Je team groeit. De post-its plakken niet meer. En die gedeelde Excel? Daar wordt niemand blij van. Je hebt twee namen voorbij zien komen: Trello en Asana. Allebei populair. Allebei anders. Ik heb ze allebei uitgebreid getest, en ik help je kiezen.
Trello in het kort
Trello is de digitale versie van post-its op een whiteboard. Je maakt borden, daar zet je lijsten op (denk: “Te doen”, “Bezig”, “Klaar”), en in die lijsten maak je kaarten. Sleep een kaart van links naar rechts als de status verandert. Dat is het. Die eenvoud is precies waar Trello op inzet: visueel, intuïtief, snel te begrijpen. Perfect voor teams die niet willen nadenken over de tool, maar gewoon willen werken.
Asana in het kort
Asana is een volwaardig projectmanagementplatform. Waar Trello zegt “houd het simpel”, zegt Asana “laten we dit goed organiseren”. Je krijgt niet alleen borden, maar ook lijstweergaven, tijdlijnen (Gantt-grafieken), portfolios en werkbelastingweergaven. Het is gebouwd voor teams die complexe projecten draaien met afhankelijkheden, deadlines en meerdere projecten tegelijk. Meer mogelijkheden, maar ook meer knoppen.
Trello vs Asana: de verschillen
Het grootste verschil zit in de filosofie. Trello is een leeg canvas. Je krijgt borden, lijsten en kaarten, en de rest verzin je zelf. Wil je een contentkalender? Maak lijsten per maand. Sprint planning? Lijsten per week. Die flexibiliteit is fantastisch, maar het betekent ook dat je zelf moet nadenken over structuur.
Asana daarentegen heeft een mening over hoe projectmanagement werkt. Je maakt projecten, die bestaan uit taken, en die taken kunnen subtaken hebben. Taken kunnen afhankelijk zijn van elkaar. Je ziet in één oogopslag wie waaraan werkt en of iemand overbelast is. Die structuur helpt, maar voelt soms als een keurslijf als je gewoon snel iets wilt regelen.
Dan de weergaven. Trello draait om het Kanban-bord. Ja, je kunt met betaalde plannen ook tijdlijnen, tabellen en kalenders krijgen, maar dat voelt als extra’s. Bij Asana zijn die weergaven ingebouwd in het DNA. Wissel met één klik tussen lijst, bord, tijdlijn of kalender. Dezelfde data, andere lens. Werk je met deadlines en afhankelijkheden? Dan is die tijdlijnweergave goud waard.
Automatisering is bij beide aanwezig, maar werkt anders. Trello heeft Butler, een vrij simpele automatiseringstool die werkt met “als dit, dan dat”-regels. Kaart verplaatst naar “Klaar”? Voeg automatisch een label toe en stuur een notificatie. Het werkt, maar de gratis versie geeft je maar 250 commando’s per maand. Asana’s automatisering zit dieper in het systeem en voelt krachtiger, vooral sinds de introductie van AI-functies waarmee je regels kunt maken door gewoon te typen wat je wilt.
En dan het persoonlijke overzicht. Dit is waar Asana echt schittert. De “Mijn Taken”-weergave toont alles wat jij moet doen, over alle projecten heen, gesorteerd op deadline. Bij Trello moet je zelf door je borden bladeren om te zien wat er op je bordje ligt. Werk je aan meerdere projecten tegelijk? Dan is dat Asana-overzicht een uitkomst.
Rapportage is een ander verhaal. Trello heeft beperkte rapportagemogelijkheden, zelfs in de dure plannen. Je ziet wat er gebeurt, maar diepgaande analyses moet je elders zoeken. Asana biedt vanaf het Starter-plan al rapportages, en in het Advanced-plan krijg je portfoliomanagement waarmee je meerdere projecten in één dashboard kunt volgen. Voor managers die overzicht willen: Asana wint.
Nog iets waar je rekening mee moet houden: Trello heeft recent een controversiële interface-update uitgerold. Veel gebruikers zijn niet blij met de nieuwe, compactere weergave en de veranderde navigatie. Je kunt niet terug naar de oude interface. Asana heeft ook een nieuwe “Compact Mode” geïntroduceerd, maar die is optioneel.
De prijzen vergeleken
Beide tools hebben een gratis plan, maar met beperkingen. Trello’s gratis plan ondersteunt maximaal 10 borden en 10 medewerkers per workspace. Sinds 2024 is dat een stuk strikter dan voorheen. Je krijgt ook maar 10MB per bestandsbijlage en 250 automatiseringscommando’s per maand. Voor een klein team dat net begint is het voldoende, maar je loopt snel tegen grenzen aan.
Asana’s gratis plan (Personal) geeft je onbeperkte taken en projecten, maar ook maximaal 10 teamleden. Je mist wel tijdlijnen en geavanceerde rapportages. Die krijg je pas vanaf het Starter-plan.
Voor betaalde plannen is Trello goedkoper. Het Standard-plan kost €5 per gebruiker per maand (jaarabonnement), Premium €10 per maand. Asana’s Starter-plan begint bij €10,99 per gebruiker per maand, en Advanced kost €24,99. Dat is een flink verschil. Maar let op: Asana hanteert een minimum van 2 gebruikers voor betaalde plannen, dus je betaalt altijd voor minstens twee seats.
Is die extra prijs van Asana het waard? Dat hangt af van wat je nodig hebt. Krijg je bij Asana standaard functies die je bij Trello alleen met dure Power-Ups of in hogere plannen krijgt? Ja. Maar als je gewoon een visueel bord wilt zonder poespas, betaal je bij Trello minder voor meer dan genoeg.
Eerlijk? Voor een team van 5 personen betaal je bij Trello Standard €25 per maand. Bij Asana Starter ben je €65,94 kwijt (met het 2-seat minimum zelfs meer). Dat is een verschil van ruim €480 per jaar. Dat moet je wel terugverdienen in extra functionaliteit.
Conclusie
Welke moet je kiezen? Simpel: het hangt af van je situatie. Werk je met een klein team aan overzichtelijke projecten en wil je vooral snel kunnen schakelen? Trello. Die visuele Kanban-borden blijven superieur in eenvoud. De prijs is vriendelijker en je hebt binnen vijf minuten je eerste bord klaar.
Maar draai je complexe projecten met afhankelijkheden, deadlines en meerdere teams? Dan is Asana de betere keuze. Die ingebouwde tijdlijnen, het overzicht over projecten heen, en de rapportagemogelijkheden zijn de hogere prijs waard. Vooral als je groeit en structuur nodig hebt.
Persoonlijk? Ik gebruik Trello voor persoonlijke projecten en simpele teamsamenwerkingen. Die snelheid en flexibiliteit win ik van extra features. Maar voor klantprojecten met strikte deadlines en meerdere afhankelijkheden pak ik Asana. Die structuur voorkomt dat dingen door de mazen glippen.
Mijn advies: test ze allebei. De gratis plannen geven je genoeg ruimte om te ervaren welke bij je past. Let op hoe je team ermee omgaat. De beste tool is niet de tool met de meeste features, maar de tool die je team daadwerkelijk gebruikt.
