Tu bandeja de entrada está a rebosar. Los proyectos se acumulan. Y tienes la sensación de que estás olvidando cosas importantes. OmniFocus es un gestor de tareas que responde precisamente a eso, basado en el método Getting Things Done. Pero exclusivamente para usuarios de Apple.
¿Quién está detrás de OmniFocus?
The Omni Group existe desde 1993. Ken Case, Wil Shipley y Tim Wood fundaron la empresa en Seattle. Comenzaron con software para ordenadores NeXT, la plataforma que Steve Jobs desarrolló entre sus periodos en Apple. Cuando Apple adquirió NeXT, The Omni Group se trasladó a macOS.
OmniFocus se originó de una manera peculiar. Ethan Schoonover había escrito un conjunto de scripts para OmniOutliner, llamado ‘Kinkless GTD’. Esos scripts permitían aplicar digitalmente el método Getting Things Done de David Allen. Los scripts se hicieron tan populares que The Omni Group decidió convertirlos en una aplicación independiente. Así nació OmniFocus.
La empresa es totalmente employee-owned y tiene más de 1 millón de clientes. Han ganado múltiples Apple Design Awards y nunca han sido adquiridos. Después de más de 30 años siguen creando software independiente para el ecosistema Apple.
¿Para quién es OmniFocus?
OmniFocus se dirige a un grupo específico. Usuarios de Apple que se toman en serio el método Getting Things Done. Power users que no se conforman con una simple lista de tareas. Gestores que deben seguir proyectos complejos con decenas de subtareas.
Pero no es para todo el mundo. ¿Usas Android o Windows? Entonces solo puedes usar la versión web, y esa no es la experiencia completa. ¿Buscas una herramienta gratuita? Entonces debes buscar en otro sitio. ¿Y quieres sobre todo una app sencilla sin curva de aprendizaje? Entonces OmniFocus es demasiado abrumador.
La herramienta requiere una inversión. No solo financiera, sino también de tiempo para conocer el sistema. Si quieres hacer esa inversión y estás completamente en el ecosistema Apple, obtendrás mucho a cambio.
¿Qué puede hacer OmniFocus?
Puedes probar OmniFocus gratis durante 14 días. La versión Standard ya ofrece mucha funcionalidad. Para funciones avanzadas como Custom Perspectives, soporte de AppleScript y el modo Focus necesitas la versión Pro. Estas son las principales posibilidades:
- Forecast View: Una vista que combina tu agenda y tareas. Ves en una sola pantalla qué hay hoy en tu calendario y qué tareas quieres completar. No más cambiar entre apps.
- Review Perspective: El corazón del método GTD. Cada semana repasas sistemáticamente tus proyectos para comprobar si todo sigue siendo actual. OmniFocus registra cuándo revisaste un proyecto por última vez y te empuja a mantener esto.
- Projects & Tags: Los proyectos son grupos de tareas que van juntas. Los tags son la versión moderna de los GTD Contexts. Puedes etiquetar una tarea con ‘teléfono’, ‘energía-alta’ u ‘oficina’ y después filtrar según lo que puedas hacer ahora.
- Custom Perspectives: Crea tus propios filtros y guárdalos. Por ejemplo: todas las tareas con la etiqueta ‘rápido’ que cuesten menos de 15 minutos. O todos los elementos atrasados de proyectos que hayas marcado como importantes. Las posibilidades son infinitas.
- Omni Automation: Escribe plugins en JavaScript para automatizar acciones repetitivas. La comunidad ya ha creado cientos de plugins que puedes descargar y personalizar.
- Location-based Alerts: Recibe una notificación cuando llegues al supermercado con tu lista de la compra. O cuando llegues a la oficina con tareas que debes hacer allí. Tu iPhone utiliza GPS para activarlo.
- Omni Sync Server: Sincroniza tus tareas entre todos tus dispositivos Apple a través de los servidores de The Omni Group. Gratis y sin complicaciones. También puedes configurar tu propio servidor de sincronización si lo deseas.
La app funciona en macOS, iOS, iPadOS y Apple Watch. También hay una versión web, pero debes comprarla aparte como add-on. La integración con el ecosistema Apple es profunda. Widgets, atajos de Siri, complications de Apple Watch. Se siente como una parte nativa de tus dispositivos.
¿Cuánto cuesta OmniFocus?
OmniFocus no tiene versión gratuita. Puedes probar gratis durante 14 días antes de pagar. Después eliges entre una suscripción o una licencia única.
La suscripción cuesta $ 9.99 al mes o $ 99.99 al año ($ 8.33 al mes). Con esto obtienes acceso a todas las plataformas y todas las funciones. La versión web no está incluida. Esa cuesta extra: $ 4.99 al mes o $ 49.99 al año.
¿No quieres una suscripción? Entonces puedes comprar una licencia única para la versión 4. La licencia Standard cuesta $ 74.99 y te da las funciones básicas. La licencia Pro cuesta $ 149.99 y desbloquea todo. Atención: estas licencias son para una versión major. En la versión 5 tendrás que pagar de nuevo, normalmente con descuento para clientes existentes.
La compra universal significa que pagas una vez por Mac, iPhone, iPad y Apple Watch juntos. Eso ahorra en comparación con apps que cobran por separado por plataforma. Aun así sigue siendo una inversión considerable, especialmente si quieres incluir la versión web.
¿En qué hay que fijarse?
El precio asusta a mucha gente. Para un uso casual OmniFocus es demasiado caro. Si solo quieres llevar una lista de la compra y un puñado de tareas, hay mejores opciones. La inversión solo merece la pena si realmente usas el sistema como está pensado.
No se puede colaborar. OmniFocus es estrictamente personal. No puedes compartir tareas con compañeros o familiares. Sin comentarios, sin proyectos conjuntos. Para equipos tienes que buscar otras herramientas.
La curva de aprendizaje es pronunciada. Los principiantes se pierden entre todas las opciones. ¿Cuál es la diferencia entre un proyecto y un action group? ¿Cuándo usar tags en lugar de perspectives? Se necesitan semanas antes de dominar realmente la app. Y aún así meses después descubres nuevas posibilidades.
El ecosistema Apple es obligatorio. Sin iPhone o Mac te pierdes la experiencia completa. La versión web es funcional, pero se siente como una solución de emergencia. Los usuarios de Android mejor que elijan otra cosa.
La versión 4 tuvo muchos bugs en el lanzamiento. Los usuarios se quejaban de problemas de sincronización y cierres inesperados en iPadOS. La versión de Mac era más estable. Desde entonces muchos problemas se han solucionado con actualizaciones, pero el lanzamiento fue caótico. Algunos usuarios de larga duración cambiaron a alternativas por frustración.
Alternativas a OmniFocus
¿Dudas si OmniFocus es la elección correcta? Estas alternativas merecen ser consideradas:
- Things 3: Elige esto si valoras la estética y la sencillez más que la automatización compleja. Things tiene un diseño precioso y es mucho más accesible. Eso sí, echas de menos los potentes filtros y las funciones GTD avanzadas de OmniFocus.
- Todoist: Elige esto si no estás en el ecosistema de Apple o colaboras con otras personas. Todoist funciona en todas las plataformas, incluidos Windows y Android. Tiene una versión gratuita y excelentes funciones de colaboración. Aunque menos profundo que OmniFocus para GTD personal.
- Nirvana: Elige esto si buscas una herramienta GTD pura que sea independiente de la plataforma. Nirvana sigue el método Getting Things Done incluso más estrictamente que OmniFocus. Está basado en web y funciona en todas partes. Pero las aplicaciones parecen menos modernas y echas de menos funciones como los recordatorios basados en ubicación.
Preguntas frecuentes
Aquí están las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre OmniFocus:
¿Hay una app para Windows o Android?
No, no hay apps nativas para Windows o Android. Puedes usar la versión web en un navegador en estos dispositivos. Pero no es la experiencia completa y cuesta extra además de tu suscripción.
¿Cuál es la diferencia entre Standard y Pro?
La versión Pro añade funciones avanzadas como Custom Perspectives, compatibilidad con AppleScript y el modo Focus. Para la mayoría de la gente Standard es suficiente para empezar. Siempre puedes actualizar más tarde si necesitas más.
¿Es OmniFocus adecuado para equipos?
No, OmniFocus está diseñado principalmente como un gestor de tareas personal. Para la colaboración en equipos, herramientas como Asana o Todoist suelen ser más adecuadas. Tienen funciones integradas para compartir tareas y proyectos.
Conclusión
OmniFocus es una herramienta poderosa para quien quiere trabajar en serio con Getting Things Done. La flexibilidad y capacidad de personalización son inigualables. Pero pagas por ello, tanto económicamente como en tiempo de aprendizaje.
¿Estás completamente en el ecosistema Apple y quieres un sistema que crezca con proyectos complejos? Entonces OmniFocus es una buena inversión. ¿Buscas sobre todo una lista de tareas simple, trabajas en múltiples plataformas o tienes un presupuesto limitado? Entonces hay mejores alternativas.
Los 14 días de prueba son suficientes para descubrir si la herramienta te encaja. Tómate ese tiempo para conocer realmente el sistema. Probarla un día es demasiado poco para una app tan completa.
