Airtable

Sie beginnen mit einer einfachen Liste in Excel. Ein paar Wochen später kämpfen Sie mit endlosen Zeilen, Verweisen, die keinen Sinn ergeben, und dem Gefühl, dass Ihre Tabellenkalkulation jeden Moment explodieren könnte. Klingt vertraut? Dann ist es Zeit, Airtable kennenzulernen.

Airtable ist keine gewöhnliche Tabellenkalkulation. Es ist auch keine traditionelle Datenbank. Es liegt irgendwo dazwischen: die Vertrautheit von Excel, aber mit der Leistung einer echten Datenbank. Und das macht es perfekt für alle, die mehr wollen als das, was Google Sheets bieten kann, aber kein Datenbank-Experte werden möchten.

Airtable: das Unternehmen

Airtable wurde 2012 von Howie Liu, Andrew Ofstad und Emmett Nicholas gegründet. Der Hauptsitz befindet sich in San Francisco, und das Unternehmen hat inzwischen mehr als 300.000 Organisationen als Kunden. Von kleinen Startups bis zu großen Unternehmen wie Netflix, Shopify und Time Magazine.

Die Mission? Software für jeden zugänglich machen. Sie müssen kein Programmierer sein, um leistungsstarke Tools zu erstellen. Dieses Low-Code-Prinzip zieht viele Menschen an, die genug von starren Systemen oder teurer Individualsoftware haben.

Im Jahr 2021 sammelte Airtable satte 735 Millionen Dollar ein, mit einer Bewertung von 11 Milliarden Dollar. Dieses Geld verwenden sie hauptsächlich, um neue Funktionen zu entwickeln, wie KI-Integrationen und bessere Automatisierung. Das Tool wächst rasant, und das merkt man an den regelmäßig erscheinenden Updates.

Für wen ist Airtable?

Airtable ist vielseitig einsetzbar. Das macht es schwierig, genau zu sagen, für wen es ist, aber diese Gruppen profitieren am meisten davon:

• Projektmanager, die ihre Projekte verfolgen möchten, ohne in komplexer Software zu ertrinken
• Marketingteams, die Contentkalender, Kampagnen und Assets an einem Ort verwalten möchten
• Personalabteilungen für Recruitment-Pipelines, Onboarding und Personalverwaltung
• Eventorganisatoren, die Gästelisten, Budgets und Planung optimieren möchten
• Produktteams für Roadmaps, Feature Requests und Bug Tracking
• Freelancer und kleine Unternehmen, die CRM, Rechnungsstellung und Projektverwaltung in einem System haben möchten

Eigentlich ist Airtable für jeden, der Daten hat, die zu komplex für eine Tabellenkalkulation sind, aber nicht komplex genug für ein vollständiges Individualsystem. Sie wollen Flexibilität ohne technische Barrieren.

Was kann Airtable alles?

Airtable steckt voller Funktionen, die Sie in einer gewöhnlichen Tabellenkalkulation nicht finden. Dies sind die wichtigsten:

• Relationale Datenbanken – Verknüpfe Tabellen miteinander wie in einer echten Datenbank. Denk an Kunden, die mit Projekten verknüpft sind, oder Produkte mit Bestellungen. Das verhindert doppelte Daten und hält alles übersichtlich.
• Verschiedene Ansichten – Betrachte dieselben Daten als Grid (Tabellenkalkulation), Kanban (wie Trello), Calendar, Gantt, Gallery oder Timeline. Jede Ansicht hat Filter und Sortierungen, die du selbst einstellst.
• Interface Designer – Baue individuelle Dashboards und Apps ohne Code. Perfekt für Kunden oder Teammitglieder, die nur bestimmte Daten sehen oder eingeben müssen.
• Automations – Richten Sie Trigger ein wie „wenn sich der Status zu Erledigt ändert, sende eine E-Mail“ oder „füge automatisch einen Datensatz zu einer anderen Tabelle hinzu“. Das spart endlos manuelle Arbeit.
• Formulare – Erstellen Sie Ausfüllformulare, die Daten direkt zu Ihrer Base hinzufügen. Praktisch für Aufnahmen, Anmeldungen oder Feedback.
• Sync Integrations – Synchronisieren Sie Daten mit Tools wie Google Calendar, Slack, Salesforce oder Jira. So bleibt alles auf dem neuesten Stand ohne manuelles Kopieren.
• Extensions – Fügen Sie zusätzliche Funktionalität hinzu wie Charts, QR-Codes, Pagina-Designer oder externe API-Verbindungen. Es gibt Dutzende verfügbar.
• KI-Funktionen – Generieren Sie Inhalte, analysieren Sie Daten oder erstellen Sie Formeln mit KI. Neu in 2024 und funktioniert überraschend gut für einfache Aufgaben.
• Zusammenarbeit – Arbeiten Sie in Echtzeit mit Ihrem Team zusammen. Hinterlassen Sie Kommentare, markieren Sie Kollegen und sehen Sie, wer was ändert.
• Versionierung – Sehen Sie die Geschichte Ihrer Base an und stellen Sie alte Versionen wieder her, wenn etwas schiefgeht.

Das Schöne ist, dass Sie klein anfangen können. Beginnen Sie mit einer einfachen Tabelle und bauen Sie sie aus, wenn Sie mehr benötigen. Sie müssen nicht alles sofort verstehen.

Was kostet Airtable?

Airtable hat einen kostenlosen Plan und drei kostenpflichtige Optionen. Die Preise gelten pro Benutzer pro Monat.

Free – Kostenlos für immer

Sie erhalten unbegrenzte Bases, aber mit Limits: maximal 1.000 Datensätze pro Base, 1 GB Anhänge pro Base, 100 Automatisierungsläufe pro Monat und maximal 5 Editoren. Für kleine Projekte oder zum Testen ist dies in Ordnung.

Team – € 20 pro Monat (jährlich) oder € 24 pro Monat (monatlich)

Hier erhalten Sie 50.000 Datensätze pro Base, 20 GB Anhänge pro Base, 25.000 Automatisierungsläufe pro Monat und 3 Jahre Versionsverlauf. Sie erhalten auch Zugriff auf Gantt- und Timeline-Ansichten. Dies ist der Plan für wachsende Teams.

Business – € 45 pro Monat (jährlich) oder € 54 pro Monat (monatlich)

Für größere Organisationen. Du erhältst 125.000 Datensätze pro Base, 100 GB Anhänge, 100.000 Automatisierungsläufe und unbegrenzte Versionsverlauf. Plus Admin-Panels, SAML SSO und zusätzliche Erweiterungen.

Enterprise Scale – Auf Anfrage

Für sehr große Organisationen mit zusätzlicher Sicherheit, Support und unbegrenztem allem. Der Preis hängt von deiner Situation ab.

Du kannst alle kostenpflichtigen Pläne 14 Tage kostenlos testen. Danach zahlst du erst, wenn du dich entscheidest weiterzumachen. Achtung: Wenn du den kostenlosen Plan überschreitest, kannst du keine neuen Datensätze mehr hinzufügen, bis du ein Upgrade durchführst oder alte Datensätze löschst.

Die Preise sind in Dollar, daher können Wechselkurse schwanken. Für deutsche Nutzer bedeutet das manchmal kleine Unterschiede in dem, was du letztendlich zahlst.

Worauf sollten Sie achten?

Airtable ist leistungsstark, aber nicht perfekt. Dies sind die wichtigsten Kritikpunkte, die Nutzer nennen:

Der Preis steigt schnell. Der kostenlose Plan ist großzügig, aber sobald dein Team wächst oder du mehr Datensätze benötigst, zahlst du schnell Hunderte Euro pro Monat. Es gibt keine günstige Zwischenstufe zwischen kostenlos und € 20 pro Person. Für kleine Teams kann das ein Dealbreaker sein.

Die Lernkurve ist steiler als du denkst. Ja, Airtable sieht aus wie eine Tabellenkalkulation. Aber sobald du relationale Felder, Formeln und Automatisierungen verwendest, musst du dir wirklich Zeit nehmen, um es zu verstehen. Für nicht-technische Teams kann dies frustrierend sein.

Die mobile App ist mittelmäßig. Viele Nutzer beschweren sich, dass die iOS- und Android-Apps langsam sind, oft abstürzen und Funktionen fehlen. Für einfache Aufgaben wie das Hinzufügen eines Datensatzes ist es okay, aber komplexe Bearbeitungen machst du besser auf dem Desktop.

Berichterstattung und Dashboards sind begrenzt. Willst du erweiterte Diagramme oder Analysen? Dann musst du externe Tools wie Tableau oder Google Data Studio hinzuziehen. Die eingebauten Diagramme sind einfach und nicht sehr anpassbar.

Kein Offline-Modus. Ohne Internet kannst du nichts tun. Das ist ärgerlich, wenn du unterwegs bist oder an Orten mit schlechter Verbindung arbeitest.

Automatisierungen sind limitiert. Selbst im Business-Plan bist du auf 100.000 Läufe pro Monat begrenzt. Für große Teams, die viel automatisieren, kann das zu wenig sein. Dann musst du auf externe Tools wie Zapier oder Make zurückgreifen, was zusätzlich kostet.

Trotz dieser Punkte bleiben viele Nutzer begeistert. Die Flexibilität und Leistung wiegen oft die Nachteile auf. Aber gehe nicht blind hinein: Teste den kostenlosen Plan gründlich, bevor du investierst.

Was denken andere?

Die allgemeine Stimmung über Airtable ist positiv. Nutzer schätzen vor allem die Flexibilität und Leistungsfähigkeit der Plattform. Auf Review-Seiten wie G2 und Capterra erreicht Airtable durchschnittlich 4,6 von 5 Sternen.

Was die Leute großartig finden:

• Die Kombination aus Spreadsheet-Oberfläche mit Datenbank-Kraft
• Wie einfach es ist anzufangen, selbst ohne technische Kenntnisse
• Die enorme Menge an Templates für fast jeden Anwendungsfall
• Integrationen mit Tools wie Slack, Google Drive und Zapier
• Die Community und der Support, einschließlich umfangreicher Dokumentation

Was die Leute nervig finden:

• Der Preis, besonders für größere Teams
• Die mobile App, die regelmäßig abstürzt oder langsam ist
• Der Mangel an fortgeschrittener Berichterstattung
• Die Lernkurve für komplexere Funktionen

Auf YouTube gibt es zahlreiche Tutorials und Reviews. Kanäle wie Productive Dude, Gareth Pronovost und Dan Leeman haben umfassende Anleitungen für 2025 erstellt. Viele Reviewer betonen, dass du die „Tabellenkalkulations-Denkweise“ loslassen musst, um Airtable optimal zu nutzen. Es ist kein Excel-Ersatz, sondern ein Datenbank-Tool, das wie eine Tabellenkalkulation aussieht.

Ein oft gehörter Tipp: Fange einfach an. Erstelle zunächst eine Tabelle, lerne die Grundlagen und baue es dann aus. Zu viele Menschen versuchen sofort ein komplexes System zu bauen und werden frustriert.

Airtable Alternativen

Passt Airtable nicht ganz zu dem, was du suchst? Dies sind die besten Alternativen:

• Notion – Wählen Sie dies, wenn Sie einen Alles-in-einem-Arbeitsbereich für Notizen, Dokumente und Datenbanken möchten. Notion ist günstiger und einfacher für Teams, die hauptsächlich dokumentieren wollen. Aber die Datenbank-Funktionen sind weniger fortgeschritten als Airtable.
• Monday.com – Wählen Sie dies, wenn Sie speziell Projektmanagement mit gebrauchsfertigen Workflows, Aufgabenabhängigkeiten und Ressourcenplanung möchten. Monday ist visueller und stärker auf Projekte ausgerichtet, während Airtable flexibler für individuelle Anwendungsfälle ist.
• Smartsheet – Wählen Sie dies, wenn Sie eine klassische Spreadsheet-Oberfläche bevorzugen, aber dennoch Enterprise-Funktionen benötigen. Smartsheet ähnelt mehr Excel als Airtable, hat aber auch Automatisierung und Zusammenarbeit.
• ClickUp – Wählen Sie dies, wenn Sie eine komplette Projektmanagement-Plattform mit Aufgaben, Dokumenten, Zeiterfassung und Zielen möchten. ClickUp ist breiter als Airtable, aber weniger stark in der Datenbank-Funktionalität.
• Coda – Wählen Sie dies, wenn Sie Dokumente und Datenbanken auf einer flexiblen Plattform kombinieren möchten. Coda ist vergleichbar mit Notion, aber mit leistungsfähigeren Formeln und Automatisierung, näher an Airtable.

Jede Alternative hat ihre Stärken. Es hängt davon ab, was deine Priorität ist: Flexibilität, Preis, Benutzerfreundlichkeit oder spezifische Funktionen.

Häufig gestellte Fragen

Ist Airtable kostenlos nutzbar?

Ja, Airtable hat einen kostenlosen Plan, der für immer verfügbar bleibt. Du kannst unbegrenzt Bases erstellen, aber du hast Limits: maximal 1.000 Datensätze pro Base, 1 GB Anhänge pro Base, 100 Automatisierungsläufe pro Monat und maximal 5 Editoren. Für kleine Projekte oder um das Tool kennenzulernen ist das prima.

Was passiert, wenn ich die Limits des kostenlosen Plans überschreite?

Wenn du das Limit von 1.000 Datensätzen erreichst, kannst du keine neuen Datensätze mehr hinzufügen, bis du alte Datensätze löschst oder auf einen kostenpflichtigen Plan upgradest. Du verlierst keine Daten, aber du kannst nicht weiterarbeiten. Das Gleiche gilt für die anderen Limits wie Anhänge oder Automatisierungsläufe.

Hat Airtable eine Desktop-App?

Ja, es gibt offizielle Desktop-Apps für macOS und Windows. Diese funktionieren genauso wie die Webversion, fühlen sich aber etwas schneller an. Für Linux gibt es keine offizielle App, aber die Webversion funktioniert hervorragend in jedem modernen Browser.

Kann ich Airtable offline nutzen?

Nein, Airtable funktioniert nur mit einer Internetverbindung. Es gibt keinen Offline-Modus, also kannst du ohne Internet nicht auf deine Daten zugreifen. Das ist eine häufige Beschwerde von Nutzern, die unterwegs arbeiten.

Ist Airtable für große Teams geeignet?

Ja, aber dann benötigst du den Business oder Enterprise Plan. Große Teams brauchen mehr Datensätze, Automatisierungen und Nutzer, als der kostenlose oder Team Plan bietet. Die Kosten steigen dann aber schnell, also berechne gut, was du benötigst.

Kann ich Airtable mit anderen Tools integrieren?

Absolut. Airtable hat native Integrationen mit beliebten Tools wie Slack, Google Calendar, Gmail, Salesforce und Jira. Für andere Tools kannst du Zapier, Make oder die Airtable API verwenden. Es gibt tausende Möglichkeiten.

Wie sicher sind meine Daten in Airtable?

Airtable nimmt Sicherheit ernst. Sie verwenden Verschlüsselung, haben SOC 2 Type II Zertifizierung und bieten bei höheren Plänen SAML SSO und Audit Logs. Für die meisten Unternehmen ist das ausreichend, aber prüfe immer, ob es deinen spezifischen Compliance-Anforderungen entspricht.

Fazit

Airtable ist eines der leistungsstärksten Low-Code-Tools, die es gibt. Es kombiniert die Zugänglichkeit einer Tabellenkalkulation mit den Möglichkeiten einer Datenbank, und das macht es perfekt für Teams, die mehr wollen als Excel, aber keine Entwickler im Haus haben.

Die Flexibilität ist unübertroffen. Ob du nun ein CRM baust, einen Contentkalender verwaltest oder eine Recruitment-Pipeline einrichtest: Airtable passt sich deinem Workflow an, nicht andersherum. Und mit den neuen KI-Funktionen und verbesserter Automatisierung wird es nur noch leistungsstärker.

Aber es ist nicht für jeden. Der Preis kann erheblich steigen, wenn dein Team wächst. Die mobile App ist enttäuschend. Und die Lernkurve ist real, besonders wenn du erweiterte Funktionen nutzen möchtest. Wenn du eine einfache Tabellenkalkulation benötigst, ist Google Sheets günstiger und einfacher.

Mein Rat: Probiere den kostenlosen Plan gründlich aus. Baue einen echten Use Case, nicht nur ein Testprojekt. Schau, ob es zu der Art passt, wie dein Team arbeitet. Und rechne gut aus, was es kostet, wenn du skalierst. Für viele Teams ist Airtable das Geld mehr als wert, aber nur, wenn du die Kraft davon auch wirklich nutzt.

Wenn du bereit bist, dir die Zeit zu nehmen, es zu lernen, bekommst du ein Tool, das jahrelang mit deiner Organisation mitwachsen kann. Und genau darin ist Airtable gut.