Notion en Monday.com lijken op het eerste gezicht vergelijkbaar, maar zijn gebouwd voor verschillende manieren van werken. Notion is een flexibele werkruimte waar je alles zelf vormgeeft. Monday.com is projectmanagement software met duidelijke structuur. Welke past bij jouw manier van werken?
Notion in het kort
Notion combineert notities, taken, databases en wiki’s in één platform. Je bouwt je eigen werkruimte met blokken en pagina’s, precies zoals jij wilt werken. Het systeem is enorm flexibel: maak er een taakbeheerder van, een kennisbank, of een combinatie. Ideaal voor teams die documentatie en projecten samen willen beheren. De leercurve is steiler dan traditionele tools, maar de mogelijkheden zijn vrijwel onbeperkt. Recent toegevoegd: offline modus, native formulieren en een ingebouwde e-mailclient.
Monday.com in het kort
Monday.com is een visueel Work OS platform voor projectmanagement en workflow-automatisering. Je werkt met borden, kolommen en kaarten in een strakke, kleurrijke interface. De tool blinkt uit in automatiseringen zonder code, tijdregistratie en rapportages. Perfect voor teams die deadlines, resources en voortgang willen bijhouden zonder veel configuratie. De interface is intuïtief, maar de prijsstructuur verwarrend. Monday.com heeft zich uitgebreid met specifieke producten voor CRM, development en portfolio management.
Notion vs Monday.com: de verschillen
Het fundamentele verschil zit in de filosofie. Notion geeft je een leeg canvas en zegt: bouw wat je nodig hebt. Monday.com geeft je een projectbord en zegt: vul je taken in. Die vrijheid maakt Notion krachtig voor kennismanagement en documentatie. Je schrijft lange teksten, bouwt wiki’s en koppelt databases aan elkaar. Monday.com focust op taakbeheer en workflows. Lange teksten schrijven? Dat kan, maar het voelt onhandig.
Automatiseringen werken fundamenteel anders. Bij Monday.com klik je automations aan elkaar in een visuele builder. “Als status verandert naar Klaar, stuur dan een notificatie en verplaats naar het volgende bord.” Geen code, geen gedoe. Notion heeft databases met formules en relaties, maar voor echte automatiseringen heb je externe tools nodig zoals Make of Zapier. Waar Monday.com wint in out-of-the-box automatisering, wint Notion in datastructuur en flexibiliteit.
Offline werken was jarenlang een pijnpunt voor Notion. Die situatie is veranderd met de introductie van offline modus, al werkt het anders dan je verwacht. Je moet pagina’s handmatig downloaden voor offline toegang. Monday.com heeft een betere offline ervaring, hoewel ook daar niet alles werkt zonder internet. Voor teams die vaak onderweg zijn of op locaties zonder stabiele verbinding werken, blijft dit een belangrijk verschil.
Rapportages en dashboards zijn het sterkste wapen van Monday.com. Je combineert data uit meerdere borden in visuele dashboards met grafieken en widgets. Managers zien in één oogopslag waar projecten staan. Notion heeft recentelijk Charts toegevoegd voor datavisualisatie, maar het voelt basaal vergeleken met de dashboards van Monday.com. Werk je met resource management, workload balancing of tijd-tracking? Dan is Monday.com duidelijk gebouwd voor jouw use case.
De mobiele ervaring verschilt ook. Notion heeft een volwaardige mobiele app waar je pagina’s bewerkt, databases vult en samenwerkt. Monday.com focust op notificaties, quick updates en het checken van taken. Voor uitgebreid werk op je telefoon is Notion prettiger. Voor snelle status-updates en het afvinken van taken volstaat Monday.com prima.
De prijzen vergeleken
Beide tools hebben een gratis plan, maar met verschillende beperkingen. Notion Free is genereus voor individuele gebruikers: onbeperkte pagina’s en blokken, maar gelimiteerde bestandsgrootte van 5MB en slechts 7 dagen paginageschiedenis. Voor teams wordt het beperkter met een limiet op het aantal blokken. Monday.com Free is beperkt tot 2 gebruikers en 3 borden, zonder toegang tot automatiseringen of integraties. Voor solo-gebruik wint Notion, voor duo’s die basis projectmanagement willen is Monday.com bruikbaar.
De betaalde plannen verschillen in structuur. Notion Plus kost € 10 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, of € 12 maandelijks. Je krijgt onbeperkte bestanden, 30 dagen geschiedenis en toegang voor gasten. Notion Business kost € 20 per gebruiker per maand en bevat nu ook de AI-features, SAML SSO en geavanceerde permissies. Monday.com Basic start bij € 9 per gebruiker per maand, maar let op: je moet minimaal 3 seats afnemen. De werkelijke startprijs is dus € 27 per maand. Standard kost € 12 per seat, Pro € 19 per seat. Alle prijzen gelden bij jaarlijkse betaling.
Voor kleine teams van 2-3 personen is Notion goedkoper. Twee gebruikers op Notion Plus betalen € 20 per maand. Bij Monday.com betaal je minimaal € 27 voor drie seats, ook al gebruik je er maar twee. Vanaf vijf gebruikers wordt het verschil kleiner. Monday.com biedt meer out-of-the-box functionaliteit voor projectmanagement, wat externe integraties kan besparen. Notion vereist soms betaalde add-ons zoals Zapier voor automatiseringen die Monday.com standaard heeft.
Let ook op verborgen kosten. Monday.com heeft verschillende producten gesplitst: Work Management, CRM, Dev. Wil je alles gebruiken? Dan betaal je meer. Notion heeft één platform waar alles inbegrepen is, maar de AI-features zitten alleen in het Business plan. Voor teams die zware automatiseringen of CRM-functionaliteit nodig hebben, kunnen de extra kosten van Monday.com de moeite waard zijn.
Conclusie
Notion wint voor teams die documentatie en projectmanagement willen combineren in één werkruimte. De flexibiliteit, betere mobiele app en lagere instapprijs maken het aantrekkelijk voor startups, contentteams en kenniswerkers. De toevoeging van offline modus, formulieren en betere datavisualisatie hebben belangrijke gaten gedicht. Monday.com is de betere keuze voor projectmanagers die structuur, automatiseringen en rapportages out-of-the-box willen. De visuele dashboards, native time-tracking en workload management zijn gebouwd voor teams met strikte deadlines en resource planning. Voor de meeste teams die starten met projectmanagement software is Notion de veiligere keuze: goedkoper, veelzijdiger en minder verplichtingen. Pas als je projectmanagement echt serieus neemt en bereid bent te investeren in een gespecialiseerde tool, wordt Monday.com interessant.
