Ihr Team wächst. Die Projekte häufen sich. Und irgendwo zwischen dem fünften Slack-Thread und der x-ten Excel-Tabelle verlieren Sie den Überblick. Kommt Ihnen das bekannt vor? Ich habe Asana in den letzten Monaten intensiv für verschiedene Projekte genutzt – von Contentkalendern bis zur Produktentwicklung. Zeit, Ihnen genau zu erzählen, was funktioniert und wo Sie auf Probleme stoßen.
Asana: das Unternehmen
Asana wurde 2008 von Dustin Moskovitz (ja, der von Facebook) und Justin Rosenstein gegründet. Beide waren frustriert darüber, wie Teams bei Facebook zusammenarbeiteten. Zu viele Meetings. Zu viel Unklarheit darüber, wer was machte. Sie wollten einen Ort, an dem jeder genau sehen konnte, was los war.
Diese Frustration führte zu Asana – einem Tool, das auf Transparenz und Klarheit ausgerichtet ist. Keine endlosen E-Mail-Threads mehr, um herauszufinden, wer für diese eine Aufgabe verantwortlich ist. Alles an einem Ort, für alle sichtbar.
Heute nutzen mehr als 150.000 Organisationen Asana. Von kleinen Startups bis hin zu Unternehmen wie Spotify und NASA. Es hat sich zu einem der größten Anbieter im Projektmanagement entwickelt, mit Büros auf der ganzen Welt und einer Bewertung in Milliardenhöhe.
Für wen ist Asana eigentlich?
Asana richtet sich an Teams, die Struktur brauchen, ohne in Komplexität zu ertrinken. Denken Sie an Marketingteams, die Kampagnen planen, Produktentwickler, die Sprints verwalten, oder Personalabteilungen, die Onboarding-Prozesse verfolgen.
Es funktioniert gut für Teams von 5 bis 500 Personen. Kleiner als das? Dann ist Asana wahrscheinlich überdimensioniert – Trello macht das dann prima. Größer als 500? Dann möchten Sie vielleicht mehr Enterprise-Funktionen, die Sie bei Tools wie Jira finden.
Nicht ideal für Freelancer, die allein arbeiten. Die Stärke liegt in der Zusammenarbeit und dem Überblick über mehrere Personen. Auch nicht perfekt für Teams, die sehr visuell arbeiten möchten – Monday.com gewinnt dann bei Farbe und Flair. Und wenn Sie ein All-in-One-Tool mit CRM, Dokumenten und Chat in einem Paket suchen, schauen Sie sich ClickUp an.
Features von Asana
Seien wir ehrlich: Asana steckt voller Funktionen. Aber welche nutzen Sie wirklich?
- Workflow Builder – Baue deine eigenen Prozesse, ohne programmieren zu müssen. Neuer Blogpost geplant? Dann geht der automatisch zum Redakteur, danach zum Design und schließlich zur Veröffentlichung. Du richtest es einmal ein und es läuft von selbst. Spart endloses Herumfummeln mit manuellen Updates.
- Zeitplan (Gantt-Diagramme) – Sieh auf einen Blick, welche Aufgaben voneinander abhängig sind. Verschiebst du eine Deadline? Dann verschieben sich alle verknüpften Aufgaben mit. Ideal für komplexe Projekte, bei denen alles aufeinander abgestimmt sein muss. Gewöhnt man sich aber erst dran, wenn man noch nie mit Gantt-Diagrammen gearbeitet hat.
- Automatisierung von Aufgaben – Jemand markiert eine Aufgabe als „Erledigt“? Sie geht automatisch in die nächste Phase über. Deadline rückt näher? Sende eine Erinnerung. Du kannst das alles ohne technische Kenntnisse einrichten. Es spart wirklich Stunden pro Woche an manueller Fummelei.
- Portfolios für Projektübersicht – Hast du fünf Projekte gleichzeitig am Laufen? Mit Portfolios siehst du den Status von allem auf einem Bildschirm. Rot bedeutet Verzögerung, grün läuft nach Plan. Perfekt für Manager, die das große Ganze sehen wollen, ohne in Details zu ertrinken.
- Auslastung (Workload management) – Sieh genau, wie viele Stunden jeder diese Woche hat. Ein Teammitglied ist überlastet, während ein anderes nichts zu tun hat? Dann kannst du Aufgaben verschieben, bevor es eskaliert. Das verhindert Burn-out und Frustration.
- Ziele und Meilensteine Tracking – Verknüpfe deine täglichen Aufgaben mit größeren Unternehmenszielen. So siehst du, ob die Arbeit an diesen Social Media Posts tatsächlich zu deinem Q4-Ziel beiträgt. Gibt allem, was du tust, einen Kontext.
Die verschiedenen Ansichten verdienen noch etwas zusätzliche Aufmerksamkeit. Sie können dasselbe Projekt als Liste ansehen (einfach und übersichtlich), als Board (Kanban-Stil für visuelle Arbeiter), als Zeitstrahl (diese Gantt-Diagramme) oder als Kalender. Jeder in Ihrem Team kann seine eigene Präferenz wählen. Die eine Person liebt Listen, die andere möchte diese Karten ziehen können.
Und dann die Integrationen. Asana verbindet sich mit praktisch allem: Slack für Benachrichtigungen, Google Drive für Dokumente, Zoom für Meetings, Harvest für Zeiterfassung. Sie müssen nicht ständig zwischen Apps wechseln. Alles kommt in Asana zusammen.
Asana Preis
Beginnen wir mit der guten Nachricht: Es gibt eine kostenlose Version. Der Personal-Plan kostet nichts und funktioniert für maximal 10 Teammitglieder. Sie erhalten unbegrenzte Aufgaben und Projekte sowie die grundlegenden Ansichten (Liste, Board, Kalender). Für ein kleines Team, das gerade anfängt, ist das eigentlich ziemlich großzügig.
Aber. Diese kostenlose Version fehlt die leistungsstarken Features. Keine Zeitstrahlen, keine Automatisierung, keine erweiterten Berichte. Für viele Teams fühlt es sich schnell zu eingeschränkt an.
Dann die kostenpflichtigen Pläne. Der Starter-Plan kostet € 10,99 pro Monat pro Benutzer bei jährlicher Zahlung (€ 131,88 pro Jahr insgesamt). Monatlich zahlen? Dann kostet es dich € 13,49 pro Monat. Hier bekommst du Zeitleisten, Automatisierung und Workflow Builder dazu. Für die meisten wachsenden Teams ist das der Startpunkt.
Der Advanced-Plan geht deutlich nach oben: € 24,99 pro Monat pro Benutzer bei jährlicher Zahlung (€ 299,88 pro Jahr). Monatlich wird das € 30,49. Hier bekommst du Portfolios, Workload Management und erweiterte Berichte. Besonders interessant für größere Teams oder wenn du mehrere Projekte gleichzeitig überblicken musst.
Enterprise und Enterprise+ haben keinen festen Preis – du musst Kontakt aufnehmen für ein Angebot. Das bedeutet meistens: teuer. Diese Pläne sind wirklich für große Organisationen mit spezifischen Sicherheitsanforderungen und Support-Wünschen.
Ehrlich? Für kleine Teams ist € 10,99 pro Person pro Monat ziemlich happig. Gerade wenn dein Team aus 15 Leuten besteht, bist du schnell € 165 pro Monat los. Monday.com und ClickUp sind oft günstiger für vergleichbare Funktionalität. Auf der anderen Seite: die kostenlose Version von Asana ist großzügiger als die von Monday.
Du kannst es 30 Tage kostenlos ausprobieren. Keine Kreditkarte nötig für den Test. Nutze diese Zeit gut – teste vor allem die Automatisierungen und Zeitleisten, denn dafür zahlst du letztendlich.
Worauf sollten Sie achten?
Sprechen wir über die Frustrationen. Denn die gibt es.
Erster Ärger: du kannst nur eine Person einer Aufgabe zuweisen. Klingt vielleicht logisch – ein Verantwortlicher vermeidet Verwirrung. Aber in der Praxis arbeiten Menschen oft zusammen an derselben Aufgabe. Du kannst zwar „Follower“ hinzufügen, aber die bekommen keine Benachrichtigungen wie der Hauptverantwortliche. Umständlich.
Dann der Preis. Ich erwähnte es schon, aber es ist wirklich ein Schmerzpunkt. Für deutsche Startups und Scale-ups ist € 25 pro Person pro Monat für den Advanced-Plan einfach viel Geld. Gerade wenn du 20+ Leute hast. Dann redest du über € 500 pro Monat. Das sind € 6000 pro Jahr für Projektmanagement-Software.
Die Benachrichtigungen sind standardmäßig viel zu aggressiv eingestellt. Du wirst mit E-Mails über jede kleine Aktualisierung zugeschüttet. Jemand fügt einen Kommentar hinzu? E-Mail. Aufgabe verschiebt sich um einen Tag? E-Mail. Dein Posteingang läuft voll. Ja, du kannst das in den Einstellungen anpassen, aber warum ist der Standard so übertrieben?
Zeiterfassung ist eine halbgare Geschichte. Asana hat seit kurzem zwar eine native Zeiterfassungsfunktion, aber die ist nur in den kostenpflichtigen Plänen und ziemlich basic. Viele Teams müssen trotzdem mit Harvest oder Toggl integrieren. Warum nicht einfach einen ordentlichen eingebauten Timer?
Und dann die Lernkurve. Asana sieht einfach aus, aber sobald du tiefer in Custom Fields, Templates und Automatisierungen eintauchst, wird es komplex. Neue Teammitglieder brauchen wirklich ein paar Wochen, um alles drauf zu haben. Nicht so schlimm wie ClickUp, aber auch nicht so intuitiv wie Trello.
Letzter Punkt: die mobile App ist okay, aber nicht großartig. Aufgaben ansehen und erstellen geht prima. Aber komplexe Workflows anpassen oder Berichte ansehen? Mach das lieber auf deinem Laptop. Die App fühlt sich mehr wie eine Notlösung an als ein vollwertiger Arbeitsplatz.
Was denken andere?
Das allgemeine Sentiment über Asana ist positiv, aber mit deutlichen Einschränkungen. Die Leute schätzen vor allem die saubere, übersichtliche Oberfläche. Kein überflüssiger Schnickschnack – einfach ein Tool, das tut, was es tun soll.
Die kostenlose Version bekommt viel Lob. Verglichen mit Monday.com bietet Asana mehr Wert ohne zu zahlen. Unbegrenzte Aufgaben und Projekte für 10 Personen ist ziemlich großzügig. Viele kleine Teams bleiben dort jahrelang hängen.
Die Zeitleisten und Kalenderansichten werden oft als große Pluspunkte genannt. Teams, die von Excel-Tabellen oder Whiteboards kommen, finden es eine Wohltat, alles digital und übersichtlich zu haben. Und die Integrationen mit Slack und Google Drive funktionieren tatsächlich nahtlos – das ist kein Marketing-Gerede.
Aber dann die Beschwerden. Diese Eine-Person-pro-Aufgabe-Regel taucht immer wieder in Bewertungen auf. „Warum kann ich nicht einfach zwei Personen zuweisen?“ ist eine häufig gehörte Frustration. Es fühlt sich wie eine künstliche Einschränkung an.
Der Preis ist der andere große Diskussionspunkt. Vor allem kleine Teams finden den Sprung von kostenlos auf € 10,99 pro Person ziemlich heftig. Und dann entdecken sie, dass sie eigentlich den Advanced-Plan für Portfolios und Workload Management brauchen. Plötzlich reden wir über € 25 pro Person. Das ist für viele deutsche Unternehmen einfach zu viel.
Die E-Mail-Benachrichtigungen sind ein wiederkehrender Streitpunkt. Menschen wechseln zu Asana, um weniger E-Mails zu bekommen, und werden dann trotzdem überflutet. Ja, es ist anpassbar, aber warum ist die Standardeinstellung so nervig?
Auffällig: viele Menschen nennen Asana „langweilig“ im Vergleich zu Monday.com. Keine Farben, keine Animationen, kein visuelles Flair. Für manche ist das gerade angenehm – keine Ablenkung. Für andere fühlt es sich altmodisch an.
Asana Alternativen
Passt Asana nicht ganz zu deinem Team? Dann schau dir diese Optionen an:
- Monday.com – Visueller und farbenfroher, oft einfacher für nicht-technische Teams. Wähle dies, wenn du eine sehr visuelle Oberfläche möchtest und CRM-ähnliche Funktionen benötigst. Monday fühlt sich moderner an und ist oft intuitiver für Menschen, die nicht täglich mit Projektmanagement-Tools arbeiten.
- Trello – Einfacher und begrenzter, konzentriert sich rein auf Kanban. Wähle dies, wenn du nur einfache Aufgabenboards ohne komplexe Projektstrukturen benötigst. Perfekt für kleine Teams oder persönliche Nutzung. Auch viel günstiger – die kostenlose Version reicht für die meisten Menschen aus.
- ClickUp – Mehr Funktionen (All-in-One) und günstiger, aber steilere Lernkurve. Wähle dies, wenn du maximale Funktionalität zu einem niedrigeren Preis möchtest und bereit bist, Zeit in die Einrichtung zu investieren. ClickUp hat Dokumente, Chat, Ziele, Zeiterfassung – alles eingebaut. Aber es ist auch überwältigend für neue Benutzer.
Häufig gestellte Fragen
Kann Asana kostenlos genutzt werden?
Ja, der Personal-Plan ist kostenlos für Teams bis zu 10 Personen. Du bekommst unbegrenzte Aufgaben und Projekte, vermisst aber die leistungsstarken Features wie Zeitpläne, Automatisierung und erweiterte Berichte. Für ein kleines Team, das gerade anfängt, ist es ein guter Startpunkt, aber du stößt schnell an die Grenzen.
Hat Asana eine integrierte Zeiterfassung?
Ja, Asana hat seit kurzem eine native Zeiterfassungsfunktion. Die gibt es nur in den kostenpflichtigen Plänen und ist ziemlich basic. Viele Teams entscheiden sich immer noch dafür, spezialisierte Tools wie Harvest oder Toggl zu integrieren. Diese bieten mehr Berichtsmöglichkeiten und Abrechnungsoptionen.
Kann ich Asana offline verwenden?
Die mobilen Apps für iOS und Android haben eingeschränkte Offline-Funktionalität. Du kannst Aufgaben ansehen und neue erstellen, die synchronisieren sich, sobald du wieder online bist. Aber die Webversion benötigt eine Internetverbindung. Für Teams, die viel unterwegs sind oder an Orten ohne WLAN arbeiten, ist das ein Nachteil.
Fazit
Asana ist ein solides Projektmanagement-Tool, das besonders gut für Teams funktioniert, die Struktur suchen, ohne in Komplexität zu versinken. Die Benutzeroberfläche ist sauber, die Grundfunktionen funktionieren gut, und die kostenlose Version ist überraschend großzügig.
Aber es ist nicht perfekt. Der Preis ist am oberen Ende für deutsche Teams, besonders wenn du den Advanced-Plan brauchst. Die Eine-Person-pro-Aufgabe-Regel bleibt frustrierend. Und die Zeiterfassung hätte besser sein können.
Wähle Asana, wenn du ein zuverlässiges, professionelles Tool ohne zu viel Schnickschnack möchtest. Wenn dein Team aus 10-50 Personen besteht, du regelmäßig komplexe Projekte mit Abhängigkeiten hast und du das Budget für einen kostenpflichtigen Plan hast. Die Automatisierungen und Zeitpläne sind wirklich wertvoll, wenn du sie richtig einsetzt.
Wähle etwas anderes, wenn dein Budget knapp ist (probiere ClickUp), wenn du eine sehr visuelle Benutzeroberfläche möchtest (entscheide dich für Monday.com), oder wenn du einfach simple Aufgabenboards brauchst (Trello reicht). Und wenn du ein Freelancer bist, der alleine arbeitet? Dann ist Asana übertrieben – verwende Notion oder Todoist.
Persönlich? Ich verwende Asana immer noch für Kundenprojekte. Nicht weil es perfekt ist, sondern weil es zuverlässig ist und meine Kunden es verstehen. Das ist letztendlich, was zählt: ein Tool, das dein Team tatsächlich verwendet, anstatt diese eine schicke App, die nach zwei Wochen in der Versenkung verschwindet.
