Ihr Team wächst. Die Post-its kleben nicht mehr. Und diese geteilte Excel? Davon wird niemand glücklich. Sie haben zwei Namen vorbeikommen sehen: Trello und Asana. Beide populär. Beide anders. Ich habe beide ausführlich getestet und helfe Ihnen bei der Auswahl.
Trello in Kürze
Trello ist die digitale Version von Post-its auf einem Whiteboard. Du erstellst Boards, darauf setzt du Listen (denk: „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“, „Fertig“), und in diese Listen machst du Karten. Ziehe eine Karte von links nach rechts, wenn sich der Status ändert. Das ist es. Diese Einfachheit ist genau das, worauf Trello setzt: visuell, intuitiv, schnell zu verstehen. Perfekt für Teams, die nicht über das Tool nachdenken wollen, sondern einfach arbeiten möchten.
Asana in Kürze
Asana ist eine vollwertige Projektmanagement-Plattform. Wo Trello sagt „halte es einfach“, sagt Asana „lass uns das gut organisieren“. Du bekommst nicht nur Boards, sondern auch Listenansichten, Zeitachsen (Gantt-Diagramme), Portfolios und Arbeitsbelastungsansichten. Es ist für Teams gebaut, die komplexe Projekte mit Abhängigkeiten, Deadlines und mehreren Projekten gleichzeitig managen. Mehr Möglichkeiten, aber auch mehr Knöpfe.
Trello vs Asana: die Unterschiede
Der größte Unterschied liegt in der Philosophie. Trello ist eine leere Leinwand. Du bekommst Boards, Listen und Karten, und den Rest erfindest du selbst. Willst du einen Content-Kalender? Erstelle Listen pro Monat. Sprint-Planung? Listen pro Woche. Diese Flexibilität ist fantastisch, aber es bedeutet auch, dass du selbst über die Struktur nachdenken musst.
Asana hingegen hat eine Meinung darüber, wie Projektmanagement funktioniert. Du erstellst Projekte, die aus Aufgaben bestehen, und diese Aufgaben können Unteraufgaben haben. Aufgaben können voneinander abhängig sein. Du siehst auf einen Blick, wer woran arbeitet und ob jemand überlastet ist. Diese Struktur hilft, fühlt sich aber manchmal wie ein Korsett an, wenn du einfach schnell etwas regeln willst.
Dann die Ansichten. Trello dreht sich um das Kanban-Board. Ja, du kannst mit bezahlten Plänen auch Zeitachsen, Tabellen und Kalender bekommen, aber das fühlt sich wie Extras an. Bei Asana sind diese Ansichten in die DNA eingebaut. Wechsle mit einem Klick zwischen Liste, Board, Zeitachse oder Kalender. Dieselben Daten, andere Perspektive. Arbeitest du mit Deadlines und Abhängigkeiten? Dann ist diese Zeitachsenansicht Gold wert.
Automatisierung ist bei beiden vorhanden, funktioniert aber anders. Trello hat Butler, ein ziemlich einfaches Automatisierungstool, das mit „wenn das, dann das“-Regeln funktioniert. Karte nach „Fertig“ verschoben? Füge automatisch ein Label hinzu und sende eine Benachrichtigung. Es funktioniert, aber die kostenlose Version gibt dir nur 250 Befehle pro Monat. Asanas Automatisierung sitzt tiefer im System und fühlt sich kraftvoller an, besonders seit der Einführung von KI-Funktionen, mit denen du Regeln erstellen kannst, indem du einfach tippst, was du willst.
Und dann die persönliche Übersicht. Das ist, wo Asana wirklich glänzt. Die „Meine Aufgaben“-Ansicht zeigt alles, was du erledigen musst, über alle Projekte hinweg, sortiert nach Deadline. Bei Trello musst du selbst durch deine Boards blättern, um zu sehen, was auf deinem Teller liegt. Arbeitest du an mehreren Projekten gleichzeitig? Dann ist diese Asana-Übersicht eine Rettung.
Berichterstattung ist eine andere Geschichte. Trello hat begrenzte Berichtsmöglichkeiten, selbst in den teuren Plänen. Du siehst, was passiert, aber tiefgehende Analysen musst du anderswo suchen. Asana bietet bereits ab dem Starter-Plan Berichte, und im Advanced-Plan bekommst du Portfolio-Management, mit dem du mehrere Projekte in einem Dashboard verfolgen kannst. Für Manager, die Überblick wollen: Asana gewinnt.
Noch etwas, was du berücksichtigen solltest: Trello hat kürzlich ein kontroverses Interface-Update ausgerollt. Viele Nutzer sind nicht zufrieden mit der neuen, kompakteren Ansicht und der veränderten Navigation. Du kannst nicht zur alten Benutzeroberfläche zurückkehren. Asana hat auch einen neuen „Compact Mode“ eingeführt, aber der ist optional.
Die Preise im Vergleich
Beide Tools haben einen kostenlosen Plan, aber mit Einschränkungen. Trellos kostenloser Plan unterstützt maximal 10 Boards und 10 Mitarbeiter pro Workspace. Seit 2024 ist das deutlich strenger als zuvor. Du bekommst auch nur 10MB pro Dateianhang und 250 Automatisierungsbefehle pro Monat. Für ein kleines Team, das gerade anfängt, ist es ausreichend, aber du stößt schnell an Grenzen.
Asanas kostenloser Plan (Personal) gibt dir unbegrenzte Aufgaben und Projekte, aber maximal 10 Teammitglieder. Du vermisst jedoch Zeitpläne und erweiterte Berichte. Die bekommst du erst ab dem Starter-Plan.
Für bezahlte Pläne ist Trello günstiger. Der Standard-Plan kostet €5 pro Benutzer pro Monat (Jahresabonnement), Premium €10 pro Monat. Asanas Starter-Plan beginnt bei €10,99 pro Benutzer pro Monat, und Advanced kostet €24,99. Das ist ein deutlicher Unterschied. Aber Achtung: Asana hat ein Minimum von 2 Benutzern für bezahlte Pläne, du zahlst also immer für mindestens zwei Plätze.
Ist der Aufpreis von Asana es wert? Das hängt davon ab, was du brauchst. Bekommst du bei Asana Standardfunktionen, die du bei Trello nur mit teuren Power-Ups oder in höheren Plänen erhältst? Ja. Aber wenn du einfach nur ein visuelles Board ohne Schnickschnack willst, zahlst du bei Trello weniger für mehr als genug.
Ehrlich? Für ein Team von 5 Personen zahlst du bei Trello Standard €25 pro Monat. Bei Asana Starter kostet es dich €65,94 (mit dem 2-Platz-Minimum sogar mehr). Das ist ein Unterschied von über €480 pro Jahr. Das musst du schon durch zusätzliche Funktionalität wieder reinholen.
Fazit
Welches solltest du wählen? Einfach: es hängt von deiner Situation ab. Arbeitest du mit einem kleinen Team an übersichtlichen Projekten und willst vor allem schnell agieren können? Trello. Diese visuellen Kanban-Boards bleiben unübertroffen in ihrer Einfachheit. Der Preis ist freundlicher und du hast innerhalb von fünf Minuten dein erstes Board fertig.
Aber führst du komplexe Projekte mit Abhängigkeiten, Deadlines und mehreren Teams durch? Dann ist Asana die bessere Wahl. Diese eingebauten Zeitpläne, die projektübergreifende Übersicht und die Berichtsmöglichkeiten sind den höheren Preis wert. Besonders wenn du wächst und Struktur brauchst.
Persönlich? Ich verwende Trello für persönliche Projekte und einfache Teamzusammenarbeit. Diese Geschwindigkeit und Flexibilität schätze ich mehr als zusätzliche Features. Aber für Kundenprojekte mit strengen Deadlines und mehreren Abhängigkeiten greife ich zu Asana. Diese Struktur verhindert, dass Dinge durch die Maschen fallen.
Mein Rat: teste beide. Die kostenlosen Pläne geben dir genug Raum, um zu erfahren, welches zu dir passt. Achte darauf, wie dein Team damit umgeht. Das beste Tool ist nicht das Tool mit den meisten Features, sondern das Tool, das dein Team tatsächlich verwendet.
