Je zit in een meeting, probeert te luisteren én tegelijk notities te maken, en voor je het weet ben je de draad kwijt. Avoma wil dat probleem oplossen door je vergaderingen automatisch op te nemen, uit te typen en samen te vatten met actiepunten. Een AI-assistent die meeschrijft, zodat jij je kunt focussen op het gesprek zelf.
Wie zit er achter Avoma?
Avoma werd in 2017 opgericht door Aditya Kothadiya, Albert Lai en Devendra Laulkar in Palo Alto. Het idee ontstond uit pure frustratie: Kothadiya was het zat om tijdens vergaderingen als een gek notities te typen, waarna die informatie vervolgens verspreid raakte over verschillende documenten en systemen. Hij wilde een tool die functioneerde als een ‘Very Organized Meeting Assistant’ – een naam die later werd afgekort tot Avoma.
De naam is dus letterlijk een afkorting van waar het bedrijf voor staat. Sinds de oprichting heeft Avoma $ 18.2 miljoen opgehaald, met investeerders zoals Headline, K9 Ventures en het Zoom Apps Fund. Dat laatste is geen toeval: Avoma integreert diepgaand met videoplatforms én CRM-systemen zoals Salesforce en HubSpot, wat het vooral interessant maakt voor sales- en customer success teams.
Inmiddels gebruiken tienduizenden professionals de tool om hun vergaderingen beter te organiseren en informatie centraal te bewaren. Het bedrijf is uitgegroeid van een frustratie over verspreide notities tot een volwaardige conversation intelligence-tool.
Voor wie is Avoma?
Avoma richt zich vooral op teams die veel vergaderen en die informatie direct willen koppelen aan hun CRM. Denk aan sales teams die klantgesprekken analyseren, customer success managers die onboarding-calls bijhouden, en product managers die gebruikersfeedback verzamelen. Als je regelmatig vergadert en die informatie gestructureerd wilt vastleggen, is Avoma gebouwd voor jou.
Maar de tool is niet voor iedereen geschikt. Als je alleen op zoek bent naar een simpele dicteerfunctie voor persoonlijk gebruik, is Avoma te uitgebreid en waarschijnlijk te duur. Ook bedrijven die strikte eisen hebben over EU-hosting kunnen beter een alternatief zoeken, want Avoma bewaart data op AWS-servers in de Verenigde Staten. Voor kleine teams kan de prijs bovendien snel oplopen als je extra features nodig hebt.
Wat kan Avoma allemaal?
De gratis versie van Avoma biedt basistranscriptie en planningsfuncties, vooral bedoeld voor view-only toegang en samenwerking. Voor uitgebreide AI-notities, groepsplanning en conversation intelligence heb je een betaald plan nodig. Dit zijn de belangrijkste features:
- Automatische opname en transcriptie: Avoma neemt je vergaderingen op via Zoom, Google Meet, Microsoft Teams en andere platforms. De transcriptie gebeurt automatisch, zodat je later alles terug kunt lezen of doorzoeken.
- AI-gegenereerde notities en samenvattingen: Na afloop krijg je een gestructureerde samenvatting met de belangrijkste punten. De AI probeert automatisch actiepunten, beslissingen en vragen te herkennen en apart weer te geven.
- Collaboratieve notitie-editor: Je kunt tijdens of na de meeting notities toevoegen, bewerken en delen met je team. Handig als je met meerdere mensen naar dezelfde call kijkt of feedback wilt verzamelen.
- CRM-integratie: Avoma synchroniseert automatisch met Salesforce, HubSpot en Pipedrive. Zo landen je meeting-notities direct bij de juiste contacten en deals in je CRM, zonder handmatig kopiëren en plakken.
- Meeting Scheduler: Plan 1:1 meetings of groepsvergaderingen direct vanuit Avoma. De tool koppelt aan je agenda en stuurt automatisch uitnodigingen.
- Conversation Intelligence: Analyseer wie er het meeste aan het woord is, hoe de spreektijd verdeeld is en welke onderwerpen terugkomen. Vooral nuttig voor sales managers die hun team willen coachen op gesprekstechnieken.
- Smart Playlists en Snippets: Maak afspeellijsten van vergaderfragmenten die over hetzelfde onderwerp gaan, of knip belangrijke momenten uit om te delen met collega’s. Zo kun je bijvoorbeeld alle klantvragen over een specifieke feature verzamelen.
De tool werkt op web, iOS, Android, Windows en macOS. Linux wordt niet ondersteund. Je kunt Avoma dus gebruiken op vrijwel elk apparaat, zolang je een internetverbinding hebt.
Wat kost Avoma?
Avoma heeft een gratis Basic-plan, maar dat is vooral bedoeld voor view-only toegang en beperkte AI-notities. Je kunt alleen 1:1 meetings plannen en de functionaliteit is vrij minimaal. Voor serieus gebruik heb je een betaald abonnement nodig.
Het Startup-plan kost $ 19 per maand bij jaarlijkse betaling (of $ 29 per maand als je maandelijks betaalt). Het Organization-plan kost $ 29 per maand op jaarbasis (of $ 39 per maand). Voor grotere bedrijven is er een Enterprise-plan vanaf $ 39 per maand bij jaarlijkse betaling, maar de exacte prijs hangt af van je wensen. Alle betaalde plannen hebben een gratis proefperiode van 14 dagen.
Let op: de prijs kan snel oplopen als je extra features of meer gebruikers toevoegt. Sommige geavanceerde functies zitten niet standaard in elk plan, dus check goed wat je nodig hebt voordat je kiest.
Waar moet je op letten?
Avoma heeft een aantal nadelen waar gebruikers tegenaan lopen. Het grootste probleem is de betrouwbaarheid: de bots komen soms te laat in de meeting of verschijnen helemaal niet. Dat is vervelend als je erop rekent dat alles automatisch wordt opgenomen.
De CRM-synchronisatie kan ook traag zijn. Sommige gebruikers melden dat het meer dan 60 minuten duurt voordat notities in Salesforce of HubSpot verschijnen. Als je direct na een call je CRM wilt updaten, is dat frustrerend.
De transcriptiekwaliteit hapert bij niet-native Engels of sterke accenten. De AI maakt dan meer fouten, waardoor je alsnog handmatig moet corrigeren. Ook vinden sommige gebruikers de bots in meetings opdringerig – niet iedereen vindt het prettig dat er een ‘Avoma Bot’ zichtbaar is in de deelnemerslijst.
Tot slot zijn er klachten over verborgen kosten. Features die je misschien verwacht in een standaardplan, zitten soms achter een duurdere tier of als aparte add-on. Dat maakt de uiteindelijke prijs hoger dan je in eerste instantie denkt.
Avoma alternatieven
Als Avoma niet helemaal past, zijn er alternatieven die andere accenten leggen. Hier zijn de belangrijkste opties:
- Fathom: Volledig gratis voor individuele gebruikers en veel eenvoudiger in gebruik. Kies Fathom als je een no-nonsense oplossing zoekt zonder complexe team-features of CRM-integraties.
- Fireflies.ai: Sterke focus op universele integraties en een AI-assistent genaamd AskFred waarmee je vragen kunt stellen over je meetings. Kies Fireflies als je maximale flexibiliteit wilt in welke tools je koppelt.
- Gong: Veel duurder en puur gericht op enterprise sales intelligence met uitgebreide analytics. Kies Gong als je een groot sales team runt en bereid bent flink te investeren in conversation intelligence.
Veelgestelde vragen
Hier zijn de meest gestelde vragen over Avoma:
Werkt Avoma met alle videoplatforms?
Ja, Avoma ondersteunt Zoom, Google Meet, Microsoft Teams en andere grote platforms. Je kunt de tool dus gebruiken ongeacht welk videoplatform je bedrijf gebruikt.
Is er een gratis versie beschikbaar?
Ja, het Basic-plan is gratis en biedt basisfunctionaliteit voor transcriptie en planning. Het is vooral bedoeld voor view-only toegang, dus voor volledige features heb je een betaald plan nodig.
Wordt mijn data veilig opgeslagen?
Avoma is SOC 2 Type II gecertificeerd en GDPR-compliant. De data wordt echter opgeslagen op AWS-servers in de Verenigde Staten, dus als je strikte EU-hosting vereist, is dit geen geschikte oplossing.
Conclusie
Avoma is een krachtige tool voor teams die veel vergaderen en die informatie direct willen koppelen aan hun CRM. De AI-notities en conversation intelligence zijn vooral waardevol voor sales- en customer success teams. Maar de betrouwbaarheidsproblemen, trage CRM-sync en oplopende kosten zijn echte minpunten. Voor kleine teams of individuele gebruikers zijn er goedkopere en eenvoudigere alternatieven zoals Fathom. Kies Avoma als je een uitgebreide oplossing nodig hebt en bereid bent te investeren in een betaald plan.
