Ihre Inbox quillt über mit Support-Anfragen, Verkaufs-E-Mails und Kundenanfragen über WhatsApp. Ihr Team arbeitet aneinander vorbei, niemand weiß, wer was übernommen hat, und wichtige Nachrichten bleiben liegen. Helpwise bietet eine Lösung: Ein zentrales Dashboard, in dem Sie E-Mail, Chat, SMS und WhatsApp mit Ihrem gesamten Team verwalten. Aber ist es auch wirklich so praktisch, wie es klingt?
Wer steckt hinter Helpwise?
Helpwise wurde 2016 von Gaurav Sharma in Palo Alto, Vereinigte Staaten, gegründet. Es begann als internes Tool für SaaS Labs Inc., die Muttergesellschaft, die auch JustCall und CallRoot entwickelt hat. Das Team hatte ein einfaches Problem: Sie mussten ihre eigenen Team-E-Mails für Support, Vertrieb und Finanzen verwalten, aber bestehende Lösungen waren entweder zu teuer oder viel zu kompliziert für das, was sie benötigten.
Was als internes Projekt begann, entwickelte sich zu einem vollwertigen Produkt. Das Tool erwies sich nicht nur als praktisch für ihr eigenes Team, sondern auch für Tausende andere Unternehmen, die mit demselben Problem zu kämpfen hatten. SaaS Labs konnte insgesamt $ 74.2 Millionen an Finanzierung von Investoren wie Peak XV Partners (ehemals Sequoia), Base10 Partners und Eight Roads Ventures einsammeln. Diese Investition hat sich eindeutig ausgezahlt.
Heute nutzen mehr als 5000 Unternehmen weltweit Helpwise, mit insgesamt über 10.000 Nutzern. Es hat sich von einem einfachen internen Tool zu einem ernstzunehmenden Player auf dem Markt für Shared Inboxes entwickelt. Der Fokus auf Erschwinglichkeit und Einfachheit, der die ursprüngliche Idee war, ist immer noch in der Funktionsweise des Tools erkennbar.
Für wen ist Helpwise?
Helpwise richtet sich vor allem an kleine bis mittelgroße Teams, die ihre Kommunikation zentralisieren möchten. Denken Sie an Kundenservice-Abteilungen, die nicht ständig zwischen Gmail, WhatsApp und einem SMS-Tool wechseln möchten. Oder Vertriebsteams, die gemeinsam Leads nachverfolgen müssen, ohne dass jeder dieselbe Person anschreibt.
Es funktioniert gut, wenn Sie eine übersichtliche Möglichkeit suchen, bei der Kundenkommunikation zusammenzuarbeiten, ohne dass Sie eine IT-Abteilung benötigen, um alles einzurichten. Das Tool wurde bewusst einfach gehalten, was ein Vorteil für Teams ist, die schnell starten möchten.
Aber Helpwise ist nicht für jeden geeignet. Große Unternehmen mit strengen On-Premise-Anforderungen können hier nicht fündig werden, denn es ist eine reine Cloud-Lösung. Auch Teams, die vollständig innerhalb der Gmail-Oberfläche arbeiten möchten, werden sich wahrscheinlich nicht wohlfühlen. Helpwise hat nämlich sein eigenes Dashboard, was bedeutet, dass Sie Ihre vertraute Gmail-Umgebung verlassen.
Was kann Helpwise alles?
Helpwise versucht nicht, das funktionsreichste Tool zu sein, sondern konzentriert sich auf die Grundlagen, die gut funktionieren. Die kostenlose Testphase von 7 Tagen gibt Ihnen Zugang zu allen Funktionen, sodass Sie testen können, ob es zu Ihrem Team passt. Hier sind die wichtigsten Möglichkeiten:
- Shared Inbox für mehrere Kanäle: Sie können E-Mail, SMS und WhatsApp alle in einer Übersicht verwalten. Kein Hin- und Herspringen zwischen Apps mehr. Alle Nachrichten kommen im selben Dashboard an, und Ihr Team sieht sofort, wer was übernimmt.
- Automatisierung und Regeln: Sie können Nachrichten automatisch bestimmten Teammitgliedern zuweisen, basierend auf Betreff, Absender oder Stichwörtern. Praktisch, um sicherzustellen, dass dringende Fragen direkt bei der richtigen Person landen.
- Live Chat Widget: Sie können ein Chat-Widget auf Ihrer Website platzieren, das direkt mit Ihrer Helpwise Inbox verbindet. Besucher können Fragen stellen und Ihr Team antwortet aus demselben Dashboard, in dem auch die E-Mails und WhatsApp-Nachrichten ankommen.
- Team-Zusammenarbeit: Interne Notizen und Mentions machen es einfach, mit Kollegen zu beraten, ohne dass der Kunde es sieht. Sie können jemanden in einem Gespräch taggen und um Hilfe bitten, oder eine Notiz für die nächste Person hinterlassen, die das Gespräch übernimmt.
- Analytics und Berichterstattung: Sie erhalten Einblick in Antwortzeiten, bearbeitete Gespräche und die Leistung einzelner Teammitglieder. Die Berichte sind laut Nutzern ziemlich basic, geben aber die wichtigsten Zahlen wieder.
- Integrationen: Helpwise verbindet sich mit Tools wie Slack, HubSpot und Shopify. Sie können zum Beispiel Benachrichtigungen in Slack erhalten, wenn eine neue Nachricht ankommt, oder Kundendaten aus HubSpot direkt im Gespräch sehen.
Die Oberfläche ähnelt bewusst Gmail, was die Lernkurve senkt. Sie haben Labels, Filter und eine Inbox-Struktur, die vertraut wirkt. Nutzer nennen dies oft als Pluspunkt: Sie müssen Ihr Team nicht wochenlang schulen, bevor es damit arbeiten kann.
Mobile Apps sind für iOS und Android verfügbar, wobei diese laut Bewertungen eingeschränkter sind als die Webversion. Du kannst unterwegs Nachrichten lesen und beantworten, aber für umfangreichere Arbeiten ist die Desktop-Version praktischer.
Was kostet Helpwise?
Helpwise hat keinen kostenlosen Plan, aber eine 7-tägige Testphase, bei der du keine Kreditkarte angeben musst. Das gibt dir genug Zeit, um zu testen, ob es zu deinem Team passt.
Die Preise gelten pro Benutzer pro Monat. Der Standard-Plan kostet $ 15 pro Monat oder $ 12 bei jährlicher Zahlung. Damit erhältst du die Grundlagen: gemeinsamer Posteingang für E-Mail, grundlegende Automatisierung und Integrationen. Für die meisten kleinen Teams reicht dies aus, um zu starten.
Der Premium-Plan kostet $ 29 pro Monat oder $ 23 bei jährlicher Zahlung. Hier erhältst du zusätzliche Möglichkeiten wie erweiterte Automatisierung, mehr Integrationen und umfangreichere Berichte. Dieser Plan ist interessant, wenn dein Team wächst und du mehr Kontrolle über Workflows haben möchtest.
Der Advanced-Plan kostet $ 49 pro Monat oder $ 39 pro Jahr. Dieser ist für größere Teams gedacht, die noch mehr Automatisierung, API-Zugang und prioritären Support benötigen. Für die meisten Benutzer ist dies übertrieben, es sei denn, du hast wirklich spezifische Enterprise-Anforderungen.
Verglichen mit Alternativen wie Front, das schnell in Richtung $ 50-$ 100 pro Benutzer geht, ist Helpwise deutlich erschwinglicher. Das macht es attraktiv für Teams mit begrenztem Budget, die dennoch professionell kommunizieren möchten.
Worauf sollten Sie achten?
Kein Tool ist perfekt, und Helpwise hat seine eigenen Frustrationen. Benutzer beschweren sich regelmäßig über die mobile App. Diese ist nicht nur in der Funktionalität eingeschränkt, sondern auch fehlerhaft. Wenn du viel unterwegs arbeitest und auf dein Telefon angewiesen bist, kann dies ein Problem sein. Die Webversion funktioniert viel stabiler.
Die Suchfunktion lässt ebenfalls zu wünschen übrig. Alte E-Mails sind manchmal schwer zu finden, und die Suchergebnisse sind nicht immer vollständig. Wenn du oft in alten Gesprächen graben musst, kann dies ärgerlich sein. Du musst manchmal manuell durch Labels und Ordner scrollen, um zu finden, was du suchst.
Performance ist ein weiterer Punkt. Benutzer berichten, dass das Tool gelegentlich langsam ist und dass du die Seite aktualisieren musst, um neue Nachrichten zu sehen. Das ist lästig, wenn du schnell auf Kunden reagieren musst. Es passiert nicht ständig, aber oft genug, um es zu erwähnen.
Die Berichte sind funktional, aber nicht großartig. Wenn du tiefgehende Analysen durchführen oder schöne Dashboards für das Management erstellen möchtest, kommst du hier zu kurz. Du erhältst die Grundlagen wie Reaktionszeiten und Anzahl der bearbeiteten Tickets, aber viel mehr nicht.
Ein technisches Detail: Aliase zählen manchmal als separater Posteingang, was in deiner Übersicht verwirrend sein kann. Wenn du viele E-Mail-Aliase verwendest, musst du dies bei der Einrichtung deines Workspace berücksichtigen.
Helpwise Alternativen
Helpwise ist nicht der einzige Anbieter in diesem Markt. Abhängig von deinem Budget und deinen Wünschen gibt es andere Optionen, die besser passen könnten:
- Front: Teurer, bietet aber mehr fortgeschrittene Enterprise-Features. Wählen Sie Front, wenn Sie ein größeres Budget haben und tiefere Integrationen mit Ihrem CRM und anderen Tools benötigen. Die Automatisierung ist leistungsfähiger und die Analytics sind umfassender.
- Hiver: Funktioniert direkt innerhalb der Gmail-Oberfläche statt in einem separaten Dashboard. Wählen Sie Hiver, wenn Ihr Team vollständig innerhalb von Gmail arbeiten möchte und die vertraute Oberfläche nicht verlassen will. Es fühlt sich mehr wie eine Gmail-Erweiterung an als wie ein separates Tool.
- Help Scout: Vergleichbare Features, aber mit einem stärkeren Fokus auf Einfachheit und Kundenerlebnis. Wählen Sie Help Scout, wenn Sie ein etabliertes Tool mit einer minimalistischen Oberfläche und einer starken Reputation in Customer-Support-Kreisen suchen.
Jede dieser Alternativen hat ihre eigenen Stärken. Helpwise liegt preislich unter Front, aber über kostenlosen Tools. Es ist ein Mittelweg zwischen Erschwinglichkeit und Funktionalität.
Häufig gestellte Fragen
Hier sind die Fragen, die oft bei Personen auftauchen, die Helpwise in Erwägung ziehen:
Gibt es eine kostenlose Testphase?
Ja, Helpwise bietet eine kostenlose 7-tägige Testphase an, mit der du alle Features ohne Kreditkarte testen kannst. Du erhältst vollen Zugriff auf alle Funktionen, sodass du gut einschätzen kannst, ob es zu deinem Team passt, bevor du zahlst.
Kann ich WhatsApp Business mit Helpwise verbinden?
Ja, Helpwise unterstützt Integrationen mit WhatsApp Business über offizielle Partner wie Twilio, sodass du WhatsApp-Nachrichten im gemeinsamen Posteingang erhältst. Du kannst dann mit deinem gesamten Team WhatsApp-Gespräche über dasselbe Dashboard wie deine E-Mails verwalten.
Hat Helpwise eine mobile App?
Ja, es gibt mobile Apps für iOS und Android, sodass du auch unterwegs Zugriff auf deine gemeinsamen Posteingänge hast. Du solltest jedoch wissen, dass Benutzer sich regelmäßig über Bugs und eingeschränkte Funktionalität in der mobilen Version im Vergleich zur Webversion beschweren.
Fazit
Helpwise hält, was es verspricht: Es gibt Teams einen zentralen Ort, um E-Mail, Chat, SMS und WhatsApp zu verwalten, ohne zu kompliziert zu werden. Der Preis ist angemessen, die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und die Einrichtung geht schnell. Für kleine bis mittelgroße Teams, die ihre Kommunikation professionalisieren wollen, ohne eine IT-Abteilung einzuschalten, ist dies eine solide Wahl.
Aber es ist nicht perfekt. Die mobile App ist schwach, die Suchfunktion frustrierend und die Berichte basic. Wenn Sie ein Team haben, das viel unterwegs arbeitet oder tiefgehende Analytics benötigt, müssen Sie gut überlegen, ob dies das richtige Tool ist. Für Teams, die hauptsächlich vom Desktop aus arbeiten und Überblick und Zusammenarbeit brauchen, bietet Helpwise genug, um es auszuprobieren.
