Tu bandeja de entrada de Gmail está llena de preguntas de clientes, pero no sabes quién está trabajando en qué. Los compañeros responden por error el mismo correo dos veces, o peor: nadie responde. Hiver convierte tu Gmail (o Outlook) en un helpdesk sin necesidad de una herramienta separada. Todo permanece simplemente en tu buzón.
¿Quién está detrás de Hiver?
Hiver comenzó en 2011 como GrexIt, fundada por Niraj Ranjan Rout y Nitesh Nandy en San José. La idea original era simple: compartir etiquetas de Gmail entre compañeros. Quien haya intentado trabajar en equipo desde una cuenta de Gmail conoce el caos. Nadie sabe quién se encarga de qué, los correos desaparecen en la maraña de etiquetas, y todos trabajan sin coordinarse.
Esa frustración llevó a una solución completa de bandeja de entrada compartida. En lugar de construir una herramienta de helpdesk separada, decidieron integrarla directamente en Gmail. La idea tuvo éxito. Empresas como Flexport y Harvard University utilizan Hiver actualmente, y la herramienta ha recaudado $ 46.2 millones de inversores como K1 Investment Management y Kalaari Capital. Más de 10.000 equipos trabajan con ella a diario, todos desde su familiar interfaz de Gmail.
Lo que comenzó como un problema de etiquetas se ha convertido en una herramienta de colaboración completa que funciona completamente dentro de tu buzón. Sin inicio de sesión separado, sin nueva interfaz que aprender.
¿Para quién es Hiver?
Hiver se dirige a equipos que ya trabajan con Gmail o Outlook y no quieren cambiar. Departamentos de atención al cliente que no quieren una herramienta de ticketing compleja, equipos de operaciones que necesitan colaborar rápidamente, o equipos de ventas que quieren distribuir leads sin coordinarse constantemente.
Funciona mejor para pequeñas y medianas empresas que buscan una forma sencilla de colaborar en correos electrónicos. No necesitas involucrar a un departamento de IT para configurarlo. Instala la extensión y estás listo.
Hiver es menos adecuado para grandes empresas con requisitos complejos on-premise o normas de cumplimiento específicas. Si necesitas un helpdesk empresarial extenso con miles de usuarios y flujos de trabajo avanzados, hay mejores opciones.
¿Qué puede hacer Hiver?
Hiver funciona como una capa sobre Gmail o Outlook. Tu bandeja de entrada sigue siendo la misma, pero obtiene funciones adicionales para colaborar. La versión gratuita ofrece triage básico y bandejas de entrada compartidas. Para automations, analytics y SLA Management necesitas un plan de pago.
- Shared Inboxes: Convierte cualquier dirección de Gmail u Outlook en una bandeja de entrada compartida. Todo el equipo ve todos los correos, y todos saben qué está pasando sin reenvíos interminables.
- Email Assignment: Asigna correos a colegas con un clic. Se acabó la confusión sobre quién se encarga de qué. La persona asignada recibe una notificación y puede ponerse manos a la obra directamente.
- Collision Detection: Si dos personas responden al mismo correo simultáneamente, recibes una advertencia. Evita duplicar el trabajo y situaciones confusas con los clientes.
- Notas Internas: Añade notas a los correos electrónicos que solo vea tu equipo. Útil para compartir contexto o hacer preguntas sin involucrar al cliente.
- Borradores Compartidos: Escribe una respuesta en colaboración antes de enviarla. Una persona empieza, otra completa y otra más la revisa.
- Gestión de SLA: Establece plazos para los tiempos de respuesta. Hiver te avisa si un correo queda sin atender demasiado tiempo. Así mantienes el control sobre tus niveles de servicio.
- Automatizaciones: Automatiza tareas repetitivas como asignar correos según palabras clave, etiquetar asuntos o enviar respuestas estándar.
- Analíticas: Obtén información sobre tiempos de respuesta, correos gestionados y rendimiento del equipo. Los informes son bastante básicos, pero ofrecen una visión general de las cifras más importantes.
- Etiquetas y Labels: Organiza correos con etiquetas que todo el equipo puede usar. Piensa en «urgente», «factura» o «bug». Todo el mundo ve inmediatamente de qué trata un correo.
- Plantillas: Guarda respuestas frecuentes como plantilla. Ahorra tiempo con preguntas estándar que se repiten.
Las aplicaciones móviles para iOS y Android ofrecen las funciones principales, pero son más limitadas que la versión web. Puedes leer, asignar y responder correos, pero es mejor modificar la configuración avanzada en el escritorio.
¿Cuánto cuesta Hiver?
Hiver tiene un plan gratuito con usuarios ilimitados, pero te pierdes funciones importantes como automations y analytics. Es especialmente adecuado para probar la herramienta y ver si encaja con tu equipo.
Los planes de pago comienzan en $ 19 por usuario al mes con pago anual, o $ 24 al mes si pagas mensualmente. Ese es el plan Lite, con funciones básicas como asignación de correos electrónicos y collision detection. Para automations y gestión de SLA pasas a Growth ($ 29/$ 34 al mes). El plan Pro ($ 49/$ 59) añade analytics e integraciones. El plan Elite ($ 69/$ 79) está pensado para equipos más grandes con necesidades avanzadas.
Tienes 7 días para probar la herramienta gratis, incluyendo todas las funciones. Es suficiente para ver si Hiver encaja con tu flujo de trabajo. Los precios pueden subir bastante si tu equipo crece, especialmente si necesitas los planes superiores para analytics y automations avanzadas.
¿En qué debes fijarte?
Hiver funciona mejor con bandejas de entrada pequeñas o medianas. Con grandes volúmenes de correo electrónico los usuarios reportan lentitud en la carga. La herramienta puede atascarse si procesas miles de correos al día, lo cual es frustrante si precisamente necesitas velocidad.
Los informes son bastante básicos. Sí obtienes información sobre tiempos de respuesta y correos gestionados, pero faltan analytics en profundidad. Si necesitas datos detallados sobre el comportamiento del cliente o el rendimiento del equipo, te quedarás corto.
Se producen problemas de sincronización. A veces las asignaciones o notas no aparecen inmediatamente para todos los miembros del equipo, lo que genera confusión. No a diario, pero con suficiente frecuencia como para ser molesto.
La aplicación móvil tiene limitaciones. Puedes realizar las tareas básicas, pero las funciones avanzadas como configurar automations o ajustar flujos de trabajo tienes que hacerlas en el ordenador. Para equipos que trabajan mucho en movimiento, eso es una desventaja.
Los costes se disparan rápidamente con equipos más grandes. Si tienes diez personas y necesitas el plan Pro, ya pagas $ 490 al mes con pago anual. Para pequeñas empresas con presupuesto limitado puede ser demasiado.
Alternativas a Hiver
Hiver no es la única herramienta que ofrece bandejas de entrada compartidas. Dependiendo de tus necesidades hay alternativas que encajan mejor.
- Front: Una app independiente en lugar de una extensión de Gmail. Elige Front si quieres una interfaz separada de tu buzón, con más control sobre el diseño y los flujos de trabajo.
- Help Scout: Software de helpdesk tradicional con una interfaz de ticketing clásica. Adecuado si buscas una herramienta de atención al cliente completa con amplias funciones de base de conocimientos.
- Zendesk: Mucho más complejo y extenso que Hiver. Elige Zendesk si necesitas funciones de nivel empresarial, como flujos de trabajo avanzados, soporte de IA e integraciones con decenas de herramientas.
Preguntas frecuentes
A continuación las preguntas más frecuentes sobre Hiver.
¿Funciona Hiver con Outlook?
Sí, Hiver ahora también es compatible con Microsoft Outlook además de Google Workspace. Puedes usar las mismas funciones que en Gmail, incluyendo bandejas de entrada compartidas y asignación de correos electrónicos.
¿Los clientes ven que uso Hiver?
No, para el cliente se ve como un correo electrónico normal. No aparecen números de ticket en el asunto a menos que tú mismo lo configures. Todas las funciones de colaboración permanecen invisibles para el destinatario.
¿Dónde se almacenan mis datos?
Hiver almacena datos en Estados Unidos en servidores AWS. Tus correos electrónicos permanecen en los servidores de Google o Microsoft, Hiver solo guarda metadatos como asignaciones y notas.
Conclusión
Hiver es una elección inteligente si tu equipo ya trabaja con Gmail u Outlook y no tiene ganas de una herramienta de helpdesk separada. La integración es sencilla, la curva de aprendizaje es mínima, y puedes colaborar directamente sin cambiar tu flujo de trabajo. Para equipos pequeños o medianos que principalmente gestionan correo electrónico, funciona bien.
Las limitaciones están sobre todo en la escalabilidad y las funciones avanzadas. Con grandes volúmenes la herramienta puede volverse lenta, y los analytics son básicos. Si buscas una solución enterprise completa o necesitas informes detallados, hay mejores alternativas.
Prueba la versión gratuita o la prueba de 7 días para ver si Hiver encaja con tu equipo. No es una revolución, pero sí una solución práctica para equipos que simplemente quieren colaborar en correos electrónicos sin complicaciones.
