Monday.com und Smartsheet ähneln sich: beide sind leistungsstarke Projektmanagement-Plattformen. Aber da hört es auf. Monday.com setzt auf visuelle Klarheit und Benutzerfreundlichkeit. Smartsheet wählt Spreadsheet-Power und fortgeschrittene Datenbearbeitung. Für wen ist welches Tool interessant?
Monday.com im Kurzüberblick
Monday.com ist eine visuelle Work OS-Plattform, mit der Teams Projekte, Workflows und Aufgaben planen und automatisieren können. Die Oberfläche setzt auf Farbe, Übersicht und drag-and-drop-Funktionalität. Denken Sie an farbenfrohe Dashboards, Kanban-Boards und Zeitlinien, die Sie in Sekunden anpassen. Die Plattform richtet sich an Teams, die schnell starten möchten ohne technisches Wissen. Marketing-Teams, Kreativagenturen und kleinere Projektgruppen fühlen sich hier zu Hause. Die kürzlich eingeführten Autopilot Hub und Capacity Planner machen Automatisierung zentral sichtbar und nutzbar.
Smartsheet im Kurzüberblick
Smartsheet ist eine Arbeitsverwaltungsplattform im Spreadsheet-Stil für Projektmanagement und Automatisierung im großen Maßstab. Die Benutzeroberfläche fühlt sich vertraut an für jeden, der mit Excel arbeitet: Zeilen, Spalten, Formeln und bedingte Formatierung. Die Plattform richtet sich an Organisationen, die komplexe Workflows, Datenintegrationen und strikte Governance benötigen. Projektmanager im Bauwesen, IT-Teams und Enterprise-Abteilungen schätzen die Leistungsfähigkeit von Formeln, erweiterte Berichte und granulare Berechtigungen. Features wie Linked Dropdown Columns und Control Center unterstützen großangelegte Portfolios.
Monday.com vs Smartsheet: die Unterschiede
Der erste Unterschied liegt in der Philosophie. Monday.com möchte Projektmanagement zugänglich machen. Die Benutzeroberfläche ist visuell, intuitiv und erfordert wenig Schulung. Du ziehst Aufgaben zwischen Spalten, passt Farben an und siehst sofort, was passiert. Smartsheet hingegen baut auf der Spreadsheet-Metapher auf. Zellen, Formeln und Zeilen bilden die Grundlage. Für Excel-Benutzer fühlt sich das vertraut an. Für andere fühlt es sich wie ein Schritt zurück in die Zeit an.
Der zweite Unterschied liegt in der Automatisierung. Monday.com führt No-Code-Automatisierungen über ein einfaches „when this happens, do that“-System ein. Der Autopilot Hub zeigt alle Automatisierungen zentral an, damit du den Überblick behältst. Smartsheet bietet ebenfalls Automatisierung, erfordert aber mehr technisches Verständnis. Du arbeitest mit Bedingungen, Formeln und Workflows, die du selbst aufbaust. Leistungsstark für Power-User. Einschüchternd für Anfänger.
Der dritte Unterschied betrifft die Datenverarbeitung. Smartsheet gewinnt im Bereich Formeln, Datenbeziehungen und komplexe Berechnungen. Das Tool fühlt sich an wie „Excel auf Steroiden“ mit zusätzlichen Ebenen für Zusammenarbeit und Berichterstattung. Features wie Data Shuttle lassen dich komplexe Datenintegrationen erstellen. Monday.com konzentriert sich mehr auf die visuelle Darstellung von Daten: Dashboards, Diagramme und Zeitpläne. MondayDB, die zugrunde liegende Infrastruktur, sorgt für Geschwindigkeit bei großen Datensätzen, aber die Formel-Leistungsfähigkeit bleibt im Vergleich zu Smartsheet begrenzt.
Der vierte Unterschied ist die Preistransparenz. Monday.com erhöhte die Preise Anfang 2024, aber die Struktur bleibt klar: pro Benutzer, pro Monat, mit eindeutigen Tier-Grenzen. Smartsheet führte ein neues User Subscription Model mit ‚Provisional Members‘ und einem ‚True-up‘-Prozess ein. Das bedeutet: wenn jemand ohne Lizenz eine Bearbeitung vornimmt, erhältst du nachträglich eine Rechnung. Benutzer beschreiben dies als „aggressiv“ und „verwirrend“. Die Preiserhöhung fühlt sich weniger vorhersehbar an als bei Monday.com.
Was in Benutzererfahrungen auffällt: Monday.com erhält Lob für die Benutzeroberfläche („prettier, more intuitive“), aber Kritik am Paywalling von Basisfunktionen. Einfache Automatisierungen befinden sich hinter teureren Abonnements. Smartsheet erhält Anerkennung für Effizienz und Leistungsfähigkeit, aber Benutzer beklagen sich über eine „kalte“ Benutzeroberfläche und begrenzten Support. Die mobile App von Smartsheet bleibt hinter der Konkurrenz zurück.
Die Preise im Vergleich
Monday.com startet mit einem kostenlosen Plan für maximal 2 Benutzer. Du erhältst 3 Boards, aber keine Integrationen oder Automatisierungen. Für ernsthaften Gebrauch beginnst du bei Basic: € 9 pro Benutzer pro Monat (Jahresabonnement) oder € 12 pro Monat (Monatsabonnement). Standard kostet € 12 (Jahr) oder € 15 (Monat). Pro, mit Zeiterfassung und erweiterten Features, kostet € 19 (Jahr) oder € 24 (Monat).
Smartsheet bietet keinen kostenlosen Plan für Teams. Der Einstieg ist Pro: € 9 pro Benutzer pro Monat (Jahresabonnement) oder € 12 (Monatsabonnement). Business kostet € 19 (Jahr) oder € 24 (Monat). Achtung: das neue Preismodell kann zu unerwarteten Kosten über den True-up-Prozess führen. Bearbeitest du als nicht-lizenzierter Benutzer ein Sheet? Dann zahlst du nachträglich für eine Lizenz.
Auf den ersten Blick erscheinen die Preise vergleichbar. Aber Monday.com bietet einen kostenlosen Plan für kleine Teams oder Solo-Nutzer. Smartsheet verpflichtet dich direkt zu einem bezahlten Abonnement. Für budgetbewusste Teams oder Freelancer ist Monday.com zugänglicher. Für große Organisationen, die komplexe Datenintegrationen benötigen, rechtfertigt Smartsheet die Investition durch seine Leistungsfähigkeit.
Fazit
Monday.com gewinnt bei Zugänglichkeit, Benutzeroberfläche und Preistransparenz. Das Tool ist schneller zu erlernen, visuell ansprechender und bietet einen kostenlosen Plan für kleine Teams. Smartsheet gewinnt bei technischer Leistungsfähigkeit, Formelmöglichkeiten und Enterprise-Governance. Für die meisten Teams ist Monday.com die bessere Wahl: du startest schneller, dein Team lernt es intuitiv und die Kosten bleiben vorhersehbar. Wähle Smartsheet, wenn du komplexe Datenbeziehungen, erweiterte Formeln und Spreadsheet-Leistung benötigst. Oder wenn deine Organisation bereits in Excel-Kenntnisse investiert und diese auf Projektmanagement ausweiten möchte.
