Ihr Team wächst. Projekte werden komplexer. Und plötzlich reicht diese einfache Aufgabenliste nicht mehr aus. Ich habe Wrike einen Monat lang ausführlich für verschiedene Projekte getestet – von Contentstrategie bis Produktentwicklung. Und ehrlich? Es ist leistungsstark. Aber auch überwältigend.
Wrike: das Unternehmen
Wrike gibt es bereits seit 2006 und wurde von Andrew Filev gegründet. Es begann als einfaches Tool zur Reduzierung von E-Mail-Chaos – etwas, womit jedes wachsende Team zu kämpfen hat. Inzwischen ist es zu einer vollwertigen Enterprise-Projektmanagement-Lösung herangewachsen.
Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in San Jose, Kalifornien, und richtet sich vor allem an mittelgroße bis große Organisationen. Denken Sie an Marketing-Teams, Kreativagenturen und IT-Abteilungen, die komplexe Workflows managen müssen. Im Jahr 2021 wurde Wrike von Citrix übernommen, was den Enterprise-Fokus nur noch verstärkte.
Was Wrike auszeichnet? Die extreme Anpassbarkeit. Während viele Projektmanagement-Tools Sie zwingen, nach ihrer Arbeitsweise zu arbeiten, lässt Wrike Sie nahezu alles nach eigenen Vorstellungen anpassen. Das ist gleichzeitig ihre größte Stärke und Schwäche.
Für wen ist Wrike eigentlich?
Seien wir ehrlich: Wrike ist nicht für jeden geeignet. Sind Sie Freelancer oder ein kleines Team, das einfach Aufgaben verfolgen möchte? Dann ist das wahrscheinlich des Guten zu viel. Die Lernkurve ist steil und Sie bezahlen für Funktionen, die Sie nie verwenden werden.
Wrike ist wirklich für Teams ab 10-15 Personen entwickelt, die komplexe Projekte durchführen. Marketing-Teams, die Kampagnen mit Dutzenden von Deliverables planen müssen. Kreativagenturen, die Genehmigungsprozesse für Designs benötigen. IT-Abteilungen, die Sprints mit Abhängigkeiten zwischen Aufgaben managen möchten.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie haben mehrere Abteilungen, die zusammenarbeiten. Sie möchten detaillierte Berichte darüber, wer was macht. Sie benötigen Automatisierungen, weil manuelle Arbeit zu zeitaufwändig wird. Dann sind Sie bei Wrike an der richtigen Adresse.
Wählen Sie NICHT Wrike, wenn Sie schnell ohne Aufwand starten möchten. Oder wenn Ihr Budget knapp ist. Oder wenn Ihr Team allergisch auf komplexe Software reagiert. Dann sind Asana oder Monday.com bessere Optionen.
Features von Wrike
Okay, schauen wir uns an, was Sie für Ihr Geld bekommen.
- Interaktive Gantt-Diagramme – Hier glänzt Wrike wirklich. Du ziehst Aufgaben hin und her, siehst direkt welche Abhängigkeiten es gibt und bekommst sofort einen Überblick über deinen kritischen Pfad. Perfekte Planung für Projektmanager, die komplexe Zeitpläne im Griff haben wollen. Aber Achtung: diese Funktion ist nicht im kostenlosen Plan enthalten.
- Anpassbare Dashboards – Hier kannst du dich richtig austoben. Baue deine eigenen Übersichten mit genau den Metriken, die dir wichtig sind. Willst du sehen, wie viele Aufgaben diese Woche erledigt werden müssen? Oder welche Teammitglieder überlastet sind? Einfach Widgets hinzufügen und fertig. Es kostet allerdings etwas Zeit, es so einzurichten, wie du es möchtest.
- Zeiterfassung – Ab dem Business-Plan kannst du nachverfolgen, wie viel Zeit Aufgaben kosten. Praktisch für die Abrechnung oder um zu sehen, wohin deine Zeit geht. Es funktioniert intuitiv: starte einen Timer oder trage es nachträglich ein. Einfach aber effektiv.
- Proofing und Genehmigungen – Für kreative Teams ist das Gold wert. Lade ein Design hoch, Teammitglieder können direkt an bestimmten Stellen Feedback geben, und du behältst alle Versionen übersichtlich bei. Keine endlosen E-Mail-Threads mehr mit „siehe Anhang_final_v3_wirklich_final.pdf“.
- Anfrageformulare – Andere Abteilungen können über standardisierte Formulare Arbeit bei deinem Team anfragen. Alle Infos, die du brauchst, werden sofort gesammelt, und es wird automatisch zu einer Aufgabe in deinem Projekt. Spart enorm viel Hin-und-Her-Kommunikation.
- Automatisierung von Workflows – Wenn eine Aufgabe den Status „Bereit zur Prüfung“ bekommt, kann automatisch die richtige Person eine Benachrichtigung erhalten. Oder Aufgaben können automatisch in einen anderen Ordner verschoben werden. Du sparst Stunden manuelles Hin- und Herschieben von Aufgaben.
- Cross-Tagging von Aufgaben – Eine Aufgabe kann gleichzeitig in mehreren Projekten sein, ohne dass du Duplikate erstellen musst. Super praktisch, wenn du mit Matrixstrukturen arbeitest, wo Leute an mehreren Projekten mitwirken.
Die Gantt-Diagramme verdienen noch etwas zusätzliche Aufmerksamkeit. In vielen Tools sind Gantt-Diagramme eine Art Nebensache – statisch und nicht wirklich nutzbar. Bei Wrike sind sie das Herzstück der Planung. Sie sehen auf einen Blick, welche Aufgaben sich gegenseitig blockieren, wo Sie Verzögerungen haben und ob Deadlines realistisch sind. Während meines Tests verschob ich einen wichtigen Meilenstein um eine Woche, und alle abhängigen Aufgaben verschoben sich automatisch mit. Das spart Stunden an manuellen Anpassungen.
Die Proofing-Funktion ist ebenfalls wirklich gut durchdacht. Ich habe sie mit einem Team von Designern und Marketern getestet. Sie konnten genau angeben, worauf sich das Feedback bezog – keine Verwirrung mehr über „diese Schaltfläche oben“, wenn es drei Schaltflächen oben gibt. Alle Feedbacks werden gesammelt, der Designer passt an, lädt eine neue Version hoch, und jeder kann sehen, was sich geändert hat. Allein das kann Wochen an Frustration in einem kreativen Prozess ersparen.
Wrike Preis
Und dann kommen wir zum Schmerzpunkt. Wrike ist nicht günstig.
Es gibt einen kostenlosen Plan mit unbegrenzten Benutzern, was auf dem Papier gut klingt. Aber in der Praxis ist er zu eingeschränkt. Man bekommt grundlegendes Aufgabenmanagement, aber keine Gantt-Diagramme, keine Dashboards und nur 2GB Speicherplatz. Für ein echtes Team ist das nicht praktikabel.
Der Team-Plan kostet $ 10 pro Benutzer pro Monat bei einem Jahresabonnement (also $ 120 pro Jahr pro Person). Hier bekommt man Gantt-Diagramme und mehr Speicherplatz. Für ein Team von 10 Personen zahlt man also $ 100 pro Monat, oder fast $ 1200 pro Jahr. Das ist schon ein ordentlicher Betrag.
Der Business-Plan – wo man Zeiterfassung und Automatisierungen bekommt – kostet $ 5 pro Benutzer pro Monat ($ 300 pro Jahr). Für dasselbe Team von 10 Personen spricht man von $ 250 pro Monat. Fast $ 3.000 pro Jahr. Das ist ernsthaftes Geld.
Die Enterprise- und Pinnacle-Pläne haben keine öffentlichen Preise. Man muss Kontakt für ein Angebot aufnehmen, was normalerweise bedeutet: noch teurer.
Glücklicherweise gibt es eine kostenlose Testphase von 14 Tagen. Nutzen Sie diese. Wirklich. Denn Sie wollen nicht nach einem Monat feststellen, dass Ihr Team das Tool nicht nutzt, weil es zu komplex ist.
Ist es das wert? Das hängt von Ihrer Situation ab. Für eine Marketingagentur, die € 100+ pro Stunde abrechnet und wochenlang Zeit bei der Projektkoordination spart? Absolut. Für ein Startup, das noch nach Product-Market-Fit sucht? Wahrscheinlich nicht.
Worauf sollten Sie achten?
Okay, Zeit für die ehrlichen Warnungen. Denn die gibt es definitiv.
Die Lernkurve ist wirklich ein Problem. Ich bin nicht der Schlechteste mit Software, aber es hat mich leicht eine Woche gekostet, um wirklich produktiv mit Wrike zu werden. Es gibt so viele Optionen, Einstellungen und Möglichkeiten, dass man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht. Neue Teammitglieder waren am Anfang völlig verloren. „Wo muss ich das eintragen?“ und „Wie funktioniert das nochmal?“ waren tägliche Fragen.
Dann diese Ladezeiten. Bei großen Projekten mit hunderten Aufgaben wurde es manchmal frustrierend langsam. Besonders die Gantt-Diagramme können haken, wenn man viele Daten hat. Man klickt, wartet, klickt noch einmal aus Ungeduld, und dann passiert plötzlich zu viel auf einmal. Nicht ideal, wenn man schnell arbeiten will.
Die Preisstruktur ist auch verwirrend. Wrike arbeitet mit Mindestanzahlen an Benutzern pro Plan, und das wird nicht immer klar kommuniziert. Man denkt, man zahlt für 5 Benutzer, muss aber mindestens 10 abnehmen. Solche Überraschungen sind nicht schön.
Und obwohl die Anpassbarkeit ein Vorteil ist, ist sie auch eine Falle. Man kann sich komplett festfahren, indem man zu viel anpasst. Ich sah während meines Tests, dass Teams manchmal so eine komplexe Struktur aufbauten, dass niemand mehr verstand, wie es funktionierte. Manchmal ist weniger mehr.
Die mobilen Apps sind okay, aber nicht großartig. Für schnell eine Aufgabe checken prima, aber wirklich arbeiten tut man doch auf dem Laptop. Die Oberfläche fühlt sich eng auf einem Telefonbildschirm an, und einige Funktionen fehlen einfach.
Was denken andere?
Ich bin nicht der Einzige mit diesen Erfahrungen. Die allgemeine Stimmung über Wrike ist gemischt positiv – Leute schätzen die Leistung, kämpfen aber mit der Komplexität.
Was immer wieder in positiven Bewertungen vorkommt: die Anpassbarkeit für komplexe Projekte, der Alles-in-einem-Ansatz, sodass man nicht zehn verschiedene Tools braucht, und die leistungsstarken Berichtsmöglichkeiten. Enterprise-Teams sind oft begeistert von den Sicherheitsfunktionen und der Möglichkeit, wirklich maßgeschneidert zu arbeiten.
Aber die Beschwerden sind auch konsistent. Diese steile Lernkurve wird von fast allen genannt. Neue Benutzer brauchen wirklich Zeit, um produktiv zu werden. Die Langsamkeit bei großen Projekten ist eine oft gehörte Frustration. Und die unklare Preisstruktur mit Mindestanzahlen an Benutzern sorgt für unangenehme Überraschungen.
In YouTube-Bewertungen sieht man dasselbe Muster. TechPrism verglich Wrike mit Asana und Monday.com und kam zu dem Schluss, dass Wrike die meisten Enterprise-Funktionen hat, aber am wenigsten benutzerfreundlich ist. Für Teams, die bereits Erfahrung mit Projektmanagement-Software haben, ist das kein Problem. Für Teams, die gerade anfangen, schon.
Interessant ist, dass fast niemand Wrike „schlecht“ nennt. Es ist eher: gut, aber nicht für jeden. Und das fasst es eigentlich perfekt zusammen.
Wrike Alternativen
Passt das nicht ganz zu dem, was du suchst? Dann schau dir mal diese Alternativen an:
- Asana – Einfacher in der Bedienung und intuitiver als Wrike. Wähle dies, wenn dein Team schnell loslegen will ohne steile Lernkurve. Die Oberfläche ist aufgeräumter und neue Benutzer verstehen es innerhalb eines Tages.
- Monday.com – Visueller und einfacher anzupassen. Wählen Sie dies, wenn Sie farbenfrohe, visuelle Projektplanung bevorzugen. Es fühlt sich spielerischer und weniger corporate an als Wrike.
- ClickUp – Günstiger und mehr Funktionen im kostenlosen Plan. Wählen Sie dies, wenn Sie ein begrenztes Budget haben, aber viel Funktionalität suchen. Sie bekommen mehr für weniger Geld, aber die Benutzeroberfläche ist manchmal unübersichtlich.
Häufig gestellte Fragen
Ist Wrike kostenlos nutzbar?
Ja, es gibt einen kostenlosen Plan mit unbegrenzten Benutzern. Aber erwarte keine Gantt-Diagramme oder Dashboards – du bekommst nur grundlegendes Aufgabenmanagement und 2GB Speicherplatz. Für den ernsthaften Einsatz musst du wirklich auf einen kostenpflichtigen Plan upgraden.
Hat Wrike eine Desktop-App?
Ja, es gibt Desktop-Apps für Windows und macOS. Die funktionieren gut, auch wenn man keinen wirklichen Unterschied zur Webversion merkt. Es ist vor allem praktisch, wenn du Benachrichtigungen erhalten möchtest, ohne einen Browser geöffnet zu haben.
Kann ich Zeit in Wrike erfassen?
Zeiterfassung ist ab dem Business-Plan ($ 24,80 pro Benutzer pro Monat) verfügbar. In den günstigeren Plänen hast du diese Funktion nicht. Wenn Zeiterfassung für dein Team wichtig ist, musst du also ordentlich investieren.
Fazit
Wrike ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool für Teams, die mit Komplexität umgehen können. Wenn du ein mittelgroßes bis großes Team hast mit komplizierten Workflows, umfangreiche Berichte benötigst und die Zeit investieren möchtest in eine gute Einrichtung – dann ist Wrike eine solide Wahl.
Aber es ist nicht für jeden. Die Lernkurve ist wirklich eine Sache. Du zahlst ordentlich Geld. Und wenn dein Team einfach schnell Aufgaben abhaken will ohne Aufwand, gibt es bessere Optionen.
Mein Rat? Nutze diese 14 Tage Testversion. Nicht nur du, sondern dein ganzes Team. Schau, ob die Leute es nach einer Woche noch verwenden oder auf Tabellen und E-Mails zurückfallen. Das sagt genug.
Für mich persönlich? Ich schätze die Leistung, aber vermisse die Einfachheit. Ich würde Wrike einer Marketingagentur oder IT-Abteilung mit 20+ Leuten empfehlen. Für kleinere Teams würde ich eher Asana oder Monday.com anschauen. Manchmal ist gut genug besser als perfekt-aber-kompliziert.
