Du beginnst mit einer einfachen Excel-Datei, um deine Projekte zu verfolgen. Ein paar Wochen später kämpfst du mit endlosen Registerkarten, Verweisen, die nirgendwohin führen, und Formeln, die niemand mehr versteht. Währenddessen fragt dein Kollege zum dritten Mal, wo die neueste Version des Dokuments liegt. Kommt dir das bekannt vor?
Da kommt Airtable um die Ecke. Es kombiniert die Vertrautheit einer Tabellenkalkulation mit der Kraft einer echten Datenbank. Du bekommst Übersichten, die tatsächlich funktionieren, Automatisierungen, die Zeit sparen, und Schnittstellen, die dein Team auch wirklich nutzt.
Airtable: das Unternehmen
Airtable wurde 2012 in San Francisco gegründet und hat sich seitdem zu einer der beliebtesten Low-Code-Plattformen der Welt entwickelt. Das Unternehmen konzentriert sich auf Teams, die strukturierte Daten verwalten möchten, ohne einen Datenbankexperten einstellen zu müssen.
Mit mehr als 450.000 Organisationen, die die Plattform nutzen, darunter bekannte Namen wie Netflix, Shopify und Time Magazine, hat Airtable bewiesen, dass es eine enorme Nachfrage nach flexiblen Datenlösungen gibt. Das Unternehmen innoviert weiterhin mit KI-Funktionalität und immer leistungsstärkeren Automatisierungen.
Airtable ist über den Browser verfügbar und hat Apps für iOS, Android, macOS und Windows. Eine Linux-Version fehlt bisher, aber die Webanwendung funktioniert prima auf allen Betriebssystemen mit einem modernen Browser.
Für wen ist Airtable geeignet?
Airtable ist ideal für Teams, die mit strukturierten Daten arbeiten, aber keine IT-Abteilung zur Hand haben. Denke an Marketingteams, die Kampagnen verfolgen, Produktionsunternehmen, die Bestellungen verwalten, oder Content-Teams, die Redaktionsplanung organisieren.
Du brauchst keinen technischen Hintergrund, um zu starten. Die Benutzeroberfläche fühlt sich an wie Excel oder Google Sheets, aber unter der Haube steckt eine vollwertige relationale Datenbank. Das bedeutet, dass du Tabellen miteinander verknüpfen, Automatisierungen einrichten und benutzerdefinierte Schnittstellen erstellen kannst.
Vor allem Teams, die aus Excel oder Google Sheets herausgewachsen sind, aber noch nicht bereit für komplexe Enterprise-Software sind, finden in Airtable eine perfekte Zwischenlösung. Es skaliert mit deinem Wachstum und bleibt für nicht-technische Teammitglieder zugänglich.
Weniger geeignet ist Airtable für Teams, die hauptsächlich Textdokumente und Notizen teilen, oder für die Offline-Arbeit essentiell ist. Auch wenn du eine einfache Aufgabenliste ohne Datenbankfunktionalität benötigst, gibt es einfachere Alternativen.
Was kann Airtable alles?
Airtable steckt voller Funktionen, die es von einer gewöhnlichen Tabellenkalkulation unterscheiden. Das sind die wichtigsten:
- Interface Designer – Baue custom Dashboards und Portale für dein Team ohne zu programmieren. Ideal, um komplexe Daten für Menschen zugänglich zu machen, die nicht in die zugrundeliegenden Tabellen eintauchen müssen.
- Automations – Stelle Trigger und Aktionen ein, um repetitive Aufgaben zu automatisieren. Zum Beispiel: sende eine Slack-Nachricht, wenn ein Datensatz aktualisiert wird, oder erstelle automatisch eine neue Aufgabe, sobald ein Projekt einen bestimmten Status erhält.
- Verschiedene Ansichten – Betrachte dieselben Daten als Grid (Tabellenkalkulation), Kanban-Board, Gantt-Chart, Kalender, Galerie oder Zeitleiste. Jede Ansicht kannst du filtern und sortieren, ohne die zugrundeliegenden Daten zu ändern.
- Relational Database Linking – Verknüpfe Datensätze aus verschiedenen Tabellen miteinander. So kannst du zum Beispiel Kunden mit Projekten verknüpfen, und Projekte mit Aufgaben, wodurch du komplexe Beziehungen übersichtlich behältst.
- Airtable AI – Nutze KI, um Daten zu kategorisieren, Texte zu generieren oder Felder automatisch basierend auf Mustern in deiner Datenbank auszufüllen. Das spart vor allem Zeit bei großen Datensätzen.
- Sync Integrations – Synchronisiere Daten zwischen verschiedenen Bases oder hole externe Daten von Tools wie Google Calendar, Jira oder Salesforce herein. Achtung: das funktioniert meist nur in eine Richtung.
- Extensions & Reporting – Füge zusätzliche Funktionalität mit Extensions für Grafiken, Skripte, Seitendesigner und mehr hinzu. Baue Berichte, die automatisch aktualisiert werden, wenn du deine Daten änderst.
Die Kombination dieser Features macht Airtable extrem vielseitig. Du kannst es als CRM, Projektmanagement-Tool, Content-Planer, Inventar-Tracker oder praktisch jedes andere System verwenden, das auf strukturierten Daten basiert.
Was kostet Airtable?
Airtable hat einen kostenlosen Plan, mit dem du unbegrenzt Bases erstellen kannst. Die Beschränkungen liegen in der Anzahl der Datensätze (maximal 1.000 pro Base), dem Speicherplatz für Anhänge (1 GB pro Base), den Automatisierungsläufen (100 pro Monat) und der Anzahl der Bearbeiter (maximal 5).
Für viele kleine Teams oder den persönlichen Gebrauch ist dieser kostenlose Plan ausreichend, um zu starten. Du bekommst Zugang zu allen Grundfunktionen und kannst dir ein gutes Bild davon machen, ob Airtable zu dir passt.
Die kostenpflichtigen Pläne beginnen bei 20 $ pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Zahlung (oder 24 $ pro Monat bei monatlicher Zahlung). Dieser Team-Plan gibt dir 50.000 Datensätze pro Base, 20 GB Anhänge, 25.000 Automatisierungsläufe und drei Jahre Geschichte deiner Daten.
Der Business-Plan kostet 45 $ pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Zahlung (oder 54 $ monatlich). Hier bekommst du 125.000 Datensätze pro Base, 1.000 GB Anhänge, 100.000 Automatisierungsläufe und erweiterte Features wie Admin-Panels und SAML Single Sign-On.
Für große Organisationen gibt es auch einen Enterprise-Plan mit individueller Preisgestaltung. Dieser bietet unbegrenzte Datensätze, Priority Support und zusätzliche Sicherheitsfeatures.
Alle kostenpflichtigen Pläne kommen mit einer kostenlosen 14-tägigen Testphase, sodass du die Premium-Features testen kannst, bevor du zahlst.
Worauf solltest du achten?
Airtable ist leistungsstark, aber nicht perfekt. Es gibt einige Dinge, auf die Benutzer regelmäßig stoßen.
Die mobile App ist ein Schmerzpunkt. Benutzer melden, dass die App beim Öffnen von Dateien abstürzt, langsam lädt und wichtige Funktionalitäten fehlen, die die Desktop-Version hat. Wenn dein Team viel unterwegs arbeitet, ist das eine ernsthafte Einschränkung.
Der Preissprung vom Team-Plan zum Business-Plan ist enorm. Du zahlst mehr als das Doppelte, während viele KMU eigentlich nur ein oder zwei Features aus dem teureren Plan benötigen. Es gibt keine Zwischenoption, was frustrierend ist.
Sync mit externen Apps funktioniert meist nur in eine Richtung. Du kannst Daten importieren, aber Änderungen in Airtable werden nicht zur Quelle zurückgeschrieben. Für echte bidirektionale Synchronisation brauchst du oft externe Tools wie Make oder Zapier, was zusätzliche Kosten verursacht.
Die Lernkurve für erweiterte Funktionalität ist steil. Einfache tabellenkalkulations-ähnliche Anwendungen funktionieren sofort, aber sobald du komplexe Formeln, Rollups oder Schnittstellen erstellen möchtest, musst du beträchtlich Zeit in Tutorials und Dokumentation investieren.
Offline-Arbeit ist nicht möglich. Airtable ist vollständig cloud-basiert und erfordert eine Internetverbindung. Für Teams, die regelmäßig ohne Internet arbeiten, ist das ein Ausschlusskriterium.
Schließlich: Die Datensatzlimits können überraschend schnell bei wachsenden Datenbanken erreicht werden. Du musst dann zwischen Datenarchivierung, Upgrade auf einen teureren Plan oder Anpassung deines Workflows wählen. Das fühlt sich manchmal wie eine künstliche Beschränkung an.
Was denken andere?
Die allgemeine Stimmung zu Airtable ist positiv. Benutzer loben vor allem die Flexibilität, praktisch jeden Geschäftsprozess maßgeschneidert zu erstellen, ohne Entwickler einzuschalten. Der Interface Designer wird oft als Gamechanger genannt, weil er komplexe Datenbanken für nicht-technische Teammitglieder zugänglich macht.
Die Integrationsmöglichkeiten mit Tools wie Make, Zapier und Slack werden ebenfalls geschätzt. Teams können ihren gesamten Workflow automatisieren, indem sie Airtable mit den bereits genutzten Apps verbinden.
Andererseits gibt es konsistente Beschwerden über die mobile Erfahrung. Benutzer finden die App instabil und vermissen Funktionalitäten, die auf dem Desktop verfügbar sind. Das macht mobiles Arbeiten frustrierend.
Die Preissteigerung des Business-Plans ist eine häufige Beschwerde. Viele KMU finden den Sprung von 20 $ auf 45 $ pro Benutzer pro Monat zu groß, besonders da sie nur einen Bruchteil der zusätzlichen Features nutzen.
Auf YouTube findest du ausführliche Reviews, die tiefer in spezifische Anwendungsfälle eingehen. Der Kanal Automation Helpers hat eine detaillierte Review von Airtable 2025 erstellt, in der sie die neue Preisgestaltung und Vergleiche mit Excel und Notion behandeln. GAP Consulting erklärt, wie du die neuesten KI-Updates für effizientere Workflows einsetzt.
Benutzer warnen auch vor der Lernkurve bei erweiterten Formeln und Beziehungen. Was als einfache Tabellenkalkulation beginnt, kann zu einem komplexen System heranwachsen, das schwer zu warten ist, wenn du nicht gut dokumentierst.
Airtable Alternativen
Passt Airtable nicht ganz zu dem, was du suchst? Das sind die besten Alternativen:
- Monday.com – Visueller und benutzerfreundlicher für Anfänger, aber mit weniger tiefgreifenden Datenbank-Funktionalitäten. Wähle dies, wenn du ein Projektmanagement-Tool mit fertigen Templates und einer flacheren Lernkurve suchst.
- Notion – Besser für Dokumentation, Wikis und Notizen, aber weniger geeignet für komplexe Daten-Automatisierungen. Wähle dies, wenn du Notizen, Dokumente und leichte Datenbanken in einem flexiblen Arbeitsbereich kombinieren willst.
- ClickUp – Eine Alles-in-einem-Produktivitätssuite mit Aufgaben, Docs und Zeiterfassung. Wähle dies, wenn du eine komplette Plattform inklusive Dokumentenverwaltung suchst und nicht nur auf datengetriebene Workflows fokussierst.
Jede Alternative hat ihre eigenen Stärken. Monday.com gewinnt bei der Benutzerfreundlichkeit, Notion bei der Flexibilität für Content und ClickUp bei der Vollständigkeit. Airtable bleibt jedoch die beste Wahl, wenn du spezifisch eine leistungsstarke, relationale Datenbank benötigst, die auch für nicht-technische Benutzer zugänglich ist.
Häufig gestellte Fragen
Ist Airtable kostenlos nutzbar?
Ja, Airtable hat einen kostenlosen Plan, mit dem du unbegrenzt Bases erstellen kannst. Du bist jedoch an Limits gebunden: maximal 1.000 Datensätze pro Base, 1 GB Speicherplatz für Anhänge pro Base, 100 Automatisierungsläufe pro Monat und maximal 5 Bearbeiter. Für viele persönliche Projekte und kleine Teams ist das ausreichend, um zu starten.
Was passiert, wenn ich mein Datensatzlimit erreiche?
Du kannst dann keine neuen Datensätze mehr zu dieser Base hinzufügen, bis du auf einen höheren Plan upgradest oder alte Daten archivierst und löschst. Bestehende Datensätze bleiben zugänglich und du kannst sie weiterhin bearbeiten. Es ist ratsam, deine Datensatzanzahl im Auge zu behalten, bevor du das Limit erreichst.
Kann ich Airtable offline verwenden?
Nein, Airtable ist eine cloud-basierte Anwendung und erfordert eine Internetverbindung, um Änderungen zu speichern und zu synchronisieren. Du kannst Bases öffnen, wenn du zuvor online warst, aber neue Änderungen werden erst gespeichert, sobald du wieder verbunden bist. Für Teams, die regelmäßig ohne Internet arbeiten, ist das eine wichtige Einschränkung.
Fazit
Airtable löst ein echtes Problem: Es bietet die Kraft einer Datenbank ohne die Komplexität. Für Teams, die aus Tabellenkalkulationen herausgewachsen sind, aber noch nicht bereit für Enterprise-Software sind, ist es eine ausgezeichnete Wahl.
Die Flexibilität ist beeindruckend. Du kannst praktisch jeden Geschäftsprozess modellieren, vom CRM bis zum Inventarmanagement, und das ohne eine Zeile Code zu schreiben. Der Interface Designer ermöglicht es, komplexe Daten für dein gesamtes Team zugänglich zu machen.
Aber es gibt deutliche Einschränkungen. Die mobile App ist mangelhaft, der Preissprung zum Business-Plan ist groß und offline arbeiten ist nicht möglich. Falls diese Punkte für deine Situation Dealbreaker sind, schaue dir Alternativen an.
Der kostenlose Plan ist großzügig genug, um Airtable gut zu testen. Fange dort an, baue ein paar Bases für deine eigenen Prozesse und schaue, ob es zu der Art passt, wie dein Team arbeitet. Die Chance ist groß, dass du nicht mehr zu Excel zurück willst.
