Je takenlijst loopt over. Weer een deadline gemist. Je weet dat je een beter systeem nodig hebt, maar welke to-do app past bij jouw manier van werken? Ik heb weken met Todoist en Microsoft To Do gewerkt om je die keuze makkelijker te maken.
Todoist in het kort
Todoist is de veteraan onder de takenlijst-apps. Het bestaat al sinds 2007 en heeft een trouwe schare gebruikers opgebouwd. De kracht zit hem in de natuurlijke taalinvoer: type “morgen 14:00 meeting met Jan” en de app begrijpt precies wat je bedoelt. De interface is opgeruimd en werkt op elk platform dat je kunt bedenken, inclusief Linux. Het is gebouwd voor mensen die hun productiviteit serieus nemen en bereid zijn daarvoor te betalen.
Microsoft To Do in het kort
Microsoft To Do is de opvolger van Wunderlist en volledig gratis. Het integreert naadloos met Outlook en Teams, wat het de logische keuze maakt voor iedereen die al in het Microsoft-ecosysteem zit. De ‘Mijn dag’ functie helpt je elke ochtend te focussen op wat echt belangrijk is. Het is eenvoudig, overzichtelijk en doet precies wat het moet doen zonder poespas. Perfect voor wie geen complexe projectmanagement-functies nodig heeft.
Todoist vs Microsoft To Do: de verschillen
Het grootste verschil merk je al binnen dertig seconden. Bij Todoist type je “elke maandag 9:00 standup” en de taak staat er. Compleet met herhaling en tijd. Bij Microsoft To Do moet je klikken, scrollen, de datum selecteren, herhaling instellen. Het kost meer stappen.
Die natuurlijke taalinvoer is niet zomaar een leuke extra. Het verandert hoe snel je taken kunt vastleggen. Zit je in een meeting en komen er vijf actiepunten voorbij? Met Todoist typ je ze in enkele seconden in. Microsoft To Do vraagt meer geduld.
Maar hier komt de keerzijde: Todoist rekent daar flink voor. Sinds december 2025 betaal je $ 7 per maand voor het Pro-abonnement. Dat was eerst $ 5. En het gratis plan? Beperkt tot 5 projecten en zonder herinneringen. Microsoft To Do geeft je alles gratis. Onbeperkt.
Dan de integraties. Gebruik je Outlook voor je mail? Microsoft To Do pikt automatisch gevlagde e-mails op en zet ze om in taken. Werk je in Teams? Je taken verschijnen daar ook. Die integratie is niet perfect – de synchronisatie hapert soms – maar het werkt uit de doos. Bij Todoist moet je zelf integraties opzetten via Zapier of IFTTT. Dat geeft meer flexibiliteit, maar kost ook meer tijd.
Projectmanagement is waar de filosofieën echt verschillen. Todoist biedt labels, filters, prioriteiten en zelfs kanban-borden. Je kunt een volledig GTD-systeem opzetten. Microsoft To Do houdt het simpel: lijsten met taken. Subtaken kunnen wel, maar ze zijn beperkt. Geen subtaken van subtaken. Geen geavanceerde filters.
De ‘Mijn dag’ functie van Microsoft To Do verdient aparte aandacht. Elke ochtend begin je met een leeg canvas en kies je bewust welke taken je vandaag wilt aanpakken. De app suggereert taken op basis van deadlines, maar jij bepaalt. Het is een filosofie: focus op vandaag, niet op je eindeloze backlog. Todoist heeft dit niet. Daar zie je altijd alles tegelijk, tenzij je zelf filters instelt.
Platform-ondersteuning? Beide apps werken op Windows, Mac, iOS, Android en web. Todoist voegt daar Linux aan toe en heeft over het algemeen betere widgets. De iOS-widget van Todoist laat je taken toevoegen zonder de app te openen. Handig.
En dan is er Ramble, de nieuwe voice-to-task functie van Todoist. Je praat gewoon tegen je telefoon – “Ik moet morgen de hond uitlaten en volgende week dinsdag naar de tandarts” – en de app maakt er twee taken van. Het zit nog in bèta, maar het werkt verrassend goed. Microsoft To Do heeft geen spraakfunctie.
De prijzen vergeleken
Microsoft To Do is gratis. Punt. Geen beperkingen voor persoonlijk gebruik. Je hebt alleen een Microsoft-account nodig, en die heb je waarschijnlijk al.
Todoist heeft drie niveaus:
- Beginner (gratis): 5 projecten, 5 gasten per project, geen herinneringen, 1 week activiteitshistorie
- Pro ($ 7/maand of $ 60/jaar): 300 projecten, 25 gasten per project, herinneringen, 12 maanden historie, filters en labels
- Business ($ 10/maand of $ 96/jaar): 500 projecten per teamlid, 50 gasten, teamfuncties en admin-rechten
Die prijsverhoging van december 2025 heeft veel gebruikers verrast. Van $ 5 naar $ 7 per maand voelt significant. Vooral omdat het gratis plan zo beperkt is. Geen herinneringen in een takenlijst-app? Dat is pijnlijk.
Eerlijk? Als je al een Microsoft 365-abonnement hebt voor werk, is de keuze simpel. Microsoft To Do zit erbij inbegrepen. Waarom zou je dan extra betalen voor Todoist? Tenzij die natuurlijke taalinvoer en geavanceerde functies je $ 84 per jaar waard zijn.
Voor teams wordt het interessanter. Todoist Business kost $ 10 per gebruiker per maand. Microsoft To Do is gratis, maar mist teamfuncties. Wil je echt samenwerken aan projecten? Dan heb je eigenlijk Microsoft Planner nodig, en dat vereist een betaald Microsoft 365-abonnement.
Conclusie
Kies Microsoft To Do als je al in het Microsoft-ecosysteem zit, geen geld wilt uitgeven en een eenvoudige takenlijst zoekt die gewoon werkt. De ‘Mijn dag’ functie is fantastisch voor dagelijkse focus. De Outlook-integratie is goud waard als je veel met e-mail werkt.
Kies Todoist als je een power-user bent die een flexibel productiviteitssysteem wil bouwen. Die natuurlijke taalinvoer is verslavend snel. De filters en labels geven je controle. En Ramble is een game-changer voor het vastleggen van gedachten onderweg. Maar bereid je voor om te betalen.
Mijn persoonlijke voorkeur? odoist, omdat die snelheid en flexibiliteit me echt tijd bespaart. Maar die prijsverhoging zit me dwars. Ik zou willen dat Todoist een eerlijker gratis plan had met in ieder geval herinneringen. Dan was de keuze makkelijker geweest.
