Tu agenda está llena, pero aun así te olvidas de esa cita. O intentas planificar una reunión con cinco compañeros y pierdes el hilo en un sinfín de intercambios de correos. Google Calendar es la agenda gratuita en línea de Google que debe solucionar ese tipo de problemas. Se sincroniza automáticamente entre todos tus dispositivos, se integra con Gmail y Google Meet, y te permite compartir calendarios con quien quieras.
¿Quién está detrás de Google Calendar?
Google Calendar sale de la cocina de Google LLC, la empresa tecnológica que Larry Page y Sergey Brin fundaron en 1998 en Mountain View, California. Pero el calendario en sí no es idea de esos dos. Surgió como un llamado ‘proyecto del 20%’, una iniciativa interna de Google en la que los ingenieros podían trabajar un día a la semana en sus propias ideas. El ingeniero Mike Samuel vio la oportunidad de crear un calendario fácil de usar y compartible que funcionara directamente con Gmail y la web. Esa idea recibió luz verde y se lanzó en 2006.
Desde entonces, Google Calendar se ha convertido en una de las herramientas de calendario más utilizadas del mundo. Cuenta con más de 500 millones de usuarios y forma parte de Google Workspace, el paquete de herramientas empresariales que en conjunto suma más de 3.000 millones de usuarios. Google ha ampliado la herramienta a lo largo de los años con funciones de IA para sugerencias inteligentes de planificación y autocompletado de eventos basado en tus correos electrónicos. Sigue siendo uno de los pocos productos de Google disponible tanto de forma gratuita como de pago, dependiendo de si necesitas las funciones empresariales.
¿Para quién es Google Calendar?
Google Calendar se dirige a un público amplio: desde autónomos que quieren llevar el seguimiento de sus citas con clientes hasta grandes empresas que necesitan coordinar calendarios de equipo. Los estudiantes lo usan para clases y plazos de entrega, los equipos para planificación conjunta. La herramienta es especialmente adecuada para personas que ya están en el ecosistema de Google, piensa en Gmail, Google Drive o Google Meet. Entonces todo funciona automáticamente en conjunto.
Google Calendar no es adecuado para quien por principio no quiera usar servicios en la nube. Si quieres guardar tu calendario localmente en tu propio ordenador sin que los datos vayan a servidores externos, necesitas buscar otra solución. Tampoco quien busque específicamente gestión avanzada de proyectos o tareas probablemente esté mejor con herramientas especializadas.
¿Qué puede hacer Google Calendar?
La versión gratuita de Google Calendar ya ofrece lo más importante: planificar citas, configurar recordatorios, compartir calendarios y sincronización entre dispositivos. Para funciones empresariales como páginas de reserva avanzadas, opciones de administración más amplias y soporte prioritario necesitas una suscripción a Google Workspace. Estas son las principales posibilidades:
- Planificación de eventos y citas: Creas una cita con título, hora, ubicación y descripción. La interfaz funciona con arrastrar y soltar, así que simplemente arrastras los eventos a otro momento. Puedes configurar citas recurrentes (cada semana, mes, año) e invitar a personas que reciben automáticamente una invitación por correo.
- Calendarios compartidos para equipos: Crea calendarios separados para proyectos, equipos o departamentos y determina quién puede verlos o editarlos. Es útil si quieres ver cuándo están disponibles los compañeros sin tener que conocer sus citas privadas. Puedes mostrar varios calendarios a la vez en diferentes colores.
- Integración de vídeo con Google Meet: En cada cita puedes añadir automáticamente un enlace de Meet. Los invitados solo tienen que hacer clic en el enlace para unirse a la videollamada. Esto funciona directamente desde el calendario sin tener que ir a otra aplicación.
- Appointment Schedules: Configura franjas horarias en las que otros puedan reservar una cita contigo, similar a Calendly. Compartes un enlace y la gente elige por sí misma un momento disponible. Esta función está incluida en los planes de pago de Workspace y te ahorra un sinfín de correos sobre disponibilidad.
- Integración de tareas y recordatorios: Vincula Google Tasks a tu calendario para ver las tareas pendientes entre tus citas. Los recordatorios aparecen como notificaciones en tu teléfono u ordenador. También puedes establecer objetivos que Google planifica automáticamente en tu calendario en los momentos en que tienes tiempo.
- Aplicaciones móviles con acceso sin conexión: Las aplicaciones de iOS y Android te permiten ver y editar tu calendario sin conexión a internet. Los cambios se sincronizan en cuanto vuelves a estar en línea. El widget de iOS recibe muchos elogios porque ves toda tu semana de un vistazo en tu pantalla de inicio.
- Eventos automáticos desde Gmail: Google lee tus correos electrónicos y añade automáticamente vuelos, reservas de hotel y reservas de restaurantes a tu calendario. No tienes que hacer nada tú mismo: la cita aparece automáticamente con toda la información relevante, como números de confirmación y direcciones.
¿Cuánto cuesta Google Calendar?
La versión personal de Google Calendar es completamente gratuita. Obtienes todas las funciones básicas sin restricciones: eventos ilimitados, compartir calendarios, aplicaciones móviles, integración con Google Meet. Para la mayoría de particulares y pequeños autónomos esto es más que suficiente.
Si quieres funciones empresariales como páginas de programación de citas, opciones de gestión avanzadas y mayor espacio de almacenamiento, necesitas una suscripción a Google Workspace. Business Starter cuesta 7 dólares al mes con pago anual (8,40 dólares al mes). Business Standard está en 14 dólares al mes (16,80 mensuales) y Business Plus en 22 dólares al mes (26,40 mensuales). Estos precios son por usuario.
Google ofrece un periodo de prueba de 14 días para los planes empresariales. Así puedes probar todas las funciones antes de pagar. Atención: el calendario es el mismo en todos los planes, pero sí obtienes herramientas adicionales de Google Workspace como más almacenamiento en Drive, funciones avanzadas de Gmail y mejor seguridad.
¿En qué hay que fijarse?
El diseño de Google Calendar se siente anticuado. Mientras que herramientas como Notion y Cron (ahora parte de Notion) tienen una interfaz moderna y pulida, Google Calendar todavía parece una herramienta de 2010. Google añade pocas funciones innovadoras: lo básico funciona bien, pero falta innovación.
No hay aplicación de escritorio nativa para Windows o macOS. Siempre tienes que trabajar a través del navegador, lo que para algunas personas resulta menos práctico que un programa dedicado. La extensión de Chrome ayuda con el acceso sin conexión, pero sigue siendo una aplicación web.
La gestión de tareas es limitada. Google Tasks se integra con el calendario, pero la funcionalidad es básica comparada con herramientas reales de gestión de tareas. Para proyectos complejos o sistemas GTD se queda corto. No puedes crear subtareas, las prioridades son simples y las vistas son escuetas.
La sincronización a veces combina cuentas de forma no deseada. Los usuarios se quejan de que la aplicación móvil mezcla los calendarios personales y de trabajo o los mantiene separados con dificultad. Esto puede resultar confuso si quieres mantenerlos estrictamente separados.
Hay errores persistentes. Uno muy mencionado: la aplicación a veces se congela al editar una ubicación. Otro: la zona horaria salta espontáneamente a GMT, haciendo que todas tus citas aparezcan de repente a la hora incorrecta. Google soluciona este tipo de problemas con lentitud. También eliminar días festivos específicos de tu calendario resulta innecesariamente complicado.
Alternativas a Google Calendar
Google Calendar es popular, pero no es la mejor opción para todo el mundo. Dependiendo de tu situación, estas alternativas pueden encajar mejor:
- Outlook Calendar: Elige esto si tu organización utiliza Microsoft 365. La integración con Outlook Mail, Teams y otras aplicaciones de Office es más profunda que la que ofrece Google. Además, la aplicación de escritorio es más madura.
- Apple Calendar: Es adecuado si solo utilizas productos Apple. La aplicación es más sencilla y funciona de forma nativa en iPhone, iPad y Mac sin navegador. Menos funciones, pero más rápida y agradable si estás dentro del ecosistema de Apple.
- Calendly: Elige esto si tienes que planificar muchas citas externas con clientes o candidatos. Las opciones de programación son mucho más avanzadas que las de Appointment Schedules de Google, con más posibilidades de personalización y mejores flujos de trabajo.
Preguntas frecuentes
Aquí están las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre Google Calendar:
¿Es gratuito Google Calendar?
Sí, la versión personal es completamente gratuita y ofrece todas las funciones básicas que la mayoría de la gente necesita. Para funciones empresariales como páginas de reserva avanzadas y gestión exhaustiva necesitas una suscripción a Google Workspace, pero para uso particular no pagas nada.
¿Puedo compartir mi calendario con otros?
Sí, puedes compartir calendarios específicos con compañeros, amigos o familia. Tú decides qué permisos tienen: solo ver, hacer cambios o control total. Esto funciona bien para calendarios de equipo o planificaciones familiares donde varias personas deben tener acceso.
¿Funciona Google Calendar sin conexión?
Sí, a través de la aplicación móvil en iOS y Android puedes ver tu calendario sin conexión y hacer cambios. También en el navegador Chrome puedes trabajar sin conexión con una extensión. En cuanto tengas internet de nuevo, todos los cambios se sincronizan automáticamente.
Conclusión
Google Calendar es una herramienta de calendario fiable y gratuita que funciona bien si ya usas Gmail u otros servicios de Google. La integración automática con correos electrónicos, la facilidad para compartir y las sólidas aplicaciones móviles lo convierten en una opción lógica para mucha gente. El diseño se siente anticuado y falta verdadera innovación, pero lo básico simplemente funciona. Para quien necesite gestión compleja de tareas o planificación externa avanzada, hay mejores alternativas. Pero si quieres un calendario sin complicaciones que simplemente funcione y no cueste nada, Google Calendar es difícil de superar.
