Du hast bereits drei verschiedene Apps geöffnet, um deine Arbeit zu verfolgen. Eine für Aufgaben, eine für Notizen und noch eine für Projekte. Klingt das bekannt? Ich habe sechs Wochen mit Taskade gearbeitet, um zu sehen, ob es wirklich alle losen Enden zusammenbringen kann – und ob diese KI-Funktionen mehr sind als Marketing-Gerede.
Taskade: das Unternehmen
Taskade wurde von John Xie und Stanley Yang gegründet, zwei Unternehmern, die frustriert vom ständigen Wechseln zwischen verschiedenen Produktivitätstools waren. Sie wollten einen Ort, an dem man Aufgaben, Notizen, Mindmaps und Teamkommunikation kombinieren konnte, ohne dass es ein Durcheinander wurde.
Das Unternehmen startete 2017 und hat seitdem eine beachtliche Transformation durchgemacht. Wo es zunächst hauptsächlich eine einfache Aufgabenliste war, ist es zu einer vollständigen Plattform mit KI-Agenten und Automatisierung herangewachsen. Dieser KI-Fokus ist übrigens kein Gimmick, den sie später hinzugefügt haben – sie haben erheblich in die Entwicklung anpassbarer Assistenten investiert, die wirklich Arbeit abnehmen.
Was Taskade auszeichnet, ist der Fokus auf Echtzeit-Zusammenarbeit. Denk an Google Docs, aber für deinen gesamten Workflow. Du siehst direkt, was Teammitglieder tippen, ziehen und anpassen. Ganz praktisch, wenn du mit Remote-Teams arbeitest.
Für wen ist Taskade eigentlich?
Taskade funktioniert am besten für kleine Teams und Freelancer, denen Flexibilität wichtig ist. Bist du ein Content-Creator, der Brainstorming-Sessions festhalten, diese direkt in Aufgaben umwandeln und dann in einem Kanban-Board verfolgen möchte? Dann bist du hier richtig.
Auch für Startups, die schnell zwischen verschiedenen Arbeitsweisen wechseln wollen, ist es interessant. Eine Woche arbeitest du mit Listen, die nächste Woche mit Mindmaps, weil du an der Strategie arbeitest. Das ist alles möglich, ohne Daten zu verschieben.
Aber ehrlich gesagt: Arbeitest du in einer großen Organisation mit komplexen Projektstrukturen und benötigst umfangreiche Berichte? Dann wird es zu eingeschränkt. Taskade ist für Geschwindigkeit und Flexibilität entwickelt, nicht für Corporate Governance. Auch wenn du hauptsächlich umfangreiche Dokumentation und Wikis benötigst, solltest du dir besser Notion ansehen. Taskade kann zwar Notizen, aber das ist nicht die Stärke der Plattform.
Features von Taskade
Schauen wir uns mal an, was du alles damit machen kannst. Und vor allem: Was es dir in der Praxis bringt.
- KI-Agenten & Automatisierung – Hier wird Taskade richtig interessant. Du kannst KI-Assistenten mit deinen eigenen Daten und Prozessen trainieren. Beispiel: Ich habe einen Agenten erstellt, der automatisch Meeting-Notizen in Aktionspunkte mit Deadlines umwandelt. Das spart mir zwanzig Minuten nach jeder Besprechung. Du kannst auch Agenten auf Trigger reagieren lassen, wie zum Beispiel eine neue Aufgabe, die reinkommt.
- Echtzeit-Zusammenarbeit – Jeder arbeitet gleichzeitig im selben Dokument. Du siehst Cursor sich bewegen, Text erscheinen, Aufgaben verschieben. Fühlt sich manchmal etwas chaotisch an, wenn fünf Leute gleichzeitig daran arbeiten, aber für kleine Teams funktioniert es perfekt. Kein „Warte, arbeitest du auch in dieser Datei?“ mehr.
- Mind Maps & Kanban-Boards – Ein Projekt kannst du als Liste, Mindmap, Board, Kalender oder Tabelle ansehen. Klicken, und deine Ansicht ändert sich. Alle Daten bleiben gleich. Das klingt einfach, aber es ist wirklich toll, ein Brainstorming als Mindmap zu machen und dann direkt zu einem Kanban-Board zu wechseln, um es umzusetzen.
- Integrierter Videochat – Du kannst direkt aus einem Projekt heraus ein Videogespräch starten. Keinen Zoom-Link teilen, keine Teams öffnen. Einfach klicken und reden. Die Qualität ist okay, nicht großartig, aber für eine schnelle Besprechung prima. Ich nutze es vor allem für schnelle Check-ins von zehn Minuten.
- Plattformübergreifende Synchronisierung – Funktioniert auf Web, iOS, Android, Windows, Mac und sogar Linux. Alles synchronisiert automatisch. Ich fange oft etwas auf meinem Laptop an und nehme es später auf meinem Handy wieder auf. Meistens klappt das gut, auch wenn die Synchronisierung manchmal etwas langsam ist – darauf komme ich später zurück.
- Projektverlauf – Du kannst in der Zeit zurückgehen, um zu sehen, wie ein Projekt aussah. Im kostenlosen Plan bekommst du sieben Tage Verlauf, bei bezahlten Plänen unbegrenzt. Praktisch, wenn jemand versehentlich etwas löscht oder wenn du sehen willst, wie sich eine Idee entwickelt hat.
Diese KI-Agenten verdienen etwas zusätzliche Aufmerksamkeit. Du kannst sie nicht nur mit deinen eigenen Inhalten trainieren, sondern ihnen auch spezifische Aufgaben geben. Ich habe zum Beispiel einen Agenten, der jeden Montag durch unsere Projekte geht und prüft, welche Aufgaben keine Deadline haben. Der sendet dann automatisch eine Erinnerung. Kostet mich jetzt null Zeit, erspart Frust im Team.
Ein weiterer Anwendungsfall: Content-Erstellung. Du kannst einen Agenten bei der Recherche helfen lassen, Gliederungen erstellen oder sogar erste Entwürfe schreiben lassen. Die Qualität ist vergleichbar mit ChatGPT, aber der Vorteil ist, dass alles direkt in deinem Workflow sitzt. Kein Copy-Paste zwischen Tools.
Taskade Preis
Fangen wir mit den guten Nachrichten an: Es gibt einen kostenlosen Plan. Und nicht so ein wertloses Freemium-Ding, sondern eine Version, die man wirklich nutzen kann. Man bekommt 250 MB Speicherplatz, sieben Tage Projekthistorie und 1.000 AI Credits pro Monat. Für eine Person, die das Tool ausprobieren möchte, ist das prima. Der Nachteil: man ist allein, keine Teamfunktionen.
Möchtest du mit einem Team arbeiten oder brauchst du mehr AI-Power? Dann schaust du dir die kostenpflichtigen Pläne an. Der Starter-Plan kostet $ 8 pro Monat oder $ 4 pro Monat, wenn du ein Jahr im Voraus bezahlst (also $ 48 pro Jahr). Du bekommst dann unbegrenzte Projekte, 10 GB Speicherplatz und 10.000 AI Credits pro Monat. Für kleine Teams, die gerade anfangen, ist das ein angemessenes Angebot.
Der Pro-Plan kostet $ 20 pro Monat oder $ 10 pro Monat bei jährlicher Zahlung ($ 120 pro Jahr). Hier wird es interessanter: unbegrenzter Speicherplatz, 100.000 AI Credits, Priority Support und erweiterte Automatisierungen. Wenn du ernsthaft mit AI arbeiten willst, brauchst du diesen Plan. Diese 10.000 Credits vom Starter sind schneller aufgebraucht als du denkst, wenn du Agents intensiv nutzt.
Dann gibt es noch Ultra für $ 60 pro Monat oder $ 30 pro Monat jährlich ($ 360 pro Jahr). Das ist für Teams, die wirklich alles aus der Plattform herausholen wollen: 500.000 AI Credits, Custom Branding, Dedicated Support. Ehrlich gesagt ist das für die meisten Nutzer übertrieben, es sei denn, du hast ein größeres Team, das den ganzen Tag AI-Agents laufen lässt.
Alle kostenpflichtigen Pläne kannst du sieben Tage kostenlos testen. Keine Kreditkarte erforderlich, einfach testen. Schön.
Ist es den Preis wert? Hängt von deiner Situation ab. Verglichen mit Notion ($ 10 pro Nutzer pro Monat) oder Asana ($ 10,99 pro Nutzer pro Monat) ist Taskade günstiger, besonders wenn man die AI-Funktionen einrechnet. Aber wenn du nur ein einfaches Aufgabenmanagement brauchst, bezahlst du für Features, die du vielleicht nicht nutzt.
Worauf solltest du achten?
Zeit für die ehrlichen Geschichten. Denn nicht alles ist eitel Sonnenschein.
Die mobile App ist unübersichtlich geworden. Nach den letzten Updates fühlt sie sich überladen und hektisch an. Zu viele Buttons, zu viele Optionen, und es ist nicht immer klar, wo man sein sollte. Auf dem Desktop funktioniert alles prima, aber auf meinem Handy muss ich manchmal dreimal klicken, um zu einer einfachen Aufgabenliste zu kommen. Das ist frustrierend, wenn man schnell etwas checken will.
Die Lernkurve ist auch nicht ohne. Ja, die Grundlagen sind einfach: Aufgaben erstellen, Listen führen. Aber sobald man mit Mindmaps, Automatisierungen und AI-Agents loslegt, wird es schnell überwältigend. Es gibt so viele Optionen und Ansichten, dass neue Nutzer nicht wissen, wo sie anfangen sollen. Ich habe die erste Woche hauptsächlich herumgeklickt und versucht zu verstehen, was eigentlich die beste Arbeitsweise ist.
Und dann das Projektmanagement. Für einfache Projekte ist es prima, aber erwarte keine Gantt-Charts, Ressourcenplanung oder umfangreiche Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Taskade ist für Geschwindigkeit und Flexibilität gebaut, nicht für komplexe Projektstrukturen. Arbeitest du an großen Projekten mit vielen beweglichen Teilen? Dann kommst du an deine Grenzen.
Die Synchronisation zwischen Geräten ist meistens gut, aber manchmal langsam. Ich habe ein paar Mal erlebt, dass Änderungen auf meinem Handy erst fünf Minuten später auf meinem Laptop erschienen. Nicht dramatisch, aber ärgerlich, wenn man erwartet, dass alles sofort funktioniert.
Und diese AI-Funktionen? Manchmal fühlt es sich wie Bloatware an. Nicht jede Aufgabe braucht AI, aber Taskade drückt es einem überall ins Gesicht. Es gibt Momente, wo ich einfach eine simple Checkliste erstellen will, ohne dass ein AI-Assistent fragt, ob er helfen kann. Es ist, als wären sie so sehr darauf bedacht zu zeigen, was sie können, dass sie vergessen, dass einfach manchmal besser ist.
Außerdem vermisse ich eine gute Datenbankfunktion wie Notion sie hat. Man kann zwar Tabellen erstellen, aber es ist längst nicht so leistungsstark. Willst du zum Beispiel einen Content-Kalender mit Beziehungen zwischen Artikeln, Autoren und Veröffentlichungsdaten? Dann wird es schnell zur Fummelei.
Was finden andere?
Die allgemeine Stimmung ist positiv, aber mit Einschränkungen. Viele Nutzer loben die Kombination aus Aufgaben, Notizen und Chat in einer App. Das spart tatsächlich viel Hin- und Herwechseln zwischen Tools. Auch die KI-Agenten werden viel gelobt – Leute berichten, dass es wirklich Zeit spart bei sich wiederholenden Aufgaben.
Der kostenlose Plan wird oft als überraschend umfangreich erwähnt. Viele Konkurrenten geben dir nur einen Testzeitraum oder eine sehr eingeschränkte kostenlose Version, aber bei Taskade kannst du wirklich loslegen, ohne direkt zu zahlen.
Aber diese mobile App kommt immer wieder in Beschwerden vor. Nach Updates fühlt sie sich für viele Menschen unübersichtlich und chaotisch an. Das ist nicht nur meine Erfahrung, offenbar. Auch die Synchronisation wird regelmäßig als Schmerzpunkt genannt – sie ist nicht immer zuverlässig.
Eine interessante Beobachtung von YouTube-Reviewern: Keep Productive lobte die Flexibilität und den Preis, fand aber die Oberfläche überwältigend für neue Nutzer. The Business Dive war begeistert von der KI-Integration, vermisste aber die Tiefe von Datenbank-Tools. Rise Productive fand die mobile App gut, warnte aber, dass sie kein Ersatz für komplexe Datenbank-Apps wie Notion ist.
Was auch auffällt: Einige Nutzer finden die KI-Funktionen ablenkend. Sie wollen einfach eine simple Aufgabenliste, bekommen aber ständig Vorschläge und Optionen, die sie nicht brauchen. Taskade versucht, für jeden etwas zu sein, und das funktioniert nicht immer.
Taskade Alternativen
Passt das nicht ganz zu dem, was du suchst? Hier sind drei Alternativen, die vielleicht besser passen.
- Notion – Besser für Dokumentation und Wikis. Wähle dies, wenn du den Fokus auf Wissensmanagement und umfangreiche Dokumente legst statt auf reine Aufgabenumsetzung. Notion hat leistungsfähigere Datenbanken und ist besser für Langzeit-Dokumentation.
- Asana – Mehr Struktur für große Teams. Wähle dies, wenn du in einer größeren Organisation arbeitest, die strikte Projekthierarchien und Berichte benötigt. Asana ist für komplexe Workflows gebaut und hat bessere Berichtsmöglichkeiten.
- Trello – Einfacher und visueller. Wähle dies, wenn du nur ein einfaches Kanban-Board brauchst ohne KI-Schnickschnack. Trello macht eine Sache gut: visuelles Projektmanagement. Keine Ablenkungen, keine überflüssigen Features.
Häufig gestellte Fragen
Ist Taskade kostenlos nutzbar?
Ja, es gibt einen kostenlosen Plan für Einzelpersonen mit Basisfunktionalitäten und begrenzten KI-Credits. Du bekommst 250 MB Speicher, sieben Tage Projektverlauf und 1.000 KI-Credits pro Monat. Genug, um das Tool gründlich zu testen, und für leichte Nutzung ist es prima. Der Nachteil ist, dass du keine Teamfunktionen hast – es ist wirklich nur für eine Person.
Funktioniert Taskade offline?
Die mobilen Apps haben begrenzte Offline-Funktionalität. Du kannst Aufgaben ansehen und erstellen, aber für vollständige Synchronisation und KI-Funktionen ist eine Internetverbindung erforderlich. Sobald du wieder online bist, wird alles synchronisiert. Erwarte also keine vollständige Offline-Erfahrung wie bei einigen anderen Tools.
Was sind KI-Agenten in Taskade?
Das sind anpassbare KI-Assistenten, die du mit deinen eigenen Daten trainieren kannst, um Aufgaben zu automatisieren, Recherchen durchzuführen oder Content zu generieren. Du gibst ihnen Anweisungen und Auslöser, und sie legen los. Denk an: automatisch Meeting-Notizen in Aufgaben umwandeln, wöchentlich Deadlines prüfen oder erste Entwürfe für Content schreiben. Die Qualität hängt davon ab, wie gut du sie trainierst, aber wenn du dir die Zeit nimmst, sie gut einzurichten, können sie dir wirklich Arbeit abnehmen.
Fazit
Taskade ist eine solide Wahl für kleine Teams und Freelancer, die Flexibilität suchen. Die Kombination aus Aufgaben, Notizen und Echtzeit-Zusammenarbeit funktioniert gut, und die KI-Agenten können wirklich Zeit sparen, wenn du sie gut einsetzt. Der kostenlose Plan ist großzügig genug, um ernsthaft damit zu arbeiten, und die kostenpflichtigen Pläne sind vernünftig bepreist im Vergleich zu Konkurrenten.
Aber es ist nicht perfekt. Die mobile App ist unübersichtlich geworden, die Lernkurve ist steiler als man erwarten würde, und für komplexes Projektmanagement reicht es nicht. Wenn du vor allem umfangreiche Dokumentation oder Datenbank-Funktionalität brauchst, bist du mit Notion besser bedient. Arbeitest du in einer großen Organisation mit strikten Strukturen? Dann schau dir Asana an.
Für mich persönlich funktioniert Taskade am besten als zentrale Anlaufstelle für tägliche Aufgaben und kurzfristige Projekte. Ich nutze es für Content-Planung, Team-Meetings und schnelle Brainstorms. Für langfristige Dokumentation und komplexe Projekte greife ich auf andere Tools zurück. Und das ist eigentlich der Kern: Taskade versucht, alles zu sein, glänzt aber vor allem in Geschwindigkeit und Flexibilität. Wenn das zu deinem Arbeitsstil passt, wirst du es zu schätzen wissen. Wenn nicht, fühlt es sich an wie zu viel Aufwand für das, was du zurückbekommst.
