Notion und Trello scheinen auf den ersten Blick vergleichbar: Beide helfen Ihnen, Projekte zu organisieren. Aber da hört die Gemeinsamkeit auf. Notion ist ein Alles-in-einem-Workspace, in dem Sie Notizen, Datenbanken und Aufgaben kombinieren. Trello fokussiert sich rein auf visuelles Aufgabenmanagement mit Kanban-Boards. Welches passt zu Ihrer Arbeitsweise?
Notion in Kürze
Notion ist eine flexible Plattform, die Notizen, Wikis, Datenbanken und Projektmanagement kombiniert. Du baust deinen eigenen Arbeitsbereich mit Blöcken: Text, Tabellen, Kanban-Boards, Kalender. Die Stärke liegt in relationalen Datenbanken, mit denen du komplexe Workflows erstellst. Ideal für alle, die alles an einem Ort haben möchten: von Meeting-Notizen bis zur Projektplanung. Die Lernkurve ist steiler als bei einfacheren Tools, aber die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Notion hat auch KI-Funktionen eingebaut zum Zusammenfassen von Texten und zum Generieren von Inhalten.
Trello in Kürze
Trello organisiert Projekte nach der Kanban-Methode: Boards mit Listen und Karten, die du von links nach rechts verschiebst. Einfach, visuell, direkt verständlich. Du erstellst ein Board, fügst Listen hinzu wie „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Fertig“, und füllst Karten mit Aufgaben. Butler-Automatisierung hilft bei wiederkehrenden Aktionen. Trello bleibt bewusst einfach: keine umfangreichen Dokumentationsoptionen, keine komplexen Datenbanken. Das macht es schnell und niedrigschwellig, aber auch begrenzter für alle, die mehr als Aufgabenverwaltung benötigen.
Notion vs Trello: die Unterschiede
Der größte Unterschied liegt im Umfang. Notion möchte dein kompletter digitaler Arbeitsbereich sein. Neben Aufgaben verwaltest du dort auch Wissensdokumente, Wikis und Notizen. Trello beschränkt sich auf Projektboards und Aufgaben. Arbeitest du an einem Projekt, bei dem du sowohl Dokumente schreiben als auch Aufgaben verfolgen musst? Dann musst du bei Trello ein zweites Tool hinzufügen. Bei Notion geht das alles in einer Umgebung.
Diese zusätzliche Funktionalität hat einen Preis: Komplexität. Trellos Benutzeroberfläche ist in fünf Minuten zu durchschauen. Du siehst Boards, Listen, Karten. Fertig. Notion erfordert mehr Investition. Du musst verstehen, wie Blöcke funktionieren, wie Datenbanken zueinander stehen, welche Ansicht du wann verwendest. Aus aktuellen Nutzerumfragen geht hervor, dass viele Menschen Notion genau deshalb verlassen: sie verbringen mehr Zeit mit dem Einrichten des Tools als mit der Arbeit selbst. Trello hat dieses Problem nicht, bietet aber auch weniger Spielraum, um das Tool nach deinen Wünschen anzupassen.
Auch bei der Performance unterscheiden sich die Tools. Trello ist schneller, besonders bei großen Projekten. Notion erhält regelmäßig Beschwerden über Langsamkeit, wenn Datenbanken viele Daten enthalten. Die Suchfunktion kann Sekunden benötigen, um Ergebnisse anzuzeigen. Trellos einfachere Architektur sorgt für schnappigeres Verhalten, wobei Nutzer in letzter Zeit allerdings über die erneuerte Benutzeroberfläche klagen, die als unübersichtlich empfunden wird.
Ein weiterer Unterschied: Offline-Arbeit. Trello hat einen funktionierenden Offline-Modus, mit dem du Karten weiterhin bearbeiten kannst ohne Internetverbindung. Notion bietet dies nicht vollständig. Du kannst zuvor geöffnete Seiten lesen, aber neue Inhalte erstellen oder bearbeiten geht nicht ohne Internet. Für alle, die viel unterwegs arbeiten oder in Gebieten mit schlechter Verbindung, ist das ein wichtiger Unterschied.
Die Datenbankfunktionalität von Notion hat kein Äquivalent in Trello. Du kannst in Notion Beziehungen zwischen verschiedenen Datenbanken herstellen, Formeln für Berechnungen verwenden und erweiterte Filter anwenden. Ein Beispiel: eine Projektdatenbank mit einer Kundendatenbank verknüpfen, sodass du direkt siehst, welche Projekte zu welchem Kunden gehören. In Trello bleiben Karten für sich stehen. Du kannst sie labeln und filtern, aber echte Beziehungen zwischen Daten gibt es nicht.
Beide Tools haben kürzlich KI-Funktionen hinzugefügt. Notion AI hilft beim Schreiben, Zusammenfassen und Übersetzen von Texten. Trellos Atlassian Intelligence konzentriert sich mehr auf das schnelle Erfassen von Aufgaben und das Zusammenfassen von Karteninhalten. Notions KI fühlt sich integraler an, Trellos Implementierung ist begrenzter, aber auch fokussierter auf das Kernziel: Aufgaben verwalten.
Die Preise im Vergleich
Beide Tools haben eine kostenlose Version. Notions kostenloser Plan ist großzügiger: unbegrenzte Seiten und Blöcke für einzelne Nutzer, nur die Dateigröße (5MB) und der Seitenverlauf (7 Tage) sind begrenzt. Für Teams gelten strengere Limits. Trellos kostenlose Version beschränkt dich auf 10 Boards pro Workspace und 10 Mitarbeiter. Außerdem erhältst du nur 250 Automatisierungsbefehle pro Monat und 10MB pro Dateianhang.
Bei kostenpflichtigen Plänen beginnt Trello günstiger. Das Standard-Abonnement kostet € 5 pro Nutzer pro Monat (Jahresabonnement), mit unbegrenzten Boards und mehr Automatisierung. Notions Plus-Plan kostet € 10 pro Nutzer pro Monat und bietet unbegrenzte Datei-Uploads und 30 Tage Seitenverlauf. Trellos Premium (€ 10/Monat) und Enterprise (€ 17,50/Monat) fügen erweiterte Ansichten und Admin-Funktionen hinzu. Notions Business-Plan kostet € 20 pro Nutzer pro Monat mit zusätzlichen Sicherheitsoptionen.
Wer monatlich zahlt, zahlt mehr. Bei Trello wird Standard € 6 statt € 5, Premium € 12,50 statt € 10. Notion berechnet € 12 für Plus und € 24 für Business bei monatlicher Zahlung. Für kleine Teams, die einfaches Aufgabenmanagement wollen, ist Trello günstiger. Für diejenigen, die ein Tool für Aufgaben und Dokumentation wollen, bietet Notion mehr Wert für dein Geld, da du andere Tools ersetzen kannst.
Fazit
Notion gewinnt, wenn du einen zentralen Arbeitsplatz für Dokumentation und Projekte suchst. Die Flexibilität und Datenbank-Möglichkeiten machen es geeignet für komplexe Workflows und Wissensmanagement. Trello ist die bessere Wahl für Teams, die schnell mit visuellem Aufgabenmanagement starten wollen, ohne Zeit mit dem Einrichten von Systemen zu verlieren. Es ist schneller, einfacher und günstiger für reine Projektplanung. Die meisten Solo-Nutzer und Wissensarbeiter sind mit Notion besser dran wegen der ‚Second Brain‘-Möglichkeiten. Teams, die hauptsächlich Aufgaben koordinieren ohne viel Dokumentation, wählen besser Trellos übersichtlichen Kanban-Ansatz.
