Estás a finales de mes e intentas averiguar cuántas horas has trabajado en cada proyecto. Navegas por tu agenda, rebuscas en notas antiguas e intentas recordar cuándo empezaste exactamente ese trabajo. ¿Te suena? Muchos freelancers y equipos tienen dificultades con el registro de tiempo. Toggl Track promete poner fin a esto con temporizadores sencillos e informes claros. Pero ¿cumple esa promesa?
Me sumergí en la herramienta, probé todas las funciones y recopilé experiencias de usuarios reales. Esto es lo que necesitas saber antes de empezar.
Toggl Track: la empresa
Toggl Track procede de Estonia y existe desde 2006. La empresa comenzó como una simple herramienta de registro de tiempo y creció hasta convertirse en un ecosistema completo con múltiples productos. Además de Toggl Track, también tienen Toggl Plan (planificación de proyectos) y Toggl Hire (reclutamiento). Pero la herramienta de registro de tiempo sigue siendo su producto más conocido.
El equipo detrás de Toggl trabaja completamente en remoto, distribuido en diferentes países. Esa forma de trabajar se refleja en el producto: todo está construido para equipos que no están en la misma ubicación. El enfoque está en la sencillez y la rapidez, sin complejidad innecesaria.
Toggl Track es utilizado por millones de personas en todo el mundo, desde autónomos hasta grandes empresas. La herramienta ha construido una sólida reputación en la comunidad de freelance y trabajo remoto.
¿Para quién es Toggl Track?
Toggl Track está diseñado para cualquiera que necesite llevar el control del tiempo. Pero algunos grupos se benefician más que otros.
Los freelancers que facturan por hora son los usuarios ideales. Inicias un temporizador cuando empiezas a trabajar para un cliente, lo detienes cuando haces una pausa y, al final del mes, exportas todo a una factura. Sencillo y efectivo.
También los equipos pequeños de hasta cinco personas pueden aprovechar perfectamente el plan gratuito. Ves de un vistazo quién está trabajando en qué proyecto y cuántas horas se han registrado. Eso hace que la planificación y la gestión de la capacidad sean mucho más fáciles.
Las agencias y consultorías utilizan Toggl Track para separar las horas facturables del tiempo interno. Puedes establecer diferentes tarifas por proyecto o cliente y ver exactamente dónde ganas dinero y dónde no.
Las personas que quieren mejorar su propia productividad también encuentran valor en la herramienta. Al llevar el control de dónde va tu tiempo, obtienes información sobre tus patrones de trabajo. Quizás descubras que las reuniones consumen mucho más tiempo de lo que pensabas, o que eres más productivo por la mañana que por la tarde.
Donde Toggl Track es menos adecuado: grandes empresas con procesos de aprobación complejos, empresas que quieren vincular directamente la nómina con el registro de tiempo, u organizaciones que necesitan seguimiento GPS para empleados de servicio externo.
¿Qué puede hacer Toggl Track?
Toggl Track está repleto de funciones que facilitan el registro de tiempo. Estas son las más importantes:
- Temporizadores de un clic – Haz clic en iniciar y el temporizador se pone en marcha. Sin formularios complicados ni campos obligatorios. Puedes añadir después a qué proyecto pertenece el tiempo. Esto funciona en todas las plataformas: web, escritorio y móvil.
- Temporizador Pomodoro – ¿Te gusta trabajar en bloques de 25 minutos? La función Pomodoro integrada te recuerda automáticamente las pausas. Puedes ajustar los intervalos a tu propio ritmo.
- Detección de inactividad – Si olvidas detener el temporizador, Toggl detecta que tu ordenador está inactivo. Recibes una notificación y puedes elegir si quieres conservar o eliminar ese tiempo. Te ahorra mucho trabajo de limpieza posterior.
- Tarifas facturables – Establece por proyecto o por tarea cuál es tu tarifa por hora. Toggl calcula automáticamente cuánto puedes facturar. Ves directamente la diferencia entre tiempo facturable y no facturable.
- Presupuestación de proyectos y estimaciones – Indica cuántas horas puede costar un proyecto. Toggl te avisa si estás a punto de pasarte del presupuesto. Útil para vigilar los márgenes de beneficio.
- Informes detallados – Exporta tus horas a PDF, CSV o Excel. Filtra por fecha, proyecto, cliente o miembro del equipo. Los informes son visuales con gráficos y tablas claras. Perfectos para facturas o análisis internos.
- Integración con calendario – Conecta tu Google Calendar o Outlook y ve tus citas junto a tu registro de tiempo. Incluso puedes iniciar temporizadores automáticamente basándote en eventos del calendario.
- Panel de equipo – Ve en tiempo real quién está trabajando en qué. Como líder de equipo obtienes información sobre la capacidad de tu equipo sin tener que preguntar a todos qué están haciendo.
- Extensiones de navegador – Inicia temporizadores directamente desde herramientas como Asana, Trello, Jira o GitHub. No tienes que estar cambiando constantemente a Toggl. La extensión se integra perfectamente en tu flujo de trabajo.
- Funcionalidad sin conexión – ¿Sin internet? No hay problema. Las aplicaciones de escritorio y móvil funcionan sin conexión y sincronizan todo en cuanto vuelves a estar en línea.
- Etiquetas y marcadores – Organiza tu tiempo con etiquetas. Por ejemplo: «reunión», «desarrollo», «investigación». Más tarde puedes filtrar y analizar a dónde va tu tiempo.
- Recordatorios – ¿Olvidas a menudo iniciar el temporizador? Configura recordatorios que te avisen a horas fijas o cuando estés inactivo.
La fuerza de Toggl reside en la combinación de sencillez y profundidad. Lo básico es supersimple, pero si necesitas más, las funciones avanzadas también están ahí.
¿Cuánto cuesta Toggl Track?
Toggl Track tiene tres niveles de precio: Free, Starter y Premium.
El plan Free es completamente gratuito y seguirá siéndolo. Puedes registrar tiempo ilimitado con un máximo de cinco usuarios. Tienes acceso a informes básicos y puedes exportar tus datos. Lo que te falta: tarifas facturables, presupuestación de proyectos e informes avanzados. Para muchos freelancers y equipos pequeños esto es suficiente.
El plan Starter cuesta € 9 por usuario al mes con pago anual, o € 10 al mes si pagas mensualmente. Con esto obtienes tarifas facturables, presupuestación de proyectos, campos obligatorios y más opciones de informes. Este plan es interesante en cuanto empiezas a facturar seriamente en base a tu tiempo registrado.
El plan Premium cuesta € 18 por usuario al mes con pago anual, o € 20 al mes mensualmente. Esto añade: tiempo estimado versus tiempo real, cálculos de beneficios, auditorías de tiempo y soporte prioritario. Para equipos más grandes o agencias que quieren vigilar sus márgenes con precisión.
Todos los planes de pago vienen con un periodo de prueba de 30 días. Puedes probar sin tarjeta de crédito y solo pagar cuando estés convencido.
Comparado con la competencia, Toggl se sitúa en el segmento medio en cuanto a precio. No es el más barato, pero tampoco excesivamente caro. La pregunta es si realmente necesitas las funciones de pago. Muchos usuarios se quedan durante años en el plan gratuito.
¿En qué debes fijarte?
Toggl Track es sólido, pero no perfecto. Hay algunas cosas que frustran a los usuarios.
El mayor problema: problemas de sincronización. Algunos usuarios reportan que el tiempo que registran en su teléfono no siempre aparece inmediatamente en el escritorio, o viceversa. Normalmente esto se resuelve en unos minutos, pero si necesitas cambiar rápidamente entre dispositivos puede ser irritante. Especialmente con conexiones a internet deficientes lo ves más a menudo.
El precio de los planes de pago es una queja común. € 18 por usuario al mes se acumula rápidamente cuando tu equipo crece. Para un equipo de diez personas pagas € 180 al mes, es decir € 2160 al año. Esa es una inversión seria para una herramienta de registro de tiempo. Algunos competidores ofrecen funcionalidad comparable por menos dinero.
Toggl no tiene facturación integrada. Puedes exportar tus horas y calcular importes facturables, pero aún tienes que crear una factura tú mismo en otra herramienta. Para quien busca una solución todo en uno, eso es una carencia. Harvest por ejemplo sí tiene funcionalidad de facturación nativa.
La app móvil es buena, pero no tan potente como la versión de escritorio. Algunos informes solo están disponibles en web, y editar entradas antiguas es algo más engorroso en móvil. Si trabajas mucho en movimiento, te topas con estas limitaciones.
El servicio de atención al cliente recibe opiniones variadas. Algunos usuarios están súper satisfechos, otros se quejan de tiempos de respuesta lentos. En el plan gratuito solo tienes acceso a soporte por email, lo que a veces puede tardar días. Los usuarios Premium obtienen prioridad, pero también allí se oye a veces sobre largos tiempos de espera.
Las actualizaciones recientes han causado bugs e inestabilidad en algunos usuarios. Temporizadores que no se detienen, datos que desaparecen o la app que se cuelga. Esto no le pasa a todo el mundo, pero si te afecta es molesto. El equipo normalmente lo resuelve rápido, pero demuestra que el software no siempre es igual de estable.
Por último, a Toggl le faltan algunas funciones que algunos usuarios esperan: no hay seguimiento GPS para trabajo de campo, no hay integración de nóminas y no hay flujos de trabajo de aprobación para el registro de tiempo. Si necesitas eso, debes buscar en otra parte.
¿Qué opinan los demás?
Miré opiniones de usuarios reales y reseñas de YouTube para obtener una imagen completa.
La mayoría de los usuarios son positivos sobre la interfaz. Toggl se siente moderno y ordenado. Entiendes directamente cómo funciona sin manual. Esa sencillez es exactamente por lo que muchas personas eligen.
Las extensiones del navegador reciben muchos elogios. Puedes iniciar un temporizador directamente desde tu herramienta de gestión de proyectos. Eso ahorra mucho cambio de contexto y hace que el registro de tiempo sea mucho más natural.
El plan gratuito es enormemente valorado. En un mundo donde todo cuesta dinero, es agradable que puedas usar Toggl en serio sin pagar. Muchos freelancers empiezan gratis y actualizan solo cuando su negocio crece.
Los informes se describen como extensos y flexibles. Puedes extraer exactamente los datos que necesitas, en el formato que quieres. Para las personas que tienen que justificar o analizar su tiempo, eso es crucial.
Pero también hay críticas. George Vlasyev hizo una reseña en YouTube en la que es positivo sobre las posibilidades de facturación, pero lo encuentra caro para equipos. Señala que los costes aumentan rápidamente cuando añades más usuarios.
Savage Reviews es más crítico. En su vídeo señalan funciones que faltan como el seguimiento GPS y la integración de nóminas. Consideran que el precio no está en proporción con lo que obtienes, especialmente comparado con alternativas.
Asim Qureshi valora la extensión del navegador en su reseña, pero se queja de tiempos de carga lentos y errores. Considera que el precio es demasiado alto para lo que recibes a cambio.
En los sitios de reseñas ves un patrón: las personas que usan el plan gratuito están generalmente satisfechas. Las personas que pagan esperan más y son más críticas sobre la relación calidad-precio.
Los problemas de sincronización aparecen regularmente en las reseñas. Es claramente un punto débil que Toggl debe resolver para mantener a los usuarios satisfechos.
Alternativas a Toggl Track
¿Toggl Track no encaja del todo con lo que buscas? Estas son las mejores alternativas:
- Clockify – Tiene una interfaz similar a Toggl pero permite usuarios ilimitados en el plan gratuito. Elige Clockify si buscas una solución completamente gratuita para un equipo más grande sin límite de usuarios. El plan de pago también es más barato que Toggl, pero la interfaz se siente un poco menos pulida.
- Harvest – Se centra más en el aspecto financiero con facturación integrada y gestión de gastos. Elige Harvest si quieres vincular el registro de tiempo directamente con facturación extensa y declaraciones de gastos. Puedes enviar facturas desde la propia herramienta, algo que Toggl no puede hacer.
- Timely – Utiliza IA para registrar el tiempo automáticamente en función de tu actividad, mientras que Toggl es más manual. Elige Timely si quieres eliminar el inicio y la parada manual de temporizadores mediante automatización. La herramienta observa qué aplicaciones y documentos utilizas y registra el tiempo automáticamente.
Cada alternativa tiene sus propios puntos fuertes. Clockify gana en precio, Harvest en posibilidades de facturación, y Timely en automatización. Depende de qué es lo más importante para ti.
Preguntas frecuentes
¿Es Toggl Track realmente gratis?
Sí, el plan Free es completamente gratuito para equipos de hasta cinco usuarios e incluye registro de tiempo ilimitado, proyectos y exportaciones de informes. No tiene límite de tiempo, puedes seguir usándolo gratis para siempre. Te faltan funciones avanzadas como tarifas facturables y presupuestación de proyectos, pero para uso básico es más que suficiente.
¿Funciona Toggl Track también offline?
Sí, las aplicaciones de escritorio y móviles guardan tus datos localmente y sincronizan todo en cuanto vuelves a tener conexión a internet. Puedes iniciar y detener temporizadores sin conexión a internet. Útil cuando estás en movimiento o trabajas en lugares con wifi deficiente.
¿Puedo enviar facturas desde Toggl Track?
No, Toggl Track en sí no envía facturas, pero puedes exportar datos o integrar con software de contabilidad como Xero o QuickBooks. Sí ves cuánto puedes facturar basándote en tus horas registradas y tarifas, pero la creación y el envío real de facturas debe hacerse en otra herramienta. Para algunos usuarios eso es un factor decisivo, para otros no es un problema porque ya usan software de contabilidad.
Conclusión
Toggl Track hace lo que promete: hacer que el registro de tiempo sea simple. La interfaz es limpia, la funcionalidad es sólida, y el plan gratuito es lo suficientemente amplio para muchos usuarios.
Para freelancers que quieren llevar el control de sus horas y pequeños equipos que quieren tener información sobre su tiempo, Toggl es una excelente elección. Estás listo en cinco minutos y la curva de aprendizaje es prácticamente nula.
Pero Toggl no es perfecto. Los problemas de sincronización son molestos, el precio de los planes de pago es bastante alto, y la ausencia de facturación nativa es una carencia. Si buscas una solución todo en uno o tienes un equipo muy grande, hay mejores opciones.
Mi consejo: empieza con el plan gratuito. Prueba si Toggl se ajusta a tu flujo de trabajo. Actualiza solo si realmente necesitas las funciones adicionales. Y compara con alternativas como Clockify o Harvest antes de contratar una suscripción de pago.
Toggl Track es una herramienta sólida de registro de tiempo que funciona bien para muchas personas. No es una solución milagrosa, pero si buscas algo que simplemente funcione sin complicaciones, esta es una buena opción.