Notion und Monday.com scheinen auf den ersten Blick vergleichbar, sind aber für unterschiedliche Arbeitsweisen gebaut. Notion ist ein flexibler Workspace, in dem du alles selbst gestaltest. Monday.com ist Projektmanagement-Software mit klarer Struktur. Welche passt zu deiner Arbeitsweise?
Notion in Kürze
Notion kombiniert Notizen, Aufgaben, Datenbanken und Wikis in einer Plattform. Du baust deinen eigenen Arbeitsbereich mit Blöcken und Seiten auf, genau so wie du arbeiten möchtest. Das System ist enorm flexibel: mache daraus einen Aufgabenmanager, eine Wissensdatenbank oder eine Kombination. Ideal für Teams, die Dokumentation und Projekte gemeinsam verwalten möchten. Die Lernkurve ist steiler als bei traditionellen Tools, aber die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Kürzlich hinzugefügt: Offline-Modus, native Formulare und ein integrierter E-Mail-Client.
Monday.com in Kürze
Monday.com ist eine visuelle Work OS Plattform für Projektmanagement und Workflow-Automatisierung. Du arbeitest mit Boards, Spalten und Karten in einer aufgeräumten, farbenfrohen Oberfläche. Das Tool glänzt bei Automatisierungen ohne Code, Zeiterfassung und Berichten. Perfekt für Teams, die Deadlines, Ressourcen und Fortschritt verfolgen möchten ohne viel Konfiguration. Die Oberfläche ist intuitiv, aber die Preisstruktur verwirrend. Monday.com hat sich mit spezifischen Produkten für CRM, Development und Portfolio Management erweitert.
Notion vs Monday.com: die Unterschiede
Der grundlegende Unterschied liegt in der Philosophie. Notion gibt dir eine leere Leinwand und sagt: baue was du brauchst. Monday.com gibt dir ein Projektboard und sagt: trage deine Aufgaben ein. Diese Freiheit macht Notion leistungsstark für Wissensmanagement und Dokumentation. Du schreibst lange Texte, baust Wikis auf und verknüpfst Datenbanken miteinander. Monday.com fokussiert sich auf Aufgabenverwaltung und Workflows. Lange Texte schreiben? Das geht, aber es fühlt sich umständlich an.
Automatisierungen funktionieren grundlegend anders. Bei Monday.com klickst du Automations in einem visuellen Builder zusammen. „Wenn Status sich zu Fertig ändert, sende dann eine Benachrichtigung und verschiebe zum nächsten Board.“ Kein Code, kein Aufwand. Notion hat Datenbanken mit Formeln und Beziehungen, aber für echte Automatisierungen brauchst du externe Tools wie Make oder Zapier. Wo Monday.com bei out-of-the-box Automatisierung gewinnt, gewinnt Notion bei Datenstruktur und Flexibilität.
Offline arbeiten war jahrelang ein Schmerzpunkt für Notion. Diese Situation hat sich mit der Einführung des Offline-Modus geändert, obwohl es anders funktioniert als man erwartet. Du musst Seiten manuell für den Offline-Zugriff herunterladen. Monday.com hat eine bessere Offline-Erfahrung, obwohl auch dort nicht alles ohne Internet funktioniert. Für Teams, die oft unterwegs sind oder an Orten ohne stabile Verbindung arbeiten, bleibt dies ein wichtiger Unterschied.
Berichte und Dashboards sind die stärkste Waffe von Monday.com. Du kombinierst Daten aus mehreren Boards in visuellen Dashboards mit Diagrammen und Widgets. Manager sehen auf einen Blick, wo Projekte stehen. Notion hat kürzlich Charts für Datenvisualisierung hinzugefügt, aber es fühlt sich einfach an im Vergleich zu den Dashboards von Monday.com. Arbeitest du mit Resource Management, Workload Balancing oder Zeit-Tracking? Dann ist Monday.com eindeutig für deinen Use Case gebaut.
Die mobile Erfahrung unterscheidet sich auch. Notion hat eine vollwertige mobile App, wo du Seiten bearbeitest, Datenbanken füllst und zusammenarbeitest. Monday.com fokussiert sich auf Benachrichtigungen, Quick Updates und das Überprüfen von Aufgaben. Für umfangreiche Arbeit auf dem Handy ist Notion angenehmer. Für schnelle Status-Updates und das Abhaken von Aufgaben reicht Monday.com vollkommen aus.
Die Preise im Vergleich
Beide Tools haben einen kostenlosen Plan, aber mit unterschiedlichen Einschränkungen. Notion Free ist großzügig für einzelne Nutzer: unbegrenzte Seiten und Blöcke, aber begrenzte Dateigröße von 5MB und nur 7 Tage Seitenverlauf. Für Teams wird es eingeschränkter mit einem Limit auf die Anzahl der Blöcke. Monday.com Free ist begrenzt auf 2 Nutzer und 3 Boards, ohne Zugriff auf Automatisierungen oder Integrationen. Für Solo-Nutzung gewinnt Notion, für Duos, die einfaches Projektmanagement möchten, ist Monday.com brauchbar.
Die kostenpflichtigen Pläne unterscheiden sich in ihrer Struktur. Notion Plus kostet € 10 pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Zahlung oder € 12 monatlich. Du erhältst unbegrenzte Dateien, 30 Tage Verlauf und Gastzugang. Notion Business kostet € 20 pro Benutzer pro Monat und enthält jetzt auch die AI-Features, SAML SSO und erweiterte Berechtigungen. Monday.com Basic startet bei € 9 pro Benutzer pro Monat, aber Achtung: Du musst mindestens 3 Seats buchen. Der tatsächliche Startpreis beträgt also € 27 pro Monat. Standard kostet € 12 pro Seat, Pro € 19 pro Seat. Alle Preise gelten bei jährlicher Zahlung.
Für kleine Teams von 2-3 Personen ist Notion günstiger. Zwei Benutzer auf Notion Plus zahlen € 20 pro Monat. Bei Monday.com zahlst du mindestens € 27 für drei Seats, auch wenn du nur zwei nutzt. Ab fünf Benutzern wird der Unterschied geringer. Monday.com bietet mehr Out-of-the-Box-Funktionalität für Projektmanagement, was externe Integrationen einsparen kann. Notion erfordert manchmal kostenpflichtige Add-ons wie Zapier für Automatisierungen, die Monday.com standardmäßig hat.
Achte auch auf versteckte Kosten. Monday.com hat verschiedene Produkte aufgeteilt: Work Management, CRM, Dev. Willst du alles nutzen? Dann zahlst du mehr. Notion hat eine Plattform, auf der alles enthalten ist, aber die AI-Features sind nur im Business-Plan verfügbar. Für Teams, die umfangreiche Automatisierungen oder CRM-Funktionalität benötigen, können die zusätzlichen Kosten von Monday.com die Mühe wert sein.
Fazit
Notion gewinnt für Teams, die Dokumentation und Projektmanagement in einem Arbeitsbereich kombinieren möchten. Die Flexibilität, bessere mobile App und niedrigerer Einstiegspreis machen es attraktiv für Startups, Content-Teams und Wissensarbeiter. Die Hinzufügung von Offline-Modus, Formularen und besserer Datenvisualisierung haben wichtige Lücken geschlossen. Monday.com ist die bessere Wahl für Projektmanager, die Struktur, Automatisierungen und Berichte out-of-the-box wollen. Die visuellen Dashboards, natives Time-Tracking und Workload Management sind für Teams mit strikten Deadlines und Ressourcenplanung entwickelt. Für die meisten Teams, die mit Projektmanagement-Software starten, ist Notion die sicherere Wahl: günstiger, vielseitiger und weniger Verpflichtungen. Erst wenn du Projektmanagement wirklich ernst nimmst und bereit bist, in ein spezialisiertes Tool zu investieren, wird Monday.com interessant.
