Ihr Gmail-Posteingang ist voll mit Kundenanfragen, aber Sie wissen nicht, wer woran arbeitet. Kollegen beantworten versehentlich dieselbe E-Mail zweimal, oder noch schlimmer: niemand antwortet. Hiver verwandelt Ihr Gmail (oder Outlook) in ein Helpdesk, ohne dass Sie ein separates Tool benötigen. Alles bleibt einfach in Ihrem Postfach.
Wer steckt hinter Hiver?
Hiver begann 2011 als GrexIt, gegründet von Niraj Ranjan Rout und Nitesh Nandy in San Jose. Die ursprüngliche Idee war einfach: Gmail-Labels zwischen Kollegen teilen. Wer jemals versucht hat, mit einem Team von einem Gmail-Account aus zu arbeiten, kennt das Chaos. Niemand weiß, wer was aufgreift, E-Mails verschwinden im Wirrwarr der Labels, und alle arbeiten aneinander vorbei.
Diese Frustration führte zu einer vollständigen Shared Inbox-Lösung. Anstatt ein separates Helpdesk-Tool zu bauen, beschlossen sie, es direkt in Gmail zu integrieren. Die Idee kam an. Unternehmen wie Flexport und Harvard University nutzen Hiver mittlerweile, und das Tool hat $ 46.2 Millionen von Investoren wie K1 Investment Management und Kalaari Capital eingesammelt. Mehr als 10.000 Teams arbeiten täglich damit, alle aus ihrer vertrauten Gmail-Oberfläche.
Was als Labelproblem begann, ist zu einem vollwertigen Kollaborationstool herangewachsen, das vollständig in Ihrem Postfach funktioniert. Kein separater Login, keine neue Benutzeroberfläche zum Erlernen.
Für wen ist Hiver?
Hiver richtet sich an Teams, die bereits mit Gmail oder Outlook arbeiten und davon nicht weg möchten. Kundenservice-Abteilungen, die keine Lust auf ein komplexes Ticketing-Tool haben, Operations-Teams, die schnell zusammenarbeiten müssen, oder Sales-Teams, die Leads verteilen möchten, ohne endlos zu diskutieren.
Es funktioniert am besten für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die eine einfache Möglichkeit suchen, gemeinsam an E-Mails zu arbeiten. Sie müssen keine IT-Abteilung einschalten, um es einzurichten. Installieren Sie die Erweiterung, und Sie sind startklar.
Hiver ist weniger geeignet für große Unternehmen mit komplexen On-Premise-Anforderungen oder spezifischen Compliance-Regeln. Wenn Sie ein umfassendes Enterprise-Helpdesk mit Tausenden von Benutzern und erweiterten Workflows benötigen, gibt es bessere Optionen.
Was kann Hiver alles?
Hiver funktioniert als Schicht über Gmail oder Outlook. Ihr Posteingang bleibt derselbe, erhält aber zusätzliche Funktionen zur Zusammenarbeit. Die kostenlose Version bietet Basis-Triage und gemeinsame Postfächer. Für Automations, Analytics und SLA-Management benötigen Sie einen kostenpflichtigen Plan.
- Shared Inboxes: Machen Sie aus jeder Gmail- oder Outlook-Adresse ein geteiltes Postfach. Das gesamte Team sieht alle E-Mails, und jeder weiß, was läuft, ohne endloses Weiterleiten.
- Email Assignment: Weisen Sie E-Mails mit einem Klick Kollegen zu. Keine Verwirrung mehr darüber, wer was aufnimmt. Die zugewiesene Person erhält eine Benachrichtigung und kann direkt loslegen.
- Collision Detection: Wenn zwei Personen gleichzeitig dieselbe E-Mail beantworten, erhalten Sie eine Warnung. Verhindert doppelte Arbeit und verwirrende Situationen bei Kunden.
- Interne Notizen: Fügen Sie E-Mails Notizen hinzu, die nur Ihr Team sieht. Praktisch, um Kontext zu teilen oder Fragen zu stellen, ohne den Kunden einzubeziehen.
- Gemeinsame Entwürfe: Schreiben Sie gemeinsam an einer Antwort, bevor Sie sie versenden. Eine Person beginnt, eine andere ergänzt, und jemand anderes prüft noch einmal.
- SLA Management: Legen Sie Fristen für Reaktionszeiten fest. Hiver warnt Sie, wenn eine E-Mail zu lange liegen bleibt. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Service-Levels.
- Automations: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben wie das Zuweisen von E-Mails basierend auf Stichwörtern, das Taggen von Themen oder das Versenden von Standardantworten.
- Analytics: Erhalten Sie Einblick in Reaktionszeiten, bearbeitete E-Mails und Team-Leistungen. Die Berichte sind recht einfach, geben aber einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen.
- Tags und Labels: Organisieren Sie E-Mails mit Tags, die das ganze Team verwenden kann. Denken Sie an „dringend“, „Rechnung“ oder „Bug“. Jeder sieht sofort, worum es bei einer E-Mail geht.
- Templates: Speichern Sie häufig verwendete Antworten als Vorlage. Spart Zeit bei Standardfragen, die immer wiederkehren.
Die mobilen Apps für iOS und Android bieten die wichtigsten Funktionen, sind aber eingeschränkter als die Webversion. Sie können E-Mails lesen, zuweisen und beantworten, aber erweiterte Einstellungen ändern Sie besser auf dem Desktop.
Was kostet Hiver?
Hiver hat einen kostenlosen Plan mit unbegrenzten Benutzern, aber Sie vermissen dann wichtige Funktionen wie Automations und Analytics. Er eignet sich vor allem, um das Tool auszuprobieren und zu sehen, ob es zu Ihrem Team passt.
Die kostenpflichtigen Pläne beginnen bei $ 19 pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Zahlung oder $ 24 pro Monat, wenn Sie monatlich zahlen. Das ist der Lite-Plan mit Basisfunktionen wie E-Mail-Zuweisung und Collision Detection. Für Automations und SLA-Management wechseln Sie zu Growth ($ 29/$ 34 pro Monat). Der Pro-Plan ($ 49/$ 59) fügt Analytics und Integrationen hinzu. Der Elite-Plan ($ 69/$ 79) ist für größere Teams mit erweiterten Anforderungen gedacht.
Sie erhalten 7 Tage, um das Tool kostenlos zu testen, einschließlich aller Funktionen. Das ist ausreichend, um zu sehen, ob Hiver zu Ihrem Workflow passt. Die Preise können erheblich steigen, wenn Ihr Team wächst, insbesondere wenn Sie die höheren Pläne für Analytics und erweiterte Automations benötigen.
Worauf sollten Sie achten?
Hiver funktioniert am besten mit kleineren bis mittleren Postfächern. Bei großen E-Mail-Volumina melden Benutzer Langsamkeit beim Laden. Das Tool kann ins Stocken geraten, wenn Sie Tausende von E-Mails pro Tag verarbeiten, was frustrierend ist, wenn Sie gerade Geschwindigkeit benötigen.
Die Berichte sind ziemlich einfach. Sie erhalten zwar Einblicke in Reaktionszeiten und bearbeitete E-Mails, aber tiefgehende Analytics fehlen. Wenn Sie detaillierte Daten über Kundenverhalten oder Team-Leistung benötigen, kommen Sie zu kurz.
Synchronisierungsprobleme kommen vor. Manchmal erscheinen Zuweisungen oder Notizen nicht sofort bei allen Teammitgliedern, was zu Verwirrung führt. Nicht täglich, aber oft genug, um ärgerlich zu sein.
Die mobile App hat Einschränkungen. Sie können die grundlegenden Aufgaben ausführen, aber erweiterte Funktionen wie das Einrichten von Automations oder das Anpassen von Workflows müssen Sie auf dem Desktop erledigen. Für Teams, die viel unterwegs arbeiten, ist das ein Nachteil.
Die Kosten steigen bei größeren Teams schnell an. Wenn Sie zehn Personen haben und den Pro-Plan benötigen, zahlen Sie bereits $ 490 pro Monat bei jährlicher Zahlung. Für kleine Unternehmen mit begrenztem Budget kann das zu viel sein.
Hiver Alternativen
Hiver ist nicht das einzige Tool, das geteilte Postfächer anbietet. Abhängig von Ihren Wünschen gibt es Alternativen, die besser passen.
- Front: Eine eigenständige App anstelle einer Gmail-Erweiterung. Wählen Sie Front, wenn Sie eine separate Oberfläche getrennt von Ihrer Mailbox möchten, mit mehr Kontrolle über das Layout und die Workflows.
- Help Scout: Traditionelle Helpdesk-Software mit einer klassischen Ticketing-Oberfläche. Geeignet, wenn Sie ein vollwertiges Kundenservice-Tool mit umfangreichen Wissensdatenbank-Funktionen suchen.
- Zendesk: Viel komplexer und umfangreicher als Hiver. Wählen Sie Zendesk, wenn Sie Enterprise-Level-Features benötigen, wie erweiterte Workflows, KI-Unterstützung und Integrationen mit Dutzenden von Tools.
Häufig gestellte Fragen
Nachfolgend die am häufigsten gestellten Fragen zu Hiver.
Funktioniert Hiver mit Outlook?
Ja, Hiver unterstützt mittlerweile auch Microsoft Outlook neben Google Workspace. Sie können dieselben Funktionen wie in Gmail verwenden, einschließlich geteilter Postfächer und E-Mail-Zuweisung.
Sehen Kunden, dass ich Hiver verwende?
Nein, für den Kunden sieht es wie eine normale E-Mail aus. Es kommen keine Ticketnummern in die Betreffzeile, es sei denn, Sie stellen das selbst ein. Alle Kollaborationsfunktionen bleiben für den Empfänger unsichtbar.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Hiver speichert Daten in den Vereinigten Staaten auf AWS-Servern. Ihre E-Mails bleiben auf den Servern von Google oder Microsoft, Hiver speichert nur Metadaten wie Zuweisungen und Notizen.
Fazit
Hiver ist eine kluge Wahl, wenn Ihr Team bereits mit Gmail oder Outlook arbeitet und keine Lust auf ein separates Helpdesk-Tool hat. Die Integration ist einfach, die Lernkurve ist minimal, und Sie können direkt zusammenarbeiten, ohne Ihren Workflow umzustellen. Für kleine bis mittlere Teams, die hauptsächlich E-Mails bearbeiten, funktioniert es gut.
Die Einschränkungen liegen vor allem in der Skalierbarkeit und erweiterten Funktionen. Bei großen Volumina kann das Tool langsam werden, und die Analytics sind einfach. Wenn Sie eine umfassende Enterprise-Lösung suchen oder detaillierte Berichte benötigen, gibt es bessere Alternativen.
Probieren Sie die kostenlose Version oder die 7-tägige Testversion aus, um zu sehen, ob Hiver zu Ihrem Team passt. Es ist keine Revolution, aber eine praktische Lösung für Teams, die einfach an E-Mails zusammenarbeiten möchten, ohne Umstände.
