Ihr Posteingang ist voll mit E-Mails über Projekte, jemand fragt via Slack nach einem Update, und in der Zwischenzeit vergessen Sie die Hälfte Ihrer Aufgaben. Nozbe möchte dieses Chaos durch ein System ersetzen, in dem Aufgaben und Kommunikation zusammenkommen. Das Tool basiert auf der Getting Things Done-Methode und richtet sich vor allem an Teams, die aufhören möchten, endlos E-Mails zu schreiben.
Wer steckt hinter Nozbe?
Nozbe wurde 2007 von Michael Sliwinski gegründet, einem polnischen Unternehmer, der vom Mangel an guten digitalen Tools für die Getting Things Done-Methodik von David Allen frustriert war. Er wollte sein eigenes Produktivitätssystem verwalten können, ohne auf Papierlisten oder komplizierte Tabellen angewiesen zu sein. Da die damals verfügbaren Tools nicht ausreichten, beschloss er, selbst eine webbasierte Anwendung zu entwickeln.
Das Unternehmen, offiziell Nozbe sp. z o.o., hat seinen Hauptsitz in Gdynia, Polen. Was Nozbe besonders macht, ist, dass es von Anfang an ein vollständig remote arbeitendes Unternehmen war – niemand arbeitet im Büro. Das Team war auch ein Vorreiter bei der Einführung der Vier-Tage-Woche, die sie „Mighty Fridays“ nennen. Diese Philosophie des flexiblen Arbeitens ist in das Design des Tools selbst eingewoben.
Mittlerweile nutzen mehr als 700.000 Menschen weltweit Nozbe. Das Unternehmen hat keine externe Finanzierung erhalten und wurde nicht übernommen, was bedeutet, dass es vollständig eigenständig gewachsen ist. Diese Unabhängigkeit spiegelt sich in der Produktvision wider: Nozbe bleibt den GTD-Prinzipien treu, anstatt jedem neuen Trend zu folgen.
Für wen ist Nozbe?
Nozbe richtet sich vor allem an kleine bis mittelgroße Teams, die nach einer übersichtlichen Möglichkeit suchen, Projekte und Aufgaben zu organisieren. Remote-Teams finden oft eine gute Übereinstimmung, da das Tool Kommunikation und Aufgabenverwaltung kombiniert, ohne dass man ständig zwischen verschiedenen Apps wechseln muss. Wenn Sie die Getting Things Done-Methodik bereits anwenden oder erlernen möchten, ist Nozbe eine logische Wahl, da die gesamte Benutzeroberfläche darauf aufbaut.
Das Tool ist weniger geeignet für große Unternehmen, die komplexe Projektvisualisierungen wie umfangreiche Gantt-Charts oder Ressourcenmanagement benötigen. Wenn Ihre Organisation mit komplizierten Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und detaillierten Zeitplänen arbeitet, werden Sie wahrscheinlich an die Grenzen von Nozbe stoßen. Es ist bewusst einfach gehalten, was für einige Teams ein Vorteil, für andere jedoch eine Einschränkung ist.
Was kann Nozbe alles?
Die kostenlose Version von Nozbe bietet Basisfunktionalität für maximal drei Benutzer mit drei Projekten. Für erweiterte Möglichkeiten wie unbegrenzte Projekte, mehr Speicherplatz und erweiterte Integrationen benötigen Sie einen kostenpflichtigen Plan. Hier sind die wichtigsten Funktionen:
- Projektmanagement: Du organisierst Arbeit in Projekten mit Aufgaben, Unteraufgaben und Abschnitten. Die Struktur wurde bewusst flach gehalten, damit du dich nicht in endlosen Unterordnern verirrst. Jedes Projekt kannst du mit bestimmten Teammitgliedern teilen.
- Aufgabenorientiertes Chatten: Anstelle von allgemeinen Chatkanälen wie in Slack führst du Gespräche direkt bei der relevanten Aufgabe. Das verhindert, dass wichtige Informationen in einem endlosen Chatstrom verschwinden. Du kannst auf Aufgaben mit Kommentaren reagieren, die jeder mit Zugriff sehen kann.
- Eingehende Aufgaben (Inbox): Alle neuen Aufgaben landen zunächst in deiner Incoming-Ansicht, ein Kernprinzip von GTD. Dort entscheidest du, was du damit machst: einem Projekt zuweisen, eine Deadline geben oder direkt erledigen. Dieser Triage-Schritt sorgt dafür, dass nichts durchs Raster fällt.
- Kalenderansicht: Du siehst deine Aufgaben in einer Kalenderübersicht basierend auf Deadlines. Das gibt ein visuelles Bild davon, was ansteht. Du kannst auch deine externen Kalender verknüpfen, um alles an einem Ort zu sehen.
- E-Mail zu Aufgabe Konvertierung: Jeder Benutzer erhält eine eindeutige E-Mail-Adresse, an die du Nachrichten weiterleiten kannst. Diese E-Mails werden automatisch in Aufgaben in deiner Inbox umgewandelt. Praktisch, wenn du viel Arbeit per E-Mail erhältst und das zentralisieren möchtest.
- Tags und Kategorien: Du kannst Aufgaben mit Hashtags kennzeichnen, um sie später leicht wiederzufinden. Denke an #dringend, #warten-auf oder #büro. Diese Tags verwendest du einfach im Aufgabennamen, kein separates Feld nötig.
- Erinnerungen und Deadlines: Stelle Benachrichtigungen für wichtige Aufgaben ein. Du kannst Push-Benachrichtigungen auf deinem Telefon oder E-Mail-Erinnerungen wählen. Deadlines werden automatisch in deiner Kalenderansicht sichtbar.
- Offline-Funktionalität: Die mobilen und Desktop-Apps speichern deine Daten lokal. Du kannst einfach ohne Internetverbindung weiterarbeiten und alles synchronisiert sich, sobald du wieder online bist. Das macht das Tool zuverlässig für Menschen, die viel unterwegs sind.
- Plattformübergreifende Verfügbarkeit: Nozbe läuft im Web, auf iOS, Android, Windows und macOS. Es gibt keine Linux-Version, aber für die meisten Benutzer sind alle wichtigen Plattformen abgedeckt. Die Synchronisation zwischen Geräten verläuft laut Benutzern schnell und zuverlässig.
Was kostet Nozbe?
Nozbe hat einen kostenlosen Plan namens Nozbe Free, der für kleine Teams von bis zu drei Personen geeignet ist. Du bekommst drei Projekte, drei Bereiche und 500MB Speicherplatz. Das ist genug, um das Tool auszuprobieren und zu sehen, ob es zu deiner Arbeitsweise passt. Es gibt keine zeitliche Begrenzung für den kostenlosen Plan, du sitzt also nicht mit einer ablaufenden Testversion da.
Der Premium-Plan kostet 10 Dollar pro Monat bei monatlicher Zahlung oder 8 Dollar pro Monat, wenn du ein Jahr im Voraus bezahlst (96 Dollar insgesamt). Damit bekommst du unbegrenzte Projekte, mehr Speicherplatz und Zugang zu allen Integrationen. Der Business-Plan kostet 15 Dollar pro Monat (oder 12 Dollar pro Monat bei jährlicher Zahlung, 144 Dollar insgesamt) und fügt zusätzliche administrative Funktionen wie Teamberichte und vorrangigen Support hinzu.
Es gibt keine traditionelle Testphase für die kostenpflichtigen Pläne, aber Nozbe bietet eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie. Wenn du nicht zufrieden bist, bekommst du dein Geld zurück. Das ist ein angemessenes Sicherheitsnetz, auch wenn eine kostenlose Testversion vielleicht niedrigschwelliger wirkt für Leute, die testen möchten.
Worauf sollte man achten?
Eine oft gehörte Beschwerde ist, dass Nozbe im Vergleich zu Wettbewerbern teuer ist, besonders wenn dein Team wächst. Bei zehn Teammitgliedern zahlst du schon 100 bis 150 Dollar pro Monat, was manche Nutzer für die gebotene Funktionalität als zu hoch empfinden. Alternativen wie Todoist oder ClickUp bieten vergleichbare Möglichkeiten für weniger Geld.
Es besteht Verwirrung zwischen Nozbe Classic und der neueren Version, die einfach Nozbe heißt. Bestehende Nutzer müssen entscheiden, ob sie migrieren, und dieser Prozess ist nicht immer klar. Manche Funktionen aus der alten Version fehlen in der neuen, was bei Power-Usern, die an bestimmte Workflows gewöhnt waren, für Frustration sorgt.
Die Integrationen sind begrenzt. Es gibt zum Beispiel keine native OneDrive-Anbindung, was ärgerlich ist, wenn deine Organisation standardmäßig mit Microsoft-Tools arbeitet. Du kannst Dateien zwar manuell hochladen, aber das ist weniger praktisch als eine direkte Synchronisation. Auch die Eingabe in natürlicher Sprache fehlt – du kannst nicht „morgen um 14:00 Jan anrufen“ tippen und erwarten, dass Nozbe daraus automatisch eine Aufgabe mit Frist erstellt.
In der neuen Version vermissen Nutzer das „Time Needed“-Feld, das in Nozbe Classic vorhanden war. Dieses Feld half beim Einschätzen, wie viel Zeit eine Aufgabe kosten würde, praktisch für die Planung. Es ist unklar, ob diese Funktion zurückkommt. Für Leute, die ihren Tag minutiös planen, ist das ein Verlust.
Nozbe Alternativen
Wenn Nozbe nicht ganz passt, gibt es Alternativen, die vergleichbare Probleme lösen, aber mit anderen Schwerpunkten:
- Todoist: Wähle dies, wenn du hauptsächlich persönliche Aufgaben verwaltest und weniger Bedarf an Teamchat hast. Todoist ist günstiger und hat einen stärkeren Fokus auf individuelle Produktivität mit natürlicher Spracheingabe und umfangreichen Filtern.
- Asana: Entscheide dich für Asana, wenn du komplexe Projektvisualisierungen wie Zeitachsen, Portfolio-Ansichten und Gantt-Diagramme benötigst. Es ist leistungsfähiger für große Teams, aber auch komplexer in der Nutzung als Nozbe.
- Slack: Wähle Slack, wenn du nur chatten möchtest, ohne Aufgaben zu verknüpfen. Slack ist reine Kommunikation, während Nozbe gerade Chat und Aufgaben integriert. Du kannst Slack zwar mit einem separaten Aufgabentool kombinieren, aber dann arbeitest du wieder in mehreren Systemen.
Häufig gestellte Fragen
Hier sind Antworten auf Fragen, die oft bei Leuten auftauchen, die Nozbe in Erwägung ziehen:
Gibt es eine kostenlose Testphase?
Nozbe bietet keine traditionelle Testversion, aber einen vollständig kostenlosen Plan für kleine Teams von bis zu drei Personen. Für kostenpflichtige Pläne gibt es eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie, also wenn du nicht zufrieden bist, bekommst du dein Geld zurück. Das gibt dir Raum, das Tool gründlich zu testen.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Die Hauptserver von Nozbe stehen in Deutschland, konkret in Nürnberg. Es gibt Backups in Irland und Japan für zusätzliche Sicherheit. Wenn du in der EU sitzt und Wert auf lokale Datenspeicherung legst, dann ist das ein Pluspunkt.
Funktioniert Nozbe offline?
Ja, die mobilen und Desktop-Apps speichern deine Daten lokal, sodass du ohne Internet weiterarbeiten kannst. Sobald du wieder Verbindung hast, synchronisiert sich alles automatisch. Das macht das Tool zuverlässig, wenn du oft unterwegs bist oder in Gebieten mit schlechter Konnektivität arbeitest.
Fazit
Nozbe ist eine solide Wahl für kleine bis mittelgroße Teams, die nach einer übersichtlichen Möglichkeit suchen, Aufgaben und Kommunikation zu kombinieren. Die Getting Things Done-Philosophie ist tief in das Tool eingewoben, was ein Vorteil ist, wenn du diese Methode annimmst, aber vielleicht weniger natürlich wirkt, wenn du einen anderen Workflow gewohnt bist. Die Offline-Funktionalität und plattformübergreifende Verfügbarkeit sind starke Punkte.
Der Preis ist im Vergleich zu Mitbewerbern eher hoch, und die begrenzten Integrationen können ein Stolperstein für Teams sein, die stark auf bestimmte Tools wie OneDrive angewiesen sind. Die Verwirrung zwischen der alten und neuen Version ist ebenfalls etwas, das man berücksichtigen sollte. Für Teams, die bewusst Einfachheit über Komplexität wählen und die GTD-Methode anwenden möchten, bietet Nozbe ein durchdachtes System. Für große Organisationen mit komplexen Projektanforderungen gibt es wahrscheinlich bessere Alternativen.
