Tienes tareas en Gmail, mensajes de Slack pendientes, una base de datos de Notion llena de proyectos y en algún lugar de Asana también hay algo. Mientras tanto intentas mantener tu calendario al día y te preguntas por qué la productividad resulta tan agotadora. ¿Te suena?
Akiflow intenta resolver este problema reuniendo todo en una única interfaz. Combina tus tareas, agenda y todas las entradas de diferentes aplicaciones en una sola línea de tiempo. Suena bien, pero ¿funciona realmente? ¿Y vale la pena el precio?
Me sumergí en la herramienta, leí reseñas y miré qué opinan los usuarios. Esto es lo que necesitas saber.
Akiflow: la empresa
Akiflow está diseñado para personas que luchan con la productividad fragmentada. La empresa se dirige específicamente a profesionales que trabajan con muchas herramientas diferentes y tienen que cambiar constantemente entre aplicaciones.
La herramienta es relativamente nueva en comparación con nombres establecidos como Todoist o Things, pero ha construido rápidamente una base de usuarios leales. Especialmente entre personas que les gusta organizar su trabajo visualmente y son fans del time-blocking.
La empresa invierte mucho en integraciones e intenta tender un puente entre la gestión de tareas y la gestión de calendario. No como dos cosas separadas, sino como un único sistema.
¿Para quién es Akiflow?
Akiflow está diseñado para un tipo específico de usuario. Si solo necesitas una simple lista de tareas, esto es excesivo. Pero si reconoces que tu día consiste en tareas de cinco aplicaciones diferentes y tu calendario siempre está lleno, entonces Akiflow puede ser interesante.
La herramienta encaja bien con:
- Profesionales que trabajan con múltiples herramientas y tienen que cambiar constantemente
- Personas que les gusta el time-blocking y quieren planificar su día visualmente
- Power users que aprecian los atajos de teclado y quieren trabajar rápido
- Equipos que ya invierten en herramientas como Notion, Asana o ClickUp y quieren consolidar tareas desde ahí
Es menos adecuada si:
- Trabajas principalmente en tu teléfono (la aplicación móvil todavía no es genial)
- Buscas una lista de tareas simple sin complicaciones
- No estás dispuesto a invertir en una suscripción relativamente cara
- Consideras importante el acceso sin conexión
¿Qué puede hacer Akiflow?
Akiflow está repleto de funciones que todas giran en torno a una cosa: combinar tareas y tiempo. Estas son las principales capacidades:
- Universal Inbox – Todas las tareas de diferentes aplicaciones se reúnen en una sola bandeja de entrada. Gmail, Slack, Notion, Asana, Trello, lo que sea. Todo en un solo lugar sin tener que cambiar constantemente.
- Time-blocking calendar – Arrastra tareas directamente a tu calendario y bloquea tiempo para ellas. Ves de un vistazo qué vas a hacer cuándo. El calendario se sincroniza bidireccionalmente con Google Calendar y Outlook.
- Command Bar – Un sistema de atajos de teclado con el que navegas por la aplicación a gran velocidad. Añadir nueva tarea, cambiar de proyecto, asignar etiqueta, todo mediante el teclado.
- Daily Rituals – Momentos estructurados al principio y al final de tu día para planificar y cerrar tu trabajo. Te ayuda a trabajar de forma intencional en lugar de reactiva.
- Time Slots – Agrupa múltiples tareas en un solo bloque de tiempo. Útil si, por ejemplo, quieres gestionar todos los correos electrónicos de una vez o hacer una lista completa de pequeñas tareas seguidas.
- Share Availability – Comparte tu disponibilidad con otros a través de un enlace, para que la gente pueda programar una cita directamente sin intercambiar correos electrónicos interminables.
- Focus Mode – Fija tareas específicas y oculta el resto. Te ayuda a concentrarte en lo que es importante ahora sin distraerte con toda tu lista de tareas.
- Integraciones – Conecta Gmail, Slack, Notion, Asana, Trello, Todoist, ClickUp y más. Los cambios que haces en Akiflow se escriben de vuelta en la aplicación original.
- Asistente de IA – Aprende de tu comportamiento y sugiere automáticamente proyectos y etiquetas basándose en cómo has organizado tareas anteriormente.
Lo que destaca es que Akiflow no intenta ser un sistema completo de gestión de proyectos. Está realmente construido en torno a la pregunta: ¿qué voy a hacer hoy y cuándo? El enfoque está en el ahora, no en estructuras de proyectos complejas.
¿Cuánto cuesta Akiflow?
Akiflow no tiene un plan gratuito. Puedes probarlo gratis durante 7 días, pero después tienes que pagar.
Hay un plan de pago con dos opciones de pago:
- Mensual – $ 34 al mes
- Anual – $ 19 al mes (es decir, $ 228 al año)
La diferencia es considerable. Si pagas mensualmente, pagas casi el doble. El plan anual es claramente la mejor oferta, pero requiere una inversión inicial mayor.
Comparado con la competencia, Akiflow está en el lado caro. Todoist cuesta por ejemplo $ 4 al mes, Things es una compra única de € 50, e incluso Sunsama (también una opción premium) está en $ 20 al mes con pago anual.
La pregunta es si la consolidación de todas tus aplicaciones y la funcionalidad de time-blocking justifican ese precio. Para algunas personas sí, para otras no.
¿En qué hay que fijarse?
Akiflow tiene puntos fuertes, pero también hay claras desventajas que debes tener en cuenta.
El precio es alto. Especialmente si pagas mensualmente. Por $ 34 al mes también puedes suscribirte a varias otras herramientas. Solo vale la pena si realmente sufres al cambiar entre aplicaciones y el time-blocking es fundamental en tu forma de trabajar.
La app móvil aún no es excelente. Varios usuarios mencionan errores y funcionalidad limitada en el teléfono. Si trabajas mucho en movimiento, eso es un problema. Las versiones de escritorio y web son sólidas, pero la móvil va por detrás.
Sin modo sin conexión. Necesitas una conexión a Internet para trabajar con Akiflow. Para la mayoría de la gente no es un factor decisivo, pero si trabajas a menudo sin conexión, esto es un inconveniente.
Funciones limitadas de gestión de proyectos. Akiflow no es un sustituto de herramientas como Asana o ClickUp. Puedes crear proyectos, pero no hay subtareas, ni encabezados, ni jerarquías complejas. Está realmente diseñado para la ejecución individual de tareas, no para la gestión de proyectos en equipo.
Política de reembolso estricta. Varios usuarios se quejan de la política de «no devolución de dinero» en las renovaciones automáticas. Si olvidas cancelar a tiempo, no recuperas tu dinero. Eso no parece amigable con el cliente.
Curva de aprendizaje. La Command Bar y todos los atajos de teclado son potentes, pero lleva un tiempo dominarlos. Los primeros días probablemente te sentirás más lento que en tu antiguo sistema.
Problemas de sincronización. Algunos usuarios informan de problemas con integraciones específicas, especialmente Outlook. La mayoría de las integraciones funcionan bien, pero no siempre es perfecto.
Reseñas de Akiflow
He revisado y leído varias reseñas de Akiflow y hay algunas que me gustaría compartir contigo.
1. Healthnews
Healthnews prueba Akiflow como solución al eterno problema de las tareas fragmentadas entre Gmail, Slack, Notion y otras herramientas. El autor de la reseña valora positivamente cómo Akiflow funciona como un centro central que reúne todas tus tareas y calendarios, para que no tengas que cambiar constantemente entre diferentes aplicaciones.
La reseña destaca especialmente el poder de la consolidación de tareas y la sincronización bidireccional: si marcas una tarea como completada en Akiflow, también se actualiza en la aplicación original como Notion o Trello. La función de time blocking y la command bar con atajos de teclado reciben mucha atención, aunque el autor admite que hay una curva de aprendizaje. El modelo de precios se considera elevado para los pagos mensuales, pero la opción anual tiene, según ellos, mucha mejor relación calidad-precio.
Puntos fuertes
- Excelentes integraciones con herramientas como Gmail, Notion, ClickUp, Trello y Slack
- Sincronización bidireccional: los cambios en Akiflow se aplican en las aplicaciones originales
- Interfaz visualmente atractiva que se mantiene clara, incluso con muchas integraciones
- Buen onboarding con sesiones individuales y soporte dedicado
- Asistente de IA que asigna automáticamente proyectos y etiquetas según tus hábitos
Puntos débiles
- Sin modo offline completo – necesitas conexión a internet
- El precio mensual es bastante elevado
- Curva de aprendizaje para la command bar y todos los atajos de teclado
2. Toolfinder
Francesco D’Alessio de Toolfinder te guía por Akiflow con enfoque en tres componentes principales: gestión de calendario, gestión de tareas y consolidación. Enfatiza que Akiflow es especialmente adecuado para personas con orientación visual que prefieren ver su productividad en una vista lineal basada en el calendario.
La reseña pone mucho énfasis en la funcionalidad de time blocking mediante la cual puedes arrastrar tareas simplemente a tu calendario. Toolfinder muestra cómo puedes crear proyectos para organizar tareas y cómo funciona la bandeja de entrada para procesar las tareas entrantes. El calendario se sincroniza con Google Calendar y Outlook, y también puedes compartir tu disponibilidad con partes externas sin interminables intercambios de correos.
Puntos fuertes
- Time blocking intuitivo arrastrando tareas a tu calendario
- Buena integración con Google Calendar y Outlook
- Bandeja de entrada práctica para procesar nuevas tareas
- Posibilidad de compartir disponibilidad con otros
Puntos débiles
- Estructura de precios de $ 19/mes (anual) o $ 34/mes puede ser elevada para algunos
- El vídeo es bastante corto y superficial, carece de profundidad en algunas funcionalidades
3. Peter Akkies
Peter Akkies hace una comparación exhaustiva entre Akiflow y Things 3, revelando una diferencia fundamental: las aplicaciones tradicionales de gestión de tareas se centran en «qué» debes hacer, mientras que Akiflow se centra en «cuándo» lo vas a hacer. Prueba ambas aplicaciones a través de cinco fases: capturar, organizar, planificar, ejecutar y revisar.
La reseña muestra que Akiflow va mucho más allá de una simple lista de tareas. La diferencia clave está en la organización: mientras Things organiza las tareas por proyecto o área, Akiflow organiza principalmente por tiempo. Peter está especialmente entusiasmado con el ritual de planificación diaria, los time slots en los que puedes agrupar varias tareas, y la posibilidad de arrastrar proyectos enteros a tu calendario para time blocking. La aplicación web recibe un elogio, así como las numerosas integraciones con herramientas como Gmail, Todoist y ClickUp. Sin embargo, considera que la app móvil aún está poco desarrollada y echa en falta funcionalidad relacionada con los plazos.
Puntos fuertes
- Aplicación web totalmente funcional que funciona en cualquier dispositivo
- Los rituales de planificación diaria y cierre diario te ayudan a trabajar de forma intencional
- Time slots que permiten agrupar tareas y hacer time-blocking de proyectos completos
- Excelentes integraciones con Gmail, Slack, Todoist, ClickUp y otras herramientas
- Posibilidad de añadir enlaces a tareas (por ejemplo, a páginas de Notion)
- Modo enfoque y función de anclaje para concentrarte en tareas específicas
Puntos débiles
- La aplicación móvil aún no está bien desarrollada y es difícil de usar
- La función de fechas límite aún hace poco – las tareas no aparecen automáticamente en tu lista
- Sin soporte para archivos adjuntos y recordatorios basados en ubicación
- Opciones limitadas para esquemas de repetición personalizados
Alternativas a Akiflow
¿Akiflow no encaja del todo? Estas son las mejores alternativas:
- Motion – Elige Motion si quieres que la IA automatice completamente tu planificación diaria. Motion planifica y replanifica tareas automáticamente según plazos y prioridades. Akiflow te da más control manual, Motion toma el control.
- Sunsama – Elige Sunsama si buscas una experiencia de planificación más tranquila y guiada con enfoque en la intención. Sunsama se centra más en la planificación consciente y la reflexión diaria, mientras que Akiflow está más orientado a la velocidad y eficiencia para usuarios avanzados.
- Todoist – Elige Todoist si solo necesitas una lista de tareas sencilla sin funcionalidad de time-blocking. Todoist es mucho más económico y hace una cosa muy bien: organizar tareas. Pero no tiene integración profunda con el calendario como Akiflow.
Preguntas frecuentes
¿Tiene Akiflow un plan gratuito?
No, Akiflow no tiene un plan gratuito permanente. Sin embargo, hay un período de prueba gratuito de 7 días disponible para probar todas las funciones.
¿Funciona Akiflow con Outlook y Google Calendar?
Sí, Akiflow ofrece una sincronización bidireccional con Google Calendar y Outlook Calendar, para que tu agenda esté siempre actualizada.
¿Puedo importar tareas de otras aplicaciones?
Sí, Akiflow se integra con herramientas como Notion, Slack, Asana, Trello, Todoist y Gmail para recopilar tareas automáticamente en tu bandeja de entrada universal.
Conclusión
Akiflow resuelve un problema real: el cambio constante entre aplicaciones y la sensación de no tener nunca una visión general. Si trabajas con múltiples herramientas y el time-blocking es importante en tu forma de trabajar, Akiflow puede ser un cambio radical.
Los puntos fuertes son claros. La consolidación funciona bien, la sincronización bidireccional significa que realmente puedes trabajar desde un solo lugar, y el time-blocking visual es intuitivo. La Command Bar y los atajos de teclado te hacen rápido una vez que los dominas.
Pero el precio es alto, la aplicación móvil todavía no es genial, y no tienes acceso sin conexión. Para algunas personas eso es un factor decisivo.
La pregunta que debes hacerte: ¿cuánto tiempo pierdo ahora cambiando entre aplicaciones? ¿Y cuánto vale resolver ese problema? Si la respuesta es «mucho», entonces prueba la prueba de 7 días. Si trabajas principalmente en tu teléfono o buscas una lista de tareas simple, mira alternativas.
Akiflow no es para todo el mundo, pero para la persona adecuada puede ser exactamente lo que faltaba.
