Deine Notizen sind über einzelne Dateien verstreut, deine Ideen verschwinden in Ordnern und du verpasst Zusammenhänge, die es wirklich gibt. Capacities geht das anders an: Es arbeitet mit Objekten statt mit Dokumenten. Ein Tool, das behauptet, ein „Studio für deinen Geist“ zu sein.
Wer steckt hinter Capacities?
Capacities Labs GmbH wurde 2020 von Steffen Bleher und Michael von Hohnhorst aus dem deutschen Sankt Wendel gegründet. Die Idee entstand aus Frustration darüber, wie traditionelle Notiz-Apps funktionieren. Computer zwingen dich dazu, in Ordnern und Hierarchien zu denken, während dein Gehirn in Netzwerken und Zusammenhängen arbeitet. Diese Lücke wollten sie überbrücken.
Ihre Lösung: ein System, das mit Objekten arbeitet. Nicht ein Dokument über ein Buch, sondern das Buch selbst als Objekt mit Eigenschaften. Nicht eine Notiz über eine Person, sondern diese Person als Entität, die du überall verknüpfen kannst. Eine grundlegend andere Art des Wissensmanagements, die sich daran orientiert, wie du eigentlich denkst.
Das Unternehmen ist vollständig bootstrapped, also durch Nutzer finanziert ohne externe Investoren. Die Community ist inzwischen auf über 10.000 Mitglieder gewachsen. Alle Daten werden auf verschlüsselten Servern innerhalb der EU gespeichert, was für viele europäische Nutzer eine bewusste Entscheidung ist. Es bleibt ein relativ kleines Team, das sich auf diese eine Kernidee konzentriert: objektbasiertes Denken zugänglich zu machen.
Für wen ist Capacities?
Capacities ist für Menschen gebaut, die mit Wissen und Ideen arbeiten. Forscher, die Quellen verwalten und Zusammenhänge suchen müssen. Studenten, die Vorlesungen, Literatur und eigene Einsichten verbinden wollen. Content Creator, die Inspiration sammeln und Projekte organisieren. Wissensarbeiter, die ihr zweites Gehirn aufbauen wollen, ohne in Ordnerstrukturen stecken zu bleiben.
Das Tool ist gerade nicht geeignet für große Organisationen oder Teams, die in Echtzeit zusammenarbeiten müssen. Es gibt keine Kollaborationsfunktionen, keine gemeinsamen Workspaces, keine Berechtigungen. Dies ist eine persönliche Wissensumgebung. Auch wenn du hauptsächlich einfache To-do-Listen und Einkaufslisten brauchst, ist das mit Kanonen auf Spatzen geschossen. Capacities erfordert eine Investition an Zeit, um sich das Objekt-Denken anzueignen.
Was kann Capacities alles?
Die kostenlose Version bietet unbegrenzte Notizen und Objekte mit 5GB Medienspeicher. Für AI-Features, unbegrenzten Speicher und Priority-Support brauchst du einen kostenpflichtigen Plan. Hier sind die Kernfunktionen:
- Objektbasierte Notizen: Du erstellst keine Dokumente über Dinge, sondern die Dinge selbst. Eine Person ist ein Objekt mit Eigenschaften, ein Buch ist ein Objekt mit Autor und Veröffentlichungsdatum. Diese Objekte kannst du überall wiederverwenden und verknüpfen, ohne zu kopieren.
- AI Assistant und Chat: Der integrierte AI hilft dir beim Schreiben, Zusammenfassen und Beantworten von Fragen zu deinen Notizen. Du kannst dich mit deiner eigenen Wissensdatenbank unterhalten, was besonders praktisch ist, wenn du schnell etwas wiederfinden oder Zusammenhänge suchen möchtest.
- Graph view: Eine visuelle Netzwerkansicht, die zeigt, wie deine Notizen und Objekte miteinander verbunden sind. Nicht nur eine schöne Visualisierung, sondern auch eine Möglichkeit, unerwartete Verbindungen zwischen Ideen zu entdecken, die du separat gespeichert hattest.
- Daily notes: Jeder Tag erhält automatisch eine eigene Seite, auf der du schnell Gedanken festhalten kannst. Keine Hürde zum Anfangen, einfach lostippen. Später kannst du diese losen Gedanken noch mit Objekten oder Projekten verknüpfen.
- Kalender Integration: Deine Notizen und Objekte können mit Daten verknüpft werden. Praktisch, um nachzuverfolgen, wann du etwas gelesen hast, wann eine Idee entstand oder wann du eine Person getroffen hast. Die Zeitlinie wird Teil deiner Wissensstruktur.
- Offline Modus: Die Desktop- und mobilen Apps funktionieren ohne Internetverbindung. Du kannst einfach im Zug oder während eines Fluges weiterarbeiten, alles synchronisiert sich, sobald du wieder online bist.
- Task management Integrationen: Verknüpfe deine Notizen mit externen Task Managern. Capacities selbst ist keine vollwertige Aufgabenverwaltungs-App, aber du kannst Aufgaben erstellen und diese mit Tools synchronisieren, die dafür gemacht sind.
- WhatsApp und Telegram Integration: Sende Ideen direkt aus deinen Messaging-Apps an Capacities. Diese lose Idee während eines Gesprächs oder dieser interessante Link, den jemand schickt, geht nicht mehr in deinem Chat-Verlauf verloren.
- Export Möglichkeiten: Deine gesamte Wissensdatenbank kannst du nach Markdown, HTML oder JSON exportieren. Du bist nicht an die Plattform gebunden, all deine Arbeit bleibt zugänglich, falls du jemals wechseln möchtest.
Das Tool ist als Webanwendung verfügbar und hat native Apps für iOS, Android, Windows, macOS und Linux. Die Oberfläche ist modern und visuell ansprechend, was sich laut Nutzern deutlich schneller anfühlt als Notion.
Was kostet Capacities?
Capacities hat einen kostenlosen Basisplan ohne Limit bei der Anzahl der Notizen oder Objekte. Du bekommst 5GB Speicher für Medien wie Bilder und PDFs. Für die meisten Nutzer, die hauptsächlich Text speichern, reicht das aus, um ernsthaft anzufangen. AI-Features sind nicht im kostenlosen Plan enthalten.
Das Pro-Abonnement kostet 11,99 Dollar pro Monat oder 9,99 Dollar pro Monat bei jährlicher Zahlung (119,88 Dollar insgesamt). Damit erhältst du unbegrenzten Speicher, Zugang zum KI-Assistenten und Priority-Support. Es gibt auch einen Believer-Plan für 14,99 Dollar pro Monat oder 12,49 Dollar pro Monat bei jährlicher Zahlung (149,88 Dollar insgesamt). Dieser ist für Nutzer gedacht, die das Projekt zusätzlich unterstützen möchten und erhalten die gleichen Features wie Pro.
Neue Nutzer können 14 Tage kostenlos mit allen Pro-Features testen. Genug Zeit, um herauszufinden, ob der objekt-basierte Ansatz zu dir passt. Es gibt keine Lifetime-Deals oder Team-Abonnements, was angesichts des Fokus auf individuelle Nutzung logisch ist.
Worauf solltest du achten?
Der größte Mangel ist die Abwesenheit von Kollaborationsfunktionen. Du kannst Notizen nicht mit Teammitgliedern teilen, es gibt keine geteilten Workspaces und keine Möglichkeit, gemeinsam in Echtzeit zu arbeiten. Wenn du mit anderen an Wissensmanagement zusammenarbeiten möchtest, musst du ein anderes Tool wählen.
Der Import aus anderen Apps ist eingeschränkt und oft schwierig. Besonders der Wechsel von Notion oder Evernote erfordert manuelle Arbeit. Die Struktur ist so anders, dass eine direkte Migration nicht gut funktioniert. Du musst deinen Content neu nach dem Objekt-Denken organisieren, was zeitaufwändig sein kann.
Es gibt keine native iPad-App, nur eine iPhone-App, die auf Tablets funktioniert, aber nicht für den größeren Bildschirm optimiert ist. Für Menschen, die viel auf einem Tablet arbeiten, fühlt sich das wie eine verpasste Chance an. Die Benutzeroberfläche skaliert nicht ideal mit.
Die Datenbankfunktionalität ist begrenzter als in Notion. Du kannst keine Formeln erstellen, keine erweiterten Berechnungen durchführen und keine komplexen Beziehungen zwischen Datenbanken aufbauen. Capacities ist für Wissensmanagement gebaut, nicht für Projektmanagement oder spreadsheet-artige Operationen.
Die Lernkurve für objekt-basiertes Denken ist steiler als bei traditionellen Notiz-Apps. Du musst deine Arbeitsweise anpassen und dich an eine andere Art der Organisation gewöhnen. Das erfordert Geduld und Experimentieren, bevor es sich natürlich anfühlt.
Capacities Alternativen
Abhängig von deinen Prioritäten gibt es andere Tools, die besser passen:
- Obsidian: Wähle dies, wenn du vollständige Kontrolle über deine Daten möchtest und keine Cloud-Sync benötigst. Deine Notizen werden lokal als Markdown-Dateien gespeichert, das Tool ist völlig kostenlos und du kannst selbst wählen, wo deine Dateien liegen. Weniger Out-of-the-box-Struktur, aber mehr Freiheit.
- Notion: Wähle dies, wenn du mit einem Team arbeitest und umfangreiche Datenbanken benötigst. Notion ist stärker in Zusammenarbeit und Projektmanagement, mit leistungsstarker Datenbank-Funktionalität und Formeln. Weniger geeignet für Netzwerk-Denken, mehr für strukturierte Projekte.
- Logseq: Wähle dies, wenn du einen Outliner-Workflow und Open-Source-Software bevorzugst. Logseq arbeitet mit Bullets und täglichen Logs, ist völlig kostenlos und transparent. Die Lernkurve ist steiler und die Oberfläche weniger poliert, aber du erhältst mehr technische Kontrolle.
Häufig gestellte Fragen
Ein paar praktische Fragen, die oft aufkommen:
Sind meine Daten bei Capacities sicher?
Ja, Capacities ist ein deutsches Unternehmen, das Daten auf verschlüsselten Servern innerhalb der EU speichert. Sie unterliegen der GDPR-Gesetzgebung, was bedeutet, dass strenge Datenschutzregeln gelten. Für europäische Nutzer, die Wert auf Datensouveränität legen, ist dies ein wichtiger Vorteil gegenüber amerikanischen Alternativen.
Funktioniert Capacities offline?
Ja, die Desktop- und mobilen Apps haben einen Offline-Modus. Du kannst Inhalte erstellen und bearbeiten ohne Internetverbindung, alles synchronisiert automatisch, sobald du wieder online bist. Praktisch für die Arbeit unterwegs oder an Orten mit schlechter Verbindung.
Kann ich meine Notizen exportieren?
Ja, du kannst deine vollständige Wissensdatenbank in Markdown-, HTML- oder JSON-Formate exportieren. Du bist nicht an die Plattform gebunden und kannst deine Daten immer mitnehmen, wenn du dich entscheidest, zu einem anderen Tool zu wechseln.
Fazit
Capacities ist eine starke Wahl, wenn du eine persönliche Wissensumgebung suchst, die sich daran orientiert, wie dein Gehirn arbeitet. Der objekt-basierte Ansatz fühlt sich natürlicher an als Ordner und Hierarchien, die Benutzeroberfläche ist schnell und visuell ansprechend, und das EU-Hosting ist ein Pluspunkt für datenschutzbewusste Nutzer. Der kostenlose Plan ist großzügig genug, um ernsthaft damit zu beginnen.
Aber es ist nicht für jeden geeignet. Ohne Kollaborationsfunktionen fällt es für Teams weg. Die eingeschränkten Import-Optionen machen den Wechsel schwierig. Und die Lernkurve erfordert Geduld, bevor das Objekt-Denken von selbst geht. Capacities erfordert eine Investition in Zeit und Anpassung deiner Arbeitsweise.
Ideal für Forscher, Studenten und Wissensarbeiter, die solo arbeiten und ihr zweites Gehirn aufbauen möchten. Weniger geeignet, wenn du hauptsächlich zusammenarbeiten oder komplexe Datenbanken benötigst. Probiere die kostenlose Version aus und gib dir ein paar Wochen, um dich an die neue Denkweise zu gewöhnen.
