Akiflow

Du hast Aufgaben in Gmail, Slack-Pings, die du noch bearbeiten musst, eine Notion-Datenbank voller Projekte und irgendwo in Asana steht auch noch etwas. Währenddessen versuchst du, deinen Kalender zu pflegen und fragst dich, warum Produktivität so ermüdend ist. Kommt dir das bekannt vor?

Akiflow versucht, dieses Problem zu lösen, indem es alles in einem Interface zusammenführt. Es kombiniert deine Aufgaben, Kalender und alle Eingaben aus verschiedenen Apps in einer Timeline. Klingt gut, aber funktioniert es wirklich? Und ist es den Preis wert?

Ich habe mich in das Tool vertieft, Reviews gelesen und mir angeschaut, was Nutzer davon halten. Das ist, was du wissen musst.

Akiflow: das Unternehmen

Akiflow wurde für Menschen entwickelt, die mit fragmentierter Produktivität kämpfen. Das Unternehmen richtet sich speziell an Professionals, die mit vielen verschiedenen Tools arbeiten und ständig zwischen Apps wechseln müssen.

Das Tool ist relativ neu im Vergleich zu etablierten Namen wie Todoist oder Things, hat aber schnell eine treue Nutzerbasis aufgebaut. Besonders unter Menschen, die ihre Arbeit gerne visuell organisieren und Fans von Time-Blocking sind.

Das Unternehmen investiert erheblich in Integrationen und versucht, die Brücke zwischen Aufgabenverwaltung und Kalenderverwaltung zu schlagen. Nicht als zwei getrennte Dinge, sondern als ein System.

Für wen ist Akiflow?

Akiflow wurde für einen bestimmten Nutzertyp entwickelt. Wenn du nur eine einfache Aufgabenliste benötigst, ist das übertrieben. Aber wenn du erkennst, dass dein Tag aus Aufgaben aus fünf verschiedenen Apps besteht und dein Kalender immer voll ist, dann kann Akiflow interessant sein.

Das Tool passt gut zu:

• Profis, die mit mehreren Tools arbeiten und ständig wechseln müssen
• Menschen, die Time-Blocking mögen und ihren Tag visuell planen möchten
• Power-User, die Tastenkombinationen schätzen und schnell arbeiten möchten
• Teams, die bereits in Tools wie Notion, Asana oder ClickUp investieren und daraus Aufgaben konsolidieren möchten

Es ist weniger geeignet, wenn du:

• Hauptsächlich auf deinem Handy arbeitest (die mobile App ist noch nicht großartig)
• Eine einfache Aufgabenliste ohne Schnickschnack suchst
• Nicht bereit bist, in ein relativ teures Abonnement zu investieren
• Offline-Zugang wichtig findest

Was kann Akiflow alles?

Akiflow ist vollgepackt mit Funktionen, die sich alle um eine Sache drehen: Aufgaben und Zeit zusammenführen. Das sind die wichtigsten Möglichkeiten:

• Universal Inbox – Alle Aufgaben aus verschiedenen Apps kommen in einem Posteingang zusammen. Gmail, Slack, Notion, Asana, Trello, was auch immer. Alles an einem Ort, ohne dass du ständig wechseln musst.
• Time-blocking calendar – Ziehe Aufgaben direkt in deinen Kalender und blockiere Zeit dafür. Du siehst auf einen Blick, was du wann tun wirst. Der Kalender synchronisiert bidirektional mit Google Calendar und Outlook.
• Command Bar – Ein Tastenkombinationssystem, mit dem du blitzschnell durch die App navigierst. Neue Aufgabe hinzufügen, Projekt wechseln, Tag zuweisen, alles über die Tastatur.
• Daily Rituals – Strukturierte Momente am Anfang und Ende deines Tages, um deine Arbeit zu planen und abzuschließen. Hilft dir, intentional zu arbeiten, anstatt reaktiv.
• Time Slots – Gruppiere mehrere Aufgaben in einem Zeitblock. Praktisch, wenn du zum Beispiel alle E-Mails auf einmal bearbeiten möchtest oder eine ganze Liste kleiner Aufgaben nacheinander erledigen willst.
• Share Availability – Teile deine Verfügbarkeit mit anderen über einen Link, sodass Personen direkt einen Termin planen können, ohne endlos hin und her zu mailen.
• Focus Mode – Hefte bestimmte Aufgaben an und verberge den Rest. Hilft dir, dich auf das zu konzentrieren, was jetzt wichtig ist, ohne von deiner gesamten Aufgabenliste abgelenkt zu werden.
• Integrationen – Verbinde Gmail, Slack, Notion, Asana, Trello, Todoist, ClickUp und mehr. Änderungen, die du in Akiflow vornimmst, werden in die ursprüngliche App zurückgeschrieben.
• AI-Assistent – Lernt von deinem Verhalten und schlägt automatisch Projekte und Tags vor, basierend darauf, wie du zuvor Aufgaben organisiert hast.

Was auffällt, ist, dass Akiflow nicht versucht, ein vollständiges Projektmanagement-System zu sein. Es ist wirklich um die Frage herum gebaut: Was werde ich heute tun und wann? Der Fokus liegt auf dem Jetzt, nicht auf komplexen Projektstrukturen.

Was kostet Akiflow?

Akiflow hat keinen kostenlosen Plan. Du kannst es 7 Tage lang kostenlos ausprobieren, aber danach musst du bezahlen.

Es gibt einen kostenpflichtigen Plan mit zwei Zahlungsoptionen:

• Monatlich – $ 34 pro Monat
• Jährlich – $ 19 pro Monat (also $ 228 pro Jahr)

Der Unterschied ist erheblich. Wenn du monatlich zahlst, zahlst du fast doppelt so viel. Der jährliche Plan ist eindeutig das bessere Angebot, erfordert aber eine größere Vorabinvestition.

Im Vergleich zu Mitbewerbern liegt Akiflow am teureren Ende. Todoist kostet zum Beispiel $ 4 pro Monat, Things ist ein einmaliger Kauf von € 50, und selbst Sunsama (ebenfalls eine Premium-Option) liegt bei $ 20 pro Monat bei jährlicher Zahlung.

Die Frage ist, ob die Konsolidierung all deiner Apps und die Time-Blocking-Funktionalität diesen Preis rechtfertigen. Für manche Menschen ja, für andere nicht.

Worauf muss man achten?

Akiflow hat Stärken, aber es gibt auch deutliche Nachteile, die du berücksichtigen solltest.

Der Preis ist hoch. Besonders wenn du monatlich zahlst. Für $ 34 pro Monat kannst du auch mehrere andere Tools abonnieren. Es lohnt sich nur, wenn du wirklich Probleme mit dem Wechseln zwischen Apps hast und Time-Blocking zentral in deiner Arbeitsweise steht.

Die mobile App ist noch nicht großartig. Mehrere Reviewer erwähnen Bugs und eingeschränkte Funktionalität auf dem Handy. Wenn du viel unterwegs arbeitest, ist das ein Problem. Die Desktop- und Web-App sind stark, aber mobil hinkt es hinterher.

Kein Offline-Modus. Du benötigst eine Internetverbindung, um mit Akiflow zu arbeiten. Für die meisten Menschen kein Dealbreaker, aber wenn du oft offline arbeitest, ist das schwierig.

Eingeschränkte Projektmanagement-Funktionen. Akiflow ist kein Ersatz für Tools wie Asana oder ClickUp. Du kannst zwar Projekte anlegen, aber es gibt keine Subtasks, keine Headings, keine komplexen Hierarchien. Es ist wirklich für individuelle Aufgabenausführung gebaut, nicht für Team-Projektmanagement.

Striktes Refund-Regelwerk. Mehrere Nutzer beschweren sich über die „kein Geld zurück“ Policy bei automatischen Verlängerungen. Wenn du vergisst, rechtzeitig zu kündigen, bekommst du dein Geld nicht zurück. Das fühlt sich nicht kundenfreundlich an.

Lernkurve. Die Command Bar und alle Tastenkombinationen sind mächtig, aber es dauert eine Weile, bis du sie beherrschst. Die ersten Tage fühlst du dich wahrscheinlich langsamer als in deinem alten System.

Sync-Probleme. Einige Nutzer melden Probleme mit bestimmten Integrationen, vor allem Outlook. Die meisten Integrationen funktionieren gut, aber es ist nicht immer reibungslos.

Akiflow Reviews

Ich habe mir einige Akiflow Reviews angeschaut und durchgelesen und es gibt ein paar, die ich gerne mit dir teilen möchte.

1. Healthnews

Healthnews testet Akiflow als Lösung für das ewige Problem von fragmentierten Aufgaben über Gmail, Slack, Notion und andere Tools. Der Reviewer ist positiv darüber, wie Akiflow als zentrale Hub fungiert, die all deine Aufgaben und Kalender zusammenbringt, sodass du nicht ständig zwischen verschiedenen Apps wechseln musst.

Die Review betont vor allem die Stärke der Aufgabenkonsolidierung und der bidirektionalen Synchronisation: wenn du eine Aufgabe in Akiflow abhakst, wird dies auch in der ursprünglichen App wie Notion oder Trello aktualisiert. Die Time Blocking Funktion und die Command Bar mit Tastenkombinationen bekommen viel Aufmerksamkeit, wobei der Reviewer zugibt, dass es eine Lernkurve gibt. Das Preismodell wird als teuer angesehen für monatliche Zahler, aber die jährliche Option ist laut ihnen viel besserer Value.

Pluspunkte

• Ausgezeichnete Integrationen mit Tools wie Gmail, Notion, ClickUp, Trello und Slack
• Bidirektionale Synchronisierung: Änderungen in Akiflow werden in die ursprünglichen Apps übertragen
• Visuell ansprechende Benutzeroberfläche, die übersichtlich bleibt, selbst bei vielen Integrationen
• Gutes Onboarding mit Eins-zu-Eins-Sitzungen und dediziertem Support
• AI-Assistent, der automatisch Projekte und Tags basierend auf deinen Gewohnheiten zuweist

Minuspunkte

• Kein vollständiger Offline-Modus – du benötigst eine Internetverbindung
• Monatlicher Preis ist eher hoch
• Lernkurve für die Command Bar und alle Tastenkombinationen

2. Toolfinder

Francesco D’Alessio von Toolfinder nimmt dich mit durch Akiflow mit Fokus auf drei Kernbereiche: Kalenderverwaltung, Aufgabenverwaltung und Konsolidierung. Er betont, dass Akiflow vor allem für visuell orientierte Menschen geeignet ist, die ihre Produktivität gerne in einer linearen, kalenderbasierten Ansicht sehen.

Die Review legt viel Wert auf die Time Blocking Funktionalität, bei der du Aufgaben einfach in deinen Kalender ziehen kannst. Toolfinder zeigt, wie du Projekte anlegen kannst, um Aufgaben zu organisieren, und wie die Inbox für die Verarbeitung eingehender Aufgaben funktioniert. Der Kalender synchronisiert mit Google Calendar und Outlook, und du kannst auch deine Verfügbarkeit mit externen Parteien teilen, ohne endloses Hin-und-Her-Mailen.

Pluspunkte

• Intuitive Time-Blocking-Funktion durch Ziehen von Aufgaben in deinen Kalender
• Gute Integration mit Google Calendar und Outlook
• Praktischer Posteingang für die Verarbeitung neuer Aufgaben
• Möglichkeit, Verfügbarkeit mit anderen zu teilen

Minuspunkte

• Preisstruktur von $ 19/Monat (jährlich) oder $ 34/Monat kann für manche hoch sein
• Video ist recht kurz und oberflächlich, vermisst Tiefgang bei einigen Features

3. Peter Akkies

Peter Akkies macht einen ausführlichen Vergleich zwischen Akiflow und Things 3, wobei er einen fundamentalen Unterschied aufdeckt: traditionelle Aufgabenverwaltungs-Apps fokussieren auf „was“ du tun musst, während Akiflow sich auf „wann“ du es tun wirst konzentriert. Er testet beide Apps anhand von fünf Phasen: Erfassen, Organisieren, Planen, Ausführen und Reviewen.

Die Review zeigt, dass Akiflow viel weiter geht als eine einfache Aufgabenliste. Der Kernunterschied liegt in der Organisation: wo Things Aufgaben nach Projekt oder Bereich organisiert, organisiert Akiflow primär nach Zeit. Peter ist vor allem begeistert vom Daily Planning Ritual, Time Slots, in denen du mehrere Aufgaben gruppieren kannst, und der Möglichkeit, ganze Projekte in deinen Kalender zu ziehen für Time Blocking. Die Web-App bekommt ein Kompliment, ebenso wie die vielen Integrationen mit Tools wie Gmail, Todoist und ClickUp. Allerdings findet er die mobile App noch unterentwickelt und vermisst Funktionalität rund um Deadlines.

Pluspunkte

• Voll funktionsfähige Web-App, die auf jedem Gerät funktioniert
• Daily Planning und Daily Shutdown Rituale helfen dir, intentional zu arbeiten
• Time Slots, mit denen du Aufgaben gruppieren und ganze Projekte time-blocken kannst
• Ausgezeichnete Integrationen mit Gmail, Slack, Todoist, ClickUp und anderen Tools
• Möglichkeit, Links zu Aufgaben hinzuzufügen (zum Beispiel zu Notion-Seiten)
• Focus Mode und Pin-Funktion, um dich auf bestimmte Aufgaben zu konzentrieren

Minuspunkte

• Mobile App ist noch nicht gut entwickelt und schwierig zu bedienen
• Deadlines-Funktion macht noch wenig – Aufgaben erscheinen nicht automatisch auf deiner Liste
• Keine Unterstützung für Anhänge und ortsbasierte Erinnerungen
• Begrenzte Optionen für benutzerdefinierte Wiederholungspläne

Akiflow Alternativen

Passt Akiflow nicht ganz? Das sind die besten Alternativen:

• Motion – Wähle Motion, wenn du möchtest, dass AI deine Tagesplanung vollständig automatisiert. Motion plant und plant Aufgaben automatisch basierend auf Deadlines und Prioritäten um. Akiflow gibt dir mehr manuelle Kontrolle, Motion übernimmt das Steuer.
• Sunsama – Wähle Sunsama, wenn du nach einer ruhigeren, geführten Planungserfahrung mit Fokus auf Intention suchst. Sunsama konzentriert sich mehr auf achtsames Planen und tägliche Reflexion, während Akiflow mehr auf Geschwindigkeit und Effizienz für Power-User ausgerichtet ist.
• Todoist – Wähle Todoist, wenn du nur eine einfache Aufgabenliste ohne Time-Blocking-Funktionalität benötigst. Todoist ist viel günstiger und macht eine Sache sehr gut: Aufgaben organisieren. Aber es hat keine tiefe Kalenderintegration wie Akiflow.

Häufig gestellte Fragen

Hat Akiflow einen kostenlosen Plan?

Nein, Akiflow hat keinen dauerhaft kostenlosen Plan. Es gibt jedoch eine 7-tägige kostenlose Testphase, um alle Funktionen auszuprobieren.

Funktioniert Akiflow mit Outlook und Google Calendar?

Ja, Akiflow bietet eine 2-Wege-Synchronisierung mit sowohl Google Calendar als auch Outlook Calendar, sodass dein Kalender immer auf dem neuesten Stand ist.

Kann ich Aufgaben aus anderen Apps importieren?

Ja, Akiflow integriert sich mit Tools wie Notion, Slack, Asana, Trello, Todoist und Gmail, um Aufgaben automatisch in deinem universellen Posteingang zu sammeln.

Fazit

Akiflow löst ein echtes Problem: das ständige Wechseln zwischen Apps und das Gefühl, nie einen Überblick zu haben. Wenn du mit mehreren Tools arbeitest und Time-Blocking wichtig für deine Arbeitsweise ist, kann Akiflow ein Gamechanger sein.

Die Stärken sind klar. Die Konsolidierung funktioniert gut, die bidirektionale Synchronisierung bedeutet, dass du wirklich von einem Ort aus arbeiten kannst, und das visuelle Time-Blocking ist intuitiv. Die Command Bar und Tastenkombinationen machen dich schnell, sobald du sie beherrschst.

Aber der Preis ist hoch, die mobile App ist noch nicht großartig, und du hast keinen Offline-Zugang. Für manche Menschen sind das Dealbreaker.

Die Frage, die du dir stellen musst: Wie viel Zeit verliere ich jetzt durch das Wechseln zwischen Apps? Und wie viel ist es wert, dieses Problem zu lösen? Wenn die Antwort „viel“ ist, probiere dann die 7-tägige Testphase aus. Wenn du hauptsächlich auf deinem Handy arbeitest oder eine einfache Aufgabenliste suchst, schaue dir dann Alternativen an.

Akiflow ist nicht für jeden, aber für die richtige Person kann es genau das sein, was gefehlt hat.