Ihre Notizen sind über Post-its, lose Blätter und drei verschiedene Apps verstreut. Was Sie letzte Woche während dieser Besprechung notiert haben? Keine Ahnung, wo das geblieben ist. OneNote von Microsoft will dieses Chaos mit einem digitalen Notizbuch lösen, das Ihre Notizen, Bilder und sogar Audio-Aufnahmen an einem Ort sammelt und zwischen all Ihren Geräten synchronisiert.
Wer steckt hinter Onenote?
OneNote stammt von der Microsoft Corporation, dem Technologieunternehmen, das Bill Gates und Paul Allen 1975 in Redmond, Vereinigte Staaten, gründeten. Aber die Idee für OneNote entstand erst viel später, im Jahr 2001, als der Microsoft-Mitarbeiter Chris Pratley erkannte, dass Menschen ständig lose Notizen machen, die nirgendwo richtig hinpassen. Zu informell für ein Word-Dokument, zu wichtig zum Vergessen. Er erdachte ‚Scribbler‘, ein Tool speziell für diese unstrukturierten Informationen, die wir alle sammeln, aber nie gut wiederfinden können.
Im Jahr 2003 veröffentlichte Microsoft die erste Version von OneNote offiziell. Was als eigenständiges Produkt begann, ist inzwischen zu einem Standardbestandteil der Microsoft 365 Suite herangewachsen. Das Tool brauchte keine spektakulären Übernahmegeschichten oder externe Investoren – als Teil eines der weltweit größten Softwareunternehmen hatte OneNote alle Mittel bereits zur Hand. Heutzutage nutzen mehr als 345 Millionen Menschen das Tool, größtenteils weil es kostenlos mit Microsoft 365 Konten mitgeliefert wird und sogar als eigenständige kostenlose App verfügbar ist.
Für wen ist Onenote?
OneNote richtet sich vor allem an Studenten, die Vorlesungen mitschreiben und Recherchematerial sammeln, Forscher, die Informationen aus verschiedenen Quellen organisieren müssen, und Büropersonal, das Besprechungsnotizen und Projektinformationen strukturieren möchte. Das Tool funktioniert besonders gut für Menschen, die gerne mit einem Stylus oder Stift auf Tablets arbeiten, da die Digital Inking Funktionalität hervorragend ist.
Weniger geeignet ist OneNote für Linux-Nutzer, da es keine native App für diese Plattform gibt. Auch Markdown-Puristen werden enttäuscht sein – OneNote verwendet ein eigenes Formatierungssystem anstelle der Plain-Text-Markdown-Syntax, die viele Technikbegeisterte bevorzugen. Wenn Sie vollständige Kontrolle über Ihre Datendateien wollen und sie lokal in einem offenen Format speichern möchten, gibt es bessere Alternativen.
Was kann Onenote alles?
Die kostenlose Version von OneNote bietet bereits fast alle Kernfunktionen. Sie erhalten Zugriff auf die vollständige Organisationsstruktur, Digital Inking, Audio-Aufnahmen und OCR-Funktionalität. Für zusätzlichen Speicherplatz über das 5GB OneDrive-Limit hinaus und einige erweiterte Mathematikfunktionen und Sticker benötigen Sie ein Microsoft 365 Abonnement.
- Hierarchische Organisation: OneNote arbeitet mit einer logischen Struktur aus Notizbüchern, Abschnitten und Seiten. Wie bei einem physischen Ringordner können Sie Themen in verschiedene Registerkarten trennen und dort wiederum einzelne Seiten erstellen. Diese Metapher funktioniert für die meisten Menschen intuitiv.
- Unendliche Leinwand: Im Gegensatz zu traditionellen Dokumenten können Sie in OneNote überall auf einer Seite klicken und dort mit dem Tippen, Zeichnen oder Platzieren von Bildern beginnen. Sie sind nicht an eine lineare Reihenfolge von oben nach unten gebunden. Ideal für visuelle Denker und Brainstorming-Sitzungen.
- Digital Inking: Mit einem Stylus oder Apple Pencil können Sie handgeschriebene Notizen erstellen, die natürlich aussehen. Die Handschrifterkennung funktioniert gut und Sie können später sogar in Ihrem handgeschriebenen Text suchen. Perfekt für mathematische Formeln, schnelle Skizzen oder einfach, weil Sie lieber schreiben als tippen.
- Audio-Aufnahmen synchronisieren: Nehmen Sie Audio während einer Vorlesung oder Besprechung auf und OneNote verknüpft die Aufnahme mit Ihren getippten Notizen. Wenn Sie später auf einen bestimmten Satz klicken, springen Sie direkt zu diesem Moment in der Audioaufnahme. Praktisch, um Kontext wiederzufinden, ohne eine ganze Stunde Audio anhören zu müssen.
- OCR für Bilder: Machen Sie ein Foto von einem Whiteboard, einer Rechnung oder gedrucktem Text und OneNote erkennt den Text in diesem Bild. Sie können diesen Text kopieren, bearbeiten und sogar durchsuchen. Die OCR funktioniert überraschend gut, auch bei handgeschriebenem Text, wenn er ordentlich ist.
- Web Clipper Erweiterung: Mit der Browsererweiterung können Sie Webseiten, Artikel oder Teile davon direkt an OneNote senden. Sie speichern nicht nur den Link, sondern den gesamten Artikel einschließlich Formatierung und Bilder. Viele Nutzer nennen dies als eine der stärksten Funktionen für Recherche und Informationssammlung.
- Echtzeit-Zusammenarbeit: Teilen Sie ein Notizbuch mit Kollegen oder Kommilitonen und arbeiten Sie gleichzeitig im selben Dokument. Sie sehen live, wer was hinzufügt. Die Zusammenarbeitsfunktionen sind nicht so fortgeschritten wie in Google Docs, aber für gemeinsame Notizen funktioniert es prima.
- Offline-Zugriff: OneNote speichert einen lokalen Cache Ihrer Notizbücher, sodass Sie ohne Internetverbindung weiterarbeiten können. Sobald Sie wieder online sind, synchronisieren sich Ihre Änderungen automatisch. In der Praxis funktioniert dies ziemlich zuverlässig, obwohl die Synchronisation nicht immer gleich schnell läuft.
- Cross-Platform-Verfügbarkeit: Die App läuft auf Windows, macOS, iOS, Android und in Ihrem Webbrowser. Ihre Notizen sind überall zugänglich, auch wenn die mobilen Apps etwas eingeschränkter in der Funktionalität sind als die Desktop-Versionen.
Was kostet Onenote?
OneNote kann kostenlos heruntergeladen und verwendet werden. Sie erhalten Zugriff auf nahezu alle Funktionen, ohne zu bezahlen. Die einzige Einschränkung besteht beim Speicherplatz – Ihre Notizbücher werden in OneDrive gespeichert und dafür erhalten Sie kostenlos 5GB. Für die meisten Benutzer ist das mehr als ausreichend, es sei denn, Sie speichern extrem viele Bilder oder Videos.
Möchten Sie mehr Speicherplatz oder benötigen Sie sowieso ein Microsoft 365 Abonnement für Word, Excel und PowerPoint? Dann erhalten Sie OneNote automatisch dazu. Microsoft 365 Personal kostet € 10 pro Monat oder € 99 pro Jahr (€ 8,25 pro Monat). Damit erhalten Sie 1TB OneDrive-Speicher und können die Apps auf einem Gerät installieren. Microsoft 365 Family kostet € 13 pro Monat oder € 129 pro Jahr (€ 10,75 pro Monat) und kann mit bis zu sechs Personen geteilt werden, jede mit 1TB Speicher.
Neue Benutzer können Microsoft 365 30 Tage lang kostenlos ausprobieren, bevor Sie bezahlen müssen. Aber nochmals, für OneNote allein müssen Sie überhaupt nicht bezahlen – die kostenlose Version ist bereits überraschend umfassend.
Worauf muss man achten?
Die Synchronisation zwischen Geräten ist der größte Kritikpunkt, den Benutzer nennen. Besonders auf Android hinken Notizen manchmal Minuten bis Viertelstunden hinterher, bevor sie auf anderen Geräten erscheinen. Das ist frustrierend, wenn Sie schnell etwas auf Ihrem Telefon notieren und es direkt auf Ihrem Laptop verwenden möchten. Die iOS- und Windows-Versionen synchronisieren im Allgemeinen schneller, aber auch dort gibt es regelmäßig Beschwerden darüber.
Microsoft hat jahrelang zwei verschiedene Versionen von OneNote für Windows angeboten – die Desktop-Version und OneNote for Windows 10. Das sorgte für enorme Verwirrung darüber, welche Version man verwenden sollte und welche Funktionen wo vorhanden waren. Microsoft hat diese Versionen inzwischen zusammengeführt, aber Benutzer, die zur Migration gezwungen wurden, waren darüber nicht immer glücklich.
Die mobilen Apps sind erheblich eingeschränkter als die Desktop-Versionen. Bestimmte Funktionen wie erweiterte Formatierung und einige Plugins fehlen vollständig. Wenn Sie viel unterwegs arbeiten, stoßen Sie auf diese Einschränkungen. Die Android-App bleibt zudem hinter der iOS-Version in Bezug auf Funktionen und Stabilität zurück.
Linux-Benutzer haben Pech – es gibt keine native App für diese Plattform. Sie können zwar die Webversion verwenden, aber diese vermisst Funktionen und fühlt sich weniger responsiv an als eine echte Anwendung. Für ein Produkt von Microsofts Größe ist es merkwürdig, dass Linux vollständig ignoriert wird.
Das Exportieren Ihrer Notizen in andere Formate ist eingeschränkt. OneNote verwendet ein proprietäres Format und obwohl Sie nach PDF exportieren können, verlieren Sie dabei die Struktur und viel Funktionalität. Wenn Sie jemals zu einem anderen Tool wechseln möchten, ist das keine einfache Aufgabe. Sie sind ziemlich fest an das Microsoft-Ökosystem gebunden.
Synchronisationsfehler, bei denen widersprüchliche Versionen entstehen, kommen regelmäßig vor. Wenn Sie auf zwei Geräten gleichzeitig im selben Notizbuch arbeiten ohne gute Internetverbindung, muss OneNote später raten, welche Version die richtige ist. Das geht nicht immer gut und Sie können Arbeit verlieren.
Onenote Alternativen
OneNote ist nicht die einzige Notiz-App auf dem Markt. Abhängig von Ihren spezifischen Wünschen gibt es Alternativen, die besser passen.
- Evernote: Wählen Sie Evernote, wenn Sie einen leistungsstärkeren Web-Clipper und Dokument-Scanning suchen. Evernote hat bessere Suchfunktionen und kann mehr Dateitypen indizieren. Der Nachteil ist, dass Evernote erheblich teurer ist und die kostenlose Version stark eingeschränkt ist.
- Notion: Wählen Sie Notion, wenn Sie Notizen mit Projektmanagement und Datenbanken kombinieren möchten. Notion ist mehr datenbankorientiert und blockbasiert, wodurch Sie komplexere Strukturen aufbauen können. Es ist vielseitiger, aber auch komplexer zu erlernen.
- Obsidian: Wählen Sie Obsidian, wenn Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Daten haben möchten und Markdown mögen. Obsidian speichert alles lokal in plain text Dateien und verwendet bidirektionale Links, um ein Wissensnetzwerk aufzubauen. Perfekt für Menschen, die keinen Vendor Lock-in wollen.
Häufig gestellte Fragen
Einige Fragen, die oft über OneNote auftauchen.
Ist OneNote vollständig kostenlos?
Ja, die OneNote-App kann kostenlos heruntergeladen und mit allen Kernfunktionen verwendet werden. Sie zahlen nur, wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen als das kostenlose 5GB OneDrive-Limit. Für die meisten Benutzer ist die kostenlose Version mehr als ausreichend.
Kann ich OneNote offline verwenden?
Ja, OneNote speichert einen Cache Ihrer Notizbücher lokal, sodass Sie ohne Internetverbindung arbeiten können. Änderungen synchronisieren automatisch, sobald Sie wieder online sind. Die Offline-Funktionalität funktioniert im Allgemeinen zuverlässig.
Was ist der Unterschied zwischen OneNote und OneNote for Windows 10?
Microsoft hat diese beiden Versionen zu einer einzigen OneNote-App auf Windows zusammengeführt, die jetzt alle Funktionen kombiniert. Sie müssen sich keine Sorgen mehr darüber machen, welche Version Sie verwenden sollten.
Fazit
OneNote bietet eine überraschend vollständige kostenlose Notizlösung, besonders für Menschen, die bereits im Microsoft-Ökosystem sind. Die Kombination aus unbegrenzter Leinwand, guter Stylus-Unterstützung und leistungsstarkem Web Clipper macht es attraktiv für Studenten und Wissensarbeiter. Die Synchronisationsprobleme und eingeschränkten mobilen Apps sind allerdings frustrierende Minuspunkte. Für Linux-Nutzer oder Menschen, die Markdown bevorzugen, gibt es bessere Alternativen. Aber wenn Sie eine kostenlose, vielseitige Notiz-App suchen, die gut mit Stift- und Papier-Metaphern funktioniert, ist OneNote für den Preis schwer zu schlagen.
