Tu bandeja de entrada está a rebosar. Tu cuaderno está lleno de tareas pendientes medio olvidadas. Y en algún lugar de tu cabeza flota esa fecha límite importante que no quieres olvidar. ¿Te suena? Entonces es hora de usar una aplicación de listas de tareas decente. Y si ya trabajas con Outlook, Microsoft To Do podría ser la solución que ate todos esos cabos sueltos.
Microsoft To Do es gratis, funciona en todos tus dispositivos y se comunica perfectamente con tu agenda de Outlook. Pero ¿es realmente lo suficientemente bueno como para controlar tu caótica lista de tareas? Me sumergí en ello.
Microsoft To Do: la empresa
Microsoft To Do no ha surgido de la nada. Es el sucesor de Wunderlist, una querida aplicación de listas de tareas que Microsoft adquirió en 2015. En 2017, Microsoft lanzó To Do como su nuevo buque insignia, y en 2020 Wunderlist fue oficialmente descontinuado.
La aplicación está desarrollada por el propio Microsoft y ahora está firmemente arraigada en el ecosistema de Microsoft 365. Encuentras To Do en Outlook, Teams e incluso en tu barra de tareas de Windows. Está claro que Microsoft se toma en serio la aplicación como parte de su paquete de productividad.
Lo que destaca: Microsoft To Do sigue siendo completamente gratuito para uso personal. Solo necesitas una cuenta de Microsoft, y probablemente ya tengas una si usas Outlook, OneDrive o Xbox. Para uso empresarial, To Do está incluido en las suscripciones de Microsoft 365, sin costes adicionales.
¿Para quién es Microsoft To Do?
Microsoft To Do es perfecto si ya estás en el universo de Microsoft. ¿Usas Outlook para tu correo? ¿Teams para reuniones? Entonces To Do se integra perfectamente. Tus correos marcados aparecen automáticamente como tareas, y puedes compartir tareas con compañeros que ya tienes en Teams.
La aplicación también es ideal para personas que no quieren herramientas complicadas de gestión de proyectos. To Do lo mantiene simple: listas, tareas, subtareas. Listo. Sin diagramas de Gantt, sin gráficos burndown, sin curso obligatorio para entender la interfaz.
Pero To Do es menos adecuado si eres un usuario avanzado que quiere organizar todo al detalle. ¿Echas de menos filtros avanzados, etiquetas, prioridades y entrada de lenguaje natural? Entonces probablemente te toparás rápidamente con las limitaciones.
También si trabajas principalmente en Linux, tienes mala suerte. No hay aplicación oficial de Linux, aunque puedes usar la versión web.
¿Qué puede hacer Microsoft To Do?
Microsoft To Do está repleto de funciones que facilitan mucho tu planificación diaria. Estas son las más importantes:
- Mi día – Esta es la joya de la corona. Cada mañana tienes una pizarra limpia con sugerencias de tareas que merecen atención hoy. Arrastras manualmente lo que quieres abordar y así mantienes tu enfoque. No una lista abrumadora de 47 tareas, sino un programa diario alcanzable.
- Compartir listas – Crea una lista de la compra y compártela con tus compañeros de piso. O una lista de proyecto con colegas. Cualquiera con una cuenta de Microsoft puede participar, añadir tareas y marcarlas. Ideal para familias y equipos pequeños.
- Integración con Outlook – ¿Marcas un correo en Outlook? Entonces aparece automáticamente en To Do. En sentido contrario también funciona: las tareas que creas en To Do las ves de nuevo en Outlook. Todo permanece sincronizado sin que tengas que hacer nada.
- Recordatorios y fechas límite – Establece una fecha de vencimiento y To Do te enviará una notificación. También puedes crear tareas recurrentes para cosas que vuelven cada semana o mes, como sacar la basura o preparar tu declaración de impuestos.
- Subtareas (pasos) – ¿Tarea grande? Divídela en pasos más pequeños. Puedes crear por tarea una lista de verificación con subpasos que marcas uno por uno. Útil para proyectos con múltiples componentes.
- Notas y archivos adjuntos – Añade una nota a una tarea para obtener contexto adicional. O arrastra un archivo hasta ella (hasta 25 MB). Así tendrás toda la información junta sin tener que buscar en tu bandeja de entrada o OneDrive.
- Temas y modo oscuro – Elige entre diferentes temas de color o cambia al modo oscuro. No es revolucionario, pero está muy bien si consultas tu lista de tareas por la noche sin cegarte los ojos.
- Multiplataforma – Crea una tarea en tu iPhone mientras esperas el autobús y la verás aparecer en tu portátil Windows cuando llegues a casa. To Do sincroniza entre iOS, Android, Windows, macOS y la versión web.
Lo que destaca es que Microsoft To Do se centra en la simplicidad. No hay tableros Kanban sofisticados ni registro de tiempo. Es una lista de tareas, y hace exactamente lo que esperas.
¿Cuánto cuesta Microsoft To Do?
Aquí vienen las buenas noticias: Microsoft To Do es completamente gratis. Sin período de prueba limitado, sin suscripción premium que intente venderte, sin «actualiza para más funciones». Todo lo que acabas de leer lo obtienes sin pagar.
Solo necesitas una cuenta de Microsoft. ¿No tienes una? Puedes crear una gratis. ¿Usas Microsoft 365 para tu trabajo? Entonces To Do ya está incluido automáticamente, sin coste adicional.
Esta es una gran diferencia con competidores como Todoist, donde la versión gratuita está limitada a 5 proyectos y tienes que pagar por funciones avanzadas. O TickTick, donde sin premium no tienes subtareas. Microsoft To Do te da todo, gratis.
¿El inconveniente? Como es gratis, Microsoft no gana dinero directamente con ello. Eso significa que las nuevas funciones llegan lentamente. Los usuarios de Wunderlist llevan años esperando funciones que se prometieron durante la transición. El desarrollo simplemente no va tan rápido como en aplicaciones que tienen una suscripción de pago detrás.
¿En qué hay que fijarse?
Microsoft To Do es gratis y práctico, pero no perfecto. Estos son los principales puntos problemáticos con los que se encuentran los usuarios:
Las subtareas en realidad no son subtareas reales. Se llaman «pasos» y son simplemente una lista de verificación dentro de una tarea. No puedes ponerles una fecha límite separada, añadir una nota ni establecer un recordatorio. Para cosas sencillas funciona bien, pero ¿proyectos complejos con dependencias? Olvídalo.
La sincronización falla a veces. Creas una tarea en tu teléfono, pero en tu portátil tarda un rato en aparecer. O al revés. Normalmente se soluciona solo, pero es frustrante cuando quieres comprobar algo rápidamente y no está.
No hay entrada en lenguaje natural. En Todoist escribes «mañana a las 15:00 hacer la compra» y la aplicación entiende exactamente lo que quieres decir. En To Do tienes que configurar manualmente la fecha y hora a través de menús desplegables. Eso se siente un poco anticuado en 2024.
Los filtros y las listas inteligentes son limitados. Puedes ordenar por fecha de vencimiento o importancia, pero no puedes crear búsquedas avanzadas como «todas las tareas con la etiqueta X que vencen esta semana y están asignadas a la persona Y». Los usuarios avanzados echan de menos esa flexibilidad.
Y luego está el ritmo de desarrollo. Microsoft To Do a veces se siente como una aplicación que va tirando en segundo plano mientras Microsoft se centra en Teams y Outlook. Las nuevas funciones llegan lentamente, y la interfaz parece un poco anticuada comparada con competidores modernos.
Por último: debes tener una cuenta de Microsoft. Eso no es problema para muchas personas, pero si conscientemente te mantienes alejado de las grandes empresas tecnológicas, estás atado a esto. No hay opción de usar To Do sin compartir tus datos con Microsoft.
¿Qué opinan los demás?
Las opiniones sobre Microsoft To Do son mayoritariamente positivas, especialmente entre personas que ya están en el ecosistema de Microsoft. En YouTube, Tool Finder elogia la aplicación como la mejor opción gratuita, sobre todo gracias a la función ‘Mi día’ que te ayuda a concentrarte sin sentirte abrumado. Aunque advierten que los usuarios avanzados se sentirán decepcionados por la falta de funciones avanzadas.
Simon Sez IT destaca en su tutorial exhaustivo la fuerte integración con Microsoft 365 como el mayor punto a favor para uso empresarial. Si ya trabajas con Outlook y Teams, To Do es una adición lógica que se integra perfectamente.
Lo que los usuarios más valoran: la función ‘Mi día’ recibe elogios en todas partes. Realmente ayuda a estructurar tu día sin distraerte con esa enorme lista de tareas de «hacer algún día». También el hecho de que todo sea gratis sin suscripción premium se menciona constantemente como una gran ventaja.
La posibilidad de ver correos electrónicos marcados de Outlook directamente como tarea también es un favorito mencionado con frecuencia. Y la interfaz limpia y tranquila sin distracciones recibe el aprecio de personas que están cansadas de dashboards sobrecargados.
Pero las quejas también son consistentes. La falta de subtareas «reales» con sus propias fechas límite y notas frustra a muchos usuarios. La función de pasos se siente como una solución a medias. Los problemas de sincronización se mencionan regularmente, donde las tareas no aparecen inmediatamente en el móvil o escritorio.
Muchos usuarios encuentran que la app se siente anticuada en comparación con herramientas modernas como Todoist o TickTick. Las capacidades limitadas para listas inteligentes y filtros también se mencionan a menudo como una carencia.
En Reddit se ve una imagen dividida. Algunas personas confían plenamente en ella y la usan a diario sin problemas. Otros se han cambiado a alternativas porque To Do era demasiado básico para su flujo de trabajo. El consenso: es una opción gratuita sólida, pero no la app de lista de tareas más avanzada que existe.
Alternativas a Microsoft To Do
¿Microsoft To Do no encaja del todo con lo que buscas? Estas son las mejores alternativas:
- Todoist – Elige Todoist si necesitas entrada de tareas avanzada. Escribes «mañana a las 14:00 llamar a Juan #trabajo !prioridad1» y todo se reconoce y configura automáticamente. Los filtros y etiquetas son mucho más potentes que en To Do. Inconveniente: la versión gratuita está limitada a 5 proyectos y 5 colaboradores activos. Para todas las funciones pagas € 4 al mes.
- Google Tasks – ¿Trabajas principalmente en Gmail y Google Calendar? Entonces Google Tasks es la elección lógica. Es más sencillo que To Do, pero está profundamente integrado en el ecosistema de Google. Las tareas que creas a partir de correos electrónicos aparecen automáticamente en tu agenda. También completamente gratuito, pero con menos funciones que To Do.
- TickTick – Esta es la opción todo en uno. Además de tareas, obtienes un temporizador Pomodoro integrado, rastreador de hábitos y vista de calendario. Perfecto si además de tareas también quieres seguir hábitos o trabajar con la técnica Pomodoro. La versión gratuita es bastante completa, pero para las mejores funciones pagas € 2,79 al mes.
Cada una de estas alternativas tiene sus propios puntos fuertes. Todoist gana en potencia y flexibilidad, Google Tasks en sencillez e integración con Google, y TickTick en versatilidad con herramientas de productividad adicionales.
Preguntas frecuentes
¿Es Microsoft To Do realmente completamente gratuito?
Sí, Microsoft To Do es completamente gratuito para uso personal. Solo necesitas una cuenta de Microsoft. Para uso empresarial está incluido en las suscripciones de Microsoft 365, sin costes adicionales sobre tu suscripción existente.
¿Puedo sincronizar mis tareas con Outlook?
Sí, Microsoft To Do sincroniza automáticamente con Outlook Tareas. Si usas la misma cuenta de Microsoft, verás tus tareas en ambas aplicaciones. Los correos marcados en Outlook también aparecen automáticamente como tareas en To Do.
¿Puedo compartir listas con personas que no tienen cuenta de Microsoft?
No, para colaborar en listas compartidas en Microsoft To Do todos los usuarios deben tener una cuenta de Microsoft e iniciar sesión. No puedes compartir listas con personas que no quieran crear una cuenta.
Conclusión
Microsoft To Do es una app de lista de tareas sólida y gratuita que hace exactamente lo que promete. Sin florituras, sin costes ocultos, solo una forma fiable de llevar un seguimiento de tus tareas. La función ‘Mi día’ vale realmente su peso en oro si tienes dificultades para concentrarte, y la integración con Outlook la convierte en una opción obvia si ya trabajas con Microsoft 365.
Pero no es una app perfecta. Las subtareas son limitadas, la sincronización falla a veces, y los usuarios avanzados echarán de menos las funciones avanzadas que sí tienen Todoist o TickTick. El desarrollo va lento, y a veces parece que Microsoft se ha olvidado un poco de la app.
Aun así, To Do es más que suficiente para mucha gente. Si quieres una lista de tareas sencilla y fiable que funcione perfectamente con tu correo de Outlook y sea gratuita, entonces es una elección excelente. Simplemente pruébala. No te cuesta nada, y en cinco minutos sabrás si te encaja.
