Ihre Aufgabenliste läuft über. Wieder eine Deadline verpasst. Sie wissen, dass Sie ein besseres System brauchen, aber welche To-Do-App passt zu Ihrer Arbeitsweise? Ich habe wochenlang mit Todoist und Microsoft To Do gearbeitet, um Ihnen diese Entscheidung zu erleichtern.
Todoist in Kürze
Todoist ist der Veteran unter den Aufgabenlisten-Apps. Es existiert bereits seit 2007 und hat eine treue Nutzerbasis aufgebaut. Die Stärke liegt in der natürlichen Spracheingabe: tippen Sie „morgen 14:00 Meeting mit Jan“ und die App versteht genau, was Sie meinen. Die Benutzeroberfläche ist aufgeräumt und funktioniert auf jeder Plattform, die Sie sich vorstellen können, einschließlich Linux. Es ist für Menschen entwickelt, die ihre Produktivität ernst nehmen und bereit sind, dafür zu zahlen.
Microsoft To Do in Kürze
Microsoft To Do ist der Nachfolger von Wunderlist und vollständig kostenlos. Es integriert sich nahtlos mit Outlook und Teams, was es zur logischen Wahl für alle macht, die bereits im Microsoft-Ökosystem sind. Die ‚Mein Tag‘-Funktion hilft dir jeden Morgen, dich auf das wirklich Wichtige zu konzentrieren. Es ist einfach, übersichtlich und macht genau das, was es soll, ohne Schnickschnack. Perfekt für alle, die keine komplexen Projektmanagement-Funktionen benötigen.
Todoist vs Microsoft To Do: die Unterschiede
Den größten Unterschied merkst du schon innerhalb von dreißig Sekunden. Bei Todoist tippst du „jeden Montag 9:00 Standup“ und die Aufgabe steht da. Komplett mit Wiederholung und Zeit. Bei Microsoft To Do musst du klicken, scrollen, das Datum auswählen, Wiederholung einstellen. Es kostet mehr Schritte.
Diese natürliche Spracheingabe ist nicht einfach nur ein nettes Extra. Sie verändert, wie schnell du Aufgaben erfassen kannst. Sitzt du in einem Meeting und es kommen fünf Aktionspunkte vorbei? Mit Todoist tippst du sie in wenigen Sekunden ein. Microsoft To Do verlangt mehr Geduld.
Aber hier kommt die Kehrseite: Todoist verlangt dafür ordentlich. Seit Dezember 2025 zahlst du $ 7 pro Monat für das Pro-Abo. Das waren zuvor $ 5. Und der kostenlose Plan? Begrenzt auf 5 Projekte und ohne Erinnerungen. Microsoft To Do gibt dir alles kostenlos. Unbegrenzt.
Dann die Integrationen. Nutzt du Outlook für deine Mails? Microsoft To Do nimmt automatisch markierte E-Mails auf und wandelt sie in Aufgaben um. Arbeitest du in Teams? Deine Aufgaben erscheinen auch dort. Diese Integration ist nicht perfekt – die Synchronisierung hakt manchmal – aber sie funktioniert out of the box. Bei Todoist musst du selbst Integrationen über Zapier oder IFTTT einrichten. Das gibt mehr Flexibilität, kostet aber auch mehr Zeit.
Projektmanagement ist, wo sich die Philosophien wirklich unterscheiden. Todoist bietet Labels, Filter, Prioritäten und sogar Kanban-Boards. Du kannst ein vollständiges GTD-System aufsetzen. Microsoft To Do hält es einfach: Listen mit Aufgaben. Unteraufgaben gehen zwar, aber sie sind begrenzt. Keine Unteraufgaben von Unteraufgaben. Keine erweiterten Filter.
Die ‚Mein Tag‘-Funktion von Microsoft To Do verdient besondere Aufmerksamkeit. Jeden Morgen beginnst du mit einer leeren Leinwand und wählst bewusst aus, welche Aufgaben du heute angehen möchtest. Die App schlägt Aufgaben basierend auf Fristen vor, aber du entscheidest. Es ist eine Philosophie: Fokus auf heute, nicht auf deinen endlosen Backlog. Todoist hat das nicht. Dort siehst du immer alles auf einmal, es sei denn, du richtest selbst Filter ein.
Plattform-Unterstützung? Beide Apps funktionieren auf Windows, Mac, iOS, Android und Web. Todoist fügt dem Linux hinzu und hat im Allgemeinen bessere Widgets. Das iOS-Widget von Todoist lässt dich Aufgaben hinzufügen, ohne die App zu öffnen. Praktisch.
Und dann gibt es Ramble, die neue Voice-to-Task-Funktion von Todoist. Du sprichst einfach mit deinem Telefon – „Ich muss morgen den Hund ausführen und nächste Woche Dienstag zum Zahnarzt“ – und die App erstellt daraus zwei Aufgaben. Es ist noch in der Beta, aber es funktioniert überraschend gut. Microsoft To Do hat keine Sprachfunktion.
Die Preise im Vergleich
Microsoft To Do ist kostenlos. Punkt. Keine Einschränkungen für die persönliche Nutzung. Du brauchst nur ein Microsoft-Konto, und das hast du wahrscheinlich schon.
Todoist hat drei Stufen:
- Anfänger (kostenlos): 5 Projekte, 5 Gäste pro Projekt, keine Erinnerungen, 1 Woche Aktivitätsverlauf
- Pro ($ 7/Monat oder $ 60/Jahr): 300 Projekte, 25 Gäste pro Projekt, Erinnerungen, 12 Monate Verlauf, Filter und Labels
- Business ($ 10/Monat oder $ 96/Jahr): 500 Projekte pro Teammitglied, 50 Gäste, Teamfunktionen und Admin-Rechte
Diese Preiserhöhung vom Dezember 2025 hat viele Nutzer überrascht. Von $ 5 auf $ 7 pro Monat fühlt sich signifikant an. Vor allem, weil der kostenlose Plan so begrenzt ist. Keine Erinnerungen in einer Aufgabenlisten-App? Das ist schmerzhaft.
Ehrlich? Wenn du bereits ein Microsoft 365-Abo für die Arbeit hast, ist die Wahl einfach. Microsoft To Do ist darin enthalten. Warum solltest du dann extra für Todoist bezahlen? Es sei denn, diese natürliche Spracheingabe und erweiterten Funktionen sind dir $ 84 pro Jahr wert.
Für Teams wird es interessanter. Todoist Business kostet $ 10 pro Nutzer pro Monat. Microsoft To Do ist kostenlos, vermisst aber Teamfunktionen. Willst du wirklich an Projekten zusammenarbeiten? Dann brauchst du eigentlich Microsoft Planner, und das erfordert ein kostenpflichtiges Microsoft 365-Abo.
Fazit
Wähle Microsoft To Do, wenn du bereits im Microsoft-Ökosystem bist, kein Geld ausgeben möchtest und eine einfache Aufgabenliste suchst, die einfach funktioniert. Die ‚Mein Tag‘ Funktion ist fantastisch für täglichen Fokus. Die Outlook-Integration ist Gold wert, wenn du viel mit E-Mails arbeitest.
Wähle Todoist, wenn du ein Power-User bist, der ein flexibles Produktivitätssystem aufbauen möchte. Diese natürliche Spracheingabe ist süchtig machend schnell. Die Filter und Labels geben dir Kontrolle. Und Ramble ist ein Game-Changer für das Festhalten von Gedanken unterwegs. Aber bereite dich darauf vor zu zahlen.
Meine persönliche Präferenz? Todoist, weil diese Geschwindigkeit und Flexibilität mir wirklich Zeit spart. Aber diese Preiserhöhung stört mich. Ich würde mir wünschen, dass Todoist einen faireren kostenlosen Plan mit zumindest Erinnerungen hätte. Dann wäre die Wahl einfacher gewesen.
