Ya tienes tres aplicaciones diferentes abiertas para hacer el seguimiento de tu trabajo. Una para tareas, una para notas y otra para proyectos. ¿Te suena familiar? He estado trabajando con Taskade durante seis semanas para comprobar si realmente puede unir todos los cabos sueltos, y si esas funciones de IA son algo más que palabrería de marketing.
Taskade: la empresa
Taskade fue fundada por John Xie y Stanley Yang, dos emprendedores que se frustraron por tener que cambiar constantemente entre diferentes herramientas de productividad. Querían un lugar donde se pudieran combinar tareas, notas, mapas mentales y comunicación en equipo sin que se convirtiera en un desorden.
La empresa se inició en 2017 y desde entonces ha experimentado una transformación considerable. Aunque al principio era principalmente una simple lista de tareas, ha crecido hasta convertirse en una plataforma completa con agentes de IA y automatización. Por cierto, ese enfoque en la IA no es un truco que añadieron después: han invertido considerablemente en desarrollar asistentes personalizables que realmente facilitan el trabajo.
Lo que distingue a Taskade es el enfoque en la colaboración en tiempo real. Piensa en Google Docs, pero para todo tu flujo de trabajo. Ves directamente lo que los miembros del equipo escriben, arrastran y modifican. Bastante útil si trabajas con equipos remotos.
¿Para quién es realmente Taskade?
Taskade funciona mejor para pequeños equipos y autónomos que valoran la flexibilidad. ¿Eres un creador de contenido que quiere capturar sesiones de lluvia de ideas, convertirlas directamente en tareas y luego hacer el seguimiento en un tablero Kanban? Entonces esto es perfecto para ti.
También es interesante para startups que quieren cambiar rápidamente entre diferentes métodos de trabajo. Una semana trabajas con listas, la siguiente con mapas mentales porque estás con la estrategia. Todo eso es posible sin tener que trasladar datos.
Pero seamos sinceros: ¿trabajas en una gran organización con estructuras de proyectos complejas y necesitas informes detallados? Entonces resulta demasiado limitado. Taskade está diseñado para velocidad y flexibilidad, no para gobernanza corporativa. Tampoco si necesitas principalmente documentación extensa y wikis, es mejor que mires Notion. Taskade puede hacer notas, pero no es el punto fuerte de la plataforma.
Características de Taskade
Veamos qué puedes hacer con ella. Y sobre todo: qué te aporta en la práctica.
- AI Agents & Automation – Aquí es donde Taskade se vuelve realmente interesante. Puedes entrenar asistentes de IA con tus propios datos y procesos. Ejemplo: he creado un agente que convierte automáticamente las notas de reuniones en puntos de acción con fechas límite. Me ahorra veinte minutos después de cada reunión. También puedes hacer que los agentes respondan a desencadenantes, como una nueva tarea que entra.
- Colaboración en tiempo real – Todo el mundo trabaja simultáneamente en el mismo documento. Ves cursores moviéndose, texto apareciendo, tareas desplazándose. A veces se siente un poco caótico cuando estás con cinco personas al mismo tiempo, pero para equipos pequeños funciona perfectamente. Ya no más «espera, ¿tú también estás trabajando en ese archivo?».
- Mind Maps & tableros Kanban – Un proyecto lo puedes ver como lista, mapa mental, tablero, calendario o tabla. Haces clic y tu vista cambia. Todos los datos permanecen iguales. Esto suena simple, pero es realmente agradable hacer una lluvia de ideas como mapa mental y luego cambiar directamente a un tablero Kanban para ejecutarlo.
- Videochat integrado – Puedes iniciar una videollamada directamente desde un proyecto. No hace falta compartir un enlace de Zoom, ni abrir Teams. Simplemente haces clic y hablas. La calidad es aceptable, no genial, pero para una reunión rápida está bien. Lo uso principalmente para reuniones rápidas de diez minutos.
- Sincronización multiplataforma – Funciona en web, iOS, Android, Windows, Mac e incluso Linux. Todo se sincroniza automáticamente. A menudo empiezo algo en mi portátil y lo retomo más tarde en mi teléfono. Normalmente va bien, aunque a veces la sincronización es un poco lenta – volveré sobre esto más adelante.
- Historial del proyecto – Puedes retroceder en el tiempo para ver cómo se veía un proyecto. En el plan gratuito obtienes siete días de historial, en los planes de pago ilimitado. Útil si alguien borra algo por error o si quieres ver cómo ha evolucionado una idea.
Esos agentes de IA merecen un poco más de atención. No solo puedes entrenarlos con tu propio contenido, sino también asignarles tareas específicas. Por ejemplo, tengo un agente que cada lunes revisa nuestros proyectos y comprueba qué tareas no tienen fecha límite. Luego envía automáticamente un recordatorio. Ahora me lleva cero tiempo y evita frustraciones en el equipo.
Otro caso de uso: creación de contenido. Puedes hacer que un agente ayude con la investigación, crear esquemas o incluso escribir primeros borradores. La calidad es comparable a ChatGPT, pero la ventaja es que todo está directamente en tu flujo de trabajo. No hay que copiar y pegar entre herramientas.
Precio de Taskade
Empecemos con las buenas noticias: hay un plan gratuito. Y no es una porquería de freemium, sino una versión que realmente puedes usar. Obtienes 250 MB de almacenamiento, siete días de historial de proyecto y 1.000 créditos de AI al mes. Para una persona que quiera probar la herramienta está bastante bien. La desventaja: estás solo, sin funciones de equipo.
¿Quieres trabajar con un equipo o necesitas más potencia de AI? Entonces miras los planes de pago. El plan Starter cuesta $ 8 al mes, o $ 4 al mes si pagas un año por adelantado (es decir, $ 48 al año). Entonces obtienes proyectos ilimitados, 10 GB de almacenamiento y 10.000 créditos de AI al mes. Para equipos pequeños que están empezando, esto es un trato razonable.
El plan Pro cuesta $ 20 al mes o $ 10 al mes con pago anual ($ 120 al año). Aquí se pone interesante: almacenamiento ilimitado, 100.000 créditos de AI, soporte prioritario y automatizaciones avanzadas. Si quieres trabajar en serio con AI, necesitas este plan. Esos 10.000 créditos de Starter se agotan más rápido de lo que piensas si usas los agentes intensivamente.
Luego está Ultra por $ 60 al mes o $ 30 al mes anualmente ($ 360 al año). Esto es para equipos que realmente quieren sacar todo de la plataforma: 500.000 créditos de AI, marca personalizada, soporte dedicado. Sinceramente, esto es excesivo para la mayoría de los usuarios, a menos que tengas un equipo más grande que esté ejecutando agentes de AI todo el día.
Todos los planes de pago puedes probarlos gratis durante siete días. No se necesita tarjeta de crédito, simplemente prueba. Genial.
¿Vale la pena el precio? Depende de tu situación. Comparado con Notion ($ 10 por usuario al mes) o Asana ($ 10,99 por usuario al mes), Taskade es más barato, especialmente si cuentas las funciones de AI. Pero si solo necesitas una gestión de tareas simple, estás pagando por características que quizás no uses.
¿En qué hay que fijarse?
Hora de las historias honestas. Porque no todo es color de rosa.
La aplicación móvil se ha vuelto desordenada. Después de las actualizaciones recientes se siente confusa y abarrotada. Demasiados botones, demasiadas opciones, y no siempre está claro dónde debes estar. En el escritorio todo funciona bien, pero en mi teléfono a veces tengo que hacer clic tres veces para llegar a una simple lista de tareas. Eso es frustrante cuando quieres consultar algo rápidamente.
Esa curva de aprendizaje tampoco es poca cosa. Sí, lo básico es simple: crear tareas, mantener listas. Pero en cuanto empiezas con mapas mentales, automatizaciones y agentes de AI, rápidamente se vuelve abrumador. Hay tantas opciones y vistas que los nuevos usuarios no saben por dónde empezar. La primera semana la pasé principalmente haciendo clic por todas partes e intentando entender cuál era realmente la mejor forma de trabajar.
Y luego la gestión de proyectos. Para proyectos simples está bien, pero no esperes diagramas de Gantt, planificación de recursos o dependencias extensas entre tareas. Taskade está diseñado para velocidad y flexibilidad, no para estructuras de proyectos complejas. ¿Trabajas en proyectos grandes con muchas partes móviles? Entonces te quedas corto.
La sincronización entre dispositivos suele ser buena, pero a veces lenta. He experimentado un par de veces que los cambios en mi teléfono aparecieron en mi portátil solo cinco minutos después. No es dramático, pero sí molesto cuando esperas que todo funcione al instante.
¿Y esas funciones de AI? A veces se siente como bloatware. No todas las tareas necesitan AI, pero Taskade te lo mete en la cara por todas partes. Hay momentos en los que simplemente quiero hacer una lista de verificación simple sin que un asistente de AI pregunte si puede ayudar. Es como si quisieran tanto mostrar lo que pueden hacer que olvidan que lo simple a veces es mejor.
También echo de menos una buena función de base de datos como la que tiene Notion. Puedes hacer tablas, pero no es ni de lejos tan potente. ¿Quieres, por ejemplo, un calendario de contenidos con relaciones entre artículos, autores y fechas de publicación? Entonces rápidamente se convierte en un trabajo chapucero.
¿Qué opinan los demás?
El sentimiento general es positivo, pero con matices. Muchos usuarios alaban la combinación de tareas, notas y chat en una sola app. Eso efectivamente ahorra mucho ir y venir entre herramientas. También los agentes de IA reciben muchos elogios – la gente cuenta que realmente ahorra tiempo en tareas repetitivas.
El plan gratuito se menciona a menudo como sorprendentemente completo. Muchos competidores solo te dan un período de prueba o una versión gratuita muy limitada, pero con Taskade puedes realmente ponerte manos a la obra sin tener que pagar de inmediato.
Pero esa app móvil aparece una y otra vez en las quejas. Después de las actualizaciones, para mucha gente se siente desordenada y confusa. Eso no es solo mi experiencia, aparentemente. También la sincronización se menciona regularmente como punto débil – no siempre es fiable.
Una observación interesante de reviewers de YouTube: Keep Productive elogió la flexibilidad y el precio, pero encontró la interfaz abrumadora para usuarios nuevos. The Business Dive estaba entusiasmado con la integración de IA, pero echaba de menos la profundidad de las herramientas de base de datos. Rise Productive encontró la app móvil agradable, pero advirtió que no es un reemplazo para apps de bases de datos complejas como Notion.
Lo que también llama la atención: algunos usuarios encuentran las funciones de IA distractoras. Simplemente quieren una lista de tareas sencilla, pero reciben constantemente sugerencias y opciones que no necesitan. Taskade intenta ser algo para todos, y eso no siempre funciona.
Alternativas a Taskade
¿Esto no encaja del todo con lo que buscas? Aquí hay tres alternativas que quizás encajen mejor.
- Notion – Mejor para documentación y wikis. Elige esto si te centras en la gestión del conocimiento y documentos extensos en lugar de pura ejecución de tareas. Notion tiene bases de datos más potentes y es mejor para documentación a largo plazo.
- Asana – Más estructura para equipos grandes. Elige esto si trabajas en una organización más grande que necesita jerarquía de proyectos estricta e informes. Asana está construido para flujos de trabajo complejos y tiene mejores opciones de informes.
- Trello – Más simple y visual. Elige esto si solo necesitas un tablero Kanban simple sin extras de IA. Trello hace una cosa bien: gestión visual de proyectos. Sin distracciones, sin funciones innecesarias.
Preguntas frecuentes
¿Es Taskade gratuito?
Sí, hay un plan gratuito para individuos con funcionalidades básicas y créditos de IA limitados. Obtienes 250 MB de almacenamiento, siete días de historial de proyectos y 1.000 créditos de IA al mes. Suficiente para probar la herramienta a fondo y para uso ligero está bien. La desventaja es que no tienes funciones de equipo – es realmente para una persona.
¿Funciona Taskade sin conexión?
Las apps móviles tienen funcionalidad offline limitada. Puedes ver y crear tareas, pero para la sincronización completa y las funciones de IA se requiere una conexión a internet. En cuanto vuelvas a estar online, todo se sincroniza. Así que no esperes una experiencia offline completa como con algunas otras herramientas.
¿Qué son los Agentes de IA en Taskade?
Estos son asistentes de IA personalizables que puedes entrenar con tus propios datos para automatizar tareas, hacer investigación o generar contenido. Les das instrucciones y disparadores, y se ponen a trabajar. Piensa en: convertir automáticamente notas de reuniones en tareas, comprobar semanalmente los plazos, o escribir primeros borradores para contenido. La calidad depende de lo bien que los entrenes, pero si te tomas el tiempo para configurarlos bien pueden realmente quitarte trabajo de encima.
Conclusión
Taskade es una opción sólida para equipos pequeños y freelancers que buscan flexibilidad. Esa combinación de tareas, notas y colaboración en tiempo real funciona bien, y los agentes de IA pueden realmente ahorrar tiempo si los usas bien. El plan gratuito es suficientemente amplio para trabajar seriamente, y los planes de pago tienen un precio razonable comparado con los competidores.
Pero no es perfecto. La app móvil se ha vuelto desordenada, la curva de aprendizaje es más pronunciada de lo que esperarías, y para gestión de proyectos complejos te quedas corto. Si necesitas principalmente documentación extensa o funcionalidad de base de datos, estás mejor con Notion. ¿Trabajas en una organización grande con estructuras estrictas? Entonces mira Asana.
Para mí personalmente, Taskade funciona mejor como hub central para tareas diarias y proyectos a corto plazo. Lo uso para planificación de contenido, reuniones de equipo y brainstorms rápidos. Para documentación a largo plazo y proyectos complejos uso otras herramientas además. Y esa es realmente la clave: Taskade intenta serlo todo, pero brilla especialmente en velocidad y flexibilidad. Si eso encaja con tu estilo de trabajo, lo vas a apreciar. Si no, entonces se siente como demasiado lío por lo que obtienes a cambio.
