¿Conoces esa sensación de instalar una app más para organizar tu trabajo? ¿Y de que luego saltas entre cinco herramientas diferentes? He usado Tana intensivamente durante tres meses para ver si realmente es esa solución ‘todo en uno’ que promete ser. Spoiler: es impresionante, pero no es para todo el mundo.
Tana: la empresa
Tana fue fundada por Olav Sindre Kringlebotn y su equipo, que anteriormente estuvieron detrás de Workflowy, una de las primeras herramientas de esquemas que realmente se popularizó. Llevaron esa experiencia consigo, pero querían ir más allá de un simple outliner.
¿La idea detrás de Tana? Una herramienta que se adapta a cómo piensas tú, en lugar de al revés. Sin páginas que tengas que crear. Sin estructuras rígidas de bases de datos por las que tengas que luchar. Simplemente escribir, etiquetar y dejar crecer.
Lo que realmente hace diferente a Tana es su enfoque en los ‘supertags’, una especie de híbrido entre etiquetas y bases de datos. ¿Suena abstracto? Lo es un poco. Pero una vez que lo entiendes, es realmente brillante. La empresa todavía está en una fase bastante temprana, pero ya ha construido una comunidad bastante leal de power-users.
¿Para quién es realmente Tana?
Seré sincero: Tana no es para principiantes. Si estás empezando con la organización digital, te vas a perder. De verdad.
Esta herramienta está hecha para personas que ya han pasado por la fase de Notion. Para quienes Obsidian les parece demasiado básico. Para consultores que quieren enlazar proyectos, clientes y notas sin tener que estructurar todo manualmente. Para investigadores que quieren construir un knowledge graph sin tener que hacer una carrera de informática.
Piensa en: product managers que quieren conectar funcionalidades, bugs y reuniones. Escritores que quieren referenciar personajes, tramas e investigación entre sí. Estudiantes que quieren tener literatura, clases e ideas de ensayos en un solo sistema.
NO elijas Tana si solo quieres una lista de tareas. O si buscas algo que «simplemente funcione» sin manual. O si tu equipo no es técnicamente competente, porque explicar a tus colegas cómo funciona esto se convertirá en un proyecto en sí mismo.
Características de Tana
Vale, ahora la parte interesante. ¿Qué puedes hacer realmente con ella?
- Supertags – Este es el corazón de Tana. En lugar de solo añadir una etiqueta, conviertes cada nota en un objeto estructurado. Si etiquetas algo como «Libro», puedes añadir automáticamente campos como autor, fecha de publicación y valoración. Se siente como una base de datos, pero sin la estructura rígida. Literalmente puedes convertir cualquier nota en un elemento de base de datos.
- Knowledge Graph – Todos los enlaces entre tus notas se muestran visualmente. Haz clic en un concepto y ves directamente qué otras notas lo referencian. Es bidireccional, así que si enlazas A a B, B también lo ve automáticamente. Útil si quieres descubrir patrones en tu pensamiento o investigación.
- AI Meeting Agent – Únete a una reunión, y Tana transcribe y resume. Crea automáticamente elementos de acción y los enlaza a proyectos relevantes. Lo uso para conversaciones con clientes y me ahorra al menos media hora de trabajo por reunión. La transcripción es sorprendentemente precisa, incluso con neerlandés mezclado.
- Live Search – Estas son vistas dinámicas que se actualizan automáticamente. Crea un dashboard con «todas las tareas de esta semana» o «todas las notas sobre el cliente X» y se seguirá actualizando mientras trabajas. No hace falta arrastrar y soltar manualmente.
- Daily Notes – Cada día una página nueva donde puedes anotar cosas rápidamente. Suena sencillo, pero la fuerza está en lo fácil que es etiquetar y estructurar cosas desde tu nota diaria. Se convierte en tu bandeja de entrada central.
- Tana Capture – La app móvil se ha mantenido deliberadamente simple. Puedes añadir rápidamente una nota, foto o memo de voz que luego llega a tu bandeja de entrada. Ni más, ni menos. Para el trabajo real vas al ordenador.
Esos supertags merecen un poco más de atención. Porque aquí es donde Tana es realmente diferente de Notion u Obsidian. En Notion creas una base de datos y añades elementos a ella. En Tana simplemente etiquetas un punto de lista, y ese punto de lista ES ahora un elemento de base de datos. Suena como una diferencia sutil, pero en la práctica es enormemente liberador.
Imagina: escribes en tu nota diaria «Reunión con Juan sobre nuevo proyecto». Etiquetas «Juan» como persona y «nuevo proyecto» como proyecto. Automáticamente esa nota aparece ahora en el perfil de Juan y en el resumen del proyecto. Sin pasos adicionales. Sin copiar y pegar. Crece orgánicamente con tu trabajo.
Precio de Tana
Aquí se pone interesante. Tana tiene un plan gratuito, pero es bastante limitado. Recibes 500 créditos de IA al mes (suficiente para unas 5-10 reuniones), máximo 3 workspaces adicionales, sin acceso a API y sin sincronización con Google Calendar.
Para un uso serio necesitas Plus o Pro. Plus cuesta $ 10 al mes (o $ 8 al mes si pagas anualmente, es decir $ 96 al año). Pro cuesta $ 18 al mes, o $ 14 al mes con una suscripción anual de $ 168.
También hay una prueba de 14 días, así que puedes probarlo antes de pagar.
¿Merece la pena? Depende de lo que sustituyas con ello. Si Tana reemplaza tu Notion ($ 10), Obsidian Sync ($ 10) y una herramienta de transcripción ($ 15), entonces $ 14 al mes es en realidad una ganga. Pero si solo buscas una aplicación de notas, es caro. Muy caro.
Para los usuarios neerlandeses, el precio resulta especialmente elevado debido al tipo de cambio del dólar. Cuenta con unos € 13-17 al mes dependiendo de los tipos de cambio. Eso es más que Netflix. Para una aplicación de notas.
¿En qué debes fijarte?
Vale, ahora las cosas que me frustran. Porque las hay sin duda.
En primer lugar: esa curva de aprendizaje. Literalmente he tenido que ver horas de tutoriales en YouTube antes de entender cómo funcionan realmente los supertags. La primera semana pensaba constantemente «¿por qué es esto tan complicado?» No es intuitivo. Tienes que invertir tiempo en ello.
La aplicación móvil es decepcionantemente básica. Solo puedes capturar cosas, no trabajar realmente. ¿Quieres desarrollar una nota o consultar un dashboard sobre la marcha? Olvídalo. Estás atado a tu portátil. En 2025 eso resulta simplemente anticuado.
Luego el precio. Sí, ya lo he mencionado, pero sigue siendo un punto doloroso. $ 18 al mes por Pro es simplemente mucho dinero. Especialmente si estás empezando y aún no sabes si lo vas a usar. La versión gratuita es demasiado limitada para probar de verdad, así que estás atado a esa prueba de dos semanas.
Pequeño fastidio: el modo sin conexión solo funciona para espacios de trabajo personales. ¿Trabajas en colaboración con un equipo? Entonces tienes que estar conectado. ¿Estás en el tren sin wifi? Mala suerte.
Y aunque Tana dice que puedes exportar tus datos a JSON y Markdown, no es tan sencillo como esperarías. La exportación es técnica, no fácil de usar. Si alguna vez quieres cambiar a otra herramienta, eso se convertirá en un proyecto.
¿Qué opinan los demás?
La comunidad está dividida, pero es entusiasta. Los power-users están encantados con ella. Llaman a los supertags «revolucionarios» y consideran que la integración de IA «se siente natural». Mucha gente dice que Tana ha reemplazado tanto Notion como Obsidian para ellos.
Pero también hay muchas críticas. La aplicación móvil se menciona constantemente como el mayor inconveniente. La gente encuentra frustrante poder hacer tan poco sobre la marcha. También la curva de aprendizaje aparece una y otra vez – «requiere horas de estudio» es una queja recurrente.
Lo que llama la atención: casi nadie es neutral sobre Tana. O lo encuentras genial, o demasiado complejo. Hay poco término medio. Eso ya dice bastante sobre para quién es esta herramienta.
Alternativas a Tana
¿Esto no encaja del todo? Estas herramientas también merecen la pena considerar:
- Notion – Tiene una estructura de base de datos y wiki más tradicional. Elige esto si prefieres trabajar con páginas y bloques en lugar de con un outliner infinito. Notion es más fácil de usar y tiene mejores plantillas, pero carece de la flexibilidad de los supertags.
- Obsidian – Guarda todo localmente en archivos Markdown. Elige esto si quieres control total sobre tus datos y prefieres trabajar offline. Es más barato (o incluso gratis), pero carece de las funciones avanzadas de base de datos y la integración de AI.
- Roam Research – Más simple y puramente enfocado en el pensamiento en red con enlaces bidireccionales. Elige esto si no necesitas las complejas funciones de base de datos de Tana y solo quieres enlazar entre notas. Es menos abrumador, pero también menos potente.
Preguntas frecuentes
¿Tiene Tana un modo sin conexión?
Sí, pero con un matiz. La aplicación de escritorio funciona completamente sin conexión para tus espacios de trabajo personales. Todo lo que hagas sin conexión se sincroniza en cuanto vuelves a tener conexión. Pero si colaboras en espacios de trabajo compartidos, tienes que estar conectado. Eso es una lástima, porque precisamente para el trabajo en equipo trabajar sin conexión sería útil.
¿Puedo exportar mis datos?
Sí, Tana te permite exportar a JSON y Markdown. Pero no esperes una exportación bonita y legible como la que conoces de Notion. Es más bien un volcado técnico de tus datos. Si alguna vez quieres cambiar a otra herramienta, todavía tendrás que trabajar un poco en ello para hacerlo utilizable.
¿Hay una app móvil disponible?
Sí, Tana Capture está disponible para iOS y Android. Pero se ha mantenido deliberadamente limitada. Puedes añadir rápidamente notas, fotos y mensajes de voz que llegan a tu bandeja de entrada. Para el trabajo real – como estructurar tus notas o ver dashboards – tienes que ir a tu portátil. Esa es una decisión deliberada de Tana, pero es frustrante si estás acostumbrado a aplicaciones móviles completas.
Conclusión
Tana es impresionante, pero no para todo el mundo. Si eres un power-user que ha superado Notion y encuentra Obsidian demasiado simple, entonces esta es tu herramienta. Los supertags son realmente de siguiente nivel una vez que superas la curva de aprendizaje.
¿Pero todavía no has llegado a ese punto? Entonces no empieces con Tana. De verdad que no. Solo vas a frustrarte. Empieza con Notion u Obsidian, aprende ahí lo básico, y luego vuelve a Tana cuando llegues a los límites.
¿Para mí personalmente? Ahora uso Tana para todos mis proyectos de clientes e investigación. De hecho ha reemplazado mi configuración de Notion y Obsidian. Pero todavía echo de menos una mejor app móvil. Y el precio me parece elevado para lo que ofrece.
Mi consejo: aprovecha esa prueba de dos semanas, sigue algunos tutoriales de YouTube, y dale una oportunidad justa. Pero no te vayas directamente a por la suscripción anual. Porque hay muchas probabilidades de que después de una semana pienses «esto no es para mí» – y eso está totalmente bien.
