Sie sitzen in einem Meeting, versuchen zuzuhören UND gleichzeitig Notizen zu machen, und ehe Sie sich versehen, haben Sie den Faden verloren. Avoma will dieses Problem lösen, indem es Ihre Besprechungen automatisch aufzeichnet, transkribiert und mit Aktionspunkten zusammenfasst. Ein KI-Assistent, der mitschreibt, damit Sie sich auf das Gespräch selbst konzentrieren können.
Wer steckt hinter Avoma?
Avoma wurde 2017 von Aditya Kothadiya, Albert Lai und Devendra Laulkar in Palo Alto gegründet. Die Idee entstand aus purer Frustration: Kothadiya hatte es satt, während Besprechungen wie verrückt Notizen zu tippen, woraufhin diese Informationen anschließend über verschiedene Dokumente und Systeme verstreut wurden. Er wollte ein Tool, das als ‚Very Organized Meeting Assistant‘ funktionierte – ein Name, der später zu Avoma abgekürzt wurde.
Der Name ist also buchstäblich eine Abkürzung dessen, wofür das Unternehmen steht. Seit der Gründung hat Avoma $1,2 Millionen eingesammelt, mit Investoren wie Headline, K9 Ventures und dem Zoom Apps Fund. Letzteres ist kein Zufall: Avoma integriert sich tiefgehend mit Videoplattformen UND CRM-Systemen wie Salesforce und HubSpot, was es besonders interessant für Sales- und Customer-Success-Teams macht.
Mittlerweile nutzen Zehntausende Profis das Tool, um ihre Besprechungen besser zu organisieren und Informationen zentral zu speichern. Das Unternehmen hat sich von einer Frustration über verstreute Notizen zu einem vollwertigen Conversation-Intelligence-Tool entwickelt.
Für wen ist Avoma?
Avoma richtet sich vor allem an Teams, die viel in Meetings sitzen und diese Informationen direkt mit ihrem CRM verknüpfen möchten. Denken Sie an Sales-Teams, die Kundengespräche analysieren, Customer-Success-Manager, die Onboarding-Calls dokumentieren, und Produktmanager, die Nutzer-Feedback sammeln. Wenn Sie regelmäßig Meetings haben und diese Informationen strukturiert festhalten möchten, ist Avoma für Sie gemacht.
Aber das Tool ist nicht für jeden geeignet. Wenn Sie nur nach einer einfachen Diktierfunktion für den persönlichen Gebrauch suchen, ist Avoma zu umfangreich und wahrscheinlich zu teuer. Auch Unternehmen mit strikten Anforderungen an EU-Hosting sollten besser nach einer Alternative suchen, denn Avoma speichert Daten auf AWS-Servern in den Vereinigten Staaten. Für kleine Teams kann der Preis zudem schnell steigen, wenn Sie zusätzliche Features benötigen.
Was kann Avoma alles?
Die kostenlose Version von Avoma bietet Basis-Transkription und Planungsfunktionen, hauptsächlich für View-Only-Zugriff und Zusammenarbeit gedacht. Für umfangreiche KI-Notizen, Gruppenplanung und Conversation Intelligence benötigen Sie einen kostenpflichtigen Plan. Dies sind die wichtigsten Features:
- Automatische opname en transcriptie: Avoma neemt je vergaderingen op via Zoom, Google Meet, Microsoft Teams en andere platforms. De transcriptie gebeurt automatisch, zodat je later alles terug kunt lezen of doorzoeken.
- AI-gegenereerde notities en samenvattingen: Na afloop krijg je een gestructureerde samenvatting met de belangrijkste punten. De AI probeert automatisch actiepunten, beslissingen en vragen te herkennen en apart weer te geven.
- Collaboratieve notitie-editor: Je kunt tijdens of na de meeting notities toevoegen, bewerken en delen met je team. Handig als je met meerdere mensen naar dezelfde call kijkt of feedback wilt verzamelen.
- CRM-Integration: Avoma synchronisiert sich automatisch mit Salesforce, HubSpot und Pipedrive. So landen deine Meeting-Notizen direkt bei den richtigen Kontakten und Deals in deinem CRM, ohne manuelles Kopieren und Einfügen.
- Meeting Scheduler: Plane 1:1-Meetings oder Gruppenbesprechungen direkt aus Avoma heraus. Das Tool verknüpft sich mit deinem Kalender und versendet automatisch Einladungen.
- Conversation Intelligence: Analysiere, wer am meisten spricht, wie die Redezeit verteilt ist und welche Themen immer wieder aufkommen. Besonders nützlich für Sales Manager, die ihr Team in Gesprächstechniken coachen möchten.
- Smart Playlists und Snippets: Erstelle Playlists aus Meeting-Ausschnitten, die dasselbe Thema behandeln, oder schneide wichtige Momente aus, um sie mit Kollegen zu teilen. So kannst du beispielsweise alle Kundenfragen zu einem bestimmten Feature sammeln.
Das Tool funktioniert auf Web, iOS, Android, Windows und macOS. Linux wird nicht unterstützt. Sie können Avoma also auf nahezu jedem Gerät verwenden, solange Sie eine Internetverbindung haben.
Was kostet Avoma?
Avoma heeft een gratis Basic-plan, maar dat is vooral bedoeld voor view-only toegang en beperkte AI-notities. Je kunt alleen 1:1 meetings plannen en de functionaliteit is vrij minimaal. Voor serieus gebruik heb je een betaald abonnement nodig.
Het Startup-plan kost $ 19 per maand bij jaarlijkse betaling (of $ 29 per maand als je maandelijks betaalt). Het Organization-plan kost $ 29 per maand op jaarbasis (of $ 39 per maand). Voor grotere bedrijven is er een Enterprise-plan vanaf $ 39 per maand bij jaarlijkse betaling, maar de exacte prijs hangt af van je wensen. Alle betaalde plannen hebben een gratis proefperiode van 14 dagen.
Let op: de prijs kan snel oplopen als je extra features of meer gebruikers toevoegt. Sommige geavanceerde functies zitten niet standaard in elk plan, dus check goed wat je nodig hebt voordat je kiest.
Worauf sollten Sie achten?
Avoma heeft een aantal nadelen waar gebruikers tegenaan lopen. Het grootste probleem is de betrouwbaarheid: de bots komen soms te laat in de meeting of verschijnen helemaal niet. Dat is vervelend als je erop rekent dat alles automatisch wordt opgenomen.
De CRM-synchronisatie kan ook traag zijn. Sommige gebruikers melden dat het meer dan 60 minuten duurt voordat notities in Salesforce of HubSpot verschijnen. Als je direct na een call je CRM wilt updaten, is dat frustrerend.
De transcriptiekwaliteit hapert bij niet-native Engels of sterke accenten. De AI maakt dan meer fouten, waardoor je alsnog handmatig moet corrigeren. Ook vinden sommige gebruikers de bots in meetings opdringerig – niet iedereen vindt het prettig dat er een ‚Avoma Bot‘ zichtbaar is in de deelnemerslijst.
Tot slot zijn er klachten over verborgen kosten. Features die je misschien verwacht in een standaardplan, zitten soms achter een duurdere tier of als aparte add-on. Dat maakt de uiteindelijke prijs hoger dan je in eerste instantie denkt.
Avoma Alternativen
Als Avoma niet helemaal past, zijn er alternatieven die andere accenten leggen. Hier zijn de belangrijkste opties:
- Fathom: Vollständig kostenlos für einzelne Nutzer und deutlich einfacher in der Handhabung. Wähle Fathom, wenn du eine unkomplizierte Lösung ohne komplexe Team-Features oder CRM-Integrationen suchst.
- Fireflies.ai: Starker Fokus auf universelle Integrationen und einen KI-Assistenten namens AskFred, mit dem du Fragen zu deinen Meetings stellen kannst. Wähle Fireflies, wenn du maximale Flexibilität bei der Auswahl der Tools möchtest, die du verknüpfst.
- Gong: Deutlich teurer und rein auf Enterprise Sales Intelligence mit umfangreichen Analytics ausgerichtet. Wähle Gong, wenn du ein großes Sales Team leitest und bereit bist, kräftig in Conversation Intelligence zu investieren.
Häufig gestellte Fragen
Hier zijn de meest gestelde vragen over Avoma:
Funktioniert Avoma mit allen Videoplattformen?
Ja, Avoma ondersteunt Zoom, Google Meet, Microsoft Teams en andere grote platforms. Je kunt de tool dus gebruiken ongeacht welk videoplatform je bedrijf gebruikt.
Gibt es eine kostenlose Version?
Ja, het Basic-plan is gratis en biedt basisfunctionaliteit voor transcriptie en planning. Het is vooral bedoeld voor view-only toegang, dus voor volledige features heb je een betaald plan nodig.
Werden meine Daten sicher gespeichert?
Avoma is SOC 2 Type II gecertificeerd en GDPR-compliant. De data wordt echter opgeslagen op AWS-servers in de Verenigde Staten, dus als je strikte EU-hosting vereist, is dit geen geschikte oplossing.
Fazit
Avoma is een krachtige tool voor teams die veel vergaderen en die informatie direct willen koppelen aan hun CRM. De AI-notities en conversation intelligence zijn vooral waardevol voor sales- en customer success teams. Maar de betrouwbaarheidsproblemen, trage CRM-sync en oplopende kosten zijn echte minpunten. Voor kleine teams of individuele gebruikers zijn er goedkopere en eenvoudigere alternatieven zoals Fathom. Kies Avoma als je een uitgebreide oplossing nodig hebt en bereid bent te investeren in een betaald plan.
