Je hebt drie apps open: een takenlijst, een notitie-app en je agenda. Je kopieert een taak naar je kalender, maakt een notitie over een meeting en vergeet vervolgens waar je die ene belangrijke to-do had gezet. NotePlan probeert die chaos op te lossen door alles in één plek te stoppen: taken, notities en je agenda, geïnspireerd door de Bullet Journal-methode maar dan digitaal.
Wie zit er achter NotePlan?
NotePlan is in 2016 opgericht door Eduard Metzger in Berlijn. Hij zag dat mensen constant moesten schakelen tussen verschillende apps om hun dag te plannen. Takenlijsten in de ene app, notities in een andere, en je agenda weer ergens anders. Metzger wilde dat oplossen door alles te integreren in één dagelijkse weergave, geïnspireerd door de analoge Bullet Journal-methode die toen enorm populair was.
Het bedrijf heet officieel NotePlan LLC en heeft wat seed-funding ontvangen van VentureVilla, maar concrete bedragen zijn niet publiek. De tool heeft zich ontwikkeld tot een favoriet binnen de Personal Knowledge Management-community, die niche groep mensen die obsessief bezig is met hoe ze informatie organiseren en onthouden. Met naar schatting meer dan 30.000 gebruikers is het geen gigant, maar wel een stabiele speler.
Wat opvalt is dat NotePlan volledig is gebouwd rondom Apple’s ecosysteem. De app draait op iCloud en is alleen beschikbaar voor macOS en iOS. Er is een webversie, maar die zit nog in beta en is beperkt. Metzger heeft bewust gekozen voor die focus, wat de app snel en betrouwbaar maakt voor Apple-gebruikers, maar Android- en Windows-mensen compleet buitensluit.
Voor wie is NotePlan?
NotePlan is gemaakt voor Apple-gebruikers die hun productiviteitssysteem serieus nemen. Als je al een Bullet Journal bijhoudt op papier en dat digitaal wilt voortzetten, is dit waarschijnlijk de beste optie die er is. De app trekt vooral productivity nerds aan, mensen die hun dag willen time-blocken en precies willen weten waar elke minuut naartoe gaat.
Het is ideaal als je vaak schakelt tussen taken en notities. Bijvoorbeeld: je zit in een meeting, maakt notities en wilt meteen actiepunten koppelen aan je agenda. Of je schrijft een projectplan en wilt specifieke taken direct inplannen voor morgen. Die integratie werkt echt goed.
Maar NotePlan is niet voor iedereen. Als je Android gebruikt, kun je de app vergeten. Er is geen native app en de webversie is te beperkt om als volwaardig alternatief te dienen. Ook teams die real-time samen moeten werken kunnen beter ergens anders kijken. Er is wel een ‘Spaces’ functie om notities te delen, maar dat voelt meer als een extraatje dan als een echte samenwerkingstool. Dit is echt een persoonlijke productiviteitsapp.
Wat kan NotePlan allemaal?
NotePlan combineert drie dingen die normaal gesproken in aparte apps zitten: notities, taken en je agenda. Alles draait om je dagelijkse weergave, waar je ’s ochtends begint en je dag plant. De gratis proefperiode duurt zeven dagen, daarna heb je een betaald abonnement nodig voor volledige functionaliteit. Zonder abonnement kun je alleen lezen, niet meer bewerken.
- Markdown notities: Alles wat je typt is platte tekst met Markdown-opmaak. Dat betekent dat je met simpele tekens zoals # voor koppen of ** voor vetgedrukte tekst je notities structureert. Geen gedoe met opmaakknoppen, gewoon typen. Je notities blijven leesbaar, ook als je ze ooit uit NotePlan wilt halen.
- Kalender integratie: NotePlan koppelt met Apple Calendar en Google Calendar. Je agenda-items verschijnen automatisch in je dagelijkse notitie. Je kunt taken direct naar een specifiek tijdstip slepen en zo je dag time-blocken. Dat werkt verrassend goed en geeft je een realistisch beeld van hoeveel je echt kunt doen op een dag.
- Bi-directionele links: Je kunt notities aan elkaar koppelen door [[dubbele vierkante haken]] te gebruiken. Als je ergens een link maakt naar een andere notitie, zie je in die notitie automatisch terug waar ernaar verwezen wordt. Handig als je een netwerk van ideeën en projecten opbouwt.
- Dagelijkse notities: Elke dag krijg je automatisch een nieuwe notitie. Daar komen je agenda-items, taken en losse gedachten samen. Het is je thuisbasis waar je dag begint en eindigt. Je kunt onafgemaakte taken automatisch laten doorschuiven naar de volgende dag.
- Time blocking: Sleep een taak naar een specifiek tijdstip in je agenda en NotePlan blokkeert die tijd. Je ziet visueel hoeveel ruimte je nog hebt en of je jezelf overplant. Ik gebruik dit zelf vooral voor focusblokken van twee uur, werkt echt goed om afleiding te voorkomen.
- Templates: Je kunt sjablonen maken voor terugkerende notities. Bijvoorbeeld een weeklyse review-template of een meeting-notitie met standaard kopjes. Scheelt veel typewerk en zorgt voor consistentie. De templates zijn makkelijk aan te passen en je kunt ze koppelen aan specifieke datums.
- AI-functies: NotePlan heeft recent AI-samenvattingen en hulp toegevoegd. Je kunt een lange notitie laten samenvatten of vragen stellen over je notities. Eerlijk gezegd gebruik ik dit zelf niet veel, maar het is er als je het wilt.
- Plugin-systeem: Er is een groeiende collectie plugins die extra functionaliteit toevoegen. Denk aan automatische taakherhalingen, integraties met andere apps of custom workflows. De community is actief en deelt regelmatig nieuwe plugins op Discord.
Wat ik zelf het meest waardeer is hoe snel de app is. Omdat alles lokaal wordt opgeslagen en via iCloud synchroniseert, is er geen vertraging. Je opent de app en je dagelijkse notitie staat er meteen. Geen wachten op servers of trage laadtijden.
Wat kost NotePlan?
NotePlan heeft geen gratis versie, alleen een proefperiode van zeven dagen. Na die week kun je nog wel je notities lezen, maar niet meer bewerken. Je moet dus vrij snel beslissen of je wilt betalen.
Het Personal-abonnement kost 9,99 dollar per maand als je maandelijks betaalt. Dat is niet goedkoop voor een productiviteitsapp. Als je voor een jaar gaat, betaal je 99,99 dollar in één keer, wat neerkomt op 8,33 dollar per maand. Dat scheelt zo’n 20 procent, maar je moet wel vooruit betalen.
Er is geen lifetime-deal of eenmalige aankoopoptie. Je bent dus verplicht aan een abonnement. Voor sommige mensen is dat een dealbreaker, zeker als je vergelijkt met tools zoals Obsidian die volledig gratis zijn. Ik gebruik NotePlan zelf via Setapp, een abonnementsdienst voor Mac-apps. Als je toch al Setapp hebt, krijg je NotePlan erbij zonder extra kosten, wat het een stuk aantrekkelijker maakt.
Een vervelend detail: je moet een creditcard invoeren om de proefperiode te starten. Als je vergeet op te zeggen, word je automatisch doorgeschakeld naar een betaald abonnement. Dat is niet uniek voor NotePlan, maar wel irritant.
Waar moet je op letten?
Het grootste probleem is de platformbeperking. NotePlan werkt alleen op Apple-apparaten. Als je een Windows-laptop of Android-telefoon hebt, kun je de app niet volledig gebruiken. Er is een webversie, maar die zit nog in beta en mist veel functionaliteit. Als je tussen verschillende ecosystemen schakelt, wordt NotePlan al snel onbruikbaar.
De prijs is voor veel mensen een obstakel. Bijna 100 dollar per jaar voor een notitie-app is niet niks, zeker als je vergelijkt met gratis alternatieven zoals Obsidian. Je betaalt vooral voor de kalenderintegratie en de gepolijste ervaring, maar of dat de meerprijs waard is, hangt af van hoeveel waarde je hecht aan die functies.
Als je geen Markdown kent, is er een leercurve. De app dwingt je niet om Markdown te gebruiken, maar je mist dan wel veel kracht. Dingen zoals snelle taaklijsten maken of notities structureren gaan veel vlotter als je de Markdown-syntax kent. Dat is niet moeilijk te leren, maar het vraagt wel wat tijd.
Herhalende taken zijn beperkt. Je kunt taken laten herhalen, maar niet oneindig of met complexe patronen. Als je bijvoorbeeld een taak wilt die elke tweede dinsdag van de maand herhaalt, loop je tegen beperkingen aan. Voor simpele dagelijkse of wekelijkse herhalingen werkt het prima, maar power users missen hier opties.
De samenwerkingsfuncties zijn minimaal. De nieuwe Spaces-functie laat je notities delen met anderen, maar het voelt niet als een volwaardige samenwerkingstool. Er is geen real-time editing, geen comments, geen granulaire permissies. Als je met een team werkt, is NotePlan gewoon niet gebouwd voor dat gebruik.
NotePlan alternatieven
Als NotePlan niet helemaal past, zijn er genoeg alternatieven die delen van dezelfde functionaliteit bieden:
- Obsidian: Kies dit als je geen abonnement wilt betalen en volledige controle over je data wilt. Obsidian is gratis, werkt op alle platformen en heeft een enorme plugin-bibliotheek. Het mist wel de strakke kalenderintegratie van NotePlan, maar voor pure notities en kennisbeheer is het krachtiger.
- Agenda: Ga hiervoor als design en visuele aantrekkelijkheid belangrijk zijn. Agenda heeft een mooiere interface en is meer datum-gericht, maar gebruikt geen platte tekst of Markdown. Je zit vast aan hun opmaak en export is lastiger.
- Roam Research: Kies Roam als je complexe kennisgrafieken wilt bouwen en geld geen probleem is. Roam is duurder dan NotePlan (15 dollar per maand) en volledig web-based, maar de bi-directionele links en graph view zijn krachtiger. Wel minder focus op dagplanning en agenda.
Veelgestelde vragen
Een paar dingen die vaak terugkomen bij mensen die NotePlan overwegen:
Waar wordt mijn data opgeslagen?
NotePlan slaat alles lokaal op je apparaat op en synchroniseert via jouw persoonlijke iCloud. De ontwikkelaar heeft geen toegang tot je notities. Alles blijft binnen Apple’s CloudKit-infrastructuur, wat betekent dat je data privé blijft en niet op externe servers van NotePlan staat.
Is er een Windows versie?
Nee, er is geen native Windows-app. Je kunt de webversie gebruiken in je browser, maar die zit nog in beta en mist functionaliteit. Als je voornamelijk op Windows werkt, is NotePlan niet de juiste keuze.
Ondersteunt NotePlan samenwerking?
Beperkt. Via de Spaces-functie kun je notities delen met anderen, maar het is geen volwaardige samenwerkingstool. Er is geen real-time editing of uitgebreide permissies. NotePlan is echt gebouwd als persoonlijke productiviteitsapp, niet voor teams.
Kan ik mijn notities exporteren?
Ja, omdat alles in Markdown is opgeslagen, kun je je notities makkelijk exporteren als platte tekstbestanden. Je zit niet vast aan NotePlan en kunt altijd overstappen naar een andere tool zonder je data te verliezen.
Conclusie
NotePlan doet wat het belooft: taken, notities en agenda in één plek stoppen. Als je een Apple-gebruiker bent die van structuur houdt en graag time-blockt, is dit waarschijnlijk de beste digitale Bullet Journal die er is. De app is snel, betrouwbaar en de kalenderintegratie werkt echt goed. Ik gebruik hem zelf via Setapp en vind het vooral handig voor dagplanning en het koppelen van taken aan specifieke tijdsblokken.
Maar het is niet goedkoop en absoluut niet voor iedereen. Als je op Windows of Android werkt, kun je het vergeten. En als je geen 100 dollar per jaar wilt betalen voor een notitie-app, zijn er gratis alternatieven zoals Obsidian die ook prima werken. NotePlan is vooral de moeite waard als je die specifieke combinatie van features nodig hebt en bereid bent ervoor te betalen.
