Estás en una reunión, intentas escuchar y tomar notas al mismo tiempo, y antes de que te des cuenta has perdido el hilo. Avoma quiere resolver ese problema grabando, transcribiendo y resumiendo tus reuniones automáticamente con puntos de acción. Un asistente de IA que toma notas por ti, para que puedas concentrarte en la conversación.
¿Quién está detrás de Avoma?
Avoma fue fundada en 2017 por Aditya Kothadiya, Albert Lai y Devendra Laulkar en Palo Alto. La idea surgió de pura frustración: Kothadiya estaba harto de escribir notas como un loco durante las reuniones, tras lo cual esa información acababa dispersa en diferentes documentos y sistemas. Quería una herramienta que funcionara como un ‘Very Organized Meeting Assistant’, un nombre que más tarde se abrevió como Avoma.
El nombre es literalmente un acrónimo de lo que representa la empresa. Desde su fundación, Avoma ha recaudado $1,2 millones, con inversores como Headline, K9 Ventures y el Zoom Apps Fund. Esto último no es casualidad: Avoma se integra profundamente con plataformas de vídeo y sistemas CRM como Salesforce y HubSpot, lo que la hace especialmente interesante para equipos de ventas y atención al cliente.
Actualmente, decenas de miles de profesionales utilizan la herramienta para organizar mejor sus reuniones y centralizar la información. La empresa ha pasado de ser una frustración por las notas dispersas a convertirse en una herramienta completa de conversation intelligence.
¿Para quién es Avoma?
Avoma se dirige especialmente a equipos que celebran muchas reuniones y que quieren vincular la información directamente con su CRM. Piensa en equipos de ventas que analizan conversaciones con clientes, responsables de atención al cliente que hacen seguimiento de llamadas de onboarding y product managers que recopilan feedback de usuarios. Si celebras reuniones con regularidad y quieres registrar esa información de forma estructurada, Avoma está hecha para ti.
Pero la herramienta no es adecuada para todo el mundo. Si solo buscas una función de dictado sencilla para uso personal, Avoma es demasiado completa y probablemente demasiado cara. Además, las empresas que tienen requisitos estrictos sobre alojamiento en la UE deberían buscar una alternativa, ya que Avoma almacena los datos en servidores de AWS en Estados Unidos. Para equipos pequeños, el precio puede dispararse rápidamente si necesitas funciones adicionales.
¿Qué puede hacer Avoma?
La versión gratuita de Avoma ofrece transcripción básica y funciones de planificación, pensada principalmente para acceso de solo lectura y colaboración. Para notas de IA avanzadas, planificación grupal y conversation intelligence necesitas un plan de pago. Estas son las principales funciones:
- Grabación y transcripción automáticas: Avoma graba tus reuniones a través de Zoom, Google Meet, Microsoft Teams y otras plataformas. La transcripción se realiza automáticamente, para que puedas leerlo o buscarlo todo más tarde.
- Notas y resúmenes generados por IA: Después de la reunión recibes un resumen estructurado con los puntos más importantes. La IA intenta reconocer automáticamente puntos de acción, decisiones y preguntas y mostrarlos por separado.
- Editor de notas colaborativo: Puedes añadir, editar y compartir notas con tu equipo durante o después de la reunión. Útil si varias personas estáis viendo la misma llamada o queréis recopilar comentarios.
- Integración con CRM: Avoma se sincroniza automáticamente con Salesforce, HubSpot y Pipedrive. Así, tus notas de reunión llegan directamente a los contactos y acuerdos correspondientes en tu CRM, sin tener que copiar y pegar manualmente.
- Programador de reuniones: Planifica reuniones individuales o grupales directamente desde Avoma. La herramienta se conecta a tu calendario y envía invitaciones automáticamente.
- Conversation Intelligence: Analiza quién habla más, cómo se reparte el tiempo de palabra y qué temas se repiten. Especialmente útil para responsables de ventas que quieren formar a su equipo en técnicas de conversación.
- Listas inteligentes y fragmentos: Crea listas de reproducción de fragmentos de reuniones sobre el mismo tema, o recorta momentos importantes para compartir con compañeros. Así puedes, por ejemplo, recopilar todas las preguntas de clientes sobre una funcionalidad específica.
La herramienta funciona en web, iOS, Android, Windows y macOS. Linux no está soportado. Puedes usar Avoma en prácticamente cualquier dispositivo, siempre que tengas conexión a internet.
¿Cuánto cuesta Avoma?
Avoma tiene un plan Basic gratuito, pero está pensado principalmente para acceso de solo lectura y notas de IA limitadas. Solo puedes programar reuniones individuales y la funcionalidad es bastante mínima. Para un uso serio necesitas una suscripción de pago.
El plan Startup cuesta 19 $ al mes con pago anual (o 29 $ al mes si pagas mensualmente). El plan Organization cuesta 29 $ al mes con pago anual (o 39 $ al mes). Para empresas más grandes hay un plan Enterprise desde 39 $ al mes con pago anual, pero el precio exacto depende de tus necesidades. Todos los planes de pago tienen un periodo de prueba gratuito de 14 días.
Atención: el precio puede subir rápidamente si añades funciones extra o más usuarios. Algunas funciones avanzadas no están incluidas de serie en cada plan, así que comprueba bien lo que necesitas antes de elegir.
¿Qué debes tener en cuenta?
Avoma tiene varios inconvenientes con los que se encuentran los usuarios. El mayor problema es la fiabilidad: los bots a veces llegan tarde a la reunión o no aparecen en absoluto. Esto es molesto si confías en que todo se grabe automáticamente.
La sincronización con el CRM también puede ser lenta. Algunos usuarios informan de que las notas tardan más de 60 minutos en aparecer en Salesforce o HubSpot. Si quieres actualizar tu CRM justo después de una llamada, resulta frustrante.
La calidad de la transcripción falla con hablantes no nativos de inglés o acentos marcados. La IA comete entonces más errores, por lo que tienes que corregir manualmente de todas formas. Además, algunos usuarios encuentran intrusivos los bots en las reuniones: no a todo el mundo le gusta que haya un ‘Avoma Bot’ visible en la lista de participantes.
Por último, hay quejas sobre costes ocultos. Funciones que quizás esperas en un plan estándar a veces están detrás de un nivel más caro o como complemento aparte. Eso hace que el precio final sea más alto de lo que piensas en un principio.
Alternativas a Avoma
Si Avoma no encaja del todo, hay alternativas que ponen otros acentos. Estas son las principales opciones:
- Fathom: Completamente gratis para usuarios individuales y mucho más sencillo de usar. Elige Fathom si buscas una solución sin complicaciones, sin funciones complejas de equipo ni integraciones con CRM.
- Fireflies.ai: Gran enfoque en integraciones universales y un asistente de IA llamado AskFred con el que puedes hacer preguntas sobre tus reuniones. Elige Fireflies si quieres máxima flexibilidad en las herramientas que conectas.
- Gong: Mucho más caro y orientado exclusivamente a inteligencia de ventas empresarial con análisis exhaustivos. Elige Gong si gestionas un gran equipo de ventas y estás dispuesto a invertir considerablemente en conversation intelligence.
Preguntas frecuentes
Estas son las preguntas más frecuentes sobre Avoma:
¿Funciona Avoma con todas las plataformas de vídeo?
Sí, Avoma es compatible con Zoom, Google Meet, Microsoft Teams y otras plataformas importantes. Así que puedes usar la herramienta independientemente de qué plataforma de vídeo utilice tu empresa.
¿Hay una versión gratuita disponible?
Sí, el plan Basic es gratuito y ofrece funcionalidad básica para transcripción y planificación. Está pensado principalmente para acceso de solo lectura, así que para funciones completas necesitas un plan de pago.
¿Se almacenan mis datos de forma segura?
Avoma tiene certificación SOC 2 Type II y cumple con el RGPD. Sin embargo, los datos se almacenan en servidores AWS en Estados Unidos, así que si requieres alojamiento estricto en la UE, esta no es una solución adecuada.
Conclusión
Avoma es una herramienta potente para equipos que tienen muchas reuniones y que quieren vincular esa información directamente a su CRM. Las notas de IA y la inteligencia conversacional son especialmente valiosas para equipos de ventas y éxito del cliente. Pero los problemas de fiabilidad, la sincronización lenta con el CRM y los costes crecientes son puntos negativos reales. Para equipos pequeños o usuarios individuales hay alternativas más baratas y sencillas como Fathom. Elige Avoma si necesitas una solución completa y estás dispuesto a invertir en un plan de pago.
