Notion ist ein Alles-in-einem-Workspace mit leistungsstarken Datenbanken. OneNote ein digitales Notizbuch, das offline funktioniert und in Handschrift glänzt. Wählst du Struktur und Zusammenarbeit oder Freiheit und unendliches Canvas?
Notion in Kürze
Notion kombiniert Notizen, Aufgaben, Wikis und Datenbanken auf einer Plattform. Es arbeitet mit einem Blocksystem: jede Textzeile, jedes Bild oder jede Tabelle ist ein Block, den du ziehen und verknüpfen kannst. Ideal für Teams, die Projekte verwalten, Wikis aufbauen und alles an einem Ort haben möchten. Die Datenbanken mit Beziehungen und Filtern machen es leistungsstärker als ein einfaches Notizbuch. Notion AI hilft beim Schreiben und Zusammenfassen. Das Tool ist stark in Struktur, erfordert aber etwas Einarbeitungszeit.
Onenote in Kürze
OneNote funktioniert wie ein digitales Notizbuch mit Notizbüchern, Abschnitten und Seiten. Du bekommst eine unendliche Leinwand, auf der du frei tippen, zeichnen und einfügen kannst. Stark bei Handschrift mit Stylus-Unterstützung und OCR, die Text aus Bildern extrahiert. Audioaufnahmen synchronisieren automatisch mit deinen getippten Notizen. Das Tool funktioniert vollständig offline und integriert sich tief in Microsoft 365. Perfekt für Studenten, Kreative und alle, die lieber kein System aufbauen müssen. Einfach anfangen, aber weniger geeignet für Projektmanagement.
Notion vs Onenote: die Unterschiede
Der größte Unterschied liegt im Ansatz. Notion zwingt dich zu Struktur mit Datenbanken und Blöcken. OneNote gibt dir Freiheit mit einer unendlichen Leinwand. Tippst du in OneNote irgendwo auf einer Seite, dann bleibt dieser Text dort schwebend. Praktisch zum Brainstormen, aber Chaos bei großen Projekten. Notion hingegen baut auf Hierarchie: Datenbanken mit Filtern, Beziehungen zwischen Seiten und strukturierte Ansichten wie Kanban-Boards. Diese Datenbanken sind es, die Notion einzigartig machen. Willst du ein CRM pflegen, Projekte tracken oder einen Content-Kalender verwalten? Dann gewinnst du mit Notion. Suchst du einfach nur einen Ort, um schnell etwas aufzuschreiben? Dann fühlt sich Notion übertrieben komplex an.
Offline arbeiten ist der Bereich, in dem OneNote gewinnt. Das Tool synchronisiert alles über OneDrive, aber du kannst einfach ohne Internet weiterarbeiten. Notion hat keinen vollständigen Offline-Modus. Keine Verbindung bedeutet keinen Zugriff auf deine Notizen. Das ist ein Dealbreaker für alle, die viel reisen oder in Gebieten mit schlechtem WLAN arbeiten. Notion kompensiert mit besseren Kollaborationstools: Real-time Editing, granulare Berechtigungen und die Möglichkeit, Seiten als Websites zu veröffentlichen. OneNote kann auch zusammenarbeiten, aber die Synchronisation ist langsamer und erzeugt regelmäßig Konflikte.
Für Handschrift und kreatives Arbeiten wählt jeder OneNote. Das Digital Inking ist überlegen: Zeichnen mit einem Stylus fühlt sich natürlich an, und Funktionen wie Text begradigen und ein Eyedropper-Tool machen es komplett. Notion hat keine native Handschrift-Unterstützung. Du kannst höchstens Bilder hochladen. OneNotes OCR extrahiert Text aus Bildern und macht ihn durchsuchbar. Ideal für Studenten, die Folien fotografieren oder visuell arbeiten. Notion fokussiert mehr auf Text und Datenbanken.
Die Lernkurve unterscheidet sich enorm. OneNote ähnelt einem physischen Notizbuch und funktioniert direkt. Notion verlangt, Templates zu verstehen, Datenbanken zu bauen und das Blocksystem zu beherrschen. Das kostet Zeit. Aber einmal eingearbeitet bietet Notion mehr Möglichkeiten: Automations, Formeln in Datenbanken und API-Kopplungen mit anderen Tools. OneNote bleibt einfacher und zugänglicher. Wo Notion in Flexibilität für Power User glänzt, wählt OneNote direkte Nutzbarkeit.
Die Preise im Vergleich
Notion hat einen kostenlosen Plan für Einzelpersonen mit limitierter Dateigröße von 5MB pro Upload und 7 Tagen Seitenverlauf. Teams stoßen schnell an Grenzen: Der kostenlose Plan erlaubt nur eine begrenzte Anzahl von Blöcken. Bezahlte Pläne starten ab € 10 pro Monat bei Jahresabrechnung für den Plus-Plan. Monatliche Zahlung kostet € 12. Der Business-Plan kostet € 20 pro Monat jährlich, € 24 monatlich. Notion rechnet pro Benutzer ab, daher steigen Teamkosten schnell.
OneNote ist kostenlos. Vollständig. Du bekommst 5GB Speicher über OneDrive und vermisst nur einige erweiterte Mathematikfunktionen und Sticker. Willst du mehr Speicher oder die vollständige Microsoft 365-Suite? Dann kostet Microsoft 365 Personal € 8,25 pro Monat bei Jahresabrechnung oder € 10 monatlich. Die Family-Version für sechs Personen kostet € 10,75 pro Monat jährlich, € 13 monatlich. Dieser Preis deckt Word, Excel, PowerPoint und 1TB Speicher pro Person ab. Für die AI-Funktionen von Copilot zahlst du extra: etwa € 20-30 pro Monat zusätzlich zu deinem Abonnement.
Für die Einzelnutzung gewinnt OneNote beim Preis. Die kostenlose Version ist für die meisten Menschen mehr als ausreichend. Der kostenlose Plan von Notion ist prima für Einzelpersonen, aber Teams zahlen schnell für mehrere Benutzer. Brauchst du trotzdem Microsoft 365 für Office-Apps? Dann bekommst du OneNote kostenlos dazu. Notion ist eine separate Investition, die du nur rechtfertigst, wenn die Datenbanken und Projektmanagement-Funktionen unerlässlich sind.
Fazit
Notion gewinnt für Teams und wer Struktur sucht. Die Datenbanken, Kollaborationstools und die Möglichkeit, alles zu organisieren, machen es zur besseren Wahl für Projektmanagement und Wissensmanagement. OneNote gewinnt bei Zugänglichkeit, Offline-Arbeit und Handschrift. Es ist kostenlos, einfach und funktioniert direkt ohne System aufbauen zu müssen. Arbeitest du viel offline oder mit einem Stylus? Wähle OneNote. Willst du Aufgaben, Wikis und Datenbanken kombinieren? Wähle Notion. Für die meisten Einzelnutzer, die einfach nur Notizen machen wollen, ist OneNote die logische Wahl. Für Teams, die zusammenarbeiten und Projekte managen, ist Notion das Geld wert.
