Tu bandeja de entrada está saturada de preguntas de soporte, correos de ventas y consultas de clientes por WhatsApp. Tu equipo trabaja sin coordinación, nadie sabe quién ha atendido qué, y los mensajes importantes quedan sin responder. Helpwise ofrece una solución: un dashboard central donde gestionas correo electrónico, chat, SMS y WhatsApp con todo tu equipo. ¿Pero es realmente tan práctico como suena?
¿Quién está detrás de Helpwise?
Helpwise fue fundada en 2016 por Gaurav Sharma en Palo Alto, Estados Unidos. Comenzó como una herramienta interna para SaaS Labs Inc., la empresa matriz que también desarrolló JustCall y CallRoot. El equipo tenía un problema simple: necesitaban gestionar los correos electrónicos de su equipo para soporte, ventas y finanzas, pero las soluciones existentes eran o demasiado caras, o demasiado complicadas para lo que necesitaban.
Lo que empezó como un proyecto interno, se convirtió en un producto completo. La herramienta resultó ser útil no solo para su propio equipo, sino también para miles de otras empresas que luchaban con el mismo problema. SaaS Labs consiguió recaudar un total de $ 74.2 millones en financiación de inversores como Peak XV Partners (anteriormente Sequoia), Base10 Partners y Eight Roads Ventures. Esa inversión claramente ha dado sus frutos.
Hoy en día, más de 5000 empresas en todo el mundo utilizan Helpwise, con un total de más de 10.000 usuarios. Ha pasado de ser una simple herramienta interna a convertirse en un actor serio en el mercado de bandejas de entrada compartidas. El enfoque en asequibilidad y sencillez, que fue la idea original, todavía se refleja en cómo funciona la herramienta.
¿Para quién es Helpwise?
Helpwise se dirige principalmente a equipos pequeños y medianos que quieren centralizar su comunicación. Piensa en departamentos de atención al cliente que no quieren cambiar constantemente entre Gmail, WhatsApp y una herramienta de SMS. O equipos de ventas que deben hacer seguimiento conjunto de los leads sin que todos escriban a la misma persona.
Funciona bien si buscas una forma organizada de colaborar en la comunicación con clientes, sin necesitar un departamento de IT para configurarlo todo. La herramienta se ha mantenido intencionadamente sencilla, lo cual es una ventaja para equipos que quieren empezar rápidamente.
Pero Helpwise no es para todos. Las grandes empresas con requisitos estrictos de instalación local no pueden usar esto, porque es una solución únicamente en la nube. Además, los equipos que quieren trabajar completamente dentro de la interfaz de Gmail probablemente no se sentirán cómodos. Helpwise tiene su propio dashboard, lo que significa que sales de tu entorno familiar de Gmail.
¿Qué puede hacer Helpwise?
Helpwise no intenta ser la herramienta con más funciones, sino que se centra en lo básico que funciona bien. El período de prueba gratuito de 7 días te da acceso a todas las funciones, para que puedas probar si se adapta a tu equipo. Estas son las principales posibilidades:
- Shared Inbox para múltiples canales: Puedes gestionar correo electrónico, SMS y WhatsApp todo en una sola vista. No más saltos entre aplicaciones. Todos los mensajes llegan al mismo dashboard, y tu equipo ve directamente quién se encarga de qué.
- Automatización y reglas: Puedes asignar mensajes automáticamente a miembros específicos del equipo según el asunto, el remitente o palabras clave. Útil para asegurarte de que las preguntas urgentes llegan directamente a la persona adecuada.
- Live Chat Widget: Puedes colocar un widget de chat en tu sitio web que conecta directamente con tu bandeja de entrada de Helpwise. Los visitantes pueden hacer preguntas y tu equipo responde desde el mismo dashboard donde también llegan los correos electrónicos y mensajes de WhatsApp.
- Colaboración en equipo: Las notas internas y las menciones facilitan la consulta con compañeros sin que el cliente lo vea. Puedes etiquetar a alguien en una conversación y pedir ayuda, o dejar una nota para la siguiente persona que continúe la conversación.
- Analytics y reporting: Obtienes información sobre tiempos de respuesta, conversaciones gestionadas y el rendimiento de los miembros individuales del equipo. Los informes son bastante básicos según los usuarios, pero muestran las cifras más importantes.
- Integraciones: Helpwise se conecta con herramientas como Slack, HubSpot y Shopify. Por ejemplo, puedes recibir notificaciones en Slack cuando llega un nuevo mensaje, o ver datos de clientes de HubSpot directamente en la conversación.
La interfaz se parece intencionadamente a Gmail, lo que reduce la curva de aprendizaje. Tienes etiquetas, filtros y una estructura de bandeja de entrada que resulta familiar. Los usuarios suelen mencionar esto como un punto a favor: no necesitas entrenar a tu equipo durante semanas antes de que puedan trabajar con ella.
Las aplicaciones móviles están disponibles para iOS y Android, aunque según las reseñas son más limitadas que la versión web. Puedes leer y responder mensajes sobre la marcha, pero para trabajos más extensos la versión de escritorio es más práctica.
¿Cuánto cuesta Helpwise?
Helpwise no tiene un plan gratuito, pero sí un periodo de prueba de 7 días en el que no necesitas introducir tarjeta de crédito. Eso te da tiempo suficiente para probar si se adapta a tu equipo.
Los precios son por usuario al mes. El plan Standard cuesta $ 15 al mes, o $ 12 si pagas anualmente. Con esto obtienes lo básico: bandeja de entrada compartida para correo electrónico, automatización básica e integraciones. Para la mayoría de equipos pequeños esto es suficiente para empezar.
El plan Premium cuesta $ 29 al mes, o $ 23 con pago anual. Aquí obtienes funcionalidades adicionales como automatización más avanzada, más integraciones e informes más completos. Este plan es interesante si tu equipo crece y quieres más control sobre los flujos de trabajo.
El plan Advanced cuesta $ 49 al mes, o $ 39 al año. Está pensado para equipos más grandes que necesitan aún más automatización, acceso a la API y soporte prioritario. Para la mayoría de usuarios esto es excesivo, a menos que realmente tengas necesidades empresariales específicas.
Comparado con alternativas como Front, que rápidamente alcanza los $ 50-$ 100 por usuario, Helpwise es bastante más asequible. Eso lo hace atractivo para equipos con presupuesto limitado que aun así quieren comunicarse profesionalmente.
¿En qué debes fijarte?
Ninguna herramienta es perfecta, y Helpwise tiene sus propias frustraciones. Los usuarios se quejan regularmente de la aplicación móvil. No solo es limitada en funcionalidad, sino también propensa a errores. Si trabajas mucho en movimiento y dependes de tu teléfono, esto puede ser un problema. La versión web funciona mucho más estable.
La función de búsqueda también deja que desear. Los correos antiguos son a veces difíciles de encontrar, y los resultados de búsqueda no siempre están completos. Si tienes que buscar a menudo en conversaciones antiguas, esto puede ser irritante. A veces tienes que desplazarte manualmente por etiquetas y carpetas para encontrar lo que buscas.
El rendimiento es otro punto. Los usuarios informan de que la herramienta a veces es lenta y que tienes que refrescar la página para ver nuevos mensajes. Eso es molesto si necesitas responder rápidamente a los clientes. No ocurre constantemente, pero lo suficiente como para mencionarlo.
Los informes son funcionales, pero no geniales. Si quieres hacer análisis en profundidad o crear dashboards bonitos para la dirección, te quedarás corto. Obtienes lo básico como tiempos de respuesta y número de tickets gestionados, pero poco más.
Un detalle técnico: los alias a veces cuentan como bandeja de entrada separada, lo que puede resultar confuso en tu vista general. Si usas muchos alias de correo, debes tener esto en cuenta al configurar tu espacio de trabajo.
Alternativas a Helpwise
Helpwise no es el único jugador en este mercado. Dependiendo de tu presupuesto y necesidades hay otras opciones que pueden encajar mejor:
- Front: Más caro, pero ofrece funcionalidades enterprise más avanzadas. Elige Front si tienes un presupuesto mayor y necesitas integraciones más profundas con tu CRM y otras herramientas. La automatización es más potente y los analytics son más completos.
- Hiver: Funciona directamente dentro de la interfaz de Gmail en lugar de un dashboard separado. Elige Hiver si tu equipo quiere trabajar completamente dentro de Gmail y no quiere abandonar la interfaz familiar. Se siente más como una extensión de Gmail que como una herramienta aparte.
- Help Scout: Funcionalidades similares pero con un enfoque más fuerte en la sencillez y la experiencia del cliente. Elige Help Scout si buscas una herramienta consolidada con una interfaz minimalista y una sólida reputación en círculos de atención al cliente.
Cada una de estas alternativas tiene sus propios puntos fuertes. Helpwise está en precio por debajo de Front, pero por encima de las herramientas gratuitas. Es un punto intermedio entre asequibilidad y funcionalidad.
Preguntas frecuentes
Estas son las preguntas que surgen a menudo entre las personas que están considerando Helpwise:
¿Hay un período de prueba gratuito disponible?
Sí, Helpwise ofrece un periodo de prueba gratuito de 7 días con el que puedes probar todas las funcionalidades sin tarjeta de crédito. Tienes acceso completo a toda la funcionalidad, así que puedes evaluar bien si se adapta a tu equipo antes de pagar.
¿Puedo conectar WhatsApp Business a Helpwise?
Sí, Helpwise admite integraciones con WhatsApp Business a través de socios oficiales como Twilio, de modo que recibes los mensajes de WhatsApp en la bandeja de entrada compartida. Puedes entonces gestionar con todo tu equipo las conversaciones de WhatsApp desde el mismo dashboard que tus correos.
¿Tiene Helpwise una app móvil?
Sí, hay aplicaciones móviles disponibles tanto para iOS como para Android, para que también tengas acceso a tus bandejas de entrada compartidas sobre la marcha. Eso sí, debes saber que los usuarios se quejan regularmente de errores y funcionalidad limitada en la versión móvil comparada con la versión web.
Conclusión
Helpwise hace lo que promete: ofrece a los equipos un lugar centralizado para gestionar el correo electrónico, chat, SMS y WhatsApp sin complicarse demasiado. El precio es razonable, la interfaz es clara y la configuración es rápida. Para equipos pequeños o medianos que quieren profesionalizar su comunicación sin necesidad de un departamento de IT, es una opción sólida.
Pero no es perfecto. La aplicación móvil es débil, la función de búsqueda frustrante y los informes básicos. Si tienes un equipo que trabaja mucho en movimiento o necesita análisis en profundidad, debes pensarlo bien antes de decidir si es la herramienta adecuada. Para equipos que trabajan principalmente desde el escritorio y necesitan visión general y colaboración, Helpwise ofrece suficiente como para probarlo.
