Du kennst das: Du sendest eine Mail mit drei möglichen Terminen, der andere antwortet mit zwei anderen Vorschlägen, und ehe du dich versiehst, ist eine Woche vergangen und du hast immer noch keinen Termin vereinbart. Dieses Hin- und Her-Mailen kostet unglaublich viel Zeit. Calendly löst das, indem es deinen Kalender teilt und Leute selbst einen Zeitpunkt wählen lässt, der für alle passt.
Calendly: das Unternehmen
Calendly wurde 2013 von Tope Awotona gegründet, der es satt hatte, ständig Termine über endlose Mailwechsel vereinbaren zu müssen. Er entwickelte ein Tool, das einfach funktioniert: Du gibst an, wann du verfügbar bist, sendest einen Link, und der andere wählt einen Zeitpunkt. Fertig.
Inzwischen nutzen Millionen Menschen weltweit Calendly, von Selbstständigen bis zu großen Unternehmen. Das Unternehmen sitzt in Atlanta und hat sich vollständig auf eine Sache konzentriert: Terminplanung so einfach wie möglich zu machen. Keine überflüssigen Features, einfach ein Tool, das tut, was es tun soll.
Das Tool integriert sich mit allen großen Kalendern wie Google Calendar, Outlook und Office 365. Du kannst es auch mit Videotools wie Zoom und Google Meet verbinden, sodass automatisch ein Meeting-Link erstellt wird. Calendly hat sich zu einem der meistgenutzten Planungstools der Welt entwickelt.
Für wen ist Calendly?
Calendly ist ideal für alle, die regelmäßig Termine mit Personen außerhalb des eigenen Unternehmens vereinbaren. Denk an:
- Freelancer und Berater, die Erstgespräche oder Kundenmeetings planen
- Recruiter, die Vorstellungsgespräche mit Kandidaten einplanen
- Sales Teams, die Demos für potenzielle Kunden geben
- Coaches und Therapeuten, die Sitzungen mit Klienten organisieren
- Dozenten, die Sprechstunden anbieten möchten ohne Aufwand
Eigentlich ist Calendly für jeden, der nicht den ganzen Tag über mailen möchte, wann jemand Zeit hat. Wenn du mehr als ein paar Termine pro Woche mit externen Personen planst, spart dir dieses Tool wirklich Stunden pro Monat.
Das Tool funktioniert weniger gut, wenn du hauptsächlich intern mit Kollegen Meetings hast. Dafür reichen meistens die Standard-Planungsfunktionen in Google Calendar oder Outlook aus. Calendly ist wirklich für externe Termine gemacht, bei denen der andere keinen Zugriff auf deinen Kalender hat.
Was kann Calendly alles?
Calendly steckt voller Funktionen, die das Planen von Terminen einfacher machen. Das sind die wichtigsten:
- Kalenderintegrationen – Verknüpfe deinen Google Calendar, Outlook, Office 365 oder iCloud und Calendly prüft automatisch, wann du frei bist. So vermeidest du Doppelbuchungen.
- Unbegrenzte 1-zu-1-Termine – Selbst im kostenlosen Plan kannst du unbegrenzt Termine buchen lassen, nur bist du auf einen Termintyp beschränkt (zum Beispiel nur Erstgespräche von 30 Minuten).
- Automatische Bestätigungsmails – Sobald jemand einen Termin bucht, erhalten Sie beide automatisch eine Bestätigung mit Kalendereinladung. Sie müssen nichts mehr manuell versenden.
- Meeting Polls – Möchten Sie mit mehreren Personen einen Termin abstimmen? Dann können Sie eine Umfrage erstellen, in der jeder angibt, wann er Zeit hat, und Sie wählen den Zeitpunkt, der für die meisten passt.
- Video Conferencing Integrationen – Calendly erstellt automatisch einen Zoom-, Google Meet- oder Microsoft Teams-Link und fügt ihn zum Termin hinzu. Super praktisch für Online-Meetings.
- Website Embed – Sie können Ihre Calendly-Buchungsseite direkt auf Ihrer eigenen Website einbinden, sodass Besucher sofort einen Termin vereinbaren können, ohne zu einer anderen Seite zu wechseln.
- Puffer und Pausen – Legen Sie fest, dass Sie zwischen Terminen mindestens 15 Minuten Pause haben möchten oder dass Personen nicht innerhalb von 24 Stunden einen Termin buchen können. So behalten Sie die Kontrolle über Ihren Kalender.
- Zeitzonen – Arbeiten Sie international? Calendly erkennt automatisch die Zeitzone des anderen und verhindert Verwirrung darüber, wann genau das Meeting stattfindet.
- Zahlungen – In den kostenpflichtigen Plänen können Sie Stripe oder PayPal anbinden, sodass Personen direkt bezahlen, wenn sie einen Termin buchen. Praktisch für Coaches oder Berater, die im Voraus kassieren möchten.
- Workflows – Versenden Sie automatisch Erinnerungen, Follow-up-Mails oder Fragebögen nach einem Termin. Das spart wieder manuelle Arbeit.
Die Benutzeroberfläche ist super einfach. Du erstellst einen Event-Typ (zum Beispiel „Erstgespräch 30 Minuten“), gibst an, wann du verfügbar bist, und teilst den Link. Mehr ist es nicht. Personen, die einen Termin vereinbaren möchten, sehen sofort, welche Zeitpunkte frei sind und können einen davon buchen.
Was kostet Calendly?
Calendly hat einen kostenlosen Plan und zwei kostenpflichtige Optionen. Die Preise gelten pro Benutzer pro Monat.
Free Plan
Der kostenlose Plan ist durchaus brauchbar, aber eingeschränkt. Du kannst nur einen Kalender verbinden und eine Art von Termin anbieten. Außerdem steht Calendly-Branding auf deiner Buchungsseite und du vermisst Features wie Workflows und Zahlungen. Für Personen, die gelegentlich einen Termin planen, ist das in Ordnung, aber sobald du es ernsthaft geschäftlich nutzen möchtest, stößt du schnell an die Grenzen.
Standard Plan
Kostet € 10 pro Monat bei jährlicher Zahlung (oder € 12 pro Monat bei monatlicher Zahlung). Damit kannst du unbegrenzt Event-Typen erstellen, bis zu 6 Kalender verknüpfen, dein Branding anpassen und automatische Workflows einrichten. Du erhältst auch Zugang zu Zahlungsintegrationen. Für die meisten Selbstständigen und kleinen Unternehmen ist dies die beste Option.
Teams-Plan
Kostet € 16 pro Monat bei jährlicher Zahlung (oder € 20 monatlich). Dies ist besonders interessant, wenn du mit mehreren Personen arbeitest und gemeinsame Buchungsseiten erstellen möchtest. Du erhältst auch Round-Robin-Scheduling (Termine werden automatisch auf Teammitglieder verteilt) und Salesforce-Integration. Für größere Teams oder Vertriebsabteilungen.
Es gibt auch einen Enterprise-Plan für große Organisationen, aber dafür musst du Kontakt aufnehmen, um ein Angebot zu erhalten. Alle kostenpflichtigen Pläne haben eine kostenlose Testphase von 14 Tagen, sodass du zuerst ausprobieren kannst, ob sich das Upgrade lohnt.
Ehrlich gesagt finden viele Menschen den Sprung von kostenlos zu € 10 pro Monat ziemlich groß für das, was man dafür bekommt. Besonders wenn man es nur für sich selbst nutzt. Aber wenn du viele Termine planst, verdienst du diese € 10 leicht durch Zeitersparnis zurück.
Worauf sollte man achten?
Calendly funktioniert im Allgemeinen gut, aber es gibt ein paar Dinge, auf die Nutzer stoßen:
Der kostenlose Plan ist wirklich sehr eingeschränkt. Du kannst nur einen Termintyp anbieten, wenn du also sowohl 30-minütige Erstgespräche als auch ausführliche einstündige Beratungen anbieten möchtest, musst du bereits upgraden. Auch kannst du nur einen Kalender verknüpfen, was schwierig ist, wenn du mehrere Kalender verwendest, um Doppelbuchungen zu vermeiden.
Apple Calendar und iCloud-Synchronisation funktioniert in den günstigeren Plänen nicht immer reibungslos. Viele Menschen berichten, dass sie dafür eigentlich den teureren Plan benötigen, während Google Calendar und Outlook in allen Plänen einwandfrei funktionieren. Wenn du ein Apple-Nutzer bist, ist das etwas, das du berücksichtigen solltest.
Spam-Buchungen können ein Problem sein, wenn dein Link öffentlich geteilt wird. Einige Nutzer erhalten gefälschte Termine oder Spam in ihrem Kalender, weil jeder mit dem Link einen Termin buchen kann. Du kannst dies teilweise lösen, indem du eine Bestätigungsfrage hinzufügst oder verlangst, dass Personen zuerst ein Formular ausfüllen, aber völlig wasserdicht ist es nicht.
Die Preise sind in den letzten Jahren gestiegen und Funktionen, die früher in günstigeren Plänen enthalten waren, wurden manchmal in teurere Pläne verschoben. Das gefällt bestehenden Nutzern natürlich nicht. Außerdem gibt es zusätzliche Kosten für bestimmte Integrationen oder Add-ons, was es teurer machen kann, als man zunächst dachte.
Der Kundenservice reagiert laut einigen Nutzern langsam, besonders wenn du den kostenlosen oder günstigen Plan hast. Bei Problemen kannst du nicht immer schnell Hilfe bekommen, was ärgerlich ist, wenn du einen wichtigen Termin planen musst.
Abschließend: Das Tool funktioniert am besten für Standardtermine. Wenn du sehr spezifische Planungswünsche hast (zum Beispiel Verfügbarkeit, die sich täglich unterscheidet, oder komplexe Regeln dafür, wer wann buchen darf), stößt du manchmal an die Grenzen.
Was meinen andere?
Die meisten Menschen sind positiv über Calendly. Der größte Pluspunkt, der immer wieder genannt wird: enorme Zeitersparnis. Menschen, die früher Stunden pro Woche mit der Terminplanung beschäftigt waren, sind jetzt in wenigen Klicks fertig. Das allein macht es für viele Nutzer lohnenswert.
Auch die Benutzerfreundlichkeit wird oft gelobt. Sowohl derjenige, der das Tool nutzt, als auch die Person, die einen Termin bucht, finden es angenehm zu bedienen. Die Benutzeroberfläche ist klar und man versteht sofort, wie es funktioniert. Keine komplizierten Anleitungen erforderlich.
Die Synchronisation mit Google Calendar und Outlook funktioniert laut den meisten Nutzern zuverlässig. Doppelbuchungen kommen fast nicht vor, solange du deine Kalender richtig verknüpft hast. Auch die automatischen Meeting-Links für Zoom oder Google Meet werden als sehr praktisch empfunden.
Die Kritik richtet sich vor allem auf den kostenlosen Plan. Viele Menschen probieren Calendly kostenlos aus, merken, dass es gut funktioniert, stoßen dann aber auf die Einschränkungen. Ein Event-Typ ist für die meisten geschäftlichen Nutzer einfach zu wenig. Es fühlt sich ein bisschen wie eine zu eingeschränkte Testversion an statt eines vollwertigen kostenlosen Plans.
Auf YouTube sind viele Tutorials zu finden. Kanäle wie Simpletivity und No Code MBA haben ausführliche Videos erstellt, wie man Calendly optimal nutzt, inklusive Tipps für Zahlungen und Website-Integration. Die sind praktisch, wenn man gerade anfängt.
Im Allgemeinen gilt: Wenn du das Tool ernsthaft geschäftlich nutzen möchtest, musst du eigentlich den kostenpflichtigen Plan nehmen. Aber wenn du das tust, sind die meisten Nutzer zufrieden mit dem, was sie dafür zurückbekommen.
Calendly Alternativen
Passt Calendly nicht ganz zu dem, was du suchst? Das sind die besten Alternativen:
- Acuity Scheduling – Bietet erweiterte Funktionen wie umfangreiche Aufnahmeformulare, Paketverkauf und mehr Kontrolle über den Buchungsprozess. Wählen Sie dies, wenn Sie komplexe Dienstleistungen haben, bei denen Sie vorab viele Informationen von Kunden benötigen, oder wenn Sie mehrere Sitzungen gleichzeitig verkaufen möchten.
- Microsoft Bookings – Ist standardmäßig in Microsoft 365 enthalten und kostet somit nichts extra, wenn Sie das bereits haben. Die Funktionalität ist etwas eingeschränkter als bei Calendly, aber für grundlegende Terminplanung ist es in Ordnung. Wählen Sie dies, wenn Ihre Organisation vollständig im Microsoft-Ökosystem arbeitet und Sie keine zusätzlichen Tools bezahlen möchten.
- Cal.com – Eine Open-Source-Alternative, die Sie selbst hosten oder über deren Plattform nutzen können. Viel flexibler und Sie haben die volle Kontrolle über Ihre Daten. Wählen Sie dies, wenn Sie technikaffin sind, Datenschutz wichtig finden oder spezifische Anpassungen vornehmen möchten, die andere Tools nicht zulassen.
Es gibt auch Tools wie Doodle (vor allem für Gruppentermine), YouCanBookMe (vergleichbar mit Calendly, aber etwas günstiger) und SimplyBook.me (mehr ausgerichtet auf Dienstleister wie Friseure und Therapeuten). Welches am besten passt, hängt von deiner spezifischen Situation ab.
Häufig gestellte Fragen
Ist Calendly wirklich kostenlos?
Ja, es gibt einen kostenlosen Plan, der für immer kostenlos bleibt. Du kannst unbegrenzt Termine buchen lassen und einen Kalender verknüpfen. Aber du bist auf einen Termintyp beschränkt und dir fehlen Features wie Workflows und Zahlungen. Für ernsthafte geschäftliche Nutzung ist der kostenlose Plan meist zu eingeschränkt.
Kann ich Zahlungen über Calendly erhalten?
Ja, aber nur in den kostenpflichtigen Plänen ab Standard. Du kannst dann Stripe oder PayPal verknüpfen, sodass Menschen direkt bezahlen, wenn sie einen Termin buchen. Praktisch, wenn du Beratungen oder Coaching-Sitzungen verkaufst und im Voraus kassieren möchtest.
Wie viele Kalender kann ich verknüpfen?
Im kostenlosen Plan kannst du nur einen Kalender verknüpfen. Im Standard und Teams Plan kannst du bis zu sechs Kalender pro Nutzer verknüpfen. Das ist praktisch, wenn du mehrere Kalender hast (zum Beispiel Arbeit und privat) und verhindern möchtest, dass Doppelbuchungen entstehen.
Fazit
Calendly tut genau das, was es verspricht: Es macht das Planen von Terminen deutlich einfacher. Wenn du regelmäßig Meetings mit Menschen außerhalb deiner Organisation planst, erspart es dir wirklich Stunden pro Monat an Hin-und-Her-E-Mails.
Der kostenlose Plan ist praktisch, um zu testen, ob das Tool zu dir passt, aber für geschäftliche Nutzung brauchst du schnell den kostenpflichtigen Plan. Für € 10 pro Monat bekommst du dann alle wesentlichen Funktionen, die du brauchst. Das ist nicht günstig, aber wenn du bedenkst, wie viel Zeit es dir spart, rechnet es sich schnell.
Das Tool funktioniert am besten, wenn du relativ standardmäßige Termine planst: Erstgespräche, Sales Calls, Coaching-Sitzungen, solche Sachen. Hast du sehr spezifische Planungswünsche oder arbeitest du hauptsächlich intern mit Kollegen? Dann gibt es vielleicht bessere Alternativen.
Alles in allem ist Calendly eine solide Wahl für jeden, der professionell Termine planen möchte ohne Aufwand. Das Tool ist zuverlässig, benutzerfreundlich und integriert sich gut mit den Tools, die du wahrscheinlich sowieso schon nutzt. Probiere den kostenlosen Plan aus und upgraden, wenn du merkst, dass du auf die Einschränkungen stößt.
