Vous êtes en réunion, vous essayez d’écouter et de prendre des notes en même temps, et avant même de vous en rendre compte, vous avez perdu le fil. Avoma veut résoudre ce problème en enregistrant, transcrivant et résumant automatiquement vos réunions avec des points d’action. Un assistant IA qui prend des notes pour vous, afin que vous puissiez vous concentrer sur la conversation elle-même.
Qui est derrière Avoma ?
Avoma a été fondé en 2017 par Aditya Kothadiya, Albert Lai et Devendra Laulkar à Palo Alto. L’idée est née d’une pure frustration : Kothadiya en avait assez de taper frénétiquement des notes pendant les réunions, pour que ces informations se retrouvent ensuite dispersées dans différents documents et systèmes. Il voulait un outil qui fonctionne comme un « Very Organized Meeting Assistant » – un nom qui a ensuite été abrégé en Avoma.
Le nom est donc littéralement une abréviation de ce que représente l’entreprise. Depuis sa création, Avoma a levé 18,2 millions de dollars, avec des investisseurs tels que Headline, K9 Ventures et le Zoom Apps Fund. Ce dernier n’est pas un hasard : Avoma s’intègre en profondeur avec les plateformes vidéo et les systèmes CRM comme Salesforce et HubSpot, ce qui le rend particulièrement intéressant pour les équipes commerciales et de customer success.
Aujourd’hui, des dizaines de milliers de professionnels utilisent l’outil pour mieux organiser leurs réunions et centraliser les informations. L’entreprise est passée d’une frustration liée à des notes dispersées à un véritable outil d’intelligence conversationnelle.
Pour qui est Avoma ?
Avoma s’adresse principalement aux équipes qui ont beaucoup de réunions et qui souhaitent lier directement les informations à leur CRM. Pensez aux équipes commerciales qui analysent les conversations clients, aux customer success managers qui suivent les appels d’onboarding, et aux chefs de produit qui collectent les retours utilisateurs. Si vous avez régulièrement des réunions et que vous souhaitez enregistrer ces informations de manière structurée, Avoma est fait pour vous.
Mais l’outil ne convient pas à tout le monde. Si vous recherchez simplement une fonction de dictée simple pour un usage personnel, Avoma est trop complet et probablement trop cher. Les entreprises ayant des exigences strictes concernant l’hébergement dans l’UE feraient également mieux de chercher une alternative, car Avoma stocke les données sur des serveurs AWS aux États-Unis. Pour les petites équipes, le prix peut en outre grimper rapidement si vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires.
Que peut faire Avoma ?
La version gratuite d’Avoma offre une transcription de base et des fonctions de planification, principalement destinées à l’accès en lecture seule et à la collaboration. Pour des notes IA complètes, la planification de groupe et l’intelligence conversationnelle, vous avez besoin d’un forfait payant. Voici les principales fonctionnalités :
- Enregistrement et transcription automatiques : Avoma enregistre vos réunions via Zoom, Google Meet, Microsoft Teams et d’autres plateformes. La transcription se fait automatiquement, ce qui vous permet de tout relire ou rechercher ultérieurement.
- Notes et résumés générés par IA : Après la réunion, vous recevez un résumé structuré avec les points clés. L’IA tente d’identifier et d’afficher séparément les actions à entreprendre, les décisions et les questions.
- Éditeur de notes collaboratif : Vous pouvez ajouter, modifier et partager des notes avec votre équipe pendant ou après la réunion. Pratique si vous assistez à un même appel à plusieurs ou si vous souhaitez recueillir des commentaires.
- Intégration CRM : Avoma se synchronise automatiquement avec Salesforce, HubSpot et Pipedrive. Ainsi, vos notes de réunion arrivent directement auprès des bons contacts et des bonnes affaires dans votre CRM, sans copier-coller manuel.
- Planificateur de réunions : Planifiez des réunions individuelles ou de groupe directement depuis Avoma. L’outil se connecte à votre agenda et envoie automatiquement les invitations.
- Conversation Intelligence : Analysez qui parle le plus, comment le temps de parole est réparti et quels sujets reviennent. Particulièrement utile pour les responsables commerciaux qui souhaitent accompagner leur équipe sur les techniques d’entretien.
- Playlists intelligentes et extraits : Créez des listes de lecture de fragments de réunions portant sur le même sujet, ou découpez les moments importants pour les partager avec vos collègues. Vous pouvez par exemple rassembler toutes les questions clients concernant une fonctionnalité spécifique.
L’outil fonctionne sur le web, iOS, Android, Windows et macOS. Linux n’est pas pris en charge. Vous pouvez donc utiliser Avoma sur pratiquement n’importe quel appareil, tant que vous disposez d’une connexion internet.
Combien coûte Avoma ?
Avoma dispose d’un forfait Basic gratuit, mais celui-ci est principalement destiné à un accès en lecture seule et à des notes IA limitées. Vous ne pouvez planifier que des réunions individuelles et les fonctionnalités sont assez minimalistes. Pour une utilisation sérieuse, vous aurez besoin d’un abonnement payant.
Le forfait Startup coûte 19 $ par mois en cas de paiement annuel (ou 29 $ par mois si vous payez mensuellement). Le forfait Organization coûte 29 $ par mois sur une base annuelle (ou 39 $ par mois). Pour les grandes entreprises, il existe un forfait Enterprise à partir de 39 $ par mois en cas de paiement annuel, mais le prix exact dépend de vos besoins. Tous les forfaits payants bénéficient d’une période d’essai gratuite de 14 jours.
Attention : le prix peut rapidement augmenter si vous ajoutez des fonctionnalités supplémentaires ou davantage d’utilisateurs. Certaines fonctionnalités avancées ne sont pas incluses par défaut dans chaque forfait, alors vérifiez bien ce dont vous avez besoin avant de choisir.
À quoi faut-il faire attention ?
Avoma présente plusieurs inconvénients rencontrés par les utilisateurs. Le principal problème est la fiabilité : les bots arrivent parfois en retard dans la réunion ou n’apparaissent pas du tout. C’est gênant lorsque vous comptez sur un enregistrement automatique de tout.
La synchronisation CRM peut également être lente. Certains utilisateurs signalent qu’il faut plus de 60 minutes avant que les notes n’apparaissent dans Salesforce ou HubSpot. Si vous souhaitez mettre à jour votre CRM immédiatement après un appel, c’est frustrant.
La qualité de la transcription laisse à désirer avec un anglais non natif ou des accents prononcés. L’IA fait alors plus d’erreurs, ce qui vous oblige à corriger manuellement. Certains utilisateurs trouvent également les bots intrusifs lors des réunions – tout le monde n’apprécie pas qu’un « Bot Avoma » soit visible dans la liste des participants.
Enfin, il y a des plaintes concernant les coûts cachés. Des fonctionnalités que vous pourriez attendre dans un forfait standard se trouvent parfois dans un niveau plus cher ou en tant que module complémentaire distinct. Cela rend le prix final plus élevé que ce que vous pensiez initialement.
Alternatives à Avoma
Si Avoma ne correspond pas tout à fait à vos besoins, il existe des alternatives qui mettent l’accent sur d’autres aspects. Voici les principales options :
- Fathom : Entièrement gratuit pour les utilisateurs individuels et beaucoup plus simple d’utilisation. Choisissez Fathom si vous recherchez une solution sans prise de tête, sans fonctionnalités d’équipe complexes ni intégrations CRM.
- Fireflies.ai : Forte orientation sur les intégrations universelles et un assistant IA appelé AskFred avec lequel vous pouvez poser des questions sur vos réunions. Choisissez Fireflies si vous souhaitez une flexibilité maximale dans les outils que vous connectez.
- Gong : Beaucoup plus cher et uniquement orienté vers l’intelligence commerciale pour grandes entreprises avec des analyses approfondies. Choisissez Gong si vous dirigez une grande équipe commerciale et êtes prêt à investir massivement dans la conversation intelligence.
Questions fréquemment posées
Voici les questions les plus fréquemment posées sur Avoma :
Avoma fonctionne-t-il avec toutes les plateformes vidéo ?
Oui, Avoma prend en charge Zoom, Google Meet, Microsoft Teams et d’autres grandes plateformes. Vous pouvez donc utiliser l’outil quelle que soit la plateforme vidéo utilisée par votre entreprise.
Une version gratuite est-elle disponible ?
Oui, le forfait Basic est gratuit et offre des fonctionnalités de base pour la transcription et la planification. Il est principalement destiné à un accès en lecture seule, donc pour des fonctionnalités complètes, vous aurez besoin d’un forfait payant.
Mes données sont-elles stockées en toute sécurité ?
Avoma est certifié SOC 2 Type II et conforme au RGPD. Cependant, les données sont stockées sur des serveurs AWS aux États-Unis, donc si vous exigez un hébergement strictement européen, ce n’est pas une solution adaptée.
Conclusion
Avoma est un outil puissant pour les équipes qui organisent beaucoup de réunions et qui souhaitent relier directement les informations à leur CRM. Les notes IA et la conversation intelligence sont particulièrement précieuses pour les équipes commerciales et de réussite client. Mais les problèmes de fiabilité, la synchronisation CRM lente et les coûts croissants sont de vrais inconvénients. Pour les petites équipes ou les utilisateurs individuels, il existe des alternatives moins chères et plus simples comme Fathom. Choisissez Avoma si vous avez besoin d’une solution complète et que vous êtes prêt à investir dans un forfait payant.
