Tu bandeja de entrada está llena de correos sobre proyectos, alguien te pide una actualización por Slack y mientras tanto olvidas la mitad de tus tareas. Nozbe quiere reemplazar ese caos por un único sistema donde tareas y comunicación se unen. La herramienta está construida sobre el método Getting Things Done y se centra especialmente en equipos que quieren dejar de enviar correos electrónicos interminables.
¿Quién está detrás de Nozbe?
Nozbe fue fundado en 2007 por Michael Sliwinski, un empresario polaco que se frustró por la falta de buenas herramientas digitales para la metodología Getting Things Done de David Allen. Quería poder gestionar su propio sistema de productividad sin depender de listas en papel o complicadas hojas de cálculo. Como las herramientas disponibles entonces no cumplían sus expectativas, decidió construir él mismo una aplicación basada en web.
La empresa, oficialmente Nozbe sp. z o.o., tiene su sede central en Gdynia, Polonia. Lo que hace especial a Nozbe es que desde el principio ha sido una empresa completamente remota – nadie trabaja en una oficina. El equipo también fue pionero con la introducción de la semana laboral de cuatro días, que llaman «Mighty Fridays». Esa filosofía de trabajo flexible está entretejida en cómo está diseñada la propia herramienta.
Actualmente más de 700.000 personas en todo el mundo utilizan Nozbe. La empresa no ha recibido financiación externa ni ha sido adquirida, lo que significa que ha crecido de forma completamente independiente. Esa independencia se refleja en la visión del producto: Nozbe se mantiene fiel a los principios GTD en lugar de seguir cada nueva tendencia.
¿Para quién es Nozbe?
Nozbe se centra especialmente en equipos pequeños y medianos que buscan una forma clara de organizar proyectos y tareas. Los equipos remotos suelen encontrar una buena coincidencia, porque la herramienta combina comunicación y gestión de tareas sin tener que cambiar constantemente entre diferentes aplicaciones. Si ya aplicas la metodología Getting Things Done o quieres aprenderla, entonces Nozbe es una opción lógica porque toda la interfaz está construida sobre ella.
La herramienta es menos adecuada para grandes empresas que necesitan visualizaciones complejas de proyectos como gráficos de Gantt extensos o gestión de recursos. Si tu organización trabaja con dependencias complicadas entre tareas y cronogramas detallados, probablemente encontrarás los límites de Nozbe. Se ha mantenido intencionadamente sencillo, lo que es una ventaja para algunos equipos pero una limitación para otros.
¿Qué puede hacer Nozbe?
La versión gratuita de Nozbe ofrece funcionalidad básica para un máximo de tres usuarios con tres proyectos. Para posibilidades más amplias como proyectos ilimitados, más espacio de almacenamiento e integraciones avanzadas necesitas un plan de pago. Estas son las funciones principales:
- Gestión de proyectos: Organizas el trabajo en proyectos con tareas, subtareas y secciones. La estructura se mantiene deliberadamente plana para que no te pierdas en subcarpetas interminables. Cada proyecto puedes compartirlo con miembros específicos del equipo.
- Chat orientado a tareas: En lugar de canales de chat generales como en Slack, mantienes conversaciones directamente en la tarea relevante. Eso evita que información importante desaparezca en un flujo de chat interminable. Puedes responder a las tareas con comentarios que cualquiera con acceso puede ver.
- Tareas entrantes (Inbox): Todas las nuevas tareas llegan primero a tu vista Incoming, un principio fundamental de GTD. Ahí decides qué hacer con ellas: asignarlas a un proyecto, darles una fecha límite, o gestionarlas directamente. Ese paso de triaje asegura que nada se quede en el limbo.
- Vista de calendario: Ves tus tareas en una vista de calendario basada en fechas límite. Eso da una imagen visual de lo que viene. También puedes vincular tus calendarios externos para verlo todo en un solo lugar.
- Conversión de correo electrónico a tarea: Cada usuario recibe una dirección de correo electrónico única a la que puedes reenviar mensajes. Esos correos se convierten automáticamente en tareas en tu inbox. Útil si recibes mucho trabajo por correo electrónico y quieres centralizarlo.
- Etiquetas y categorías: Puedes etiquetar tareas con hashtags para encontrarlas fácilmente más tarde. Piensa en #urgente, #esperando o #oficina. Esas etiquetas las trabajas simplemente en el nombre de la tarea, no hace falta un campo separado.
- Recordatorios y fechas límite: Configura notificaciones para tareas importantes. Puedes elegir notificaciones push en tu móvil o recordatorios por correo electrónico. Las fechas límite se hacen visibles automáticamente en tu vista de calendario.
- Funcionalidad sin conexión: Las aplicaciones móviles y de escritorio almacenan tus datos localmente. Puedes seguir trabajando sin conexión a internet y todo se sincroniza en cuanto vuelves a estar en línea. Eso hace que la herramienta sea fiable para personas que están mucho en movimiento.
- Disponibilidad multiplataforma: Nozbe funciona en la web, iOS, Android, Windows y macOS. No hay versión para Linux, pero para la mayoría de los usuarios están cubiertas todas las plataformas importantes. La sincronización entre dispositivos funciona según los usuarios de forma rápida y fiable.
¿Cuánto cuesta Nozbe?
Nozbe tiene un plan gratuito llamado Nozbe Free que es adecuado para equipos pequeños de hasta tres personas. Obtienes tres proyectos, tres secciones y 500MB de espacio de almacenamiento. Eso es suficiente para probar la herramienta y ver si se ajusta a tu forma de trabajar. No hay límite de tiempo en el plan gratuito, así que no tienes que preocuparte por una prueba que caduque.
El plan Premium cuesta 10 dólares al mes con pago mensual, o 8 dólares al mes si pagas un año por adelantado (96 dólares en total). Con esto obtienes proyectos ilimitados, más espacio de almacenamiento y acceso a todas las integraciones. El plan Business cuesta 15 dólares al mes (o 12 dólares al mes con pago anual, 144 dólares en total) y añade funciones administrativas adicionales como informes de equipo y soporte prioritario.
No hay un período de prueba tradicional para los planes de pago, pero Nozbe ofrece una garantía de devolución de dinero de 30 días. Si no estás satisfecho, recuperas tu dinero. Es una red de seguridad razonable, aunque una prueba gratuita quizás parezca más accesible para las personas que quieren probar.
¿A qué debes prestar atención?
Una queja frecuente es que Nozbe es caro comparado con la competencia, especialmente cuando tu equipo crece. Con diez miembros del equipo ya pagas entre 100 y 150 dólares al mes, lo que algunos usuarios consideran elevado para la funcionalidad ofrecida. Alternativas como Todoist o ClickUp ofrecen capacidades similares por menos dinero.
Existe confusión entre Nozbe Classic y la versión más reciente que simplemente se llama Nozbe. Los usuarios existentes deben elegir si migran, y ese proceso no siempre es claro. Algunas funciones de la versión antigua faltan en la nueva, lo que genera frustración en usuarios avanzados que estaban acostumbrados a ciertos flujos de trabajo.
Las integraciones son limitadas. Por ejemplo, no hay una conexión nativa con OneDrive, lo cual es molesto si tu organización trabaja habitualmente con herramientas de Microsoft. Puedes subir archivos manualmente, pero eso es menos práctico que una sincronización directa. También falta la entrada de lenguaje natural – no puedes escribir «mañana a las 14:00 llamar a Juan» y esperar que Nozbe cree automáticamente una tarea con fecha límite.
En la nueva versión los usuarios echan de menos el campo «Time Needed» que sí estaba presente en Nozbe Classic. Ese campo ayudaba a estimar cuánto tiempo costaría una tarea, útil para la planificación. No está claro si esa función volverá. Para las personas que planifican su día minuciosamente es una carencia.
Alternativas a Nozbe
Si Nozbe no encaja del todo, hay alternativas que resuelven problemas similares pero con distintos enfoques:
- Todoist: Elige esto si gestionas principalmente tareas personales y tienes menos necesidad de chat de equipo. Todoist es más barato y tiene un enfoque más fuerte en la productividad individual con entrada de lenguaje natural y filtros avanzados.
- Asana: Opta por Asana si necesitas visualizaciones de proyectos complejas como líneas de tiempo, vistas de portfolio y diagramas de Gantt. Es más potente para grandes equipos pero también más complejo de usar que Nozbe.
- Slack: Elige Slack si solo quieres chatear sin vincular tareas. Slack es puramente comunicación, mientras que Nozbe precisamente integra chat y tareas. Puedes combinar Slack con una herramienta de tareas separada, pero entonces trabajas de nuevo en múltiples sistemas.
Preguntas frecuentes
Aquí hay respuestas a preguntas que surgen frecuentemente en personas que consideran Nozbe:
¿Hay un período de prueba gratuito?
Nozbe no ofrece una prueba tradicional, pero sí un plan completamente gratuito para equipos pequeños de hasta tres personas. Para los planes de pago hay una garantía de devolución de dinero de 30 días, así que si no estás satisfecho recuperas tu dinero. Eso te da espacio para probar la herramienta a fondo.
¿Dónde se almacenan mis datos?
Los servidores principales de Nozbe están en Alemania, específicamente en Núremberg. Hay copias de seguridad en Irlanda y Japón para seguridad adicional. Si estás en la UE y valoras el almacenamiento de datos local, eso es una ventaja.
¿Funciona Nozbe sin conexión?
Sí, las aplicaciones móviles y de escritorio guardan tus datos localmente para que puedas trabajar sin internet. En cuanto vuelvas a tener conexión todo se sincroniza automáticamente. Eso hace que la herramienta sea fiable si viajas con frecuencia o trabajas en zonas con mala conectividad.
Conclusión
Nozbe es una opción sólida para equipos pequeños y medianos que buscan una manera clara de combinar tareas y comunicación. La filosofía Getting Things Done está profundamente integrada en la herramienta, lo cual es una ventaja si adoptas ese método pero quizás se sienta menos natural si estás acostumbrado a otro flujo de trabajo. La funcionalidad sin conexión y la disponibilidad multiplataforma son puntos fuertes.
El precio es bastante elevado en comparación con la competencia, y las integraciones limitadas pueden ser un obstáculo para equipos que dependen en gran medida de herramientas específicas como OneDrive. La confusión entre la versión antigua y la nueva también es algo a tener en cuenta. Para equipos que eligen conscientemente la sencillez sobre la complejidad, y que quieren aplicar el enfoque GTD, Nozbe ofrece un sistema bien pensado. Para grandes organizaciones con requisitos de proyecto complejos, probablemente hay mejores alternativas.
