgeschrittener Datenlogik funktionieren sollen. Denken Sie an komplexe Berechnungen und Workflows.
- ClickUp – Bietet strukturierteres Projektmanagement mit integrierten Workflows. Wählen Sie dies, wenn Sie ein fertiges Projektmanagement-Tool suchen, ohne alles selbst aufbauen zu müssen. Weniger flexibel, aber schneller produktiv.
Häufig gestellte Fragen
Ist Notion kostenlos für Studenten?
Ja, und das ist einer der besseren Deals, die es gibt. Wenn du eine gültige Schul-E-Mail-Adresse hast (endet normalerweise auf .edu oder einer Schuldomain), erhältst du kostenlosen Zugang zum Plus-Plan. Das sind normalerweise $ 10 pro Monat. Du bekommst dann unbegrenzte Datei-Uploads, längeren Seitenverlauf und alle Premium-Features. Auch Lehrkräfte kommen hierfür in Frage.
Funktioniert Notion offline?
Begrenzt und nicht wirklich zuverlässig. Du kannst Seiten, die du kürzlich geöffnet hast, noch ohne Internet bearbeiten, aber es ist nicht für die Offline-Nutzung gemacht. Die Synchronisierung erfolgt erst wieder, wenn du online bist, und manchmal gehen Änderungen verloren. Hast du oft Offline-Momente? Dann ist Obsidian die bessere Wahl.
Ist Notion AI in den kostenpflichtigen Plänen enthalten?
Nein, und das finden viele Leute ärgerlich. Notion AI ist ein separates Add-on, das Sie zusätzlich zu Ihrem Abonnement bezahlen. Es kostet etwa $ 10 pro Monat extra pro Benutzer. Sie erhalten dann einen KI-Assistenten, der beim Schreiben, Zusammenfassen und Brainstorming helfen kann. Praktisch, aber nicht unbedingt notwendig für die meisten Benutzer.
Fazit
Notion ist ein bisschen wie eine leere Leinwand. Brillant, wenn Sie wissen, was Sie malen wollen, frustrierend, wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. Die Stärke liegt in der Flexibilität – Sie können wirklich alles bauen, was Sie wollen. Aber diese Freiheit hat ihren Preis: Zeit und Lernkurve.
Verwenden Sie es, wenn Sie gerne mit Systemen experimentieren, wenn Sie verschiedene Arten von Informationen kombinieren möchten und wenn Sie sich die Zeit nehmen, es richtig einzurichten. Es ist perfekt für kleine Teams, die ihren eigenen Workflow bestimmen wollen, Studenten, die ein Alles-in-einem-System wollen, und Menschen, die ihre Tools gerne an ihre Arbeitsweise anpassen.
Aber überspringen Sie es, wenn Sie schnell etwas Funktionierendes wollen, wenn Sie viel offline arbeiten oder wenn Sie eine schnelle mobile App benötigen. Und wenn Sie in einem großen Unternehmen mit strengen IT-Anforderungen arbeiten, werden Sie wahrscheinlich auf Einschränkungen stoßen.
Meine ehrliche Meinung? Ich verwende Notion immer noch täglich, aber nicht für alles. Meine Projekte und Wiki stehen darin. Meine schnellen Notizen nicht – die gehen in eine einfachere App. Und unterwegs? Da arbeite ich lieber nicht in Notion. Die Desktop-Erfahrung ist gut, die mobile Erfahrung nicht. Wissen Sie, worauf Sie sich einlassen, und es kann ein leistungsstarkes Tool sein.
