Dein Team wächst. Die Projekte werden komplexer. Und irgendwo zwischen deiner fünfzehnten Excel-Tabelle und der x-ten „Welche Version ist jetzt die aktuelle?“-Frage wird dir klar: Das muss anders werden. Smartsheet verspricht die Lösung: die Vertrautheit eines Spreadsheets, aber mit Superkräften. Ich habe die Plattform eine ganze Weile für verschiedene Projekte genutzt und kann dir genau sagen, wo sie glänzt und wo du auf Probleme stößt.
Smartsheet: das Unternehmen
Smartsheet wurde 2005 von Brent Frei gegründet, der bereits zuvor einen erfolgreichen Exit mit Onyx Software hatte. Die Idee? Er sah, dass Teams überall Spreadsheets für Projektmanagement nutzten, aber Excel dafür eigentlich nie gedacht war. Zu viele Versionen, keine echte Zusammenarbeit, keine Übersicht.
Also baute er eine Plattform, die die Spreadsheet-Struktur beibehält – denn daran sind die Leute nun mal gewöhnt – aber mit Projektmanagement-DNA. Denk an: Automatisierung, Gantt-Diagramme, Dashboards, Workflows. Das Unternehmen wuchs zu einem börsennotierten Unternehmen mit Tausenden von Enterprise-Kunden heran.
Was Smartsheet auszeichnet? Sie konzentrieren sich ausdrücklich auf größere Organisationen, die komplexe Projekte durchführen. Keine verspielte Oberfläche mit Konfetti-Animationen, sondern ein seriöses Arbeitstier für Teams, die Struktur und Kontrolle brauchen. Und das merkt man in allem.
Für wen ist Smartsheet eigentlich?
Smartsheet ist für Menschen gebaut, die Excel im Schlaf beherrschen. Projektmanager, die mit Dutzenden von Stakeholdern jonglieren. Operations-Teams, die Prozesse automatisieren wollen. Enterprise-Organisationen, die Sicherheit und Compliance ernst nehmen.
Konkret: Wenn du derjenige bist, der für dein Team komplexe Excel-Tabellen mit Formeln, SVERWEISen und bedingter Formatierung erstellt, dann fühlt sich Smartsheet wie nach Hause kommen an. Aber dann mit Echtzeit-Zusammenarbeit und Automatisierung, die dir Stunden pro Woche spart.
Für wen ist es nichts? Kleine Teams, die etwas Einfaches suchen, um Aufgaben zu verteilen. Kreativagenturen, die hauptsächlich visuell arbeiten wollen. Startups mit knappem Budget, die eine moderne, intuitive Oberfläche erwarten. Dann wirst du wahrscheinlich nicht glücklich mit Smartsheet.
Und ehrlich? Wenn dein Team noch nie mit Spreadsheets gearbeitet hat, ist die Lernkurve ziemlich steil. Dann gibt es freundlichere Optionen.
Features von Smartsheet
Schauen wir uns mal an, was du genau bekommst, wenn du dich für Smartsheet entscheidest:
- Grid View (Spreadsheet-Ansicht) – Das ist die Basis. Es sieht aus wie Excel, funktioniert wie Excel, aber mit Steroiden. Du kannst Formeln verwenden, Zellen färben, Spalten anpassen. Der große Unterschied? Mehrere Personen können gleichzeitig arbeiten, ohne dass du mit Versionskonflikten zu kämpfen hast. Jede Änderung wird automatisch gespeichert und synchronisiert.
- Gantt-Charts – Klicke auf einen Button und dein Spreadsheet wird zu einer Zeitleiste. Abhängigkeiten zwischen Aufgaben? Die ziehst du einfach mit der Maus. Eine Aufgabe verzögert sich? Der Rest deiner Planung verschiebt sich automatisch mit. Für Projektmanager, die visuell planen wollen, ist das Gold wert.
- Card View (Kanban) – Dieselben Daten, aber als Karten auf einem Board. Perfekt für Teams, die an Trello oder Jira gewöhnt sind. Du ziehst Aufgaben von „To Do“ nach „Done“ und das zugrunde liegende Sheet wird automatisch aktualisiert. Praktisch, wenn du unterschiedliche Arbeitsstile in einem Team hast.
- Automatisierung & Workflows – Hier beginnt Smartsheet wirklich zu glänzen. Neue Zeile hinzugefügt? Sende automatisch eine Benachrichtigung. Deadline naht? Löse eine Erinnerung aus. Status ändert sich zu „Fertig“? Verschiebe die Aufgabe in ein anderes Sheet. Du baust das mit einem visuellen Workflow-Builder, kein Code nötig.
- Dashboards – Sammle Daten aus mehreren Sheets und erstelle daraus Übersichten. Diagramme, Messgeräte, Berichte – alles in Echtzeit aktualisiert. Ideal für Management, das schnell sehen will, wie Projekte stehen, ohne durch Sheets scrollen zu müssen.
- Formulare – Möchten Sie, dass Personen Daten eingeben, ohne dass sie Ihr Sheet durcheinanderbringen können? Erstellen Sie ein Formular. Jede Einreichung wird automatisch zu einer neuen Zeile. Praktisch für Aufnahmen, Anfragen, Feedback – und so weiter.
- Berichte – Ziehen Sie Daten aus verschiedenen Sheets basierend auf Filtern zusammen. Zum Beispiel: alle Aufgaben, die diese Woche erledigt werden müssen, unabhängig davon, in welchem Projekt sie sich befinden. Oder alle Issues mit dem Status „Dringend“. Diese Berichte aktualisieren Sie nicht manuell – sie bleiben automatisch aktuell.
- Proofing – Müssen Sie Designs oder Dokumente überprüfen? Laden Sie sie hoch, lassen Sie Personen Feedback an bestimmten Stellen platzieren und behalten Sie alle Versionen und Kommentare im Blick. Keine endlosen E-Mail-Threads mehr mit „siehe meine Änderungen in Rot“.
Die Automatisierung verdient noch etwas zusätzliche Aufmerksamkeit. Du kannst wirklich komplexe Workflows erstellen: Wenn Spalte X diesen Wert hat UND Spalte Y älter als 5 Tage ist, dann sende eine Benachrichtigung an Person Z und ändere den Status. Oder: Kopiere automatisch Zeilen in ein anderes Sheet, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen. Bei sich wiederholenden Aufgaben spart das wirklich Stunden pro Woche.
Auch praktisch: Die Formeln funktionieren größtenteils genauso wie in Excel. SUMMEWENN, ZÄHLENWENN, SVERWEIS – alles funktioniert. Also das Wissen, das du bereits hast? Das kannst du direkt anwenden.
Smartsheet Preis
Hier wird es interessant. Smartsheet hat 2025 den kostenlosen Plan gestrichen. Du hast jetzt nur noch eine 30-Tage-Testversion zum Ausprobieren. Danach musst du bezahlen.
Der Pro-Plan kostet $ 12 pro Monat bei monatlicher Zahlung oder $ 9 pro Monat, wenn du ein Jahr im Voraus bezahlst (dann zahlst du $ 108 auf einmal). Das klingt vernünftig, aber Achtung: Du bist auf 10 Benutzer begrenzt. Für kleine Teams kann das funktionieren, aber sobald du wächst, wird es eng.
Der Business-Plan kostet $ 24 pro Monat (oder $ 19 pro Monat bei jährlicher Zahlung, also $ 228 pro Jahr). Hier erhältst du unbegrenzte Editoren, erweiterte Automatisierung und einen Dokumenten-Builder. Dies ist eigentlich der Plan, den du benötigst, wenn du Smartsheet ernsthaft nutzen möchtest.
Und dann kommen die Add-ons. Resource Management? Extra. Brandfolder für Asset Management? Extra. Dynamic View für externe Stakeholder? Auch extra. Diese Kosten summieren sich schnell. Für eine vollständig ausgestattete Enterprise-Lösung zahlst du schnell ein Vielfaches des Grundpreises.
Ist es das wert? Wenn du ein Team hast, das viel mit Daten arbeitet und komplexe Projekte durchführt, wahrscheinlich schon. Die Zeitersparnis durch Automatisierung zahlt sich aus. Aber für einfaches Aufgabenmanagement? Dann zahlst du zu viel. Schau dir dann günstigere Alternativen wie ClickUp oder Asana an.
Worauf solltest du achten?
Seien wir ehrlich über die Frustrationen. Erstens: diese Lernkurve. Smartsheet ist leistungsstark, aber nicht intuitiv. In deiner ersten Woche googelst du regelmäßig, wie Dinge funktionieren. Für neue Teammitglieder bedeutet dies eine erhebliche Onboarding-Zeit. Vergiss nicht, dafür Stunden einzuplanen.
Die mobile App ist enttäuschend langsam. Auf deinem Laptop funktioniert alles prima, aber auf deinem Handy möchtest du eigentlich nur schnell etwas checken oder einen Status aktualisieren. Dann ist diese Ladezeit frustrierend. Und viele Funktionen sind auf dem Handy einfach nicht verfügbar – du bist wirklich auf deinen Desktop angewiesen.
Dann diese Preisstruktur. Die Basispläne sind noch überschaubar, aber sobald du essenzielle Add-ons benötigst, wird es schnell teuer. Resource Management ist eigentlich unverzichtbar für echte Projektplanung, kostet aber extra. Das fühlt sich an, als würde man ein Auto ohne Lenkrad kaufen und dieses dann separat nachbestellen müssen.
Auch ärgerlich: Smartsheet hat keine automatische Speicherung wie Google Sheets. Okay, Änderungen werden zwar synchronisiert, aber wenn du versehentlich eine Zeile löschst, ist sie wirklich weg. Die Versionsverlauf hilft, aber du musst wissen, dass er existiert und wie du ihn verwendest.
Die Benutzeroberfläche sieht veraltet aus. Funktional? Absolut. Aber wenn du an moderne Tools mit einer schlanken UI gewöhnt bist, fühlt sich Smartsheet an wie eine Rückkehr ins Jahr 2010. Kein Dealbreaker, aber es macht die Arbeit damit nicht angenehmer.
Und bei Integrationen? Das Angebot ist ordentlich, aber nicht überwältigend. Die großen Player wie Slack, Microsoft Teams und Salesforce sind dabei, aber erwarte keine Bibliothek von Hunderten nativer Verbindungen wie bei Zapier oder Make. Für spezifische Integrationen musst du oft über APIs oder Third-Party-Tools arbeiten.
Was denken andere?
Der allgemeine Konsens? Smartsheet ist ein Arbeitspferd für Menschen, die Struktur mögen. Teams, die von Excel kommen, sind oft begeistert von den Möglichkeiten. Besonders die Automatisierung und Reportings werden gelobt – das spart wirklich Zeit.
Auch die Sicherheit und Enterprise-Funktionen erhalten viel Lob. Für größere Organisationen mit Compliance-Anforderungen ist Smartsheet eine zuverlässige Wahl. Die Berechtigungen können granular eingestellt werden, Audit-Logs sind vorhanden, und die Datenspeicherung erfüllt die wichtigsten Zertifizierungen.
Aber diese Kritik an den Kosten kommt immer wieder. Benutzer finden es frustrierend, dass essenzielle Funktionen hinter teuren Add-ons stecken. „Du zahlst für ein Projektmanagement-Tool, aber Resource Management ist extra?“ – solche Kommentare sieht man oft.
Die mobile Erfahrung ist eine häufig gehörte Beschwerde. Heutzutage erwartet man einfach, dass ein Tool auf dem Handy gut funktioniert. Smartsheet hinkt da hinterher. Für Menschen, die viel unterwegs sind, ist das ein Problem.
Interessant: Reviewer, die von Excel kommen, sind durchweg positiver als Menschen, die moderne Projektmanagement-Tools gewohnt sind. Dein Hintergrund bestimmt also wirklich, wie du Smartsheet erlebst. Kennst du Formeln und bist du an strukturierte Daten gewöhnt? Dann fühlst du dich zu Hause. Kommst du von Notion oder Monday.com? Dann fühlt es sich träge und altmodisch an.
Smartsheet Alternativen
Passt das nicht ganz zu dem, was du suchst? Dann schau dir diese Optionen an:
- Monday.com – Hat eine viel modernere, farbenfrohe Oberfläche und ist visueller aufgebaut. Wählen Sie dies, wenn Sie ein Tool möchten, das sich angenehmer anfühlt, um damit zu arbeiten, und Sie nicht unbedingt diese strikte Spreadsheet-Struktur benötigen. Die Lernkurve ist auch deutlich flacher.
- Asana – Konzentriert sich mehr auf Aufgabenverwaltung und Teamzusammenarbeit als auf Datenmanagement. Wählen Sie dies, wenn Sie hauptsächlich Aufgaben delegieren möchten und Kommunikation wichtig ist, anstatt komplexe Workflows und Berichte zu erstellen.
- ClickUp – Bietet enorm viel Funktionalität zu einem niedrigeren Preis, einschließlich Docs, Aufgaben und Chat in einer Plattform. Wählen Sie dies, wenn Ihr Budget begrenzt ist und Sie ein zentrales Tool für alle Ihre Arbeitsprozesse suchen. Beachten Sie jedoch: Diese Menge an Optionen kann auch überwältigend sein.
Häufig gestellte Fragen
Gibt es noch einen kostenlosen Smartsheet-Plan?
Nein, der kostenlose Plan wurde Anfang 2025 eingestellt. Du kannst jetzt nur noch 30 Tage kostenlos testen, bevor du zahlen musst. Das ist schade, denn es hat die Einstiegshürde deutlich gesenkt. Jetzt musst du also ab Tag eins investieren oder dich auf diese Testphase beschränken.
Was ist der Unterschied zwischen dem Pro- und Business-Plan?
Der große Unterschied liegt in der Anzahl der Benutzer und erweiterten Funktionen. Pro ist auf 10 Editoren begrenzt – das ist schnell zu wenig, wenn dein Team wächst. Business hat unbegrenzte Editoren, plus bessere Automatisierung, einen Document Builder und Integration mit Brandfolder für Asset Management. Wenn du Smartsheet ernsthaft nutzen willst, brauchst du eigentlich Business.
Kann ich meine bestehenden Excel-Tabellen importieren?
Ja, und das funktioniert überraschend gut. Du kannst Excel-Dateien, Google Sheets und sogar MS Project-Dateien direkt importieren. Die meisten Formeln und Formatierungen bleiben erhalten. Natürlich musst du danach kurz prüfen, ob alles richtig übernommen wurde, aber es erspart dir Stunden manuelles Abtippen. Ein echter Zeitsparer, wenn du viele bestehende Sheets hast.
Fazit
Smartsheet ist kein Tool für jeden. Es ist für Menschen gebaut, die Komplexität nicht scheuen und Struktur mehr schätzen als eine schöne Oberfläche. Wenn du oder dein Team an Excel gewöhnt ist und du einen Weg suchst, dort echte Zusammenarbeit und Automatisierung hinzuzufügen, dann ist Smartsheet ein logischer Schritt.
Die Stärke liegt in der Flexibilität. Du kannst es nach deinen eigenen Prozessen formen, Workflows bauen, die genau das tun, was du brauchst, und Berichte erstellen, die Antworten auf deine spezifischen Fragen geben. Das ist wertvoll.
Aber diese Stärke hat einen Preis – buchstäblich und im übertragenen Sinne. Die Kosten steigen, sobald du Add-ons brauchst. Die Lernkurve ist steil. Und die mobile Erfahrung ist einfach nicht gut genug für diese Zeit.
Mein Rat? Nutze diese 30-Tage-Testversion wirklich. Baue ein paar Sheets, teste die Automatisierung, probiere die verschiedenen Views. Und beziehe dein Team mit ein – sie müssen letztendlich damit arbeiten. Wenn du nach zwei Wochen immer noch begeistert bist und klar siehst, wie es dir Zeit spart, dann ist es die Investition wert.
Aber wenn du nach einer Woche denkst „das fühlt sich zu komplex an für das, was wir brauchen“, dann ist das auch in Ordnung. Es gibt freundlichere, modernere Alternativen, die vielleicht besser zu dir passen. Smartsheet ist leistungsstark, aber nicht für jeden die richtige Wahl. Und das ist okay.
