Ihr Team wächst, die Projekte stapeln sich, und plötzlich haben Sie fünf verschiedene Apps geöffnet, um im Blick zu behalten, was alles läuft. Slack für Kommunikation, Trello für Aufgaben, Google Docs für Dokumentation, und ach ja – wo haben wir nochmal die Zeiterfassung gemacht? ClickUp verspricht, all dieses Chaos durch eine Plattform zu ersetzen. Klingt gut. Aber funktioniert es auch wirklich? Ich habe ClickUp drei Monate intensiv genutzt und kann Ihnen genau sagen, wo es brillant ist und wo Sie an Grenzen stoßen.
Clickup: das Unternehmen
ClickUp wurde 2017 von Zeb Evans gegründet, der frustriert war vom ständigen Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Produktivitätstools. Seine Idee war einfach aber ehrgeizig: warum nicht alles in eine Plattform packen? Aufgabenverwaltung, Dokumente, Chat, Zeiterfassung, Whiteboards – das ganze Programm.
Das Unternehmen wuchs rasend schnell und hat mittlerweile Millionen von Nutzern weltweit. Sie sitzen in San Diego und haben eine interessante Philosophie: sie wollen Ihre Produktivität um 20% steigern, indem sie all diese App-Wechsel eliminieren. Ob das gelingt? Das hängt davon ab, ob Sie mit der Komplexität umgehen können.
Was ClickUp auszeichnet, ist dieser All-in-One-Ansatz. Während andere Tools sich auf eine Sache fokussieren (Asana macht Aufgabenverwaltung, Notion macht Dokumentation), versucht ClickUp buchstäblich alles zu sein. Das macht es mächtig. Aber auch überwältigend.
Für wen ist Clickup eigentlich?
ClickUp ist für Teams gedacht, die experimentieren wollen und ihren Workflow vollständig anpassen möchten. Denken Sie an Marketingagenturen, die Projekte, Content-Kalender und Kundenkommunikation in einem System haben wollen. Oder Software-Teams, die Sprints, Bugs und Dokumentation am gleichen Ort verwalten.
Es funktioniert gut für Leute, die keine Angst vorm Basteln haben. Die erste Woche werden Sie mit dem Anpassen beschäftigt sein. Ansichten anpassen, Custom Fields hinzufügen, Automatisierungen einrichten. Wenn Sie davon Energie bekommen – perfekt. Wenn Sie einfach ohne Aufwand loslegen wollen? Dann wird es schwierig.
Für wen ist es weniger geeignet? Kleine Teams, die schnell etwas Einfaches wollen. Ein Freelancer, der nur grundlegende Aufgabenverwaltung braucht. Leute, die keine Lust auf eine Lernkurve haben. Und ehrlich gesagt: ältere Teammitglieder, die an einfache Tools gewöhnt sind, können hier ziemlich erschrecken.
Auch wichtig: wenn Ihr Team bereits mit komplexer Software kämpft, fügen Sie nicht noch ein komplexes System hinzu. ClickUp erfordert Disziplin und eine echte Implementierung. Nicht „wir probieren es mal“ – Sie müssen sich reinknien.
Features von Clickup
Seien wir ehrlich: ClickUp hat so viele Features, dass Sie sich am Anfang verirren. Aber hier sind die Dinge, die wirklich den Unterschied machen:
- Aufgabenverwaltung & Unteraufgaben – Das Herz von ClickUp. Du erstellst Aufgaben, fügst Unteraufgaben hinzu (bis zu fünf Ebenen tief), verknüpfst sie miteinander durch Abhängigkeiten. Praktisch für komplexe Projekte, wo alles voneinander abhängt. Du kannst pro Aufgabe Prioritäten festlegen, Tags hinzufügen und benutzerdefinierte Felder für spezifische Daten verwenden, die dir wichtig sind.
- Multiple Views – Hier glänzt ClickUp. Dieselben Daten kannst du als Liste, Board (Kanban), Kalender, Gantt-Chart, Zeitlinie oder sogar als Mindmap betrachten. Dein Projektmanager will ein Gantt? Prima. Dein Designer arbeitet lieber mit einem visuellen Board? Geht auch. Jeder schaut auf dieselben Daten, aber auf seine eigene Weise.
- Dokumente & Wikis – Eingebauter Editor, der vergleichbar mit Notion ist. Du erstellst Docs, verknüpfst sie mit Aufgaben und baust damit eine komplette Wissensbasis auf. Realtime-Zusammenarbeit funktioniert reibungslos. Du kannst Seiten verschachteln, Templates erstellen und sogar Tabellen mit Daten darin verarbeiten.
- Whiteboards – Für Brainstorming-Sessions und visuelles Denken. Du zeichnest, klebst Sticky Notes und kannst direkt vom Whiteboard aus Aufgaben erstellen. Funktioniert überraschend gut für Remote-Teams, die gemeinsam Ideen entwickeln möchten.
- Zeiterfassung – Eingebaut. Starte einen Timer, verknüpfe ihn mit einer Aufgabe und du hast automatisch Einblick, wohin deine Zeit geht. Für abrechenbare Stunden ist das Gold wert. Du kannst auch manuell Zeit hinzufügen, falls du vergessen hast, den Timer zu starten.
- Automatisierungen – Wenn eine Aufgabe zu „Done“ wechselt, sende automatisch eine Benachrichtigung. Oder ändere den Status von Unteraufgaben. Oder weise jemandem eine neue Aufgabe zu. Du baust diese Automationen mit einem visuellen Builder. Der kostenlose Plan gibt dir 100 Verwendungen pro Monat, danach brauchst du einen bezahlten Plan.
- Dashboards – Hier siehst du das große Ganze. Fortschritt von Projekten, Arbeitsbelastung von Teammitgliedern, Burndown-Charts für Sprints. Du ziehst Widgets auf dein Dashboard und baust dein eigenes Command Center. Ideal für Manager, die Überblick wollen, ohne in individuelle Aufgaben einzutauchen.
- Real-time Chat – Ja, es ist auch Chat dabei. Pro Aufgabe, pro Projekt oder einfach teamweit. Dadurch kannst du theoretisch Slack ersetzen. In der Praxis machen das viele Teams nicht, weil die Chat-Funktion doch etwas weniger umfangreich ist.
Was mir auffällt ist, wie tiefgreifend du anpassen kannst. Custom Fields zum Beispiel: du fügst Felder für Budget, Kundennummer, Dringlichkeit hinzu – was immer du willst. Anschließend kannst du danach filtern und sortieren. Für Teams mit spezifischen Workflows ist das fantastisch. Aber es erfordert, dass du gut über dein Setup nachdenkst.
Die Goals-Funktion verdient ebenfalls eine Erwähnung. Du setzt Ziele (zum Beispiel: „10 neue Kunden diesen Monat“), verknüpfst Aufgaben damit, und ClickUp zeigt automatisch den Fortschritt an. Es hält dein Team fokussiert auf das, was wirklich wichtig ist, nicht nur auf das Abhaken von Aufgaben.
Clickup Preis
ClickUp hat einen großzügigen kostenlosen Plan – den Free Forever Plan. Keine Zeitbegrenzung, einfach kostenlos. Du bekommst 100MB Speicher, 5 Spaces und begrenzte Nutzung fortgeschrittener Features wie Gantt Charts und Custom Fields (100 Verwendungen). Für kleine Teams oder Freelancer, die anfangen, ist das ehrlich gesagt ziemlich brauchbar.
Willst du mehr? Dann hast du zwei Hauptoptionen. Der Unlimited Plan kostet $1 pro Monat pro Benutzer bei jährlicher Zahlung (insgesamt $1 pro Jahr), oder $1 pro Monat bei monatlicher Zahlung. Damit bekommst du unbegrenzten Speicher, unbegrenzte Integrationen, Gantt Charts, Custom Fields ohne Limit und mehr.
Der Business Plan kostet $1 pro Monat pro Benutzer bei jährlicher Zahlung ($1 pro Jahr), oder $1 pro Monat. Das ist für größere Teams, die fortgeschrittene Features benötigen: Workload Management, Zeitpläne, private Dokumente und deutlich mehr Automatisierungen. Hier bekommst du auch 2FA und erweiterte Berechtigungen.
Es gibt auch noch einen Enterprise Plan, aber dafür musst du für Preise Kontakt aufnehmen. Das ist für Organisationen mit 100+ Benutzern, die White-Label-Optionen und dedizierten Support wollen.
Ist es das wert? Verglichen mit Konkurrenten wie Monday.com (ab $1 pro Benutzer pro Monat) oder Asana (ab $1.99 pro Benutzer pro Monat) ist ClickUp wettbewerbsfähig bepreist. Besonders dieser kostenlose Plan ist ein Schnäppchen – viele Konkurrenten drängen dich schnell zu einem bezahlten Plan.
Aber Vorsicht: diese $1 pro Monat summieren sich, wenn dein Team wächst. Mit 10 Leuten zahlst du bereits $1 pro Monat oder $1 pro Jahr. Für deutsche Unternehmen fühlt sich dieses Preisschild in Dollar manchmal unkomfortabel an – Wechselkurse können schwanken.
Gute Nachrichten: es gibt eine 14-tägige Testversion für die bezahlten Pläne. Genug Zeit um zu testen, ob diese zusätzlichen Features den Unterschied für deinen Workflow machen.
Worauf sollten Sie achten?
Okay, Zeit für die ehrliche Seite. Denn ClickUp ist nicht perfekt.
Die Lernkurve ist steil. Richtig steil. Deine erste Woche verbringst du hauptsächlich damit herauszufinden, wo alles steht und wie du Dinge einstellen musst. Neue Teammitglieder schauen oft überwältigt auf den Bildschirm – es gibt so viele Buttons, Menüs und Optionen, dass du nicht weißt, wo du anfangen sollst. Das ist kein Tool, das du „mal eben schnell“ implementierst.
Dann die Geschwindigkeit. ClickUp kann langsam sein, besonders bei großen Projekten mit vielen Aufgaben. Du klickst auf eine Ansicht und musst einen Moment warten. Du öffnest eine Aufgabe und es gibt eine halbe Sekunde Verzögerung. Klingt klein, aber nach einem Arbeitstag nervt es. Benutzer mit Hunderten von Aufgaben pro Projekt beklagen sich regelmäßig über Lag.
Die mobile App ist ein weiterer Schmerzpunkt. Sie funktioniert, aber fühlt sich wie eine abgespeckte Version der Desktop-Erfahrung an. Viele fortgeschrittene Features sind schwer auf einem kleinen Bildschirm zu verwenden. Um schnell eine Aufgabe zu checken ist es okay, aber wirklich produktiv arbeiten? Das machst du auf deinem Laptop.
Bugs nach Updates sind ebenfalls ein wiederkehrendes Thema. ClickUp rollt regelmäßig neue Features aus (was an sich gut ist), aber dabei gehen manchmal Dinge kaputt. Benachrichtigungen, die nicht funktionieren, Automatisierungen, die hängen bleiben, Ansichten, die nicht laden. Meist wird es schnell behoben, aber es unterbricht deinen Workflow.
Und dann diese überwältigende Benutzeroberfläche. Alles ist möglich, aber dadurch siehst du den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Willst du etwas Einfaches machen? Dann musst du erst durch drei Menüs navigieren. Für Menschen, die Minimalismus lieben, ist das ein Albtraum.
Noch etwas: die Chat-Funktion ist okay, aber nicht großartig. Wenn du an Slack oder Teams gewöhnt bist, fühlt sich ClickUps Chat basic an. Keine Threads, begrenzte Emojis, weniger intuitiv. Viele Teams nutzen deshalb trotzdem noch eine separate Chat-App, was die „Alles-in-einem“-Idee untergräbt.
Privacy ist auch ein Punkt der Sorge für manche Nutzer. Standardmäßig können Teammitglieder viel voneinander sehen. Du musst aktiv Berechtigungen einstellen, um Dinge privat zu halten. Für Teams, die mit sensiblen Kundendaten arbeiten, erfordert das zusätzliche Aufmerksamkeit.
Was meinen andere?
Das allgemeine Gefühl über ClickUp ist gemischt positiv. Menschen, die sich hineinvertiefen und sich die Zeit nehmen, es zu lernen, sind oft begeistert. Sie schätzen besonders, dass es mehrere Tools ersetzt und die enorme Anpassbarkeit.
Häufig gehörte Komplimente: „Beste kostenlose Version auf dem Markt“, „Endlich alles an einem Ort“, „Visuell ansprechend und modern“. Nutzer lieben die verschiedenen Ansichten und die Möglichkeit, Workflows komplett nach ihren Vorstellungen zu gestalten. Für Teams, die gerne anpassen, ist es ein Paradies.
Aber die Beschwerden sind auch konsistent. Langsamkeit kommt immer wieder vor, besonders von Nutzern mit großen Workspaces. Die mobile App wird oft als enttäuschend beschrieben. Und Anfänger fühlen sich regelmäßig verloren in all den Optionen.
YouTube-Reviewer sind vorsichtig positiv. Tool Finder lobte die Vielseitigkeit und neue KI-Funktionen in Version 3.0, warnte aber vor der komplexen Benutzeroberfläche. Knowledge By Marcus war begeistert von den Templates und Funktionen, hatte aber Bedenken bei Privacy-Einstellungen und Leistungsproblemen.
Auffällig: Menschen, die von einfacheren Tools (wie Trello) wechseln, finden ClickUp oft zu viel. Menschen, die von mehreren Tools wechseln (zum Beispiel Asana + Notion + Slack) sind gerade froh über die Konsolidierung.
Clickup Alternativen
Passt ClickUp nicht ganz zu deinem Team? Diese Alternativen sind es wert, in Betracht gezogen zu werden:
- Monday.com – Visueller und einfacher zu bedienen als ClickUp. Die Benutzeroberfläche ist farbenfroher und intuitiver. Wähle dies, wenn dein Team schnell loslegen will ohne steile Lernkurve. Ideal für Teams, die keine Komplexität mögen.
- Asana – Weniger Funktionen, aber stabiler und übersichtlicher. Asana macht eine Sache (Projektmanagement) und macht es gut. Wähle dies, wenn du reines Projektmanagement suchst ohne die zusätzlichen Features wie Whiteboards. Schneller und zuverlässiger in der Nutzung.
- Notion – Flexibler für Dokumentation, aber weniger mächtig für Aufgabenverwaltung. Notion ist fantastisch für Wissensbasen und Wikis, aber die Aufgabenfunktionen sind grundlegend. Wähle dies, wenn du hauptsächlich eine Wissensbasis oder Wiki mit leichter Aufgabenfunktionalität aufbaust. Perfect für Content-Teams und dokumentationsgetriebene Arbeit.
Häufig gestellte Fragen
Ist die kostenlose Version wirklich für immer kostenlos?
Ja, der Free Forever Plan hat kein Zeitlimit. Du kannst ihn unbegrenzt weiter nutzen. Allerdings bist du auf 100MB Speicher und ein Limit bei erweiterten Funktionen festgelegt – du darfst zum Beispiel Custom Fields nur 100 Mal verwenden. Für kleine Teams oder Solo-Nutzung ist das oft genug, aber wachsende Teams stoßen da schnell an Grenzen.
Kann ich ClickUp offline nutzen?
Ja, die Desktop- und mobilen Apps haben einen Offline-Modus. Du kannst Aufgaben ansehen und neue erstellen ohne Internetverbindung. Sobald du wieder online bist, synchronisiert sich alles automatisch. Praktisch für das Arbeiten im Zug oder an Orten mit schlechtem WLAN. Achtung: nicht alle Features funktionieren offline – komplexe Dashboards und Echtzeit-Zusammenarbeit erfordern eine Verbindung.
Was ist der Unterschied zwischen Unlimited und Business?
Business ist auf größere Teams ausgerichtet und bietet erweiterte Funktionen. Du bekommst Workload Management (siehst, wer überlastet ist), Zeitpläne für langfristige Planung, private Docs für sensible Informationen und mehr Automatisierungen pro Monat. Außerdem gibt es bessere Berechtigungen und 2FA für die Sicherheit. Für Teams unter 10 Personen ist Unlimited meist genug. Ab 15-20 Personen merkst du, dass du diese Business-Features vermissen wirst.
Fazit
ClickUp ist ambitioniert. Vielleicht zu ambitioniert. Es versucht alles zu sein – Aufgabenverwaltung, Dokumentation, Chat, Whiteboards, Zeiterfassung – und gelingt dabei größtenteils. Wenn du ein Team hast, das bereit ist, in die Lernkurve zu investieren, bekommst du eine mächtige Plattform, die mehrere Tools ersetzen kann.
Aber es ist keine Plug-and-Play-Lösung. Deine ersten Wochen verbringst du mit Anpassen, Experimentieren und dem Training deines Teams. Die Benutzeroberfläche überwältigt, die App kann langsam sein, und Bugs nach Updates sind frustrierend. Das ist kein Tool für Teams, die „einfach etwas Simples“ wollen.
Wähle ClickUp, wenn du ein mittelgroßes bis großes Team hast (5-50 Personen), das komplexe Projekte verwaltet und Wert auf Anpassbarkeit legt. Wenn du eine Marketingagentur bist, die Projekte, Content und Kundenkommunikation zentralisieren möchte. Wenn du ein Softwareteam bist, das Sprints, Bugs und Dokumentation an einem Ort haben möchte.
Entscheide dich gegen ClickUp, wenn du ein kleines Team bist, das schnell loslegen möchte. Wenn dir Einfachheit wichtiger ist als Features. Wenn du bereits jetzt mit komplexer Software kämpfst – dann macht ClickUp es nur noch schlimmer.
Meine persönliche Erfahrung? Nach drei Monaten bin ich froh, dass ich die Zeit investiert habe. Ich habe jetzt ein System anstelle von vieren. Aber der erste Monat war schmerzhaft. Und ich vermisse immer noch die Geschwindigkeit einfacherer Tools. ClickUp ist mächtig, aber du bezahlst dafür mit Komplexität. Ob dieser Trade-off es wert ist, hängt davon ab, was du priorisierst: Macht oder Einfachheit.
