Tu equipo crece, los proyectos se acumulan y de repente tienes cinco aplicaciones diferentes abiertas para hacer seguimiento de todo lo que está pasando. Slack para la comunicación, Trello para las tareas, Google Docs para la documentación y, ah sí, ¿dónde estábamos llevando el registro de tiempo? ClickUp promete reemplazar todo ese caos con una sola plataforma. Suena bien. ¿Pero realmente funciona? He usado ClickUp intensivamente durante tres meses y puedo contarte exactamente dónde es brillante y dónde te encontrarás con obstáculos.
Clickup: la empresa
ClickUp fue fundado en 2017 por Zeb Evans, quien se frustró por el constante cambio entre diferentes herramientas de productividad. Su idea era simple pero ambiciosa: ¿por qué no meter todo en una sola plataforma? Gestión de tareas, documentos, chat, registro de tiempo, pizarras, todo el tinglado.
La empresa creció vertiginosamente y ahora tiene millones de usuarios en todo el mundo. Tienen su sede en San Diego y tienen una filosofía interesante: quieren aumentar tu productividad en un 20% eliminando todos esos cambios entre aplicaciones. ¿Lo consiguen? Depende de si puedes manejar la complejidad.
Lo que distingue a ClickUp es ese enfoque todo en uno. Mientras que otras herramientas se centran en una cosa (Asana hace gestión de tareas, Notion hace documentación), ClickUp intenta literalmente serlo todo. Eso lo hace potente. Pero también abrumador.
¿Para quién es realmente Clickup?
ClickUp está diseñado para equipos que quieren experimentar y personalizar completamente su flujo de trabajo. Piensa en agencias de marketing que quieren proyectos, calendarios de contenido y comunicación con clientes en un solo sistema. O equipos de software que gestionan sprints, bugs y documentación en el mismo lugar.
Funciona bien para personas que no temen trastear. Esa primera semana vas a estar personalizando. Ajustando vistas, añadiendo custom fields, configurando automatizaciones. Si eso te da energía, perfecto. ¿Si solo quieres empezar sin complicaciones? Entonces se vuelve difícil.
¿Para quién es menos adecuado? Equipos pequeños que quieren algo simple rápidamente. Un freelance que solo necesita gestión básica de tareas. Personas que no tienen ganas de una curva de aprendizaje. Y siendo sinceros: los miembros del equipo mayores que están acostumbrados a herramientas sencillas pueden asustarse bastante con esto.
También importante: si tu equipo ya tiene dificultades con software complejo, no añadas otro sistema complejo. ClickUp requiere disciplina y una implementación real. No es un «vamos a probarlo», tienes que sumergirte en ello.
Características de Clickup
Seamos honestos: ClickUp tiene tantas características que al principio te pierdes. Pero aquí están las cosas que realmente marcan la diferencia:
- Gestión de tareas y subtareas – El corazón de ClickUp. Creas tareas, añades subtareas (hasta cinco niveles de profundidad), las vinculas entre sí con dependencias. Útil para proyectos complejos donde todo depende de todo. Puedes establecer prioridades por tarea, añadir etiquetas y usar campos personalizados para datos específicos que consideres importantes.
- Vistas múltiples – Aquí es donde ClickUp brilla. Los mismos datos puedes verlos como lista, tablero (Kanban), calendario, diagrama de Gantt, línea de tiempo o incluso como mapa mental. ¿Tu project manager quiere un Gantt? Perfecto. ¿Tu diseñador prefiere trabajar con un tablero visual? También se puede. Todo el mundo mira los mismos datos, pero a su manera.
- Documentos y Wikis – Editor integrado comparable a Notion. Creas documentos, los vinculas a tareas y construyes con ellos una base de conocimiento completa. La colaboración en tiempo real funciona sin problemas. Puedes anidar páginas, crear plantillas e incluso procesar tablas con datos.
- Whiteboards – Para sesiones de lluvia de ideas y pensamiento visual. Dibujas, pegas notas adhesivas y puedes crear tareas directamente desde el whiteboard. Funciona sorprendentemente bien para equipos remotos que quieren desarrollar ideas juntos.
- Registro de tiempo – Integrado. Inicia un cronómetro, vincúlalo a una tarea y tendrás automáticamente información sobre dónde va tu tiempo. Para horas facturables esto vale oro. También puedes añadir tiempo manualmente si has olvidado iniciar el cronómetro.
- Automatizaciones – Cuando una tarea pasa a «Done», envía automáticamente una notificación. O cambia el estado de las subtareas. O asigna una nueva tarea a alguien. Construyes estas automatizaciones con un constructor visual. El plan gratuito te da 100 usos al mes, después necesitas un plan de pago.
- Dashboards – Aquí ves el panorama general. Progreso de proyectos, carga de trabajo de miembros del equipo, gráficos burndown para sprints. Arrastras widgets a tu dashboard y construyes tu propio centro de control. Ideal para managers que quieren visión general sin sumergirse en tareas individuales.
- Chat en tiempo real – Sí, también incluye chat. Por tarea, por proyecto o simplemente para todo el equipo. Con esto puedes reemplazar teóricamente Slack. En la práctica muchos equipos no lo hacen, porque la función de chat es un poco menos completa.
Lo que me llama la atención es lo profundamente que puedes personalizar. Los custom fields, por ejemplo: añades campos para presupuesto, código de cliente, urgencia – lo que quieras. Después puedes filtrar y ordenar por ellos. Para equipos con flujos de trabajo específicos esto es fantástico. Pero sí requiere que pienses bien tu configuración.
La función Goals también merece una mención. Estableces objetivos (por ejemplo: «10 nuevos clientes este mes»), vinculas tareas a ellos, y ClickUp muestra automáticamente el progreso. Mantiene a tu equipo centrado en lo que es realmente importante, no solo en marcar tareas.
Precio de Clickup
ClickUp tiene un plan gratuito generoso – el plan Free Forever. Sin límite de tiempo, simplemente gratis. Obtienes 100MB de almacenamiento, 5 spaces, y uso limitado de funciones avanzadas como gráficos Gantt y custom fields (100 usos). Para equipos pequeños o freelancers que empiezan esto es francamente bastante útil.
¿Quieres más? Entonces tienes dos opciones principales. El plan Unlimited cuesta $ 7 al mes por usuario con pago anual (total $ 84 al año), o $ 10 al mes si pagas mensualmente. Con esto obtienes almacenamiento ilimitado, integraciones ilimitadas, gráficos Gantt, custom fields sin límite, y más.
El plan Business cuesta $ 12 al mes por usuario con pago anual ($ 144 al año), o $ 19 al mes. Esto es para equipos más grandes que necesitan funciones avanzadas: gestión de carga de trabajo, líneas de tiempo, documentos privados, y considerablemente más automatizaciones. También obtienes aquí 2FA y permisos avanzados.
También hay un plan Enterprise, pero debes contactar para obtener precios. Eso es para organizaciones con más de 100 usuarios que quieren opciones white-label y soporte dedicado.
¿Vale la pena? Comparado con competidores como Monday.com (desde $ 8 por usuario al mes) o Asana (desde $ 10.99 por usuario al mes) ClickUp tiene un precio competitivo. Especialmente ese plan gratuito es una ganga – muchos competidores te empujan rápidamente hacia un plan de pago.
Pero cuidado: esos $ 7 al mes se acumulan cuando tu equipo crece. Con 10 personas ya estás gastando $ 70 al mes, o $ 840 al año. Para empresas españolas esa etiqueta de precio en dólares a veces resulta incómoda – los tipos de cambio pueden fluctuar.
Buenas noticias: hay una prueba de 14 días para los planes de pago. Tiempo suficiente para probar si esas funciones adicionales marcan la diferencia en tu flujo de trabajo.
¿A qué hay que prestar atención?
Vale, es hora de la parte honesta. Porque ClickUp no es perfecto.
La curva de aprendizaje es empinada. Realmente empinada. Tu primera semana la pasas principalmente descubriendo dónde está todo y cómo debes configurar las cosas. Los nuevos miembros del equipo a menudo miran abrumados la pantalla – hay tantos botones, menús y opciones que no sabes por dónde empezar. Esta no es una herramienta que implementes «rápidamente».
Luego la velocidad. ClickUp puede ser lento, especialmente en proyectos grandes con muchas tareas. Haces clic en una vista y tienes que esperar un momento. Abres una tarea y hay medio segundo de retraso. Suena pequeño, pero después de un día de trabajo irrita. Los usuarios con cientos de tareas por proyecto se quejan regularmente del lag.
La app móvil es otro punto doloroso. Funciona, pero se siente como una versión reducida de la experiencia de escritorio. Muchas funciones avanzadas son difíciles de usar en una pantalla pequeña. Para comprobar rápidamente una tarea está bien, pero ¿trabajar realmente de forma productiva? Hazlo en tu portátil.
Los bugs tras las actualizaciones también son un tema recurrente. ClickUp lanza regularmente nuevas funciones (lo cual es bueno en sí mismo), pero a veces con ello se rompen cosas. Notificaciones que no funcionan, automatizaciones que se atascan, vistas que no cargan. Normalmente se soluciona rápido, pero sí interrumpe tu flujo de trabajo.
Y luego esa interfaz abrumadora. Todo es posible, pero por eso ya no ves el bosque por los árboles. ¿Quieres hacer algo simple? Entonces primero tienes que navegar por tres menús. Para personas que aman el minimalismo esto es una pesadilla.
Una cosa más: la función de chat está bien, pero no es genial. Si estás acostumbrado a Slack o Teams, el chat de ClickUp se siente básico. Sin hilos, emojis limitados, menos intuitivo. Muchos equipos por eso siguen usando una aplicación de chat separada, lo que socava la idea de «todo en uno».
La privacidad también es un punto de preocupación para algunos usuarios. Por defecto, los miembros del equipo pueden ver mucho unos de otros. Debes configurar activamente los permisos para mantener las cosas privadas. Para equipos que trabajan con datos sensibles de clientes, esto requiere atención extra.
¿Qué opinan otros?
El sentimiento general sobre ClickUp es mixto positivo. Las personas que se sumergen en él y se toman el tiempo para aprenderlo suelen estar entusiasmadas. Valoran especialmente que reemplace múltiples herramientas y su enorme capacidad de personalización.
Cumplidos frecuentes: «Mejor versión gratuita del mercado», «Por fin todo en un solo lugar», «Visualmente atractivo y moderno». A los usuarios les encantan las diferentes vistas y la posibilidad de configurar los flujos de trabajo completamente a su manera. Para equipos que aman personalizar, es un paraíso.
Pero las quejas también son consistentes. La lentitud aparece constantemente, especialmente de usuarios con espacios de trabajo grandes. La aplicación móvil se describe a menudo como decepcionante. Y los principiantes se sienten regularmente perdidos entre todas las opciones.
Los revisores de YouTube son cautelosamente positivos. Tool Finder elogió la versatilidad y las nuevas funciones de IA en la versión 3.0, pero advirtió sobre la interfaz compleja. Knowledge By Marcus estaba entusiasmado con las plantillas y funciones, pero tenía dudas sobre la configuración de privacidad y problemas de rendimiento.
Llamativo: las personas que cambian desde herramientas más simples (como Trello) suelen encontrar ClickUp excesivo. Las personas que cambian desde múltiples herramientas (por ejemplo Asana + Notion + Slack) están precisamente contentas con la consolidación.
Alternativas a Clickup
¿ClickUp no encaja del todo con tu equipo? Estas alternativas merecen la pena considerar:
- Monday.com – Más visual y más sencillo de usar que ClickUp. La interfaz es más colorida e intuitiva. Elige esto si tu equipo quiere empezar rápido sin una curva de aprendizaje pronunciada. Ideal para equipos que no les gusta la complejidad.
- Asana – Menos funciones pero más estable y más claro. Asana hace una cosa (gestión de proyectos) y la hace bien. Elige esto si buscas gestión de proyectos pura sin las funciones extra como whiteboards. Más rápido y fiable en el uso.
- Notion – Más flexible para documentación pero menos potente para gestión de tareas. Notion es fantástico para bases de conocimiento y wikis, pero las funciones de tareas son básicas. Elige esto si principalmente construyes una base de conocimiento o wiki con funcionalidad ligera de tareas. Perfecto para equipos de contenido y trabajo orientado a documentación.
Preguntas frecuentes
¿La versión gratuita es realmente gratis para siempre?
Sí, el plan Free Forever no tiene límite de tiempo. Puedes seguir usándolo indefinidamente. Eso sí, estás limitado a 100MB de almacenamiento y un límite en funciones avanzadas – por ejemplo, solo puedes usar campos personalizados 100 veces. Para equipos pequeños o uso individual suele ser suficiente, pero los equipos en crecimiento se topan rápidamente con eso.
¿Puedo usar ClickUp sin conexión?
Sí, las aplicaciones de escritorio y móvil tienen un modo sin conexión. Puedes ver tareas y crear nuevas sin conexión a internet. En cuanto vuelvas a estar online, todo se sincroniza automáticamente. Útil para trabajar en el tren o en lugares con wifi deficiente. Atención: no todas las funciones funcionan sin conexión – los dashboards complejos y la colaboración en tiempo real requieren conexión.
¿Cuál es la diferencia entre Unlimited y Business?
Business está orientado a equipos más grandes y ofrece funciones más avanzadas. Obtienes gestión de carga de trabajo (ver quién está sobrecargado), líneas de tiempo para planificación a largo plazo, documentos privados para información sensible, y más automatizaciones al mes. También hay mejores permisos y 2FA para seguridad. Para equipos de menos de 10 personas, Unlimited suele ser suficiente. A partir de 15-20 personas, notas que empiezas a echar de menos esas funciones de Business.
Conclusión
ClickUp es ambicioso. Quizás demasiado ambicioso. Intenta serlo todo – gestión de tareas, documentación, chat, pizarras, registro de tiempo – y lo consigue en gran medida. Si tienes un equipo dispuesto a invertir en la curva de aprendizaje, obtienes una plataforma potente que puede reemplazar múltiples herramientas.
Pero no es una solución plug-and-play. Tus primeras semanas las pasas personalizando, experimentando y formando a tu equipo. La interfaz abruma, la aplicación puede ser lenta, y los errores después de actualizaciones son frustrantes. Esta no es una herramienta para equipos que quieren «simplemente algo sencillo».
Elige ClickUp si tienes un equipo mediano a grande (5-50 personas) que gestiona proyectos complejos y valora la capacidad de personalización. Si eres una agencia de marketing que quiere centralizar proyectos, contenido y comunicación con clientes. Si tu equipo de software quiere sprints, bugs y documentación en un solo lugar.
Elige en contra de ClickUp si eres un equipo pequeño que quiere empezar rápido. Si valoras la sencillez más que las funciones. Si ya estás lidiando con software complejo, entonces ClickUp solo lo empeorará.
¿Mi experiencia personal? Después de tres meses me alegro de haber invertido el tiempo. Ahora tengo un sistema en lugar de cuatro. Pero ese primer mes fue doloroso. Y todavía echo de menos la rapidez de herramientas más simples. ClickUp es potente, pero pagas por ello con complejidad. Si esa compensación vale la pena depende de lo que priorices: potencia o sencillez.
