Ihr Team wächst. Ihre Projekte stapeln sich. Und diese Tabellen? Die platzen aus allen Nähten. Ich habe SmartSuite drei Monate lang intensiv getestet, um zu sehen, ob es wirklich die Flexibilität einer Datenbank mit der Übersichtlichkeit von Projektmanagement kombiniert. Spoiler: Das tut es, aber nicht ohne Haken und Ösen.
SmartSuite: das Unternehmen
SmartSuite entstand aus einer einfachen Beobachtung: Teams kämpfen mit Tools, die entweder zu starr sind (traditionelle Projektmanagement-Software) oder zu technisch (reine Datenbanklösungen). Die Plattform wurde als Antwort auf diese Frustration lanciert.
Was SmartSuite anders macht? Sie versuchen nicht, noch ein weiteres Projektmanagement-Tool zu sein. Stattdessen bieten sie eine flexible Plattform, auf der Sie Ihre eigenen Arbeitsprozesse aufbauen können. Denken Sie an Airtable, aber mit der visuellen Attraktivität von Monday.com. Oder umgekehrt, je nachdem, woher Sie kommen.
Das Unternehmen richtet sich an Teams, die ihre Prozesse digitalisieren möchten, ohne direkt einen Entwickler einstellen zu müssen. Sie sind GDPR-konform und bieten HIPAA-Unterstützung für Teams im Gesundheitswesen. Letzteres ist nicht unwichtig, wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten.
Für wen ist SmartSuite eigentlich?
SmartSuite wurde für Teams entwickelt, die zwischen zwei Welten feststeckten. Sie kennen sie: diese Tabellenkalkulations-Liebhaber, die wissen, dass Excel nicht mehr ausreicht, aber auch keine Lust haben auf ein weiteres starres Projektmanagement-Tool, in das sie ihre Prozesse pressen müssen.
Denken Sie an Marketing-Teams, die Kampagnen, Content und Budgets in einem System verwalten möchten. Oder an HR-Abteilungen, die Recruiting, Onboarding und Performance Reviews optimieren möchten. Auch Beratungsunternehmen, die Kundenprojekte, Zeiterfassung und Ressourcenplanung kombinieren möchten, kommen hier auf ihre Kosten.
Aber ehrlich? Wenn Sie ein kleines Team haben, das einfach nur Aufgaben abhaken möchte, ist das übertrieben. Dann sind Sie mit etwas wie Todoist oder Asana besser bedient. Und sind Sie Entwickler, der vollständige API-Kontrolle möchte? Dann wird Airtable wahrscheinlich Ihr besserer Freund.
SmartSuite erfordert eine Investition in Lernzeit. Nicht Monate, aber auch nicht zehn Minuten. Rechnen Sie mit ein paar Tagen, um es wirklich zu durchdringen. Diese Investition lohnt sich nur, wenn Sie komplexe Prozesse haben, die Maßanfertigung erfordern.
Funktionen von SmartSuite
Schauen wir uns an, was unter der Haube steckt:
- SmartSuite AI – Der KI-Assistent hilft dir beim Einrichten von Workflows, beim Generieren von Content und beim Analysieren von Daten. Tippe „erstelle einen Projektplan für einen Website-Relaunch“ und du erhältst einen Startpunkt. Es ist nicht perfekt, spart aber eine Menge Denkarbeit beim Einrichten neuer Solutions.
- Erweiterte Automatisierungen – Hier wird es interessant. Neuer Kunde in deinem CRM? Der bekommt automatisch eine Onboarding-Aufgabe, eine Willkommensmail und einen Platz in deiner Planung. Jemand markiert eine Aufgabe als dringend? Dann sendet das System direkt eine Benachrichtigung an dein Slack. Du baust diese Flows mit einem visuellen Editor, kein Code nötig.
- Zeiterfassung – Integriertes Time Tracking, das mit deinen Aufgaben und Projekten verknüpft ist. Starte einen Timer, wechsle zwischen Projekten, und am Ende der Woche siehst du genau, wohin deine Zeit gegangen ist. Praktisch für die Abrechnung oder einfach um zu sehen, wo deine Energie versickert.
- Dashboards & Berichte – Hier glänzt SmartSuite wirklich. Du erstellst individuelle Dashboards mit Diagrammen, Tabellen und Widgets, die Echtzeitdaten anzeigen. Wie viele Deals befinden sich in der Pipeline? Welche Projekte sind im Verzug? Wie hoch ist die Arbeitslast deines Teams? Ein Blick und du weißt Bescheid.
- Über 40 Feldtypen – Von einfachen Textfeldern bis hin zu komplexen Beziehungen zwischen Datenbanken. Du hast Formeln, Lookup-Felder, Datei-Uploads, Standortverfolgung, Bewertungen, Checkboxen… alles, was du brauchst, um deine eigene Datenstruktur aufzubauen. Es fühlt sich an wie Excel auf Steroiden.
- Kanban-, Kalender- & Zeitleistenansichten – Dieselben Daten, unterschiedliche Perspektiven. Dein Marketingexperte möchte ein Kanban-Board sehen, dein Manager ein Gantt-Diagramm und dein Designer eine Kalenderübersicht? Alles möglich, aus derselben Datenquelle. Jeder schaut sich an, was für ihn funktioniert.
Diese Dashboards verdienen besondere Aufmerksamkeit. Wo viele Tools Sie zwingen, zwischen „Aufgabenliste“ oder „Projektübersicht“ zu wählen, gibt Ihnen SmartSuite die Freiheit, Ihr eigenes Management-Cockpit zu bauen. Ich habe Dashboards gesehen, die Echtzeit-Verkaufsmetriken mit Projektdeadlines und Teamkapazität kombinieren. Dieses Niveau an Anpassung findet man nicht oft.
Die Automatisierungen sind ebenfalls leistungsstärker als Sie erwarten würden. Sie können bedingte Logik hinzufügen (wenn dies, dann das, sonst jenes), Verzögerungen einbauen (warten Sie drei Tage, bevor Sie eine Erinnerung senden) und sogar externe Webhooks auslösen. Für Nicht-Entwickler ist dies ein enormer Fortschritt.
SmartSuite Preis
Sprechen wir über Geld. SmartSuite hat einen kostenlosen Plan, aber der ist hauptsächlich zum Probieren. Du bist auf maximal 3 Benutzer, 5 Solutions, 1.000 Einträge pro Solution und 100MB Speicher beschränkt. Für ein richtiges Team ist das zu knapp.
Der Team-Plan kostet $ 15 pro Benutzer pro Monat (oder $ 12 bei jährlicher Zahlung, also $ 144 pro Jahr). Das ist der Einstieg für die meisten Teams. Du bekommst unbegrenzte Solutions und Einträge, 10GB Speicher pro Benutzer und 1.000 Automations pro Monat.
Der Professional-Plan springt auf $ 34 pro Monat ($ 30 bei Jahreszahlung, $ 360 pro Jahr). Hier bekommst du erweiterte Berechtigungen, 100GB Speicher pro Benutzer, White-Label-Portale und unbegrenzte Automations. Hier wird SmartSuite wirklich interessant für Beratungsfirmen oder Agenturen, die Client-Portale betreiben möchten.
Enterprise kostet $ 50 pro Monat ($ 45 bei Jahreszahlung, $ 540 pro Jahr) und fügt HIPAA-Compliance, dedizierten Support und individuelle Verträge hinzu. Außer du bist in einer stark regulierten Branche, brauchst du das wahrscheinlich nicht.
Ist es das wert? Das hängt davon ab, woher du kommst. Im Vergleich zu Monday.com (ab $ 9 pro Benutzer, aber mit viel weniger Flexibilität) oder Airtable (ähnliche Preise, aber weniger Projektmanagement-Features) liegt SmartSuite in einem interessanten Mittelweg. Für $ 12 pro Monat bekommst du viel Funktionalität.
Aber für deutsche Unternehmen fühlen sich $ 15-34 pro Benutzer pro Monat doch heftig an, besonders wenn dein Team wächst. Rechne mal aus: ein Team von 10 Personen auf dem Professional-Plan kostet dich $ 3.600 pro Jahr. Dafür kannst du auch einen dedizierten Entwickler einstellen, der eine individuelle Lösung baut.
Die gute Nachricht: Du bekommst 14 Tage Testversion, um es auszuprobieren. Keine Kreditkarte erforderlich. Nutze diese Zeit gut und baue einen echten Workflow, nicht nur einen Spielplatz.
Worauf sollten Sie achten?
Die mobile App ist enttäuschend. Wirklich. Du kannst Aufgaben ansehen und einfache Updates durchführen, aber vergiss komplexe Workflows oder das Erstellen neuer Solutions. Unterwegs arbeiten? Das wird frustrierend. Die App fühlt sich mehr wie eine Notlösung als wie ein vollwertiger Begleiter an.
Dann diese Lernkurve. SmartSuite verkauft sich als „intuitiv“, aber seien wir ehrlich: Das erste Mal, wenn du eine Solution mit Beziehungen zwischen verschiedenen Tabellen einrichtest, kratzt du dich am Kopf. Es ist keine Raketenwissenschaft, aber es erfordert schon logisches Denken über Datenstrukturen. Für Menschen, die an lineare Projektmanagement-Tools gewöhnt sind, kann das überwältigend sein.
Die nativen Integrationen sind spärlich. Ja, du hast Zapier und Webhooks, aber vergiss eine lange Liste von One-Click-Verknüpfungen, wie du sie bei Monday.com oder ClickUp findest. Willst du SmartSuite mit deinem bestehenden Tool-Stack verbinden? Dann wird Zapier dein bester Freund, und das kostet extra Geld.
Geschwindigkeitsprobleme tauchen bei großen Datensätzen auf. Ein Benutzer beschwerte sich, dass das System langsam wurde bei mehr als 10.000 Einträgen in einer Solution. Für die meisten Teams ist das kein Problem, aber wenn du eine große Datenbank migrieren möchtest, teste dann erst gründlich.
Und noch etwas: Massenaktionen sind begrenzt. Willst du 50 Aufgaben gleichzeitig aktualisieren? Das geht, aber nicht so reibungslos wie in ClickUp. Power-User, die an Tastenkombinationen und Massenbearbeitungen gewöhnt sind, werden das vermissen.
Was denken andere?
Die allgemeine Stimmung ist positiv. Benutzer loben vor allem die Kombination aus Datenbank-Flexibilität und Projektmanagement-Übersicht. „Endlich ein Tool, das beide Welten vereint“ ist ein oft gehörter Ausruf.
Die visuell ansprechende Benutzeroberfläche bekommt viele Komplimente. Wo Airtable manchmal technisch und langweilig wirkt, sieht SmartSuite modern aus. Das klingt oberflächlich, aber wenn du täglich damit arbeitest, macht es einen Unterschied.
Der Kundenservice wird durchweg gelobt. Schnelle Antworten, hilfreiche Lösungen und ein Team, das wirklich zuzuhören scheint. Für eine relativ junge Plattform ist das keine Selbstverständlichkeit.
Aber diese mobile App? Darüber sind die Beschwerden einstimmig. „Unbrauchbar für ernsthafte Arbeit“ fasst es zusammen. Und die Geschwindigkeitsprobleme bei großen Datensätzen kommen regelmäßig in Reviews vor. SmartSuite funktioniert fantastisch, bis man eine bestimmte Größenordnung erreicht, dann beginnt man die Einschränkungen zu spüren.
YouTube-Reviewer sind vorsichtig positiv. Keep Productive lobt die Dashboards und Views, warnt aber vor der Lernkurve. ProcessDriven betont die überlegenen Berechtigungen im Vergleich zu ClickUp, vermisst aber die Geschwindigkeit für Power-User. Das Muster ist klar: SmartSuite glänzt in Flexibilität und Übersicht, verlangt aber Anpassung.
SmartSuite Alternativen
Passt das nicht ganz zu dem, was du suchst?
- Monday.com – Einfacher zu bedienen, aber weniger flexibel in der Datenstruktur. Wähle dies, wenn du schnell mit traditionellem Projektmanagement ohne steile Lernkurve loslegen möchtest. Die Oberfläche ist bunter und verspielter, was einige Teams schätzen.
- Airtable – Mehr Fokus auf Datenbankfunktionalität und API-Integrationen. Wähle dies, wenn du eine reine Datenbanklösung mit maximaler Freiheit für Entwickler suchst. Die Scripting-Möglichkeiten sind umfangreicher, aber die Projektmanagement-Features sind begrenzter.
- ClickUp – Günstigeres Einstiegsmodell, kann aber durch zu viele Features überwältigend sein. Wähle dies, wenn dein Budget begrenzt ist und du extrem viele Features in einer App vereinen möchtest. Achtung: Diese Menge an Optionen kann auch lähmend wirken.
Häufig gestellte Fragen
Ist SmartSuite GDPR und HIPAA konform?
Ja, auf beiden Fronten. SmartSuite erfüllt die GDPR-Richtlinien, was bedeutet, dass du Daten europäischer Kunden sicher speichern kannst. HIPAA-Compliance ist in den höheren Plänen verfügbar, speziell für Teams im Gesundheitswesen, die mit Patientendaten arbeiten. Prüfe aber, ob dein spezifischer Anwendungsfall in die Compliance-Bedingungen fällt.
Kann ich meinen eigenen Domainnamen verwenden?
Ja, aber erst ab dem Professional-Plan. Dann bekommst du White-Label-Portale, auf die du dein eigenes Branding und deinen eigenen Domainnamen setzen kannst. Praktisch, wenn du Client-Portale betreiben oder SmartSuite als Teil deines eigenen Produkts einsetzen möchtest. Bei den niedrigeren Plänen bist du an das SmartSuite-Branding gebunden.
Kann ich mein Abonnement jederzeit ändern?
Ja, du bist nicht festgelegt. Ein Upgrade ist direkt möglich und tritt sofort in Kraft. Ein Downgrade ist auch möglich, aber dann läuft dein aktueller Plan erst ab, bevor die Änderung aktiv wird. Das verhindert, dass du Geld für ein bereits bezahltes Abonnement verlierst. Achte aber auf die Limits deines neuen Plans – ein Downgrade von Professional auf Team bedeutet, dass du bestimmte Features verlierst.
Fazit
SmartSuite ist kein Tool für jedermann. Es ist auch kein Tool, das man an einem Nachmittag beherrscht. Aber wenn dein Team zwischen Tabellen und starrer Projektmanagement-Software feststeckt, dann ist dies genau die Brücke, die du brauchst.
Die Stärke liegt in der Flexibilität. Du baust deine eigenen Arbeitsprozesse, deine eigenen Dashboards, deine eigenen Automatisierungen. Das erfordert allerdings eine Investition in Zeit und Denkleistung. Für Teams unter fünf Personen ist das wahrscheinlich übertrieben. Für größere Teams, die komplexe Prozesse digitalisieren wollen? Dann zahlt sich diese Investition aus.
Die mobile App bleibt ein Schwachpunkt. Echtes mobiles Arbeiten ist nicht möglich. Und die begrenzten nativen Integrationen bedeuten, dass du wahrscheinlich Zapier dazu benötigst. Das sind keine Dealbreaker, aber Realität.
Persönlich? Ich würde SmartSuite Beratungsunternehmen, Marketingteams und Personalabteilungen empfehlen, die ihre Prozesse professionalisieren wollen, ohne gleich ein Enterprise-Monster wie Salesforce oder SAP anzuschaffen. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist gut, der Support ist ausgezeichnet, und die Plattform wächst mit deinen Ambitionen. Aber beginne mit dem 14-Tage-Trial. Baue einen echten Workflow. Teste deinen Anwendungsfall. Dann weißt du schnell genug, ob dies dein neuer Arbeitsplatz wird.
