Kennst du das Gefühl, dass du noch eine App installierst, um deine Arbeit zu organisieren? Und dass du dann zwischen fünf verschiedenen Tools hin und her springst? Ich habe Tana drei Monate intensiv genutzt, um zu sehen, ob es wirklich die ‚Alles-in-einem‘-Lösung ist, die es verspricht zu sein. Spoiler: Es ist beeindruckend, aber nicht für jeden.
Tana: das Unternehmen
Tana wurde von Olav Sindre Kringlebotn und seinem Team gegründet, die zuvor hinter Workflowy standen – einem der ersten Outline-Tools, das wirklich populär wurde. Sie haben diese Erfahrung mitgebracht, wollten aber über einen einfachen Outliner hinausgehen.
Die Idee hinter Tana? Ein Tool, das sich anpasst, wie du denkst, anstatt umgekehrt. Keine Seiten, die du erstellen musst. Keine strikten Datenbankstrukturen, durch die du dich kämpfen musst. Einfach tippen, taggen und wachsen lassen.
Was Tana wirklich anders macht, ist ihr Fokus auf ‚Supertags‘ – eine Art Hybrid zwischen Tags und Datenbanken. Klingt abstrakt? Das ist es auch ein bisschen. Aber wenn du es einmal verstanden hast, ist es eigentlich brillant. Das Unternehmen befindet sich noch in einer recht frühen Phase, hat aber bereits eine ziemlich loyale Community von Power-Usern aufgebaut.
Für wen ist Tana eigentlich?
Ich will ehrlich sein: Tana ist nichts für Anfänger. Wenn du gerade erst mit digitaler Organisation beginnst, wirst du dich verirren. Wirklich.
Dieses Tool ist für Menschen gemacht, die bereits die Notion-Phase hinter sich haben. Für die, die Obsidian zu simpel finden. Für Berater, die Projekte, Kunden und Notizen miteinander verknüpfen wollen, ohne alles manuell strukturieren zu müssen. Für Forscher, die einen Knowledge Graph aufbauen wollen, ohne dafür ein IT-Studium absolvieren zu müssen.
Denk an: Produktmanager, die Features, Bugs und Meetings miteinander verbinden wollen. Schriftsteller, die Charaktere, Handlungsstränge und Research-Notizen untereinander referenzieren wollen. Studenten, die Literatur, Vorlesungen und Essay-Ideen in einem System haben wollen.
Wähle Tana NICHT, wenn du einfach eine To-do-Liste willst. Oder wenn du etwas suchst, das „einfach funktioniert“ ohne Anleitung. Oder wenn dein Team nicht technisch versiert ist – denn deinen Kollegen zu erklären, wie das funktioniert, das wird ein Projekt für sich.
Features von Tana
Okay, jetzt der interessante Teil. Was kannst du eigentlich damit machen?
- Supertags – Das ist das Herz von Tana. Anstatt nur einen Tag hinzuzufügen, machst du jede Notiz zu einem strukturierten Objekt. Wenn du etwas als „Buch“ taggst, kannst du automatisch Felder wie Autor, Veröffentlichungsdatum und Rating hinzufügen. Es fühlt sich an wie eine Datenbank, aber ohne die rigide Struktur. Du kannst buchstäblich jede Notiz in ein Datenbank-Item verwandeln.
- Knowledge Graph – Alle Links zwischen deinen Notizen werden visuell dargestellt. Klicke auf ein Konzept und du siehst direkt, welche anderen Notizen darauf verweisen. Es ist bidirektional, also wenn du A mit B verlinkst, sieht B das auch automatisch. Praktisch, wenn du Muster in deinem Denken oder Research entdecken möchtest.
- AI Meeting Agent – Nimm an einem Meeting teil und Tana transkribiert und fasst zusammen. Es erstellt automatisch Action Items und verlinkt sie mit relevanten Projekten. Ich nutze das für Kundengespräche und es spart mir mindestens eine halbe Stunde Arbeit pro Meeting. Die Transkription ist überraschend genau, auch mit Deutsch gemischt.
- Live Search – Das sind dynamische Views, die sich automatisch aktualisieren. Erstelle ein Dashboard mit „alle Aufgaben dieser Woche“ oder „alle Notizen über Kunde X“ und es aktualisiert sich selbst, während du arbeitest. Kein manuelles Drag-and-Drop nötig.
- Daily Notes – Jeden Tag eine frische Seite, auf der du schnell Dinge notieren kannst. Es klingt simpel, aber die Kraft liegt darin, wie einfach du Dinge aus deiner Daily Note taggen und strukturieren kannst. Es wird deine zentrale Inbox.
- Tana Capture – Die mobile App ist bewusst einfach gehalten. Du kannst schnell eine Notiz, ein Foto oder ein Voice Memo hinzufügen, das dann in deiner Inbox landet. Nicht mehr, nicht weniger. Für die echte Arbeit gehst du zum Desktop.
Diese Supertags verdienen noch etwas zusätzliche Aufmerksamkeit. Denn hier ist Tana wirklich anders als Notion oder Obsidian. In Notion erstellst du eine Datenbank und fügst ihr Einträge hinzu. In Tana taggst du einfach einen Bullet Point, und dieser Bullet Point IST jetzt ein Datenbankeintrag. Es klingt wie ein subtiler Unterschied, aber in der Praxis ist es enorm befreiend.
Angenommen: Du schreibst in deine Daily Note „Meeting mit Jan über neues Projekt“. Du taggst „Jan“ als Person und „neues Projekt“ als Projekt. Automatisch erscheint diese Notiz jetzt in Jans Profil UND in der Projektübersicht. Keine zusätzlichen Schritte. Kein Copy-Paste. Es wächst organisch mit deiner Arbeit mit.
Tana Preis
Hier wird es interessant. Tana hat einen kostenlosen Plan, aber der ist ziemlich eingeschränkt. Du bekommst 500 AI Credits pro Monat (ausreichend für etwa 5-10 Meetings), maximal 3 zusätzliche Workspaces, keinen API-Zugang und keine Google Calendar Synchronisation.
Für den ernsthaften Einsatz benötigst du Plus oder Pro. Plus kostet $ 10 pro Monat (oder $ 8 pro Monat bei jährlicher Zahlung, also $ 96 pro Jahr). Pro kostet $ 18 pro Monat, oder $ 14 pro Monat bei einem Jahresabonnement von $ 168.
Es gibt auch eine 14-tägige Testversion, damit du es ausprobieren kannst, bevor du bezahlst.
Lohnt es sich? Das hängt davon ab, was du damit ersetzt. Wenn Tana dein Notion ($ 10), Obsidian Sync ($ 10) und ein Transkriptions-Tool ($ 15) ersetzt, dann sind $ 14 pro Monat eigentlich ein Schnäppchen. Aber wenn du nur eine Notiz-App suchst, ist es teuer. Wirklich teuer.
Für deutsche Nutzer fühlt sich das Preisschild durch den Dollarkurs extra heftig an. Rechne mit etwa € 13-17 pro Monat je nach Wechselkursen. Das ist mehr als Netflix. Für eine Notiz-App.
Worauf sollte man achten?
Okay, jetzt zu den Dingen, die mich frustrieren. Denn die gibt es durchaus.
Erstens: diese Lernkurve. Ich musste mir buchstäblich stundenlang YouTube-Tutorials ansehen, bevor ich verstanden habe, wie Supertags wirklich funktionieren. Die erste Woche dachte ich ständig „warum ist das so kompliziert?“ Es ist nicht intuitiv. Du musst Zeit investieren.
Die mobile App ist enttäuschend basic. Du kannst nur Dinge erfassen, nicht wirklich arbeiten. Willst du unterwegs mal eine Notiz ausarbeiten oder ein Dashboard checken? Vergiss es. Du bist an deinen Laptop gebunden. Im Jahr 2025 fühlt sich das einfach veraltet an.
Dann der Preis. Ja, ich habe es schon erwähnt, aber es bleibt ein Schmerzpunkt. $ 18 pro Monat für Pro ist einfach viel Geld. Besonders wenn du gerade erst anfängst und noch nicht weißt, ob du es nutzen wirst. Die kostenlose Version ist zu eingeschränkt, um sie wirklich zu testen, und dann bist du also an diese zweiwöchige Testversion gebunden.
Kleine Ärgernisse: der Offline-Modus funktioniert nur für persönliche Workspaces. Arbeitest du mit einem Team zusammen? Dann musst du online sein. Sitzt du im Zug ohne WLAN? Pech gehabt.
Und obwohl Tana sagt, dass du Daten nach JSON und Markdown exportieren kannst, ist das nicht so plug-and-play, wie du es hoffen würdest. Der Export ist technisch, nicht benutzerfreundlich. Wenn du jemals zu einem anderen Tool wechseln willst, wird das ein Projekt.
Was denken andere?
Die Community ist gespalten, aber enthusiastisch. Power-User lieben es. Sie nennen die Supertags „revolutionär“ und finden, dass die AI-Integration „sich natürlich anfühlt“. Viele Leute sagen, dass Tana für sie sowohl Notion als auch Obsidian ersetzt hat.
Aber es gibt auch viel Kritik. Die mobile App wird ständig als größter Minuspunkt genannt. Die Leute finden es frustrierend, dass sie unterwegs so wenig tun können. Auch die Lernkurve kommt immer wieder vor – „erfordert stundenlange Einarbeitung“ ist eine wiederkehrende Beschwerde.
Was auffällt: fast niemand ist neutral über Tana. Du findest es entweder großartig oder viel zu komplex. Es gibt wenig dazwischen. Das sagt eigentlich schon genug darüber aus, für wen dieses Tool geeignet ist.
Tana Alternativen
Passt das nicht ganz? Diese Tools sind auch eine Überlegung wert:
- Notion – Hat eine traditionellere Datenbank- und Wiki-Struktur. Wähle dies, wenn du lieber mit Seiten und Blöcken arbeitest als mit einem unendlichen Outliner. Notion ist benutzerfreundlicher und hat bessere Templates, aber fehlt die Flexibilität von Supertags.
- Obsidian – Speichert alles lokal in Markdown-Dateien. Wähle dies, wenn du vollständige Kontrolle über deine Daten möchtest und lieber offline arbeitest. Es ist günstiger (oder sogar kostenlos), aber fehlt die fortgeschrittenen Datenbank-Funktionen und AI-Integration.
- Roam Research – Einfacher und rein auf Netzwerk-Denken mit bidirektionalen Links ausgerichtet. Wähle dies, wenn du die komplexen Datenbank-Funktionen von Tana nicht brauchst und rein zwischen Notizen verlinken möchtest. Es ist weniger überwältigend, aber auch weniger leistungsstark.
Häufig gestellte Fragen
Hat Tana einen Offline-Modus?
Ja, aber mit einer Einschränkung. Die Desktop-App funktioniert vollständig offline für deine persönlichen Workspaces. Alles, was du offline tust, synchronisiert sich, sobald du wieder eine Verbindung hast. Aber wenn du in gemeinsamen Workspaces zusammenarbeitest, musst du online sein. Das ist schade, denn gerade für Teamarbeit wäre Offline-Arbeiten praktisch.
Kann ich meine Daten exportieren?
Ja, Tana lässt dich nach JSON und Markdown exportieren. Aber erwarte keinen schönen, lesbaren Export, wie du ihn von Notion kennst. Es ist eher ein technischer Dump deiner Daten. Wenn du jemals zu einem anderen Tool wechseln willst, musst du da noch einiges an Arbeit reinstecken, um es nutzbar zu machen.
Gibt es eine mobile App?
Ja, Tana Capture ist für iOS und Android verfügbar. Aber es wurde bewusst eingeschränkt gehalten. Du kannst schnell Notizen, Fotos und Voice Memos hinzufügen, die in deiner Inbox landen. Für die eigentliche Arbeit – wie das Strukturieren deiner Notizen oder das Ansehen von Dashboards – musst du an deinen Laptop. Das ist eine bewusste Entscheidung von Tana, aber frustrierend, wenn du an vollständige mobile Apps gewöhnt bist.
Fazit
Tana ist beeindruckend, aber nicht für jeden. Wenn du ein Power-User bist, der über Notion hinausgewachsen ist und Obsidian zu einfach findet, dann ist das dein Tool. Die Supertags sind wirklich next-level, wenn du erst einmal durch die Lernkurve durch bist.
Aber bist du noch nicht so weit? Dann fang nicht mit Tana an. Wirklich nicht. Du wirst dich nur frustrieren. Starte mit Notion oder Obsidian, lerne dort die Grundlagen und komme dann zu Tana zurück, wenn du an Grenzen stößt.
Für mich persönlich? Ich nutze Tana jetzt für all meine Kundenprojekte und Research. Es hat tatsächlich mein Notion und Obsidian Setup ersetzt. Aber ich vermisse immer noch eine bessere mobile App. Und ich finde das Preisschild etwas hoch für das, was man bekommt.
Mein Rat: Nimm die zwei Wochen Trial, folge ein paar YouTube-Tutorials und gib ihm eine ehrliche Chance. Aber gehe nicht gleich für ein Jahresabonnement. Denn die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass du nach einer Woche denkst „das ist nichts für mich“ – und das ist völlig okay.
