Je hebt een handvol tools open staan: Trello voor je projecten, Slack voor teamcommunicatie, Google Docs voor documentatie, en ergens een dagplanner om je dag te structureren. Klinkt bekend? Upbase probeert al die losse eindjes samen te brengen in één platform. Het combineert projectmanagement met persoonlijke productiviteitsfuncties zoals time-blocking en dagplanning, zonder de complexiteit van tools zoals ClickUp.
Wie zit er achter Upbase?
Upbase werd in 2022 opgericht door Tony Pham via Upbase LLC, gevestigd in Mansfield, Verenigde Staten. Het idee ontstond uit frustratie over de overweldigende complexiteit van bestaande projectmanagementtools. Pham wilde iets bouwen dat minder intimiderend was dan ClickUp, maar wel krachtig genoeg voor teams. Het unieke aan zijn visie: persoonlijke productiviteit en teamsamenwerking zouden niet langer gescheiden moeten zijn.
De tool kreeg bekendheid door een succesvolle Lifetime Deal op AppSumo, een platform waar nieuwe software vaak voor het eerst groot publiek bereikt. Die deal trok duizenden vroege gebruikers aan die op zoek waren naar een betaalbaar alternatief voor dure abonnementen. Upbase is nog relatief jong, maar heeft inmiddels duizenden teams als gebruikers.
Wat Upbase onderscheidt van concurrenten is de combinatie van standaard projectmanagement met een ingebouwde ‘Daily Planner’. Die functie is niet zomaar een extra feature, maar vormt de kern van hoe de tool werkt. Het idee is dat je je dag plant en tegelijkertijd met je team samenwerkt, zonder tussen verschillende apps te hoeven schakelen.
Voor wie is Upbase?
Upbase richt zich vooral op freelancers, kleine teams en marketingbureaus. Het is gebouwd voor mensen die behoefte hebben aan structuur, maar niet verdrinken willen in eindeloze configuratiemogelijkheden. Als je een team hebt van 2 tot 20 mensen en je wilt taken beheren, communiceren en documenten delen op één plek, dan past Upbase goed.
De tool is ook interessant voor mensen die persoonlijke productiviteit belangrijk vinden. De Daily Planner en time-blocking functies maken het geschikt voor wie zijn werkdag bewust wil indelen. Denk aan consultants, coaches of kleine agencybureaus die structuur zoeken zonder overhead.
Voor wie is het minder geschikt? Grote corporaties en enterprises kunnen beter ergens anders kijken. Upbase mist geavanceerde rapportages, complexe automatiseringen en enterprise-grade beveiliging. Als je team uit tientallen of honderden mensen bestaat, loop je waarschijnlijk tegen beperkingen aan.
Wat kan Upbase allemaal?
Upbase probeert meerdere tools te vervangen door alles onder één dak te brengen. Het gratis plan biedt al veel: onbeperkte gebruikers, taken en opslag (met een limiet van 5MB per bestand), en een maand berichtgeschiedenis. Voor uitgebreidere functionaliteit zoals onbeperkte bestandsgrootte, volledige berichtgeschiedenis en geavanceerde rechten heb je een betaald plan nodig. Hier is wat je krijgt:
- Tasks & Subtasks: Je maakt taken aan, wijst ze toe aan teamleden, stelt deadlines in en voegt subtaken toe. Het is geen revolutionair systeem, maar het werkt intuïtief. Je kunt taken weergeven in lijsten, boards of kalenderweergave.
- Daily Planner & Time Blocking: Dit is waar Upbase zich onderscheidt. Je sleept taken naar je dagplanning en blokkeert tijd voor specifieke activiteiten. Het helpt je focus te houden en voorkomt dat je dag een chaos wordt van ad-hoc werk.
- Docs & Wiki: Ingebouwde documenteditor waarmee je kennisbanken, procesdocumentatie of projectbriefings kunt maken. Het is geen Google Docs, maar voor basisdocumentatie meer dan voldoende.
- Team Chat & Messages: Real-time chat per project of direct met teamleden. Je hoeft niet meer naar Slack of Teams te switchen voor snelle vragen. Het gratis plan bewaart berichten één maand, daarna heb je een betaald plan nodig voor volledige geschiedenis.
- Files & Storage: Upload bestanden direct bij taken of projecten. In het gratis plan is elk bestand beperkt tot 5MB, wat krap is voor video’s of grote ontwerpen. Het betaalde plan heft die limiet op.
- Calendar Integration: Synchroniseer met Google Calendar of andere kalenders. Je taken en geplande blokken verschijnen automatisch in je externe agenda.
- Guest Access: Nodig klanten of externe partners uit met beperkte rechten. Je bepaalt precies wat ze kunnen zien en bewerken, handig voor agencies die transparantie willen bieden zonder alles bloot te leggen.
De interface is opvallend clean. Waar ClickUp je bombardeert met opties, houdt Upbase het overzichtelijk. De leercurve is minimaal, wat gebruikers waarderen die geen zin hebben in dagenlange onboarding.
Wat kost Upbase?
Upbase heeft een gratis plan genaamd ‘Free Forever’ dat onbeperkte gebruikers, taken en opslag biedt. De beperkingen zitten in de bestandsgrootte (5MB per bestand) en berichtgeschiedenis (1 maand). Voor veel kleine teams is dat voldoende om te starten.
Het Premium plan kost $ 8 per maand bij maandelijkse betaling, of $ 6 per maand als je een jaar vooruitbetaalt (totaal $ 72). Dat is aanzienlijk goedkoper dan ClickUp of Asana. Je krijgt dan onbeperkte bestandsgrootte, volledige berichtgeschiedenis, geavanceerde rechten en prioriteitsupport.
Het interessantste aanbod is de Lifetime Deal voor $ 59. Dat betekent één betaling en je bent klaar, geen maandelijkse kosten meer. Upbase biedt deze deal af en toe aan, vaak via platforms zoals AppSumo. Voor freelancers of kleine teams die budgetbewust zijn, is dat een aantrekkelijke optie. Wel goed om te weten: lifetime deals komen meestal met beperkingen zoals een maximaal aantal gebruikers of projecten.
Er is ook een gratis proefperiode van 14 dagen voor het Premium plan, zodat je alle functies kunt testen voordat je betaalt.
Waar moet je op letten?
Upbase klinkt veelbelovend, maar er zijn duidelijke beperkingen waar je rekening mee moet houden. De mobiele apps voor iOS en Android lopen achter op de webversie. Gebruikers klagen over bugs, trage laadtijden en ontbrekende functionaliteit. Als je veel onderweg werkt, kan dat frustrerend zijn.
Er is geen offline modus. Je hebt een internetverbinding nodig om te werken, wat problematisch is als je vaak op locaties zonder stabiel wifi zit. Voor een tool die productiviteit centraal stelt, is dat een gemiste kans.
Upbase heeft geen native desktop app voor Windows of Mac. Je werkt via de browser, wat voor sommige mensen prima is, maar anderen missen de snelheid en integratie van een echte desktop applicatie. Er is ook geen Linux-ondersteuning.
Data exporteren is lastig. Er is geen optie om je taken, documenten of berichten te exporteren naar PDF of CSV. Dat wekt zorgen over vendor lock-in. Als je ooit wilt overstappen naar een andere tool, wordt dat een handmatig karwei.
Subtaken zijn beperkt. Je kunt geen diepe hiërarchieën maken zoals in ClickUp of Asana. Voor complexe projecten met meerdere lagen kan dat te simplistisch aanvoelen.
Upbase alternatieven
Upbase is niet de enige speler in dit veld. Afhankelijk van je behoeften zijn er alternatieven die beter passen:
- ClickUp: Kies dit als je geavanceerde rapportages, automatiseringen en enterprise-functies nodig hebt. ClickUp is krachtiger maar ook complexer. De leercurve is steiler en de interface kan overweldigend zijn. Voor grote teams met specifieke workflows is het de moeite waard.
- Trello: Als je alleen een simpel Kanban-bord wilt zonder extra bells and whistles, is Trello voldoende. Het mist de docs, chat en dagplanning van Upbase, maar is extreem gebruiksvriendelijk en snel te leren.
- Todoist: Voor wie alleen een persoonlijke to-do lijst zoekt zonder teamsamenwerking, is Todoist een betere keuze. Het is puur gericht op individuele productiviteit en doet dat uitstekend, maar biedt geen projectmanagement of communicatie.
Upbase zit qua complexiteit tussen Trello en ClickUp in. Het is krachtiger dan Trello, maar eenvoudiger dan ClickUp. Voor kleine teams die alles in één tool willen zonder overkill, is het een logische middenweg.
Veelgestelde vragen
Hier zijn antwoorden op vragen die vaak opduiken bij mensen die Upbase overwegen:
Heeft Upbase een mobiele app?
Ja, er zijn apps voor zowel iOS als Android. Ze lopen wel achter op de webversie qua functionaliteit en stabiliteit. Verwacht bugs en beperkingen als je veel mobiel werkt.
Is er een lifetime deal beschikbaar?
Ja, Upbase biedt af en toe een lifetime deal aan voor ongeveer $ 59. Dat is ongebruikelijk in deze markt waar de meeste concurrenten alleen abonnementen aanbieden. Houd platforms zoals AppSumo in de gaten voor deze deals.
Kan ik gasten uitnodigen in Upbase?
Ja, je kunt onbeperkt gasten uitnodigen, zelfs in het gratis plan. Je stelt per gast in welke projecten en taken ze kunnen zien. Handig voor klanten die mee willen kijken zonder volledige toegang.
Werkt Upbase offline?
Nee, je hebt een internetverbinding nodig. Er is geen offline modus, wat een nadeel is als je vaak zonder wifi werkt.
Kan ik mijn data exporteren?
Nee, er is geen ingebouwde exportfunctie naar PDF of CSV. Dat maakt overstappen naar een andere tool lastig en wekt zorgen over vendor lock-in.
Conclusie
Upbase is een solide keuze voor kleine teams en freelancers die meerdere tools willen vervangen door één platform. De combinatie van projectmanagement, chat, docs en persoonlijke dagplanning werkt goed, en de interface is prettig overzichtelijk. De prijs is eerlijk, zeker met de lifetime deal als optie.
Maar het is geen perfecte oplossing. De mobiele apps zijn zwak, er is geen offline modus, en je kunt je data niet exporteren. Voor grote teams of complexe projecten schiet het tekort. Als je een klein team hebt, niet te veel onderweg werkt, en een betaalbaar alles-in-één platform zoekt, is Upbase het proberen waard. Voor enterprises of mensen die zwaar leunen op mobiel werken, zijn er betere alternatieven.
